Processen beskriver de aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der foretages afskrivninger.

Alle fakulteter er omfattet af processen. Det bemærkes at processen udføres centralt for hele Aarhus Universitet af Regnskab.

• 1. Afstemning anlæg/finans

  • 1. Afstemning anlæg/finans
    
    Der afstemmes løbende, og efter omposteringer, således at differencer korrigeres med det samme.
    
    Kontrol ok?
    Medarbejderen på Regnskab/Anlæg vurderer hvorvidt afstemningen mellem anlæg/finans er ok.

  • JA: kontrollen er ok

  • NEJ: kontrollen er ikke ok, der fejlrettes.
     

• 2. Kontrol af stamdata

  • 2. Kontrol af stamdata
    
    Regnskab/Anlæg kontrollerer stamdataenes rigtighed via dataudtræk fra Navision. Der er tale om en månedlig kontrol af stamdata, som foretages ca. 7 dage før der beregnes afskrivninger.
    Der dannes 7 pivottabeller hvoraf der kan læses om afskrivningsprofil og anlægsbogføringsgruppe er korrekt, sammenhæng mellem delregnskab og anlægsbogføringsgruppe er korrekt, afmærkningen ”inaktiv”, afskrivningsmetode og afskrivningshorisonten tjekkes. En af de dannede pivottabeller (pivot 6) er grundlag for udsendelse af mail til ansvarlig medarbejder om afskrivning kan sættes i gang til forventet tidspunkt eller evt. udskydes.
    
    Korrekte stamdata?

  • JA: Stamdata er ok. 

  • NEJ: Stamdata er ikke korrekte, der fejlrettes.
     

• 3. Afvigelser i afskrivningsbeløb kontrolleres

  • 3. Afvigelser i afskrivningsbeløb kontrolleres
    
    Hver måned kontrolleres for afvigende afskrivninger. Her sammenlignes på bagkant de sidste måneds afskrivninger med de bogførte afskrivninger for indeværende måned. Eventuelle afvigelser kan skyldes: ændring i stamdata, restafskrivning eller fejl i beregning.
    
    Er forslaget til afskrivningsbeløbene ok?

  • JA: afskrivningsbeløbene er ok. 

  • NEJ: Der er konstateret fejl i afskrivningsbeløbene, der fejlrettes.
     

• 4. Tjek af lukkede sager

  • 4. Tjek af lukkede sager
    
    Procesbeskrivelse
    Processen beskriver de aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der foretages afskrivninger.
    
    Alle fakulteter er omfattet af processen. Det bemærkes at processen udføres centralt for hele Aarhus Universitet af Regnskab.
    
    4. Tjek af lukkede projekter
    For at afskrivningerne kan køres uden problemer, skal der laves et tjek på, om der er blevet lukket projekter siden sidste afskrivningskørsel. Selvom denne liste er dannet, kan det forekomme at der dukker flere anlæg op, hvor projekterne er lukkede, når der skal afskrives dagen efter. 
    
    Er apparaturet færdigafskrevet
    
    JA: ok. 
    NEJ: Sagsnr./projektnr. er konstateret lukket, der fejlrettes.
     

• 5. Beregning af afskrivninger

  • 4. Beregning af afskrivninger
    
    Når kontrollen af stamdata viser korrekte data, og forslagene til afskrivningsbeløb er ok, igangsættes den automatiske beregning af afskrivninger i NS. Afskrivningerne lægges automatisk i en bogføringskladde, så de senere kan bogføres.
     

• 6. Bogføring

  • 5. Bogføring
    
    Når alle afskrivninger er korrekte, bogføres afskrivningskladden - herunder neutralisering af donerede aktiver. Det er den anlægsansvarlige på regnskabskontoret der foretager selve bogføringen i NS.
     

• 7. Fejlrettelser af stamdata

  • 6. Fejlrettelser af stamdata
    
    Regnskab retter fejl i stamdata eller lign. Evt. efter aftale med de decentrale enheder.
     

• 8. Samråd med økonomimedarbejder

  • 7. Samråd med økonomimedarbejder
    
    Hvis regnskabsmedarbejderen i Regnskab finder det nødvendigt, så kontaktes de decentrale medarbejdere i forbindelse med fejlrettelse af stamdata mv.