Grundlæggende om ferie og fravær i mitHR
Grundlæggende info om håndtering af ferie og fravær mitHR
Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante for at forstå det grundlæggende af ferie og fravær på medarbejdere i mitHR.
Siden henvender sig både til sekretær og HR-medarbejder.
Få svar på spørgsmål i FAQ'en nederst.
Tilgå fraværsmodulet og tilpas opsætning
Tilgå fraværsmodulet
Al fravær på medarbejdere administreres i handlingen "Fraværsrecords", som er mitHRs fraværsmodul.
Her kan man som sekretær eller HR-medarbejdere håndtere al fraværsdata på medarbejderen.
Denne guide viser hvordan du tilgår Fraværsrecords.
Kort beskrevet:
- Fanen "Mine klientgrupper" > APPS "Fravær" > "Fraværsrecords"
- Fanen "Mine klientgrupper" > Hurtige Handlinger "Vis flere" > "Fraværsrecords"
Here's an interactive tutorial
** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **Opsætning af fraværsrecords
Inde på fraværsmodulet Fraværsrecords, kan du lave nogle udvalgte tilpasninger, der kan gøre det nemmere for dig at arbejde i billedet.
Denne vejledning viser hvilke tilpasninger du kan lave og hvordan du laver dem.
OBS:
- Ændringer lavet på en fremsøgt medarbejder bliver ikke gemt på alle andre personer, der fremsøges, men kun på den enkelte, der er rettet til.
Vejledning viser:
- Valg af viste kolonner i "Eksisterende fravær"
- Bredde og flyt af kolonner i "Eksisterende fravær"
- Søgefunktioner i "Eksisterende fravær"
Overblik over fravær og optjente dage
Denne guide giver en intro til fraværsmodulet, heraf hvordan du, med en administrativ rolle (sekretær eller HR-medarbejder) ser et overblik over registreret fravær på en medarbejder samt optjente dage på de forskellige planer.
For et overblik over hvilke fraværstyper de forskellige roller kan benytte, se vejledning; Fraværsoversigt (selvbetjening), som du finder på denne vejledningsside under Feriesaldo og fraværsplaner.
Et overblik over de enkelte planers betydning, se vejledning: Fraværsplaner, som du finder på denne vejledningsside under Feriesaldo og fraværsplaner.
Vejledningen indholder:
- Find ferie og fravær data på medarbejder
- Se registreret fravær på medarbejder
- Typer af saldo (planer)
- Aflæsning af saldo (planer)
Feriesaldo og fraværsplaner
I nedenstående vejledninger får du, som sekretær eller HR-medarbejder, et større indblik i, hvad en feriesaldo er samt, hvad det vil sige at have en fraværsplan.
Fraværsplaner
I oversigten kan du som sekretær eller HR-medarbejder se, hvilke fraværsplaner en medarbejderen har, når de er ferieberettiget.
Oversigten forklarer, hvad en plan er samt, hvad de forskellige planer indeholder og deres betydning.
En medarbejder kan godt have flere fraværsplaner på et ansættelsesforhold end dem oversigten indeholder. Det kan skyldes, at de i løbet af deres ansættelse bliver tildelt andre saldoer såsom omsorgdage.
Feriesaldo
En guide til hvordan du, som sekretær og HR-medarbejder, aflæser feriesaldo på en medarbejder.
Vejledningen viser, hvordan du ser optjente feriedage samt feriedage til rådighed, der endnu ikke er planlagt.
> > Læs PDF-vejledning: Aflæsning af feriesaldo
Fraværstype-oversigt
I nedenstående oversigt, kan du se, hvilke fraværstyper de forskellige roller har adgang til.
Medarbejder (selvbetjening) | Sekretær og Leder (på vegne af medarbejder) | HR (på vegne af medarbejder) |
|---|---|---|
Ferie med løn (hvis månedslønnet) | Adgang til samme fraværstyper som medarbejder | Adgang til alle fraværstyper |
Ferie uden løn | Tjenestefrihed med løn (særlige private anledninger/orlov m. løn) | Alle fraværstyper vedr. barsel/adoption |
Sygdom | Tjenestefrihed uden løn (op til 1 mdr.) | Delvis barsel med løn |
Barn 1. sygedag | Graviditetsbetinget sygdom deltid | Delvis barsel uden løn |
Barn 2. sygedag | Graviditetsbetinget sygdom fuldtid | Sorgorlov med løn (26 uger) |
Særlige feriedage (hvis relevant) | Delvis sygdom | Plejeorlov |
Omsorgsdage (hvis relevant) | Arbejdsulykke | Pasning af alvorligt syge børn u. 18 år m. løn |
AU Seniordage (hvis relevant) | Hospitalsindlæggelse med børn u. 14 år m. løn | Orlov uden løn |
OK Seniordage uden løn (hvis relevant) | Tjenestefrihed uden løn (omsorgsdagsorlov) | |
§56 Sygdom (hvis relevant) | Udstrakt orlov uden løn og uden pension | |
Ferie med løn (elever) | ||
Opsparet frihed - Særlige feriedage (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Overarbejde (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Merarbejde (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Ulempegodtgørelse (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Weekendarbejde (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Inddragede fridage (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Aften- og nattearbejde (hvis relevant) | ||
Opsparet frihed - Merarbejde AC-overenskomst (hvis relevant) |
Omregner til delvis sygemelding, barsel og dage > Timer
Brug nedenstående omregner til delvis sygdom og barsel samt at regne dage om til timer
Omregning af dage til timer bruges særligt i forbindelse med særlige feriedage, hvor medarbejderen kan have en rest tilbage.
F.eks. en rest på 0,42 dag. Omregeren kan hjælpe med, hvor mange timer de 0,42 dage svarer til, så det kan tastes korrekt i mitHR for at saldoen går i nul.
0,42 dag ved 37 timers arbejdsuge = 3,108 timer. OBS - Husk at indsætte medarbejders arbejstid i nederste felt.
Delvis sygmelding
Delvis Barsel
Timeberegning af rest ferie under 1 hel feriedag
Fravær og ProjektTid sammenhænge
Al registreret fravær fremgår også af medarbejderens timeseddel.
Godt at vide:
- Fravær kan kun administreres gennem fraværs modulet, og kan derfor ikke registreres eller ændres via timesedlen.
- Ved bogføring af timesedler, massegodkendes både timeseddel og al fravær, der ligger indenfor den relevante timeseddelsperiode.
Sammenhængen mellem timesedlen og fravær kan give nogle forskellige situationer.
Du kan læse mere om de “fejl” man kan opleve i forbindelse med timesedler og fravær i følgende dokument:
FAQ
Fraværsregistrering
| Hvor skal fraværet registreres? | Ferie og fravær skal registreres på ansættelsen. Det betyder også at selve optjeningen følger ansættelsen. Når der sker ansættelsesskift på AU, sørger systemet automatisk for flytning af saldi og registreret ferie og fravær til den nye ansættelse. |
| Kan man bruge AUHRA omregneren til registreringer i mitHR? | Ja, omregneren kan bruges til delvis sygdom og barsel samt omregning af dage til timer. |
Fraværsregistrering via selvbetjening
| Tæller ferie, som afventer godkendelse, med i medarbejderens saldo? | Ja, indtil ferien bliver afvist, tælles ferien med i saldoen. Hver også opmærksom på at fravær der afventer godkendelse af sletning (/tilbagetrækning) også tæller med, så disse er vigtige at få godkendt. |
| Hvem får besked, når en medarbejder selv registrere ferie og sygdom? | Alt hvad medarbejderen forsøger at registrere, bliver sendt til godkendelse. På nær hvis linjelederen har uddelegeret godkendelsesfunktionen til en sekretær. I de tilfælde vil sekretæren få anmodningen til godkendelse. |
| Leder har ikke modtaget ferien til godkendelse. Hvorfor? | Hvis leder ikke har modtaget en fraværsanmodning til godkendelse, kan det skyldes:
|
| Hvilke fraværstyper kan medarbejder selv registrere på, og hvilke skal jeg som sekretær/fraværsadministrator fortsat registrere på vegne af medarbejder? | Se oversigt over, hvem der har ansvar for registrering af diverse fraværstyper i fraværsoversigt (Selvbetjening) ovenfor. Skal medarbejder have rettet ferie/fravær, der står som afholdt i mitHR, skal en med sekretær-rollen gøre det på vegne af medarbejder, da medarbejder ikke selv har mulighed for at rette ferie/fravær der ligger registreret før dags dato. |
Regulering på en fraværsplan
| Hvordan ser jeg en regulering? | Når du har lavet reguleringen og trykket "Afsend", kommer der ingen bekræftelse på selve reguleringen. Du kan se reguleringen ved at tilgå den pågældende plan og ændre "saldoberegningsdatoen" til den dag reguleringen er sat til. Eksempel i forbindelse med overførsel af særlige feriedage: Du har nedreguleret saldoen pr. dagsdato og tilføjet dagene pr. 1.5.23. Du skal derfor på planen angive den 1.5.23 i "Saldoberegningsdato" og trykke på "pilen/start". Herefter vises den fulde saldo pr. 1.5.23 inklusiv reguleringen.
|
| Hvordan retter jeg i en eksisterende regulering? | Du kan rette en regulering under Tilmeldinger og reguleringer > opdater saldodetaljer. Afhængigt af hvilken regulering du skal rette (feriedage eller særlige fereidage) kan du under vejledninger til det specifikke område, læse en vejledning til hvordan du retter, og hvor meget du kan rette på. |
Længerevarende sygdom
| Hvilke notifikationer (alarmer) er der på sygdom? | Se et overblik på, hvilke notifikationer mitHR udsender i notifikationsoversigten: Rapporter og notifikationer |
Hvem får notifikation om længerevarende sygdom? | HR modtager en notifikation om langvarigt sygdom efter 28 dages sammenhængende sygdom. Den bliver sendt ud til de forskellige funktionspostkasser. |
Hvad skal man gøre indtil notifikationer bliver sendt ud? | Man kan orientere sig i rapporten Registreret fravær og se et overblik over alle registreringer, der er foretaget på den valgte enhed. |
Hvordan med registrering af længerevarende sygdom - hvem skal foretage denne? | Ved længerevarende sygdom er det meningen, at sekretæren skal overtage registreringen. Det er tiltænkt at medarbejderen kun skal registrere kortvarigt sygdom, hvor en langtidssygdom naturligvis godt kan starte. |
Vejledning
Videovejledningen ligger nedenfor.
Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.
Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her
Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.
Support
Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?
Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.