Rekrutteringsværktøjer til VIP

I planlægningen af rekrutteringsprocessen er der behov for at skabe et overblik over tidsfrister og delprocesser i rekrutteringsprocessen. Derfor kan det være en fordel at udarbejde en tids- og procesplan for hele rekrutteringsprocessen.

Skabelonen til tids- og procesplan i værktøjskassen til højre kan tilpasses lokal praksis og stillingstype. Tids- og procesplanen kan med fordel udarbejdes i samarbejde med HR, som kan vejlede om tidsfrister for hver stillingstype (vær opmærksom på at en rekruttering typisk skal igangsættes længe før forventet).

Grundige overvejelser om job- og personprofil skal sikre sammenhæng med de strategiske mål og er fundamentet for at rekruttere den rette medarbejder til jobbet. Det er desuden et vigtigt element i forberedelsen til et godt stillingsopslag. Den ansættende leder udarbejder job- og personprofilen gerne med input fra ansættelsesudvalget og øvrige relevante medarbejdere samt HR.

Udover at job- og personprofil kan bruges til at prioritere og udvælge vigtige nøgleord, som kan indgå i det konkrete stillingsopslag, kan den også være inspiration til søgekomitéer eller eksternt search-arbejde. Her er det vigtigt at anvende nøgleord, der appellerer bredt og dermed øger mulighederne for at tiltrække et bredt ansøgerfelt. Som hjælp til at sikre dette, kan du anvende et værktøj til sprogscreening.

Udarbejdelse af en særskilt job- og personprofil kan eventuelt også udmøntes i en funktionsbeskrivelse, der kan sendes sammen med ansættelsesbeviset, og efterfølgende kan danne udgangspunkt for drøftelserne i de årlige medarbejderudviklingssamtaler.

Hvis der er tale om en nyoprettet stilling, skal denne defineres. Er der derimod tale om en genbesættelse af en eksisterende stilling, skal man overveje, om stillingen skal redefineres, om der evt. skal ske omrokeringer eller omfordeling af opgaver i enheden, og om der er behov for nye kompetencer.

Jobprofil

En jobprofil er en beskrivelse af rammer, krav og kerneopgaver i stillingen.

Krav og vilkår for ansættelsen er typisk fastlagt i 'Bekendtgørelse om stillingsstruktur for videnskabeligt personale' samt i den pågældende overenskomst.

HR kan være behjælpelig ved spørgsmål i forhold til overenskomster, stillingsstruktur, forlængelser mv.

Personprofil

En personprofil tager afsæt i jobprofilen og fastlægger, hvilke faglige og personlige kvalifikationer stillingen kræver. En grundig analyse heraf er med til at sikre et så godt match mellem job og ny medarbejder som muligt.

Grundige overvejelser om opbygning, sprog og indhold er fundamentet for et godt, inspirerende og målrettet stillingsopslag. Opslaget udarbejdes med fordel efter sparring fra ansættelsesudvalget, øvrige relevante medarbejdere samt HR og bør tage udgangspunkt i de overvejelser, som er gjort i forbindelse med udformningen af job- og personprofilen.

Gode skriveregler og sproglige virkemidler

I forbindelse med udformningen af et stillingsopslag, som skal kunne tiltrække et stærkt og mangfoldigt ansøgerfelt, er det vigtigt at have forskellige parametre for øje:

• Skriv det vigtigste først - Lader man læseren vente, er der risiko for, at de mister interessen. Information skal sorteres, pakkes og serveres. Fængende og sigende underoverskrifter kan fx være med til at fastholde læserens interesse. 
• Skriv så kortfattet som muligt. Lange sætninger forplumrer budskabet.
• Pas på interne betegnelser - Fx AU, TAP og VIP er interne betegnelser og forkortelser, som læseren højst sandsynligt ikke kender til.
• Støv teksten af - Brug tidssvarende ord, der henvender sig direkte til læseren. Fx arbejdssted frem for tjenestested, løn frem for gage.
• Skriv korrekt - Stave- og kommafejl giver et sjusket indtryk hos læseren. Et stillingsopslag med et professionelt udtryk skal være sprogligt og grammatisk korrekt. Husk at læse korrektur og få gerne andre øjne på, som kan fange småfejl, man selv er blevet blind overfor.
• Overvej brugen af prosa og punktopstilling i forhold til målgruppen. En blanding af prosa og punktopstilling kan ofte være at foretrække.
• Brug et varieret og aktivt sprog - Et varieret og aktivt sprog gør teksten mere vedkommende og interessant. Overvej om teksten kan gøres mere personlig ved brugen af ’dig’ og ’vi’ og undgå ham/hende.
• Vær opmærksom på sproglige stereotyper - Anvend ord og udtryk, der appellerer bredt. Ønsker du at screene teksten for sproglige stereotyper med henblik på at tiltrække et bredt ansøgerfelt, kan du anvende et værktøj til sprogscreening.

Inspireret af CORE:WORKERS

Alle ledige stillinger med varighed over 1 år skal slås op offentligt. I henhold til AU's normer for rekruttering af videnskabeligt personale skal alle stillinger formuleres bredt og opslås både nationalt og internationalt.

Stillingsopslag udarbejdes i samarbejde mellem den ansættende leder og HR, og offentliggøres via AU’s eRekrutteringssystem. Ansøgningsfristen er minimum 14 dage men kan variere efter stillingstype.

Overvej hvilke kanaler, rekrutteringsportaler og medier, der har størst sandsynlighed for at tiltrække de rette kandidater (online, print, hvor befinder de sig geografisk, netværk, relevante fora, osv.).

Alle ledige stillinger skal annonceres på au.dk og www.jobnet.dk. Derudover kan der tilkøbes annoncering på nationale og internationale, online og trykte medier via Signatur, som AU har indkøbsaftale med.

På hjemmesiden om indkøbsaftaler findes information om aftalen, herunder bl.a. hvordan man handler på aftalen samt priser for de forskellige ydelser.

Sociale medier

I løbet af annonceringsperioden er det en fordel at dele stillingsopslaget på sociale medier fx LinkedIn, Twitter, etc. afhængig af målgruppen. På den måde er det muligt at nå bredere ud. Jo flere der deler opslaget, desto længere vil det nå ud - både til aktive og passive jobsøgende.

Ledige stillinger kan opslås gratis via AU’s Company Page på LinkedIn: https://www.linkedin.com/showcase/au-vacant-positions/. Det er desuden muligt at betale sig til øget synlighed på LinkedIn ved at målrette annonceringen ud fra kriterier som funktion, branche, anciennitet, virksomhedsstørrelse, geografi og meget mere.

Er du i tvivl om, hvordan man deler et stillingsopslag på LinkedIn, finder du en vejledning her. 

Kontakt HR for vejledning og sparring omkring annoncering.

Gode og strukturerede jobsamtaler er afgørende for at sikre et godt match mellem kandidater og arbejdsplads, og et godt match har afgørende betydning for både løsning af kerneopgaven og medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen. I henhold til AU's normer for rekruttering af fastansatte videnskabelige medarbejdere skal der anvendes ansættelsesudvalg.

Samtaleguide

Samtaleguiden i værktøjskassen til højre kan anvendes til inspiration for ansættelsesudvalget. Guiden kan med fordel tilpasses lokal praksis, og fagspecifikke spørgsmål målrettet den konkrete stillingstype kan tilføjes.

Skal samtalen afholdes online, kan du finde ’Råd til online ansættelsessamtaler’ i værktøjskassen til højre.
Forud for den egentlige jobsamtale, kan der være afholdt flere indledende møder (fx via Skype). Derudover kan de mest egnede kandidater blive indkaldt til et arrangement på instituttet fx et fagligt foredrag eller lignende med henblik på at få et indtryk af kandidaten. Flere af spørgsmålene i samtaleguiden (i værktøjskassen til højre) kan således allerede være drøftet inden den egentlige jobsamtale, hvorfor det kan være relevant at tilføje mere konkrete spørgsmål.

Bevisthed om bias

Hvis jobsamtalerne struktureres således, at alle kandidater stilles de samme spørgsmål og vurderes på samme vilkår, mindskes risikoen for, at forforståelser (bias) ubevidst får lov at præge konklusionen.

Brug af test og cases

Overvej om det kan være gavnligt og relevant at anvende testværktøjer til vurdering af kandidaten fx personligheds-, færdigheds-, sprogtest eller andet. Det kan også være en god ide at gøre brug af en specifik case eller hjemmeopgave for at se, hvordan kandidaten vil løse eller gå til en specifik opgave. Kontakt HR, hvis du vil høre mere om mulighederne og læs også mere her.

Efter samtalen

Har en kandidat været til samtale, er det vigtigt, at den ansættende leder giver en personlig, mundtlig tilbagemelding – både ved tilbud om ansættelse og ved afslag.

Personprofilanalyser er et relevant værktøj ind i en professionel og vellykket rekrutteringsproces. 
På AU anvendes personprofilanalyser ved ansættelser af ledere på niveau 1, 2, og 3.
Dette skal udføres af en ekstern leverandør.  

Derudover anbefales det at benytte personprofilanalyser ved rekruttering af mellemledere (niveau 4) og professorer, hvor det er muligt, efter dialog og aftale med din HR-partner. Der kan i særlige tilfælde anvendes personprofiler ved stillinger som administrative specialister og nøglefunktioner.

Læs mere om AU´s principper for brug af personprofilanalyse ved rekruttering her.

AU Relocation Service tilbyder forventningsafstemmende samtaler med kandidater til stillinger fra lektorniveau og op samt deres medfølgende partnere. Under samtalen besvarer en relocation officer spørgsmål om at arbejde og leve i Danmark inklusiv tilbud til medfølgende familie. Kontakt AU Relocation Service for yderligere information. Se Relocation Services (au.dk)

Hvis partneren allerede under rekrutteringsforløbet ønsker information/støtte, kan Expat Partner Programmet supportere. Expat Partner Programmet tilbyder medfølgende partnere en indledende samtale, hvor jobmuligheder, professionelle- og sociale netværk m.m. drøftes. Kontakt Expat Partner Advisor for yderligere information. Se Welcome to AU Expat Partner Programme.

Baggrundsscreening

I forbindelse med indførelsen af de nationale URIS-retningslinjer på Aarhus Universitet vil der i visse situationer blive gennemført baggrundsscreeninger. Det sker blandt andet i forbindelse med ansættelse af kandidater fra risikolande defineret af PET (se hvilke lande, der er omfattet). En baggrundsscreening skal være gennemført, før kandidaten kan inviteres til samtale og tilbydes ansættelse. Baggrundsscreeningen indebærer, at ansættende leder udfylder et skema om bl.a. forskningsområdet, mens den administrative enhed Background Screening Office (BSO) udfører en søgning baseret på offentligt tilgængelige kilder. Institutleder skal i samråd med dekanen (eller heraf delegeret) vurdere sikkerhedsrisikoen og enten godkende eller afvise kandidaten. 

Læs mere om baggrundsscreening.​​​​​​​

Når rekrutteringsprocessen er afsluttet, og den nye medarbejder skal tiltræde den nye stilling, er det vigtigt, at der er udarbejdet en plan for jobstart og onboarding. Det er en god ide, at:

• Udpege en ansvarlige mentor og buddy, der skal hjælpe den nye medarbejder både med faglige spørgsmål, det praktiske, men også med at forstå kulturen, regler og processer samt svare på diverse spørgsmål.
• Lave en plan for opstartssamtaler mellem den nye medarbejder og nærmeste leder, kolleger og relevante samarbejdsrelationer.
• Tænke i langsigtede tidsintervaller ift. dialog, opfølgning og feedback; f.eks. 3, 6 og 12 måneder.

Onboarding handler om mere og andet end introduktion og opstart. Det handler blandt andet om, hvordan man får den nye medarbejder til at føle sig som en del af AU allerede inden jobstart, løbende feedback og udvikling af medarbejderen og fastholdelse.

Det handler i bund og grund om at give den nye medarbejder de bedste muligheder for at lykkes med sine opgaver på AU.

Læs mere om onboarding.