Personprofilanalyser skal knyttes til de faglige og personlige kvalifikationer, der er brug for i en given stilling, og som sammen med jobprofilen er fundamentet for at rekruttere den rette medarbejder.
I dialogen forud for en rekruttering drøfter ansættelsesudvalget hvilken personprofil, der er brug for i forhold til den konkrete stilling. Det anbefales her, at ansættende leder samtidig afstemmer med ansættelsesudvalget, om der er særlige temaer, der bør spørges ind til og undersøges af den konsultent, der gennemfører personprofilanalysen.
Typisk vil en personprofilanalyse blive bragt i spil mellem 1. og 2. samtale.
“Skabelon til job- og personprofil” (VIP, TAP) på AU’s hjemmeside med rekrutteringsværktøjer, kan bruges til at prioritere og udvælge vigtige nøgleord, som også kan indgå i det konkrete stillingsopslag. Værtøjet kan desuden være inspiration til søgekommitéer og search-arbejdet.
Et vigtigt element er indledningsvist at få afklaret, om der kan/skal trækkes på interne eller eksterne kræfter og hvilket konkret profilværktøj, der skal benyttes. Din HR-partner kan rådgive om valg af den rette udbyder ift. den specifikke stillingstype, herunder rådgivning om indhentning af tilbud fra relevante leverandører. Vær opmærksom på at afsætte tid til denne proces i din planlægning af rekrutteringen.
Få også gode råd og hjælp af din HR-partner til at sikre, at GDPR-regler overholdes og at både etik og datasikkerheden i det hele taget er i orden, hvad enten der bruges interne eller eksterne konsulenter til opgaven.
Det er vigtigt at kommunikere tydeligt til kandidaterne og tidligt i rekrutteringsprocessen, for eksempel i stillingsopslaget, hvis det planlægges at benytte en personprofilanalyse. Kandidaterne skal desuden oplyses om, hvilke data der bliver indsamlet, hvordan dataene bruges, hvor og hvor længe data opbevares samt hvem, der har adgang til resultaterne.
Når kandidaten har udfyldt personprofilen, skal personen tilbydes en personlig tilbagemelding med den certificerede konsulent (intern eller ekstern).
Ansættende leder sætter konsulenten grundigt ind i særlige temaer, der bør spørges ind til og undersøges i tilbagemeldingen. Det kan typisk være særlige personlige kvalifikationer, der er vigtige for stillingen og/eller konkrete opmærksomhedspunkter, der er dukket op i forbindelse med 1. samtale. Disse temaer videregives til konsulenten der udfører tilbagemeldingen.
En personprofilanalyse skal altid følges op af en samtale (tilbagemelding), hvor kandidaten har lejlighed til at kommentere, uddybe og drøfte profilen. Samtalen skal helst foregå ansigt til ansigt, alternativt online med kamera tændt.
Vær i øvrigt opmærksom på, at resultatet af profilanalysen først bør forelægges kandidaten til selve tilbagemeldingssamtalen (ikke på forhånd).
Typisk vil det alene være konsulenten, der medvirker ved tilbagemeldingen af profilen til kandidaten. I planlægningen af det samlede rekrutteringsforløb, er det naturligvis vigtigt at afsætte tilstrækkelig tid til både besvarelsen af og tilbagemeldingen på personprofilanalysen.
Når konsulenten har gennemført tilbagemeldingen til den eller de kandidater, der har udfyldt personprofilen, forberedes et mundtligt oplæg, som fremlægges i fortrolighed for ansættelsesudvalget. Fremlæggelsen kan understøttes af en skriftlig rapport.
Det er i den forbindelse vigtigt at sikre sig, at afrapporteringen foregår etisk forsvarligt med respekt for kandidaten. Det er herudover essentielt, at afrapporteringen sker fra et neutralt perspektiv fra konsulentens side. Det er netop ansættelsesudvalgets opgave at finde frem til, hvem der er den rette kandidat til stillingen.
En afrapportering kan for eksempel indeholde:
Afrapporteringen fra konsulenten giver et vigtigt input til ansættelsesudvalgets spørgsmål til kandidaterne ved en opfølgende, typisk 2. samtale.
En personprofilanalyse kan aldrig stå alene som grundlag for en udvælgelse. Indsigterne fra personprofilanalysen udgør et værdifuldt supplement til den vurdering, der i øvrigt foretages af kandidatens kvalifikationer og kompetencer i forhold til den konkrete stilling og situation.
Det er en god ide at benytte den viden personprofilanalysen giver i tilrettelæggelsen af onboardingen af den nye medarbejder. Du får som leder indsigt i styrker og udfordringer, handlemønstre samt særlige opmærksomheder som kan bruges aktivt til at hjælpe din nye medarbejder godt fra start.
Som leder giver dét at se andres profiler indsigt i behovet for forskellige ledelsesstile. Forskellige profiler kalder på for forskellig ledelse. Vær nysgerrig på denne viden til at udvide dine handlemuligheder som leder.