Formålet med denne procedure er at vise de aktiviteter, der er forbundet med afskrivningen af konstaterede tab på debitorer. Proceduren foregår i Regnskab og foretages af teamlederen for Debitorgruppen, der er bemyndiget hertil af chefen for Regnskab. Proces for ”Rykkerhåndtering – debitorer” danner input til nedenstående proces.
Proceduren er gældende for alle fakulteter under Aarhus Universitet.
Proceduren gælder for alle debitorer med undtagelse af STADS.
Procesdiagram
Nedenstående diagram viser de aktiviteter, der er forbundet med afskrivning af tab på debitorer.
Forstør diagrammet ved at klikke på det.
Procesbeskrivelse
-
Rykkerprocedure
-
Rykkerprocedure
Regnskab konstaterer gennem rykkerproceduren, der foretages 2 gange pr. måned, at en debitorsaldo ikke er betalt efter den 2. fremsendte rykker. Rykkerproceduren beskrives andet steds.
-
-
Afskriv som tab på debitor
-
Afskriv som tab på debitor
Hvis saldoen er mindre end omkostningerne ved at sende sagen til inkasso, skal teamlederen for Debitor afskrive udeståendet som tab. Denne handling kræver ikke godkendelse/accept af regnskabschefen på AU, da den aftalte procedure efterleves.
Tabet kan også skyldes forældede fordringer. Tabet afskrives som tab på konto 229511. Regnskabskontoret informerer det pågældende institut/fakultet om tabet.
Tab > kr. 100.000 godkendes af Regnskabschefen inden afskrivning. Dette sker via en mail fra teamlederen for Debitor.
Tabet på debitor indtastes og bogføres i Navision, centralt af en regnskabsmedarbejder i Regnskab eller af teamleder for Debitor. Beløbet krediteres på debitoren og debiteres på konto 229511 ”Nedskrivninger på omsætningsaktiver”.
-
-
Informerer om tabet
-
Informerer om tabet
Regnskab informerer det pågældende institut/fakultet om tabet.
-
-
Arkiverer bogføringsbilag
-
Arkiverer bogføringsbilag
Regnskab arkiverer bogføringsbilaget.
-
-
Opfølgning på 229511 Nedskrivning af omsætningsaktiver
-
Opfølgning på 229511 Nedskrivning af omsætningsaktiver
For at sikre en løbende opfølgning på udviklingen i saldoen på konto 229511 ”Nedskrivning af omsætningsaktiver” anbefales det, at regnskabskontoret løbende overvåger bevægelsen på kontoen. Som et supplement til controllingproceduren udskrives der kvartalsvis en liste med bevægelser over 5.000 kr. på konto 229511. Denne liste sendes til regnskabschefen på AU, således denne på systematisk vis informeres om bevægelser og niveau på kontoen for tab for debitorer.
-
Har du spørgsmål...
....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:
- Ketty Svarre Christensen
Tlf.: 87 15 28 51
E-mail: ketty.svarre@au.dk