Kom godt i gang med virtuelle konferencer på AU

Konference- og eventbranchen har med COVID-19-pandemien fået en ny virkelighed at skulle agere i. På Aarhus Universitet er vi hermed også ved at indstille os på, at vi i en rum tid – og måske som et varigt vilkår – skal kunne konvertere fysisk planlagte konferencer til helt virtuelle konferencer eller til det, der kaldes hybrid-møder, som er et miks af fysisk og digital tilstedeværelse for deltagerne.

I Events og Kommunikationsstøtte har vi nedenfor samlet en række gode råd, opmærksomhedspunkter og spørgsmål, du bør stille dig selv, hvis du skal i gang med at planlægge en virtuel konference. De tre ovennævnte afviklingsformer kan noget forskelligt og kræver også en forskellig indsats ift. planlægning og afvikling. Uanset kan den virtuelle form sikre, AT vi stadig kan ’mødes’, når den fysiske konference ikke er en mulighed – og teknik og funktionalitet kan mere, end vi tror.

Nedenstående indhold ridser fordele og ulemper op ved både den fysiske og den virtuelle konferenceform, men råd og opmærksomhedspunkter fokuserer alene på den rene virtuelle konference. Vi står naturligvis til rådighed for yderligere rådgivning og sparring, så tøv ikke med at kontakte os.

Denne side opdateres løbende. Senest opdateret den 16. november 2020.

Fysisk eller virtuel eller hybrid – hvad skal du vælge?

Inden du går i gang med planlægningen af din konference, bør du overveje, hvilken form for konference du vil holde. Flere ting har indvirkning på, om du bør vælge at afvikle virtuelt eller fysisk, eller om det skal være en både-og-konference (hybrid).

Du bør f.eks. overveje:

  • Pandemi-situationen: både ift. når du planlægger, og når du afvikler, både nationalt (lokalt) og internationalt ift. dine oplægsholdere/deltagere og de lande, de kommer fra.
  • Planlægger du at invitere internationale keynotes – og kan de rejse p.t.?
  • Skal du skal have breakout sessions eller lignende undervejs i konferencen?
  • Er der tale om en konference eller et møde med én-til-mange-kommunikation eller med dialog?
  • Hvad er formålet med konferencen – og hvilket output ønsker du – både for dig som arrangør og for dine deltagere (videnudveksling/dialog, information én til mange, netværk, andet)?
  • Hvilken mængde af ressourcer har du til rådighed? Det kræver en del mandetimer at planlægge og afvikle et fysisk arrangement, men det samme gælder for virtuelle arrangementer, hvor rollerne er nogle andre, men bemandingen måske den samme.
  • Hvad er dit budget?

Læs et par gode råd og overvejelser her

Den fysiske konference

Den fysiske konference giver oplagt de bedste rammer for netværk og personlig interaktion mellem deltagerne. Det fysiske samvær resulterer ofte også i større tillid mellem deltagerne og sikrer direkte engagement, nærvær og færre misforståelser. Det at mødes fysisk levner ofte plads til den mere uplanlagte dialog, hvor der opstår tillid, kemi og mulighed for udveksling af erfaringer. Deltagerne har ofte en oplevelse af fællesskab og samhørighed ved deltagelsen. Den fysiske konference er ofte specifikt af-/begrænset i rum (antal deltagere) og tid (1-3 dage).

Den virtuelle konference

Den virtuelle konference skal planlægges anderledes og har andre fordele. Denne form for afvikling giver bedre mulighed for fragmenteret deltagelse og har principielt ingen fysiske begrænsninger. Den virtuelle konference er ofte mere fleksibel (kan lægges på flere tidspunkter af døgnet, kan nemt splittes op i dele og moduler), tidsbesparende og effektiv. Den giver deltagerne mulighed for at holde de nødvendige pauser eller f.eks. at arbejde mellem sessionerne.

Den virtuelle konference rummer som udgangspunkt bedst en styret dialog som f.eks. envejskommunikation (oplæg med mulighed for skriftlig chat/spørgsmål), men kan teknisk også rumme breakout sessions og dialog i mindre grupper, som kan åbne op for mere spontan dialog, netværk og options to connect. Med effektiv brug af chatfunktionen kan den virtuelle konference rumme mange flere spørgsmål fra deltagerne og dialog i chatten. Man kan f.eks. svare på 3/10 spørgsmål i chatten, men efterfølgende have en aftale med keynote/speaker, at vedkommende svarer på de resterende skriftligt, som udsendes efter konferencen.

Endelig må den virtuelle konference forventes at have et mindre klimaaftryk og kan være mindre omkostningstungt, fordi udgifter til eksempelvis flyrejser, hoteller og forplejning falder bort. Til gengæld må der påregnes yderligere udgifter til eventuel ekstern teknisk support og indkøb af udstyr. Desuden er det tidsbesparende for den enkelte deltager, og man har hverken rejsetid eller jetlag – eller tid væk fra familien.

Vær særligt opmærksom på, at netværksdelen af en virtuel konference kræver en ekstra indsats, idet deltagerne ikke er til stede sammen fysisk. Det kan være problematisk, måske især for unge forskere. Der mangler face-to-face-interaktion, samtaler med andre deltagere, 'rigtige' diskussioner mellem deltagere og foredragsholdere osv. Der er ingen tilfældige møder, der potentielt set kunne være interessante, og deltagerne er usynlige for hinanden. Det stiller krav til at tænke kreativt og tilpasse konferencen til målgruppen – og feks. også gennemtænke brug af breakout-lokalerne, så de grupper, du placerer folk i, opleves relevante og som et passende antal. Du kan også forsøge dig med afholdelse af fyraftens-ginsmagning og præcisere, hvordan deltagerne efterfølgende kan forbindes på eksempelvis Linkedin m.v.

Den hybride konference

En hybrid event eller konference består af en kombination af henholdsvis det fysiske møde og det virtuelle/online element.

Vi kan ifm. hybrid-konferencer opfordre til at arrangere små eller større grupper af deltagere, der kan følge konferencen på en storskærm sammen, men på afstand. Hvis målgruppen f.eks. er kommunen, som har 30 deltagere i konferencen, kan man sammen med kommunen få oprettet et sted, hvor de sammen kan se og følge konferencen. På den måde har deltagerne mulighed for at få den fysiske konferenceoplevelse delvist dækket samt mulighed for at tale om indholdet på konferencen med andre, der er interesseret i samme emne. 

På denne måde kan man deltage sammen i den virtuelle del, men også have fysisk netværk. Dette bliver nok især relevant, når vi begynder at kunne rejse igen, men ikke kan/vil rejse langt.

Skal du omlægge et planlagt fysisk arrangement til et virtuelt?

Hvis du skal omdanne et allerede planlagt fysisk arrangement eller konference til en virtuel version, bør du være opmærksom på disse ting, som særligt gælder for online afvikling:

  • Hensyntagen til eventuelle tidszoneforskelle (benyt evt. worldtimebuddy.com). Overvej starttidspunkt, længden af dagene ift. tidszoner, og om nogle oplæg med fordel kan gentages hen over flere dage/tidspunkter, bredes ud på flere dage etc.
  • Overvej længden på dine sessioner, og om dit program skal bygges anderledes op med flere korte pauser eller variation. Prøv at imødekomme og undgå online fatigue hos dine deltagere.
  • Gør dit indhold mere interaktivt, og hav stort fokus på indhold/netværksmuligheder og formatet på dine sessioner. Det er her, den største værdi nu ligger, og variation kan være afgørende, for at deltagerne kan holdes engagerede (husk, at frokostpauser, lange netværkskaffepauser og konferencemiddagen ikke længere eksisterer). 

Aarhus Universitets valg af digitale platforme

Når du skal videre med planlægningen af en virtuel konference, kan valget af platform (og tilhørende funktionalitet) være af betydning. Aarhus Universitet kan supportere dig i platformene Zoom og Microsoft Teams. Det er vigtigt at nævne, at platformene skal ses som virtuelle møderum, hvor du kan styre indholdet. Det er altså ikke en fuld løsning til din konference – der skal stadig laves separat registrering i f.eks. Conference Manager, og betaling klares ligeledes uden om platformene.
Vi kan ikke anbefale den ene platform frem for den anden. De kan nærmest det samme, så valget vil typisk basere sig på en smagssag for den enkelte arrangør. Nedenfor finder du dog en sammenligning mellem de to platforme.

Klik på billedet nedenfor for at gå til en pdf, der kan downloades.

Derudover findes der forskellige guides og vejledninger til anvendelse af platformene:

Virtuel location/venue

Det er vigtigt for den gode virtuelle oplevelse, at du har overvejet ’indretningen’ af dit virtuelle venue:

  • Overvej lys, lyd, baggrund, kamerahøjde i øjenhøjde, mikrofonplacering – og beslut dig for, hvor det skal optages henne (hjemme, opstillet studie, lokale?). Skal dette eksempelvis ’styles’ og iscenesættes som et ’tv-setup med moderator’? Der er stor forskel på, om du anvender mikrofon og kamera i din laptop eller anvender et eksternt kamera og mikrofon. Overvej også placering af eventuelt ekstra mikrofoner – og tjek rumklang og baggrundsstøj.
  • Det kan være en idé at leje noget video/mikrofon udstyr ind, hvis du har segmenter, der skal optages forud for konferencen. Påberegn i dit budget, at der ligeledes kan være udgifter til opsætning/support lokalt, hvis din keynote/oplægsholder ikke optager sin del på AU
  • Lav en teknisk køre- og bemandingsplan, og udpeg, hvem der kan hjælpe dig med det tekniske setup:
    • Hvem er hovedansvarlig for teknik og netforbindelse og eventuel opkobling til speakers?
    • Hvem styrer slides, chatfunktion, svarer på deltagernes spørgsmål, opdeler deltagerne og inviterer dem til separate breakout rooms og lukker disse rum igen?
    • Hvem sørger for polls og andre interaktive tiltag undervejs?
    • Hvem afrunder og sendes slides ud bagefter m.v.?
    • Du kan med fordel overveje disse ’roller’: host, co-host, moderator.
    • Hvor mange ressourcer skal afsættes? Som eksempel kan nævnes en stor international, virtuel konference med 1.800 deltagere: 4 platforme, 16 timers konference over 3 dage (i stedet for 1,5 dage, som oprindeligt var planlagt for den fysiske konference). Her var 16 ansatte involveret i afviklingen – 4 af dem på fuld tid.
  • Lav klare aftaler med keynotes/oplægsholdere:
    • Test det tekniske setup, herunder lyd og lys, og test indhold igennem.
    • Snak location med oplægsholderne, og drøft, om der skal være noget interaktivitet undervejs.
    • Mind oplægsholderne om, at de ikke på samme måde som ved fysisk oplæg får direkte respons og feedback fra deltagerne.
    • Bed oplægsholderne tænke over baggrund, tøj m.m. tilpasset formatet.
  • Lav generalprøver for alle involverede rolleindehavere. Husk: Dine oplægsholdere/keynotes skal ikke forholde sig til det tekniske – du skal klæde dem på og guide dem ift. lys, baggrund (uploaded baggrundsbillede med AU-logo), baggrundsstøj, glas med vand etc.
  • Overvej, om alt skal optages (med tilladelse fra speakers), så der kan deles eller genbesøges efter konferencen.
  • Overvej, om en del af oplæggene skal optages på forhånd. På den måde har du ikke så mange elementer, der skal falde i hak på dagen. Du kan nemlig klargøre videoen og linket på forhånd og dermed sikre dig, at teknikken ikke driller. Vær dog opmærksom på, at eventuel interaktion mellem oplægsholder og deltagere dermed frafalder. Du kan overveje at aftale med oplægsholderen, at de spørgsmål, der kommer i chatten, sendes til ham/hende efterfølgende, og at svarene herefter gøres tilgængelige for deltagerne.
  • Overvej, om du kun skal anvende én platform (f.eks. Teams), eller om denne skal kombineres med Slido, Mentimeter, YouTube- eller Zoom-optagelser, polls, Kahoot, Conference Manager-app o.l., som er interaktive redskaber. Overvej gamification, der sikrer variation og engagement fra dine deltagere.

Online afvikling (før)

Du bør ift. planlægningen og afviklingen af din virtuelle konference tænke det, som om det var en fysisk konference. Det vil sige, at vi anbefaler at lave en minut- og bemandingsplan eller teknisk drejebog, så alt bliver tænkt igennem inkl. rammer, dialogformater (oplæg, breakout, roundtables m.v.) og tekniske skift undervejs. Hav fokus på både bløde og mere tørre kriterier, selvom det er virtuelt.

Rammer

  • Overvej udbyttet af præsentationer over for faglige diskussioner. Hvad giver det bedste udbytte ift. det overordnede mål med konferencen?
  • Overvej længden af dagen(e) (ikke for lange) samt varighed af oplæg, pauser. Lav f.eks. et formiddags- og eftermiddagsmodul på nogle timer, så der også bliver plads til en naturlig frokostpause.
  • Sørg for at lave sessioner, der ikke varer mere end 60 minutter (45 minutter er optimalt). Sørg ligeledes for pauser imellem de forskellige oplæg.
  • Hav selv et par spørgsmål klar til oplægsholderen efter sessionen, ligesom du typisk ville gøre til fysiske events. Det kan få nogle af deltagerne i gang med at ’turde’ stille spørgsmål.
  • Læg tid ind i oplæggene til, at oplægsholderen svarer på spørgsmål fra deltagerne, der feks. er kommet ind i live-chatten. Sørg for at have en moderator, der udvælger de mest relevante spørgsmål.
  • Opfordr oplægsholderne til at anvende PPT, video eller andet i deres oplæg.
  • Som deltager føles paneldebatter mere levende end oplæg, idet toneleje, indhold og udtryk skifter fra taler til taler. Dette kan ligeledes holde dine deltagere opmærksomme. Paneldebatter kræver god styring af moderator og evt. vært ved konferencen. Hav højst 3-4 deltagere i paneldiskussioner. Få gerne paneldeltagerne til at tale indbyrdes i stedet for kun at besvare spørgsmål fra tilhørerne.
  • Parallelle sessioner håndteres bedst, når tilmelding til disse kan anføres ved tilmelding til konferencen. På den måde kan moderatoren under konferencen lave breakout rooms til de sessioner, der er valgt af tilhørerne på forhånd.
  • Anvend breakout rooms. Du kan eventuelt på forhånd have undersøgt, hvilke emner på eventen der interesserer de pågældende deltagere og dermed parre dem i breakout rooms alt efter interesse/kompetencer. Sørg for, at der er en moderator til stede i breakout rooms, og at der er en person ’backstage’ til at hjælpe deltagerne i gang og ligeledes fortælle dem, når de er færdige. Klargør moderators eller mødeleders rolle før, under og efter.
  • Idé til breakout rooms: Deltagerne kan læse en tekst eller se en fagligt relevant video på fx Youtube og efterfølgende diskutere den mundtligt i grupper. Det er vigtigt at gøre opgaven tydelig, når man sender deltagere ud i breakout rooms. Hvad skal de, og hvor lang tid har de til det? Planlæg i forhold til de tre T’er: time, topic, task. 
  • Glem ikke pauserne og de sociale events. Pauserne kan f.eks. bruges til at brande AU/Aarhus med video om hhv. universitetet og Aarhus by (se under afsnittet 'Nyttig information' nederst).
  • Sørg for, at din hjemmeside er overskuelig og nem at navigere i ift. program, deadlines, guidelines og adgang til information, sessions og links.
  • Overvej den rigtige dag på ugen og især tidspunkt for afholdelse af konferencen (hvis global) – her kan du bruge https://www.worldtimebuddy.com/
  • Gør opmærksom på tidsrammen for de enkelte programpunkter, og hold tiden.
  • Overvej udtrykket for konferencen i forhold til formalitet: Ønskes en formel konference, anbefales et studio på AU, der signalerer AU som afsender. Hvis man ønsker en mere formel konference, skal arrangører, keynotes og oplægsholdere måske være på f.eks. Zoom fra deres hjemmeuniversitet eller hjemme i egne omgivelser.
  • Hvis man vælger at afvikle en konference eller et event på f.eks. engelsk, skal moderator/ankerperson have gode engelskkundskaber, så alle kan forstå, hvad der bliver sagt.
  • Overvej nøje planlægningen af tiden. En fysisk konference kan ikke konverteres 1:1 til en virtuel, da deltagerne ikke kan forventes at være virtuelt opmærksomme i samme lange perioder som til en fysisk konference. Du bør derfor f.eks. afkorte konferencen eller dele den ud på flere dage/tidspunkter. Tænk over, at deltagerne lettere distraheres online, så det er vigtigt med variation og interaktion i programmet.
  • Sørg for, at dine oplægsholdere er trænede i at tale til et kamera og ikke et live-publikum, der giver feedback. Deltagerne bag en computerskærm bliver hurtigere distraheret, så hav fokus på visuelt indhold og dynamiske talere.
  • Planlæg kommunikationen til deltagerne undervejs – før, under, efter.
  • Kommunikér til dine deltagere, inden de ’møder op’ – f.eks. i en velkomstmail. Forventningsafstem begge veje, så det er tydeligt, hvad du forventer af dem (f.eks. deltag!, brug thumbs up, og deltag i polls, bed deltagerne angive fuldt navn og titel/organisation/land ved check-in, så de kan se, hvem hinanden er).
  • Tydeliggør, hvad deltagerne kan forvente af dig (f.eks. at du lader dem vente i lobby inden mødet, at de ’ankommer’ med kamera og lyd off, men at du venter, eller at du ikke forventer, de sættes on, at du videndeler og sender slides efter konferencen, at de kan chatte i disse tidsrum osv.).

Teknik

  • Sikr dig, at forbindelse og teknik er gennemtestet og virker. Hold dine deltagere informeret i chat eller på mail, hvis der er tekniske udfald eller problemer hos dig som afvikler.
  • Udsend eventuelt på chat korte guidelines til og regler om den digitale platform til deltagerne ved starten af hver session.
  • Send gerne løbende mails ud til deltagerne og fortæl om de løbende deadlines og beslutninger vedr. konferencen. Det anbefales at sende et link for den digitale platform til deltagerne dagen før konferencens start i stedet for på selve dagen.
  • Overvej ekstra support til deltagere, der ikke er vant til at begå sig på en virtuel platform.
  • Som arrangør er det en god idé på forhånd at kommunikere dette til dine deltagere: Hav skærmen tændt, så de andre kan se dig (og du kan se dem) – det giver bedre mulighed for netværk og er også en sikkerhed. Du kan opfordre dem til at deltage aktivt med spørgsmål, deltage i polls, bruge thumbs up m.v. Anbefal dem evt. at teste deres bredbåndshastighed her: https:bredbånd.dk/hastighedstest. Klik på ’Start test’. De skal gerne ligge på minimum 10Mbps i download og upload.
  • Lad deltagerne komme ind til det virtuelle 10 minutter før tid. Det giver dig tid til at hjælpe dem, der eventuelt måtte have tekniske problemer. Dem, der ikke oplever problemer, kan f.eks. svare på en poll relaterende til det emne, oplægget handler om.
  • Sørg for, at deltagerne har adgang til abstracts for alle oplæg online før konferencen. Sørg også for, at litterære referencer nævnt i oplæggene bliver tilgængelige for alle deltagere.
  • Hvis muligt, så anvend gamification software, der kan tilgås via en browser. På den måde undgår du, at deltagerne f.eks. ikke har downloadet en specifik app og derfor ikke kan interagere med hinanden.
  • Vi anbefaler at bruge spørgsmål, polls og konkurrencer for at holde deltagerne vågne og motiverede. Når du involverer dem og lytter til deres input, bliver konferencen mere interessant for alle. Lad derfor også deltagerne svare på forskellige spørgsmål, som er relevante for indholdet i konferencen. Vis resultaterne i realtid, og byg dine sessioner op omkring disse svar. Konkurrencer kan være ret sjove og kan ligeledes udvide læringen.
  • Og test, test, test!

Tilmelding

  • Orienter så tidligt som muligt potentielle deltagere om mulighederne for online-deltagelse.
  • Markedsfør konferencen efter den aktuelle ramme. En online-konference markedsføres ofte godt via sociale medier. Brug evt. korte videoteasers med keynotes/arrangører til at få flere tilmeldinger.
  • Hvis du bruger Conference Manager som tilmeldingssystem, skal du huske at tilrette, alt efter om der er tale om ren online-konference eller en hybrid-konference. Husk f.eks. at lave to forskellige ordrebekræftelser ved hybrid-konferencer. 
  • Hav en tydelig politik vedrørende betaling: Hvorfor skal der betales? Hvorfor er det mere/mindre end eller det samme som ’normalt’? Er adgang til konference ’låst’ for dem, der har betalt?

Det sociale aspekt

  • Hold eventuelt længere pauser på en halv til en hel time mellem oplæggene – og gerne med programsatte, mindre diskussioner i pauserne. Man kan f.eks. oprette en række mindre Zoom-diskussionsrum, hvor deltagerne kan melde sig på de links, de ønsker. Hvis programmet er offentliggjort før tilmelding, kan man allerede på dette tidspunkt få folk til at tilmelde sig de diskussioner, de ønsker at deltage i, men der kan også være en værdi i, at deltagerne først tilmelder sig diskussionsgrupperne efter hvert oplæg.
  • Hav eksempelvis workshop-sessioner, hvor alle sendes ud i breakout rooms efter en interessetilkendegivelse på forhånd. Definer, hvor mange der kan være i sådan et 'rum', for at få den ønskede diskussion og den ønskede plads til at ytre sig.
  • Vi kan ifm. hybrid-konferencer opfordre til at arrangere små eller større grupper af deltagere, der kan følge konferencen på en storskærm sammen, men på afstand. Hvis målgruppen f.eks. er kommunen, som har 30 deltagere i konferencen, kan man sammen med kommunen få oprettet et sted, hvor de sammen kan se og følge konferencen. På den måde har deltagerne mulighed for at få den fysiske konferenceoplevelse delvist dækket samt mulighed for at tale om indholdet på konferencen med andre, der er interesseret i samme emne. 

Netværk online

  • Kolleger, der 'ankommer' sammen, kan med fordel opdeles i forskellige grupper undervejs i konferencen. Husk, at deltagere, der ikke kender hinanden, har brug for mere tid til at tune ind på netværk – giv dem tiden.
  • Anvend f.eks. en app eller andet system til at arrangere 1:1-møder, der ofte virker godt netværksmæssigt (f.eks. Whova-app, shocklogic.com, yotribe.com (nu Wonder)).
  • Vi anbefaler netværk i små grupper – f.eks. små grupper af 3. Lad en af deltagerne præsentere en udfordring, og lad de to andre agere konsulenter, der skal hjælpe med en løsning. Husk, at det øger værdien af deltagelse, at man møder andre. Brug eventuelt software til dette, eller lav særlige date-kaffepauser i eksempelvis yotribe.com (nu Wonder).
  • Læg netværksdeling ind i sessionerne, så en speaker f.eks. taler 3 gange 10 minutter afbrudt af breakout-sessioner, hvor indholdet drøftes. Derefter kan deltagerne sendes retur til speakers oplæg med nye spørgsmål eller erkendelser. Dette kan være med til at forme oplægget/indholdet. En anbefaling kan være at give 50 procent af tiden til speaker og 50 procent til netværk/grupper. Dette interaktive element kaldes 'Conversations and Input' (C&I).
  • Stil som krav for deltagelse, at deltagerens kamara er 'on' – det øger engagementet.
  • Byd deltagerne velkommen, når de 'ankommer'. Lav god stemning, og få dem til at føle sig modtaget f.eks. ved at spille musik. En firma som SongDivision kan hjælpe med at lave alternativt, engagerende indhold – f.eks. lave en musikquiz før, under og til sidst i programmet eller runde et arrangement af med at bede deltagerne hjælpe med at opsamle i en 'summary song'.
  • Ved hybridmøder er det en fordel at benytte sociale medier og lade folk tjekke ind/chatte der – det giver samhørighed for deltagere, der er til stede både fysisk og virtuelt. Bemærk: Hybridmøder stiller større krav til 'content' og kræver en større andel af online-indhold end fysiske konferencer for at fastholde de deltagere, der medvirker online.

Online afvikling (under)

  • Åbn linket til videokonferencen mindst 15 minutter inden, mødet starter. Det er en god idé på forhånd at sikre, at linket virker, lyden fungerer og der er en stabil internetforbindelse. Tjek evt. forbindelsen på www.speedtest.net
  • Sig velkommen, når deltagere tilgår møderummet. Dette kan få deltagerne til at føle sig velkomne og ‘set’ – på trods af, at man sidder fysisk afkoblet og ikke kan etablere øjenkontakt eller give hånd.
  • Sæt mødet officielt i gang. Mødedeltagerne kommer ofte drypvis til møderummet og smalltalker, indtil alle er til stede. Derfor er det en god idé at starte mødet officielt op.
  • Tænd for kameraet. Video bør være tændt, så man bedre kan fornemme hinanden, have øjenkontakt og bruge kropssprog og mimik – både som taler og som aktiv lytter. Tilskynd alle deltagere til at gøre det samme. Til nogle møder kan man kan sætte et tændt kamera som krav for deltagelse.
  • Sluk mikrofonen, medmindre du snakker. Det kan være forstyrrende at høre på papir, der omarrangeres, kaffe, der drikkes, eller andre, der snakker i baggrunden. Sørg derfor for at slukke for mikrofonen – og bed alle andre gøre det samme – medmindre du ønsker at sige noget.
  • Benyt sideløbende dokument, chatfunktion el.a. Der kan løbende i mødet opstå behov for at dele links, stille et spørgsmål eller kommentere på noget, som ikke er vigtigt nok til, at man vil afbryde den person, der snakker. Det er derfor en god idé at have en chatfunktion kørende eller et dokument, man kan skrive kommentarer, spørgsmål og/eller noter ned i. Det er vigtigt, at alle har adgang til dette medie og kan følge med undervejs.
  • Lav en tids-buffer. Det er en god idé at have lidt ekstra snor ift. mødets længde, da der ved onlinemøder er et stort behov for at få afsluttet ordentligt, uden at deltagerne blot løbende forsvinder, fordi de skal være klar til det næste møde. Sæt derfor gerne 15 minutter ekstra af, og hav tid til afsluttende kommentarer med i dagsordenen.
  • Begræns antallet af slides, og gør slides simple og ikke for tunge.
  • Hvis det er muligt, så optag præsentationer og lad deltagerne have adgang til dem indtil f.eks. en uge efter konferencens afholdelse.
  • Forudoptagede oplæg giver fleksibilitet i at kunne spole tilbage og gense/genhøre dele af oplægget, og når de vises under konferencen, giver det ro for oplægsholderen til at holde øje med indkomne spørgsmål og besvare dem, mens oplægget kører.
  • Overvej at lave en ’soft ending’ på din konference, hvor arrangør + eventuelle speakers bliver hængende online i en halv times tid, efter seminaret er slut, så deltagerne kan blive og chatte.
  • Afrund med en åben mikrofon og et klart tak for i dag.

Online afvikling (efter)

  • Alt skal ikke bare gøres tilgængeligt efter seminaret af hensyn til betalende deltagere. Du skal sikre dig, at dine deltagere ønsker at deltage i real-time og ikke bare får informationen bagefter. Hvis du har optaget (dele af) dit arrangement, skal du ligeledes cleare med keynotes/oplægsholdere, at det skal publiceres, ligesom dine deltagere af hensyn til GDPR-lovgivningen skal være informeret om, hvilke sessioner der optages.
  • Evaluering: Bliv klogere til næste gang, overvej eventuelt post-konference-aktiviteter/netværk.

OBS på virtuel adfærd og code of conduct

Som mennesker opfører vi os meget forskelligt on- og offline. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme med dine deltagere og også indstille dig på en anden adfærd online.

  • Sådan er du en god afvikler: Få teknikken til at spille, og øv dig inden, så det virker professionelt. Klargør breakout rooms og de filer, PPT m.v., der skal skærmdeles. Luk andre ting på din pc. Iscenesæt dit møde/indret/dekorer. Tænk over din baggrund, lyssætning, kropsprog og påklædning! Mind deltagerne om, at kropssprog og kommunikation er anderledes digitalt. Sørg for, at det er tydeligt for deltagerne, hvad der forventes af dem. Hvis de skal bruge en app, Mentimeter eller andet, skal det være tydeligt i velkomstmailen, så man ikke mister nogen undervejs.
  • Giv tid til (evt. 30 min.), at deltagerne logger på og sikrer, at det tekniske virker. Her skal du som arrangør også være online, så de kan sætte et ansigt på dig og få svar på spørgsmål.
  • Test din egen bredbåndshastighed her: https:bredbånd.dk/hastighedstest. Klik på ’Start test’. Du skal gerne ligge på minimum 10Mbps i download og upload. Den kan også tjekkes på www.speedtest.net
  • Kabel-internet anbefales – gå eventuelt tættere på routeren, hvis du bruger trådløst internet.
  • Tryk ’mute’ på mikrofonikonet, inden du starter et møde.
  • Brug gerne høretelefoner. Tjek, om mikrofonen virker i dine indstillinger.
  • Sluk gerne for mikrofonen, når du ikke skal tale.

Nyttig information

Adfærd online
https://www.nytimes.com/2020/03/25/technology/personaltech/online-video-meetings-etiquette-virus.html

https://www.forbes.com/sites/joyceearussell/2020/03/28/so-now-youre-in-video-meetings-the-dos-and-donts/#7408dd8c12b0

https://www.businesswest.co.uk/blog/virtual-meeting-etiquette-5-dos-and-donts

Hybridmøder

A simple guide for hybrid events

How to convert your in-person events to virtual events

https://offers.helloendless.com/convert-your-in-person-event-into-a-virtual-one-thank-you?submissionGuid=6c48a966-1a80-4d87-978a-ba65e0b2ff30 

Tjekliste for virtuel eventplanlægning

https://offers.helloendless.com/virtual-event-planning-checklist 

Forskel mellem møde og webinar

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005474943-Meeting-and-webinar-comparison

Kom godt i gang med Webinar

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/200917029-Getting-Started-With-Webinar

Engagér dine deltagere

https://www.meetingdesigninstitute.org/art-audience-engagement-hybrid-events?utm_source=Meeting+Design+Institute&utm_campaign=45a16eeffd-EMAIL_CAMPAIGN_2018_03_14_COPY_04&utm_medium=email&utm_term=0_f509d108e2-45a16eeffd-357245702

Q&A vs. C&I (conversation and input)

Sådan laver du breakout rooms

https://youtu.be/6RsUHYVS-9E 

Podcast om multi-hub meetings

https://helloendless.com/multi-hub-meetings/

Zoom-guides

https://support.zoom.us/hc/en-us

Lys, lyd, internet

https://www.kommunikationsforum.dk/artikler/Tips-og-tricks-til-videomoeder?utm_source=nyhedsbrev&utm_medium=email&utm_term=indhold&utm_campaign=nyhedsbrev-12-11-2020

Filmmateriale til fri brug under afvikling eller i pauser

Film om Aarhusregionen (1,37 min.): https://www.youtube.com/watch?v=IeQKodfH1JE
Denne film må bruges i sammenhænge, hvor Aarhus og Aarhus Universitet skal profileres.
Bemærk, at hvis du ønsker en film, der er målrettet den enkelte kongres eller konference, kan du kontakte VisitAarhus Convention Bureau

Historisk film om Aarhus Universitet (med engelske undertekster, varighed: 2,23 min): https://youtu.be/pK3Ilk7rsfc

Droneoptagelse Aarhus Universitet (uden lyd, varighed: 0,30 min): https://youtu.be/fkg9ld62iTU