Start

• Start
  
  Oprettelse af en faktura kan enten ske på et institut/en afdeling eller hos Økonomi på fakulteterne.
  
  For oprettelse gælder følgende overordnede retningslinjer:

• Institutlederen skal sikre, at der foreligger lokale forretningsgange, der sikrer at alle indtægter, som tilfalder instituttet bliver opkrævet.

• Institutlederen har ansvar for at sikre at de priser, der bliver anvendt ved opkrævningen, er korrekte og i overensstemmelse med gældende prislister eller aftaler med kunder/samarbejdspartnere/studerende etc.

• Institutlederen skal sikre, at der sker en rettidig opkrævning, således at indtægten bliver periodiseret korrekt, og risikoen for forsinkelser i indbetalingen mindskes.
  
  Fælles for oprettelsen er, at der skal fremskaffes/udarbejdes et fakturagrundlag, således at dette kan udgøre dokumentation for faktureringen.
  
  

Modtager fakturagrundlag i Økonomi på fakulteterne

• Modtager fakturagrundlag i Økonomi på fakulteterne
  
  Hvis grundlaget for opkrævning er oprettet på et institut, fremsendes dette til projektøkonom eller forretningscontroller (økonomimedarbejder på fakultetet*). Fakturagrundlaget fremsendes via mail til Regnskab - debitorhotline@au.dk.
  
  *Alternativt kan en anvisningsberettiget på instituttet fremsende fakturagrundlaget direkte til Regnskab - debitorhotline@au.dk.
  
  

Godkende fakturagrundlag

• Godkende fakturagrundlag
  
  Alt skal godkendes af Økonomi på fakulteterne (forretningscontroller, projektøkonom eller anvisningsberettiget medarbejder), inden faktureringen kan påbegyndes i Navision. Godkendelsen har til formål at sikre et tilstrækkeligt fakturagrundlag - her menes korrekt projekt- og aktivitetsnummer - samt andre relevante oplysninger (eks. fakturamodtager, pris, antal m.m.).
  
  Regnskab må ikke oprette salgsfakturaer eller kreditnotaer, der ikke er godkendt af en projektøkonom/forretningscontroller eller en anvisningsberettiget medarbejder.
  
  Delregnskab 1-5
  Projektøkonomerne/forretningscontrollerne ønsker selv at indtaste fakturalinjer og danne DR1-DR5 fakturaer. Der forsættes til "Opretter faktura i Navision".
  
  DR4+DR5 oprettes altid af Økonomi på fakulteterne, da de ligger inde med kontrakterne.
  
  Delregnskab 1-2
  Det er valgfrit for projektøkonomerne/forretningscontrollerne, om de selv vil danne DR1 og DR2 fakturaer. Vælger projektøkonomerne/forretningscontrollerne at Regnskab skal oprette fakturaer for DR1 og DR2, sender projektøkonomerne/forretningscontrollerne som hidtil fakturagrundlaget i excel-format + evt. bilag til debitorhotline@au.dk. 
  
  

Modtager godkendt fakturagrundlag fra Økonomi på fakulteterne

• Modtager godkendt fakturagrundlag fra Økonomi på fakulteterne
  
  Vælger fakulteterne selv at oprette fakturaer fortsættes til "Opretter faktura i Navision".
  
  Skal fakturaen oprettes i Regnskab, skal der fremsendes godkendt fakturagrundlag via debitorhotline@au.dk (DR1+DR2).
  
  

Opretter faktura i Navision

• Opretter faktura i Navision
  
  I debitormodulet i Navision dannes en kladde (kontrolbilag) til den ønskede faktura på baggrund af kontraktlinjen. For yderligere vejledning se vejledningen ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer”.
  
  
  Hvis fakturaen ikke skal sendes elektronisk, markeres fakturaen i Navision på følgende måde:

• Er der opgivet et EAN nummer, markeres det at E-bilaget skal suspenderes; dette gøres via fanen "Fakturering" i Navision - se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere oplysninger.

• Hvis EAN nummeret ikke udfyldes sendes der en papir faktura, som kan frasorteres, hvis den ikke skal sendes.
  
  Med udgangspunkt i fakturakladden påføres supplerende oplysninger, således at fakturaen bliver fuldstændig og senere kan bogføres. Følgende supplerende oplysninger skal påføres fakturaen:

• Sælgerkode .

• Momskode .

• Evt. supplerende beskrivelse/tekst til fakturaen, der ikke allerede er født på fakturaen fra Sagsmodulet. 
  
  Sælgerkode skal altid påføres fakturaen. Det er sælgerkoden for den pågældende projektøkonom/forretningscontroller, der påføres fakturaen. 
  
  

Udskriver kontrolbilag

• Udskriver kontrolbilag
  
  Projektøkonomen/forretningscontrolleren udskriver kontrolbilag til fakturaen i Navision, hvorefter denne sendes til kontrol og bogføring i Regnskab.
  
  Tjek at der er sat hak i Vis dimensioner på fanen indstillinger; ellers kommer dimensionerne ikke med på kontrolbilaget.
  
  

Kontrol og bogføring af salgsfaktura

• Kontrol og bogføring af salgsfaktura
  
  Vælger projektøkonomen/forretningscontrolleren selv at oprette fakturaer, skal kontrolbilag sammen med fakturagrundlaget forsat sendes til debitorhotline@au.dk. Dette er for at sikre en vurdering af momskoden og valg af korrekt artskonto m.m.
  
  Bogføringen sker altid i Regnskab. Forud for bogføringen kontrolleres de enkelte fakturalinjer for fuldstændighed samt korrekt påførsel af momskode og artskonto. På hjemskrivningsfakturaer er medarbejderen i Økonomi på fakulteterne ansvarlig for korrekt påsat momskode jf. sagskortet.
  
  E-faktura (EAN eller e-mail)
  
  Det afgøres om en faktura skal sendes elektronisk eller ej. Der sendes ikke en elektronisk faktura, hvis debitorens EAN nummer er opgivet OG der er sat hak i feltet ”Suspender E-bilag” under fanen ”Fakturering” i Navision, eller hvis der ikke er opgivet et EAN nummer.
  
  Sendes fakturaen via EAN eller e-mail afsluttes processen.
  
  Sendes en parpirfaktura fortsætttes til "Udskriver og sender faktura".
  
   

Udskriver og sender faktura

• Udskriver og sender faktura
  
  Regnskab udsender alle fakturaer. Visse fakturaer printes og sendes til debitoren manuelt, hvorimod andre sendes elektronisk. Det skal i størst muligt omfang tilstræbes at sende fakturaen elektronisk. Det forudsættes, at EAN-nummer eller e-mail er korrekt oplyst af Økonomi på faktultetet.
  
  Hvis en faktura ikke skal udsendes, skal det fremgå af den mail, der bliver fremsendt med kontrolbilaget/fakturagrundlaget.
  
  Hvis Økonomi på fakultetet selv har tastet en EAN-faktura, som ikke skal sendes, skal det markeres i Navision, at E-bilag skal suspenderes. Se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere information.
  
  Efter udsendelsen af fakturaer registreres og bogføres indbetalinger i Regnskab. Regnskab varetager også AU-procedurerne omkring rykkerhåndtering. Rykkerhåndteringen beskrives ikke her.