Ny rekrutteringsløsning til AU
AU skal have en ny rekrutteringsløsning i stedet for det nuværende system Emply Hire version 1.
Her på siden kan du læse mere om projektet, og hvad der kommer til at ske i de kommende måneder.
Bemærk: Siden vil løbende blive oversat til engelsk med dele af materialet
Baggrund og systemvalg
Baggrund og systemvalg
Den nuværende rekrutteringsløsning, Emply Hire v.1, understøtter per 1. august 2026 ikke længere AU, og derfor skal systemet udskiftes.
AU har siden 2018 anvendt Emply Hire v.1, og leverandøren har varslet, at systemet lukkes pr. 31. juli 2026, da de trækker sig ud af det statelige marked.
Efter 31. juli 2026 vil det ikke være muligt at få adgang til systemet. AU skal derfor udskifte og implementere et nyt rekrutteringssystemet, inden for en meget kort tidsramme.
Hvilket system skal implementeres?
Valget er landet på Statens Rekrutteringsløsning (SRL), som skal være implementeret til 1. august 2026. SRL udbydes gennem Økonomistyrelsen og AU indgår hermed i en fællesstatslig governance- og udviklingsmodel i samarbejde med bl.a. Københavns Universitet, Copenhagen Business School og Roskilde Universitet.
Projektets formål og vision
Projektets formål og vision
Projektets formål er at anskaffe og implementere Statens Rekrutteringsløsning (SRL) som erstatning for Emply Hire version 1, inden lukningen den 31. juli 2026, således AU fortsat kan gennemføre professionelle rekrutteringer for VIP, DVIP, TAP, DTAP, Ph.d., og ansættelser uden opslag.
Projektets hovedleverancer er:
- Et nyt rekrutteringssystem i drift.
- Kerneopgaver, som det nye system ikke kan understøtte, løses på anden vis.
Mål:
- Systemet skal understøtte processer for VIP, DVIP, TAP, DTAP, Ph.d., og ansættelser uden opslag til 1. august 2026.
- Organisationen skal løbende involveres og inddrages, så alle forstår situationen og bidrager aktivt til, at vi når i mål. Også selvom løsningen ikke lever op til alle forventninger fra dag ét.
- Brugerne skal kunne løse deres kerneopgaver – ikke nødvendigvis fuldt systemunderstøttet fra dag ét.
- En stærk forvaltningsorganisation skal sikre brugersupport og videreudvikling efter projektafslutning.
- Nødvendige integrationer skal etableres (Typo3, HR Kuben, IDM og MFA).
Hvem har ansvaret for implementeringen af Statens Rekrutteringsløsning (SRL)?
AU HR har det overordnede ansvar for implementeringen og hjælper både HR og ledelserne på fakulteterne og i Fællesadministrationen med overgangen.
Hvordan bliver organisationen understøttet?
HR stiller bl.a. følgende til rådighed:
vejledninger og FAQ
undervisning i systemet
løbende information
support i implementeringsperioden
hjemmeside og kommunikationskit
Projektets organisering
Projektets organisering
Projektet er organiseret med en styregruppe, en referencegruppe samt tre spor under projektledelsen:
- Styregruppen er det øverste beslutnings- og prioriteringsorgan og består af repræsentanter fra HR, IT, administrationsledelse og institutledelse. Styregruppen har ansvar for den overordnede retning, prioritering, ressourceallokering og risikohåndtering.
- Projektledelsen refererer til styregruppen, som har det daglige ansvar for fremdrift, koordinering og gennemførelse af projektets leverancer.
- Referencegruppen fungerer som rådgivende forum med bred organisatorisk repræsentation og refererer direkte til projektledelsen. Gruppen bidrager med sparring, kvalificering af beslutninger og input til implementering og forankring i organisationen. Gruppen bidrager med input til forankring, procesmæssige hensyn og organisatoriske implikationer.
Under projektledelsen er der etableret tre centrale spor:
Systemejerskab
- Gruppen er organisatorisk forankret i AU HR, Data og Digitalisering og har ansvaret for den langsigtede forvaltning og tekniske arkitektur. Denne gruppe skal sikre sammenhæng mellem system, data og integrationslandskab.
Implementeringsgruppe
- Har ansvar for den konkrete implementering og ibrugtagning af løsningen. Gruppen består af repræsentanter fra fakultets-HR, fællesadministrationen (FA HR) og ph.d.-området. Herudover deltager Systemejerskabet sammen med Test Manager og repræsentanter fra Brugeroplevelse. Gruppen sikrer konfiguration, test, procesafklaring og organisatorisk klargøring.
Idriftsættelse og forankring
- Gruppen har ansvaret for den praktiske ibrugtagning og den tidlige organisatoriske forankring af løsningen. Gruppen bemandes med personer, som kan yde kvalificeret support i forbindelse med overgang til det nye system og fungere som lokal first-line støtte i implementeringsperioden. Gruppen skal sikre, at brugerne oplever en smidig overgang, understøtte håndtering af konkrete driftsudfordringer samt bidrage til løbende justering og modning af arbejdsgange i takt med den trinvise ibrugtagning.
Organiseringen understøtter dermed både strategisk styring, teknisk systemansvar og bred organisatorisk involvering med særligt fokus på implementering, forankring og support ved ibrugtagning.
Foreløbig tidsplan og implementering
Foreløbig tidsplan og implementering
Statens Rekrutteringsløsning (SRL) tages i brug løbende og fuldt ud pr. 1. august 2026. Implementeringen tilrettelægges med henblik på at tage løsningen i anvendelse så tidligt og løbende som muligt frem for via én samlet og fuld go-live. I dette forløb vil der være særlig fokus på:
- Etablering af teknisk setup og integrationer
- Tilpasning af arbejdsgange og procesbeskrivelser (grundet systemets muligheder)
- Konfiguration af løsningen inden for de givne rammer
- Uddannelse og klargøring af organisationen
- Nærværende support ved ibrugtagning
Denne tilgang reducerer risikoen ved én samlet overgang og muliggør løbende læring og justering undervejs. Samtidig indebærer den, at organisationen i en periode vil arbejde parallelt i to systemer frem til fuld overgang.
Funktionsunderstøttelse og midlertidig/varig reduktion i digital understøttelse
Det skal understreges, at overgangen til SRL medfører en midlertidig – og på visse områder strukturel og varig – reduktion i den samlede digitale understøttelse sammenlignet med den nuværende løsning.
Emply Hire v1 har gennem årene været konfigureret og integreret tæt med AU’s arbejdsgange, herunder:
- Automatiseret journalisering
- Strukturerede dataudtræk til BI og forskerrekrutteringsstatistik
- Integreret opgavestyring og notifikationslogik
- Sammenhængende bedømmelsesunderstøttelse
SRL understøtter de centrale rekrutteringsprocesser, men ikke i samme grad af lokal konfigurerbarhed og automatiseret integration ved ibrugtagning.
Konsekvensen vil være:
- Øget manuel håndtering i en overgangsperiode
- Justerede arbejdsgange i HR og på institutterne
- Midlertidigt lavere systembåret procesunderstøttelse
Der arbejdes målrettet på at minimere denne nedgang gennem prioritering af integrationer og procesoptimering inden for den fællesstatslige ramme. Det er dog forventeligt, at AU i en periode vil opleve et lavere digitalt modenhedsniveau på rekrutteringsområdet end i dag.
Overgangsperiode fra Emply til Statens Rekrutteringsløsning
Overgangsperiode fra Emply til Statens Rekrutteringsløsning
Statens Rekrutteringsløsning (SRL) implementeres løbende frem mod 1. august 2026 frem for via én samlet ibrugtagning. Det gøres for at reducere risici og muliggøre justeringer undervejs. Det er i den forbindelse vigtigt at bemærke, at det ikke er nødvendigt at sætte rekrutteringer på pause, mens det nye system implementeres. Den gradvise udrulning betyder, at der i en overgangsperiode vil være stillingsopslag i begge systemer. Målet er at tage systemet i brug inden hovedparten af organisationen drager på sommerferie.
Vigtige datoer:
- AU skal være ude af Emply Hire senest den 1. august 2026
- Flest mulige rekrutteringsforløb / projekter færdiggøres i Emply Hire inden den 1. juli 2026.
- Stillingsopslag fra den 1. juni 2026, skal publiceres i SRL.
- Overførsel af VIP- og TAP-stillinger fra Emply Hire til SRL sker løbende fra og med den 2. juni 2026 til og med den 30. juni 2026.
- Juli betragtes som sædvanligvis en sommerferiemåned uden bedømmelsesaktiviteter i rekrutteringssammenhæng.
Vi forsøger at undgå at flytte stillingsopslag i kritiske faser, fx:
- midt i ansøgningsperioden
- midt i en bedømmelse
- midt i samtalteforløb
Læs mere i notatet om Håndtering af stillingsopslag i overgangsperioden fra Emply til Statens Rekrutteringsløsning (SRL)
FAQ
FAQ
Hvorfor skal AU have et nyt rekrutteringssystem?
Hvorfor skal AU have et nyt rekrutteringssystem?
Fordi den nuværende løsning, Emply Hire, udfases pr. 1. august 2026. Leverandøren har valgt at trække sig fra den offentlige sektor, og AU er derfor nødt til at skifte system og leverandør.
Hvorfor skifter AU ikke blot til version 2 af Emply Hire?
Hvorfor skifter AU ikke blot til version 2 af Emply Hire?
Forskellen mellem version 1 og version 2 af Emply Hire er så stor, at det i praksis svarer til at tage en helt ny løsning i brug. Samtidig betyder udbudsreglerne, at AU kun ville kunne anvende version 2 i en begrænset periode, da leverandøren har valgt at trække sig fra den offentlige sektor. Det ville derfor føre til endnu et systemskifte inden for få år, som vi gerne vil undgå.
Hvilken løsning har AU valgt?
Hvilken løsning har AU valgt?
AU implementerer Statens Rekrutteringsløsning (SRL), som udbydes gennem Økonomistyrelsen og anvendes af flere statslige organisationer og universiteter, herunder Københavns Univeristet, Copenhagen Business School og Roskilde Universitet.
Hvorfor har AU valgt netop Statens Rekrutteringsløsning (SRL)?
Hvorfor har AU valgt netop Statens Rekrutteringsløsning (SRL)?
Valget af løsning er truffet på baggrund af en samlet vurdering af både systemmæssige, organisatoriske og styringsmæssige forhold, herunder en gennemført GAP-analyse. SRL understøtter de centrale rekrutteringsprocesser og sikrer samtidig, at AU indgår i en fællesstatslig udviklingsramme.
Bliver rekrutteringsprocessen anderledes?
Bliver rekrutteringsprocessen anderledes?
De grundlæggende rekrutteringsprocesser på AU forbliver de samme. Målet er fortsat professionelle og effektive rekrutteringer, men forretningen vil naturligvis kunne mærke ændringer henholdsvis fordi systemet ikke kan understøtte samme grad af digitalisering fra dag ét samt, systemets logik er en anden end Emply hire.
Hvad betyder det, at Statens Rekrutteringsløsning (SRL) sikre en fællesstatslig udviklingsramme?
Hvad betyder det, at Statens Rekrutteringsløsning (SRL) sikre en fællesstatslig udviklingsramme?
Det betyder, at systemet i mindre grad kan tilpasses lokale behov, og at udvikling og ændringer sker i samarbejde med andre statslige institutioner. En ændring eller tilpasning i systemet kræver, at de andre universiteter er enige i denne ændring, som gør det sværer at lave AU specifikke funktioner i systemet.
Vil der være mindre digital understøttelse med Statens Rekrutteringsløsning (SRL)?
Vil der være mindre digital understøttelse med Statens Rekrutteringsløsning (SRL)?
SRL understøtter arbejdsgange på en anden måde end Emply Hire. Det betyder, at flere opgaver i forbindelse med rekruttering skal håndteres anderledes – i nogle tilfælde med mindre digital understøttelse.
I kan få flere konkrete informationer omkring dette fra jeres lokale HR-afdelinger.
Er reduktionen i digital understøttelse kun midlertidigt?
Er reduktionen i digital understøttelse kun midlertidigt?
Der arbejdes målrettet på at minimere reduktionen i den digitale understøttelse, gennem prioritering af integrationer og procesoptimering inden for den fællesstatslige ramme. Det er dog forventeligt, at AU i en periode - og potentielt på visse områder varigt, vil opleve et lavere digitalt modenhedsniveau på rekrutteringsområdet end i dag.
Projektgruppe
| Projektchef | Carsten Bæhrenz |
| Projektleder | Julie Schmidt Andersen |
| Forretningskonsulent | Maria Sønderskov |
| Forretningskonsulent | Regitze Margrethe Arnbjerg |
| Forretningskonsulent | Max Veller Mortensen |
Styregruppe
Styregruppe
Formål: Styregruppen skal sikre, at projektet leverer de aftalte gevinster, og at løsningen skaber værdi i hele organisationen.
Deltagere:
- Rikke Stengaard, Vicedirektør AU HR
- Peter Bruun Nielsen, Vicedirektør AU IT
- Anne Bækby Johansen, Administrationschef BSS
- Gertrud Lindberg Tefre, Administrationschef NAT-TECH
- Siri Beier Jensen, Institutleder HEALTH
- Kai Grønbæk, Institutleder NAT
Referencegruppe
Referencegruppe
Formål: Referencegruppen skal sikre, at projektet har adgang til relevant faglig viden, praksisnær indsigt og brugernes perspektiver.
Deltagere:
- Lene Hauschildt [email protected] - Aarhus BSS, HR Chef
- Dorthe M. Andersen [email protected] - Nat/Tech, HR Chef
- Steen Weisner [email protected] - Arts, HR Chef
- Louise Jensen [email protected] - Health, HR Chef
- Charlotte Fog-Nielsen [email protected] - FA, HR Chef
- Jakob Bek-Thomsen [email protected] - Arts, Viceinstitutleder, Institut for Kultur og Samfund
- Thomas Quistgaard [email protected] - Aarhus BSS, Institut for Økonomi
Gruppen udvides løbende
Fakultetsrepræsentanter
Fakultetsrepræsentanter
