Forplejning - FAQ

Er der et beløb jeg maksimalt må spise for, når AU betaler?

• Er der et beløb jeg maksimalt må spise for, når AU betaler?
  
  Svar:
  Beløbsgrænsen for hvor meget mad og drikke du må konsumere på AU’s regning, afhænger af anledningen og den sammenhæng forplejningen indtages i. Nedenfor finder du link til sider, hvor du kan få svar på beløbsgrænser i forbindelse med:

• Receptioner

• Repræsentation

• Forplejning til interne møder

• På tjenesterejser, der ikke er forbundet med overnatning, eller varer mindre end 24 timer, refunderes rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation.
  
  Har du brug for at vide helt præcist, hvad du må spise for i en specifik sammenhæng er du velkommen til at kontakte Rejsegruppen.
   

Er der regler for, hvor jeg må købe mad og drikke?

• Er der regler for, hvor jeg må købe mad og drikke?
  
  Svar:
  Nej. Du bestemmer selv, hvor du spiser eller indkøber drikkevarer, men der kan ikke refunderes mere end satserne for forplejning, som findes i satsreguleringscirkulæret i højre menu.
   

Må jeg betale for andres forplejning?

• Må jeg betale for andres forplejning?
  
  Svar:
  Ja. Du må gerne betale for andre end dig selv, men du skal huske at oplyse fulde navn og ansættelsessted på de andre, når du afregner udgiften i RejsUd.

• Beløbsgrænse ved interne møder (hvor alle deltagere er fra AU)

• Beløbsgrænse for repræsentationsudgifter (hvis du betaler for andre) er 450 kr. for frokost og 800 kr. for middag pr. person inklusiv drikkevarer.
  
   

Betaler AU for min partners forplejning, når jeg skal ud og repræsentere AU?

• Betaler AU for min partners forplejning, når jeg skal ud og repræsentere AU?
  
  Svar:
  Din budgetansvarlige leder kan i særlige tilfælde godkende, at Aarhus Universitet betaler rejse- og forplejningsudgifter til en ledsager, hvis det er påkrævet, at ledsageren deltager i arrangementer.
  I øvrige tilfælde skal den rejsende selv betale alle merudgifter ved ledsagerens deltagelse.
  
  Læs mere i AU's rejsepolitik.
   

Må jeg give drikkepenge?

• Må jeg give drikkepenge?
  
  Svar:
  Som udgangspunkt må du ikke give drikkepenge i Danmark eller i udlandet. I udlandet kan der være visse undtagelser, som du kan læse om i AU's rejsepolitik.
  
   

Skal jeg have en godkendelse, inden jeg bruger AU's penge på forplejning?

• Skal jeg have en godkendelse, inden jeg bruger AU's penge på forplejning?
  
  Svar:
  Spørg en sekretær i din enhed, om der er regler for udgifter til forplejning på dit område.
   

Kan jeg få time/dagpenge samtidig med, at AU betaler for min forplejning?

• Kan jeg få time/dagpenge samtidig med, at AU betaler for min forplejning?
  
  Svar:
  Nej. Men har du repræsenteret AU, og i den forbindelse betalt for andre end dig selv, kan du få udgiften til den forplejning dækket samtidig med, at du får time- og dagpenge. Det kræver dog, at du sørger for, at det bliver reduceret i dine time- og dagpenge, når du afregner i RejsUd.
  
  Se time-dagpengesatserne i satsreguleringscirkulært i højre menu.
   

Jeg betalte for spiritus – kan jeg få det refunderet?

• Jeg betalte for spiritus – kan jeg få det refunderet?
  
  Svar:
  Udgifter til spiritus dækkes ikke. Et måltid kan indeholde 1 genstand (vin/øl/vand) pr. person til frokost og 1-2 genstande pr. person til middag.
   

Vi spiste for mere end max beløbet

• Vi spiste for mere end max beløbet
  
  Svar:
  Enten skal du have en godkendelse af overskridelsen fra institutleder eller tilsvarende, eller også skal du selv dække det beløb, som overstiger max beløbet. Se satserne her: Forplejning og repræsentationsudgifter.
  
   

Vi fik en god service, så jeg gav drikkepenge. Kan jeg få refunderet disse?

• Vi fik en god service, så jeg gav drikkepenge. Kan jeg få refunderet disse?
  
  Svar:
  Som udgangspunkt må du ikke give drikkepenge i Danmark og i udlandet. I udlandet kan der være visse undtagelser, som du kan læse om i AU's rejsepolitik.
  
   

Vi var så mange til arrangementet, at jeg ikke fik alles navne

• Vi var så mange til arrangementet, at jeg ikke fik alles navne
  
  Svar:
  Kontakt de deltagere, du kender til, og forhør dig, om de kan hjælpe med at skaffe navne og ansættelsessted på resten. Er det et åbent arrangement, skal indbydelse/opslag vedhæftes afregningen.
   

Jeg fik kun dankortkvittering – kan jeg afregne med denne?

• Jeg fik kun dankortkvittering – kan jeg afregne med denne?
  
  Svar:
  Dankortkvitteringer er ikke nok dokumentation, da de ikke beskriver købet. Du skal derfor vedhæfte en tro og love erklæring.
  
  Tro og loveerklæringen finder du på siden med blanketter.
   

Hvordan afregner jeg?

• Hvordan afregner jeg?
  
  Svar:
  Når du har haft en udgift til forplejning, enten som du selv har betalt eller købt på AU kredikort, skal du efterfølgende afregne den i RejsUd.
  
  På systemsiden for RejsUd finder du login, vejledninger m.m.
   

Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge, når jeg laver en afregning?

• Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge, når jeg laver en afregning?
  
  Svar:

• Hvis du er ansat på et fakultet, skal du kontakte en institutsekretær eller projektøkonom/controller, hvis du er i tvivl om, hvor udgifter skal konteres.

• Hvis du er ansat i Fællesadministrationen (vicedirektørområder m.fl.), kan du finde konteringsvejledninger på denne side.
   

Jeg har tabt kvitteringen. Hvordan gør jeg ift. afregning og dokumentation?

• Jeg har tabt kvitteringen. Hvordan gør jeg ift. afregning og dokumentation?
  
  Svar:
  Hvis det ikke er muligt at fremskaffe en kvittering, kan du anvende en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb og dato. Hvis købet overstiger 2.500 DKK er det ikke nok med en tro-og loveerklæring, der skal også vedhæftes en godkendelse fra institutledelsen på købet.
  
  Tro og love erklæringen finder du på siden med blanketter.
   

Vi var flere ude og spise på AU’s regning. Hvad skal vedhæftes af dokumentation?

• Vi var flere ude og spise på AU’s regning. Hvad skal vedhæftes af dokumentation?
  
  Svar:
  Fulde navn og ansættelsessted på deltagerne, samt kvittering med beskrivelse af købet (herunder anledning) og angivelse af moms.
   

Hvordan deler jeg en udgift i noget, AU skal betale, og noget jeg selv skal betale?

• Hvordan deler jeg en udgift i noget, AU skal betale, og noget jeg selv skal betale?
  
  Svar:
  Hvis du selv har betalt, skal du kun oprette afregning for den del, AU skal dække i RejsUd. Husk at skrive en begrundelse for dette. Har du brugt dit AU kreditkort til udgiften, er der mulighed for at splitte transaktionen op og bruge omkostningstypen "Privat brug af kreditkort" til den del, du selv skal dække.
  Vejledning til opdeling af transaktioner finder du under vejledninger på siden for RejsUd.
  
  Hvis afregningen medfører, at du kommer til at skylde AU penge, skal det negative beløb indbetales til AU. Når Rejsegruppen kontrollerer din afregning, vil der blive sendt en mail med informationer om, hvordan du laver en indbetaling til AU.