Modtagelse af købsfaktura
Denne proces beskriver de aktiviteter, der er forbundet med modtagelsen af en købsfaktura. Det bemærkes at aktiviteterne foregår i et workflowsystem (modtagelse, godkendelse og kontering) og i Navision Stat (bogføring).
Der skelnes mellem danske og ikke danske kreditorer, idet danske kreditorer skal fremsende fakturaen elektronisk.
Proceduren er gældende for alle fakulteter på Aarhus universitet, som anvender workflowsystemet.
Procesdiagram
Forstør diagrammet ved at klikke på det.
Procesbeskrivelse
- Efter at der er foretaget et køb af en vare eller en ydelse, fremsender kreditoren (leverandøren) en faktura via EAN-nummer (e-faktura) til AU’s elektroniske faktureringssystem
- Kreditorgruppen tjekker om fakturaen er korrekt i henhold til fakturakravene, af fakturaen skal der fremgå følgende:
- Aarhus Universitet
- CVR-nummer
- Sigende beskrivelse af varen eller ydelsen
- Er der påført navn på fakturaen (rekvirenten)
- Korrekt beløb
- Opfylder fakturaen ikke disse krav, kontaktes leverandøren for en korrekt faktura, og der afventes en kreditnota til udligning af fakturaen
- Kreditorgruppen sender fakturaen til varemodtagelse hos rekvirenten, som sidder ude på et institut eller et område
- Rekvirenten tjekker fakturaen inden varemodtagelse, om det er det korrekte beløb og om varen/ydelsen er modtaget/udført. Derefter sætter rekvirenten sags- og sagsopgavenummer på fakturaen. I tilfælde af, at fakturaen ikke er korrekt, afviser rekvirenten fakturaen inde i det elektroniske faktureringssystem, hvor de påfører en kommentar med begrundelse for afvisningen
- Efter varemodtagelsen sender rekvirenten fakturaen til godkendelse hos en projektøkonom eller en forretningscontroller, som også bliver kaldt disponent. Disponenten tjekker om sags- og sagsopgavenummer er korrekt og godkender herefter fakturaen
- Fakturaen overføres herefter fra det elektroniske faktureringssystem til AU’s Økonomisystemet, hvor fakturaen bliver bogført og sat til betaling i banken
Har du spørgsmål...
....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:
- Lise K. Mortensen
Tlf.: 87 15 20 83
E-mail: lise.mortensen@au.dk