Denne proces beskriver de aktiviteter, der er forbundet med modtagelsen af udenlandske papirfakturaer. Det bemærkes at aktiviteterne foregår i et workflowsystem (modtagelse, godkendelse og kontering) og i AU’s Økonomisystem (bogføring).
Proceduren er gældende for alle udenlandske fakturaer og kreditnotaer på Aarhus universitet, som anvender workflowsystemet.
Procesdiagram
Forstør diagrammet ved at klikke på det.
Procesbeskrivelse
- Efter at der er foretaget et køb af en vare eller en ydelse, fremsender kreditoren (leverandøren) en faktura som oftest er i papirform til Aarhus Universitet/Instituttet/Området
- Servicegruppen tjekker om fakturaen er korrekt i henhold til fakturakravene, af fakturaen skal der fremgå følgende:
-
- Aarhus Universitet
- CVR-nummer
- Sigende beskrivelse af varen eller ydelsen
- Er der påført navn på fakturaen (rekvirenten
- Korrekt beløb
-
- Opfylder fakturaen ikke disse krav, kontaktes leverandøren for en korrekt faktura, og der afventes en kreditnota til udligning af fakturaen
- Servicegruppen lægger/opretter Papirfakturaen manuelt i AU’s elektroniske faktureringssystem
- Kreditorgruppen sender fakturaen til varemodtagelse hos rekvirenten, som sidder ude på et institut eller et område
- Rekvirenten tjekker fakturaen inden varemodtagelse, om det er det korrekte beløb og om varen/ydelsen er modtaget/udført. Derefter sætter rekvirenten sags- og sagsopgavenummer på fakturaen. I tilfælde af, at fakturaen ikke er korrekt, afviser rekvirenten fakturaen inde i det elektroniske faktureringssystem, hvor de påfører en kommentar med begrundelse for afvisningen
- Efter varemodtagelsen sender rekvirenten fakturaen til godkendelse hos en projektøkonom eller en forretningscontroller, som også bliver kaldt disponent. Disponenten tjekker om sags- og sagsopgavenummer er korrekt og godkender herefter fakturaen
- Fakturaen overføres herefter fra det elektroniske faktureringssystem til AU’s Økonomisystem, hvor fakturaen bliver bogført og sat til betaling i banken
Har du spørgsmål...
....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:
- Lise K. Mortensen
Tlf.: 87 15 20 83
E-mail: lise.mortensen@au.dk