Træk af elektroniske indbetalinger

• Træk af elektroniske indbetalinger 
  
  Via elektroniske filer fra banken indlæses indbetalinger. 
  
  Der kan ske indbetaling på følgende måder:

• FIK-kort (udlignes automatisk i åbne poster på debitor)

• EAN/SWIFT .

• Bankkonto .

• Kreditkort .

• Kontant .
   

Match af manuelle indbetalinger

• Match af manuelle indbetalinger
  
  Regnskabsmedarbejderen undersøger, hvorvidt den konstaterede indbetaling kan matches med en åbenstående post på debitoren.
  
  Det kontrolleres, at debitoren, beløbet, mv. er korrekt. Der accepteres differencer, der ligger under bagatelgrænsen, ml. fakturabeløb og det indbetalte beløb.

• Findes der en eller flere fakturaer, der tilsammen matcher indbetalingen, fortsættes til "Udlign og bogfør”.

• Den manglende automatiske udligning kan f.eks. skyldes manglende match af beløb, fakturanummer, allerede udlignede fakturaer, manglende betalingsoplysninger m.m.
  Er indbetalingen uplacerbar, placerer Regnskab indbetalingen midlertidigt på en interimskonto til sagen er opklaret. Der fortsættes til "Kontakt om manglende match".
   

Udlign og bogfør (regnskab)

• Udlign og bogfør (regnskab)
  
  Regnskab matcher, udligner og bogfører de manuelt behandlede indbetalinger. Regnskab bogfører eventuelle mindre differencer ml. fakturabeløb og det indbetalte beløb jævnfør beskrivelsen af bagatelgrænsen.

Kontakt om manglende match (for bogførte fakturaer)

• Kontakt om manglende match (for bogførte fakturaer)
  
  Debitor kontakter indbetaler med henblik på at konkretisere indbetalingen, dvs. hvilken evt. faktura eller person på AU indbetalingen vedrører. 

Er differencen <> bagatelgrænsen?

• Er differencen <> bagatelgrænsen?
   

• Ved fakturaer i dansk og udenlandsk valuta har AU vedtaget en bagatelgrænse på kr. 1000.

• Er differencen under bagatelgrænsen, bogføres beløbet på differencekonto 229111, projekt 19618 og aktivitetsnummer 54228.

• Er differencen over bagatelgrænsen, bogføres beløbet på differencekonto 229111/934110/934111/934112 med samme projekt- og aktivitetsnummer som fakturaen.

• Ovenstående gælder også for kursdifferencer.

• Der bliver ikke sendt en opgørelse over kursdifferencer til Arne.
   

• Kursdifference
  Har debitoren betalt fakturaen i udenlandsk valuta, men der opstår en difference ved omveksling til DKK, bogføres beløbet som en kursdifference med samme projekt- og aktivitetsnummer som fakturaen.
  
  Hvert kvartal fremsendes opgørelse til regnskabschefen på kursdifference over kr. 5.000. Regnskabschefen kvitterer på opgørelsen, hvorefter den arkiveres hos teamlederen i Debitorgruppen.

Kontakt til debitor for afklaring

• Kontakt til debitor for afklaring
  
  Økonomimedarbejderen på fakultetet eller Regnskab kontakter debitoren med henblik på at afklare, hvad det indbetalte beløb dækker.

• Har kunden indbetalt mere end det udestående beløb, skal det afgøres, hvordan mer-indbetalingen håndteres. Der forsættes til ”Aftale med debitor”.

• Har kunden indbetalt mindre end det udestående beløb, skal det afklares, om den manglende indbetaling skyldes en forventet kreditnota, en afdragsordning eller andet. Der fortsættes til ”Afklar årsag med debitor”.
   

Aftale med debitor ift. tilbagebetaling (merindbetaling)

• Aftale med debitor ift. tilbagebetaling (merindbetaling)
  
  Instituttet/Økonomi på fakultetet eller Regnskab skal afklare, hvordan debitor ønsker merindbetalingen tilbagebetalt, enten via en udbetaling eller modregning. Hvis der aftales en udbetaling, skal debitoren fremsende bankoplysninger til instituttet eller Regnskab.
   

Regnskab underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger

• Regnskab underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger
  
  Regnskab skal underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger, der er indgået med debitoren mht. merindbetalingen, således de kan varetage evt. tilbagebetaling eller modregning.
   

Afklar årsag med debitor ved manglende indbetaling

• Afklar årsag med debitor ved manglende indbetaling
  
  Fakultetet eller Regnskab skal afklare årsagen til den manglende indbetaling med debitoren.
  
  Kreditnota?
  Det skal afgøres, om debitoren har krav på en kreditnota.

• Har debitoren krav på en kreditnota, henvises der til "Proces for kreditnota”.

• Har debitoren ikke krav på en kreditnota, foretager debitoren en yderligere indbetaling, fortsæt til ”Afvent indbetaling”.
   

Afvent indbetaling

• Afvent indbetaling
  
  Debitoren foretager en yderligere indbetaling på differencen. Indbetalingen vil indgå som et grundbilag i proceduren ”Registrering af indbetaling”.
   

Proces for kreditnota

• Proces for kreditnota
  
  Processen viser de aktiviteter, der er forbundet med udstedelsen af en kreditnota. Processen er beskrevet andets steds.