Proces for udligning af et forskud

Afregning af forskud

• Afregning af forskud
  
  Kontrollanten modtager afregning af forskud til kontrol i RejsUd enten som en rejseafregning eller en udgiftsaftsafregning.
  
  

Kontrol af faner i RejsUd

• Kontrol af Stamdata

  • Kontrol af Stamdata
    
    Kontrollanten skal være opmærksom på bemærkning under anledning og/eller forklaring.
    
    Ligeledes skal der tjekkes om der er valgt den rigtige rejseregel i forhold til time-dagpenge.
    
    Hvis afregningen går i minus, oplyses AU's bankkonto nr. og der henvises til AU's regler vedr. kreditkort.
    
    

• Kontrol af Kontostreng

  • Kontrol af Kontostreng
    
    Kontrollanten tjekker om kontostrengen er udfyldt. Der skal ses hvilket projekt og aktivitet, der er påført og kontrolleres ud fra gældende regler f.eks ph.d rejser, EU eller H2020 projekter.
    
    Kontrollanten kan udfylde kontostrengen, hvis projekt og aktivitet er oplyst i afregningen.
    
    

• Kontrol af Rejsedage

  • Kontrol af Rejsedage
    
    Kontrollanten ser, om der er taget stilling til udokumenteret nattillæg, time-dagpenge, efter regning eller ingen rejsegodggørelse. Dette skal være i overensstemmelse med AU's Rejsepolitik og Tjenesterejsecirkulære.
    
    Kontrollanten skal ligeledes være opmærksom på, at Rejseregel er markeret default med timedagpenge, derfor er det ikke altid, at den rejsende har taget stilling til om der ønskes timedagpenge
    
    Hvis der er uoverstemmmelse med AU's Rejsepolitik og Tjenesterejsecirkulære har kontrollanten mulighed for at ændre i rejsereglen.
    
    

•  Kontrol af Kørsler

  • Kontrol af Kørsler
    
    Kontrollanten tjekker om der er korrekt angivelse af kørte kilometer, dato for kørsel samt oplysning om alle adresser, hvor der er kørt til og fra i henhold til Cirkulære om tjenesterejseaftalen.
    
    Kontrollanten skal tjekke om der ønskes kørselsgodtgørelse til lav eller høj taktst og om det er i overensstemmelse med AU's regler om tjenestelig befordring og kørselsbemyndigelse.
    
    

• Kontrol af Udgifter

  • Kontrol af Udgifter
    
    Kontrollanten tjekker, at de indtastede beløb stemmer overens med beløbet på de vedhæftede bilag samt at udgiftstypen er korrekt.
    
    Ved udenlandsk kontantudlæg skal kontrollanten tjekke om valutakursen er angivet korrekt
    
    

• Kontrol af Bilag

  • Kontrol af Bilag
    
    Al dokumentation skal være vedhæftet og registreret på den enkelte udgift.
    
    

• Kontrol af Kommentarer

  • Kontrol af Kommentarer
    
    Er der noteret kommentarer til afregningen, skal der ageres efter dette.
    
    

• Kontrol af Afregnes

  • Kontrol af Afregnes
    
    Samtlige udgifter, kørselsgodtgørelse og time-dagpenge m.v. er specificeret under denne fane og kan kontrolleres her.
    
    

• Kontrol af Posteringer

  • Kontrol af Posteringer
    
    Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på udgiftstyper og kontostreng.
    
    Kontrollanten kan her undersøge om konteringen er foretaget korrekt bl.a. med hensyn til moms.
    
    

• Kontrol af Historik

  • Kontrol af Historik
    
    Indeholder en dokumentlog, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumnetet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse.
    
    Ikke alle afregninger foretages af den rejsende, så ved spørgsmål kan det være en anden person der skal kontaktes.
    
    Giver et overblik over, hvor langt afregningen er i processen.
    
    

Kan afregningen godkendes?

• Ja, afregningen kan godkendes

  • Ja, afregningen kan godkendes
    
    Kontrollanten godkender og bekræfter afregningen, der herefter sendes til godkendelse hos projektøkonomen/forretningscontrolleren.
    
    

• Nej, afregningen kan ikke godkendes

  • Nej, afregningen kan ikke godkendes
    
    Afregningen returneres til den rejsende med forklaring til afvisningen. Når afregningen kommer retur til kontrollanten skal hele afregningen kontrolleres på ny, da den rejsende kan have lavet ændringer i afregningen.
    
    

Er afregningen godkendt af projektøkonomen/forretningscontrolleren?

• Ja, afregningen er godkendt 

  • Ja, afregningen er godkendt
    
    Sendes til bogføring i Navision og evt. udbetaling til den rejsendes Nemkonto.
    
    

• Nej, afregningen er ikke godkendt

  • Nej, afregningen er ikke godkendt
    
    Projektøkonomen/forretningscontrolleren kan vælge enten at sende afregningen retur til den rejsende eller kontrollanten.
    
    Hvis afregningen sendes retur til den rejsende skal hele afregningen tjekkes på ny.
    
    Hvis afregningen sendes retur til kontrollanten, skal denne forholde sig til begrundelsen og efterfølgende tilrette afregningen efter projektøkonomen/forretningscontrollerens anvisning.