Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Forskningsstøtte og samarbejde Forskningsstøtte Råd og værktøjer til din fondsansøgning

Råd og værktøjer til din fondsansøgning

Hjælp til din ansøgning

Står du overfor at skulle søge penge til din forskning?

Her på siden har vi samlet en række råd til, hvordan du skriver en god fondsansøgning. Vi giver dig blandt andet tips til at skrive projektbeskrivelsen samt redskaber til at stille dit CV og dit budget op på en overskuelig måde.

Du kan downloade en printvenlig version af rådene her.

Til EU-ansøgninger kan du få hjælp og råd i Horizon 2020 guide for adressing topics.

Find fonde

Vores fondsdatabase ResearchFunding.Net kan hjælpe dig med at finde fonde, der er relevante for dit projekt.

Sådan kommer du i gang

  1. Opret en profil i fondsdatabasen ResearchFunding.Net.
  2. Søg efter relevante fonde vha. databasens søgefunktioner.
  3. For hver enkelt fond tjek da, om du er ansøgningsberettiget, og om fonden vil bevilge penge til den type  udgifter, du har i dit projekt.
  4. Sæt dig ind i, hvordan ansøgningen skal opbygges samt andre eventuelle krav og retningslinjer fra fondens side.

Kort om ResearchFunding.Net 

  • Indeholder ~800 forskellige nationale og internationale fondsmuligheder inden for alle områder af forskning
  • Indeholder information om fondes/bevillingsgiveres fokusområder, formål, deadlines, ansøgningsprocedurer m.v.
  • Giver dig mulighed for at modtage nyheder om fondsmuligheder inden for netop dit interesseområde 
  • Giver dig mulighed for at modtage en påmindelse, når deadline for en given fond nærmer sig (60 dage før deadline)

  

Ansøgningen - et overblik

Typiske elementer/dokumenter i en ansøgning er:

  • ansøgningsskema eller følgebrev
  • resumé 
  • projektbeskrivelse
  • lægmandsbeskrivelse
  • CV
  • publikationsliste
  • budget 
  • evt. tilbud på udstyr
  • evt. udtalelse/støtteerklæring

Retningslinjerne for opbygningen og omfanget af en ansøgning varierer fra fond til fond. Undersøg derfor altid, hvilke dokumenter du skal medsende til en given fond.

Skabelon til følgebrev

Skal du ikke vedlægge et ansøgningsskema, kan du i stedet medsende et følgebrev. Følgebrevet bør højst fylde 1 side; projektets detaljer kan læses i projektbeskrivelsen.

Se eksempel på, hvordan du kan udforme dit følgebrev her.

Resuméet

Resuméet er en koncentreret gengivelse af projektbeskrivelsens vigtigste aspekter og skal kunne læses som en ultrakort, selvstændig præsentation af projektet.

Polér dit resumé - sælg dit projekt

Resuméet minder indholdsmæssigt om lægmandsbeskrivelsen, med den vigtige forskel at resuméet ikke har lægmand som målgruppe. Du må derfor gerne bruge fagudtryk i resuméet, men undersøg alligevel, hvem der skal bedømme din ansøgning, så du kan tilpasse det faglige niveau derefter.

Mange bedømmere læser resuméet (eller lægmandsbeskrivelsen) som det allerførste og bruger det som redskab til at grovsortere:

  • hvilke projekter der falder inden for fondens formål
  • hvilke projekter der lyder særligt interessante.

Derfor er det helt essentielt, at du formidler dit projekt klart og præcist, og ikke mindst at du ”sælger” dit projekt. Hvis du kan sætte tal på effekten af dine resultater, er det ofte et letforståeligt og overbevisende salgsargument.

Eksempler på målbare effekter:

  • at optimere processer i virksomheder, som derved kan spare tid eller penge
  • at øge chancen for at overleve en alvorlig sygdom 
  • at mindske pesticidforbruget

Ikke alle projekter sigter efter et resultat, der kan gøres op i tal. Forklar her i stedet, hvilken effekt dit projekt vil have på samfundet. Hvis dit projekt ikke har en direkte effekt, så forklar læseren, hvilke afledte effekter det kan have.

Eksempler på afledte effekter:

  • at åbne døre for nye forskningsprojekter
  • at udvide flaskehalse i forskningsprocesser 
  • at lave et teoretisk fundament for en senere praktisk anvendelse af dine resultater  

Besvar fem spørgsmål

Resuméet bør give svar på:

  • Hvad er formålet med projektet? (Her er det oplagt at præsentere en eventuel hypotese).
  • Hvorfor er netop du særligt kvalificeret til at udføre projektet? 
  • Hvorfor er det vigtigt at udføre projektet nu (og ikke for eksempel om 5 år)?
  • Hvordan vil du løse problemet/efterprøve din hypotese?
  • Hvilke resultater leverer projektet, og hvilken effekt vil resultaterne få? (Perspektiver).

Det formelle

Følg altid fondens anvisninger i forhold til længden af resuméet. Hvis der ikke er en klar angivelse, bør du begrænse resuméet til maximum en halv side. 

Projektbeskrivelsen

Projektbeskrivelsen skal beskrive projektets formål, perspektiver, baggrund, metode og omfang. Den skal også forklare, hvorfor det er dig, der skal udføre projektet, om muligt hvorfor det lige er nu, projektet skal laves, og hvorfor det er din fremgangsmåde, der er den bedste til at løse problemet.

Husk hvem du skriver til

Hav hele tiden i baghovedet, hvem du skriver til:

  • Hvem skal bedømme din ansøgning? (Lægmand, forsker, ekspert?)
  • Hvad ved bedømmer i forvejen om dit fagområde?
  • Hvad har bedømmer brug for at vide for at forstå og bedømme dit projekt?
  • Hvordan overbeviser du bedømmer om, at dit projekt skal bevilges penge? 

Undersøg derfor altid, hvem der sidder i bedømmelsesudvalget, og tilpas projektbeskrivelsens faglige niveau derefter. Sæt dig også nøje ind i både fondens formål og eventuelle offentligt tilgængelige evalueringskriterier, og brug dem til at målrette din projektbeskrivelse til fonden.

Få struktur på projektbeskrivelsen

Følg altid fondens retningslinjer for opbygning af projektbeskrivelsen.

Er projektbeskrivelsen ikke underlagt specifikke formkrav fra fonden, anbefaler vi, at du bygger den op på følgende måde:

Du kan læse mere om de enkelte afsnit i projektbeskrivelsen ved at klikke på links ovenfor.

Lægmandsbeskrivelsen

Lægmandsbeskrivelsen er en enkel og letforståelig beskrivelse af projektet. Beskrivelsen skal kunne forstås af lægmand og være egnet til offentliggørelse.

Skriv så alle kan forstå det - og sælg dit projekt

Mange fonde bruger lægmandsbeskrivelsen som redskab til at grovsortere, hvilke ansøgninger der falder inden for fondens formål og derfor bør gå videre til egentlig behandling. I nogle fonde vil dit projekt aldrig blive vurderet af en fagperson, men udelukkende ud fra din lægmandsbeskrivelse. Derfor er det vigtigt, at du formidler dit projekt klart og undlader videnskabelige fagudtryk og forkortelser.

Forestil dig, at du skriver til et af de danske dagblade og husk, at du skal prøve at ”sælge” dit projekt. Hvis du kan sætte tal på effekten af dine resultater, er det ofte et letforståeligt og overbevisende salgsargument.

Eksempler på målbare effekter:

  • at optimere processer i virksomheder, som derved kan spare tid eller penge
  • at øge chancen for at overleve en alvorlig sygdom 
  • at mindske pesticidforbruget

Ikke alle projekter sigter efter et resultat, der kan gøres op i tal. Forklar her i stedet, hvilken effekt dit projekt vil have på samfundet. Hvis dit projekt ikke har en direkte effekt, så forklar læseren, hvilke afledte effekter det kan have.

Eksempler på afledte effekter:

  • at åbne døre for nye forskningsprojekter
  • at udvide flaskehalse i forskningsprocesser 
  • at lave et teoretisk fundament for en senere praktisk anvendelse af dine resultater  

Besvar fem spørgsmål

Lægmandsbeskrivelsen bør sammenfatte projektets vigtigste aspekter og give svar på:

  • Hvad er formålet med projektet? (Her er det oplagt at præsentere en eventuel hypotese).
  • Hvorfor er netop du særligt kvalificeret til at udføre projektet? 
  • Hvorfor er det vigtigt at udføre projektet nu (og ikke for eksempel om 5 år)?
  • Hvordan vil du løse problemet/efterprøve din hypotese?
  • Hvilke resultater leverer projektet, og hvilken effekt vil resultaterne få? (Perspektiver).

Det formelle

Følg altid fondens anvisninger i forhold til længden af lægmandsbeskrivelsen. Hvis der ikke er en klar angivelse, bør du begrænse beskrivelsen til ½-1 side. Hvis lægmandsbeskrivelsen er det eneste dokument, du indsender, kan den godt fylde 1½-2 sider.

CV'et

Dit CV skal illustrere, at du har de rette faglige og ledelsesmæssige kompetencer til at gennemføre det konkrete projekt. Det skal med andre ord overbevise bedømmer om, at du er kvalificeret til at udføre projektet.

Er du i begyndelsen af din forskningskarriere, kan du selvsagt ikke leve op til alle de kompetencer m.v., som indgår i det ideelle CV.

Byg dit CV op med vores CV-skabelon

Dit CV bør være præcist og let at overskue. Mange større fonde har retningslinjer for, hvordan CV'et skal opstilles. Du kan bruge vores CV-skabelon, hvis du skal ansøge fonde, der ikke har specifikke formkrav til CV'et.

Generelle råd til dit CV:

  • Brug punktopstillinger – de får teksten til at fremstå lettilgængelig.
  • Præsentér dit CV i omvendt kronologisk rækkefølge.
    Det er oftest de senest erhvervede kompetencer, der er mest relevante.
  • Prioritér, hvilke informationer der er relevante at tage med i CV'et.
    Du skal ikke indsende et brutto-CV, men derimod udvælge de informationer, der er relevante for din ansøgning og det foreslåede projekt.

Bibliometri

Hos vores forskningsbibliotekar har du mulighed for at få udarbejdet en individuel bibliometrisk analyse i forbindelse med din ansøgning. De individuelle analyser udarbejdes fortrinsvist på forskere med en vis forskningserfaring og er ikke velegnet til helt unge forskere.

Analyserne udarbejdes på baggrund af en opdateret publikationsliste og kan eksempelvis omfatte:

  • Beregning af det samlede antal citationer med og uden selvcitationer
  • Beregning af H-index
  • Beregning af forskningsimpact inden for udvalgte fagområder
  • Visualisering af citations- og publikationsflow
  • Visualisering af samarbejdsrelationer.

 

Indholdet af den bibliometriske analyse kan eksempelvis anvendes i forbindelse med:

  • Implementering af bibliometriske data i ansøgningen.
  • Evaluering og benchmarking i forhold til andre forskere inden for fagområdet
  • Udvælgelse af publikationer, der særligt skal fremhæves i ansøgningen.
  •  

    Hvis du er interesseret i at få lavet en bibliometrisk analyse i forbindelse med din ansøgning, kan du kontakte vores bibliotekar Pernille Hamburger Grøngaard, phg@au.dk direkte eller en af fundraiserne i Forskningsstøtteenheden.

Publikationslisten

Publikationslisten må kun indeholde arbejder, der er publicerede eller accepterede til publicering.

Vi anbefaler, at du inddeler publikationerne i kategorierne:

  • Peer-reviewed publikationer (anfør alle forfattere så vidt muligt, årstal, titel, publikationssted, bindnummer samt første og sidste sidetal eller artikelnummer og sideantal):
    1. artikler
    2. monografier
    3. proceedings med referee-ordning
    4. bogkapitler
  • Ikke peer-reviewed publikationer, fx monografier, bogkapitler og lignende samt artikler (anfør alle forfattere så vidt muligt, titel, publikationssted, bindnummer samt første og sidste sidetal eller artikelnummer og sideantal)
  • Patentreferencer til ansøgte og opnåede patenter, der er relevante for din forskning.

Anbefalingerne stammer fra Det Frie Forskningsråds opslag Efterår 2015 og Forår 2016.   

Øvrige tips til din publikationsliste: 

  • Markér dit navn tydeligt i publikationslisten (fx med fed skrift).
    Bedømmer vil gerne danne sig et hurtigt overblik over, hvor i forfatterrækkefølgen dit navn står på de enkelte publikationer.
  • Fremhæv eventuelt titlen på arbejdet og/eller tidsskriftet, hvis du ønsker at sætte fokus på arbejdets emne og/eller publikationssted.
  • Anfør eventuelt impact factor for tidsskriftet, hvis du ønsker at gøre opmærksom på, at du har publiceret i et særligt godt tidsskrift.
  • Indsæt eventuelt under hver publikation en kort beskrivelse af din rolle i arbejdet samt af den betydning, publikationen har haft.

Angiver du dit H-index, andre typer indexer eller citationstal, skal du oplyse, hvordan du har beregnet det/dem.  

Budgettet

Dit budget skal være så realistisk som muligt. Derfor skal alle udgifter, der er relevante for dit projekt, fremgå af budgettet. Det signalerer, at projektet er gennemtænkt og giver et godt indtryk af dig som ansøger.

Typiske udgifter

Budgettet er typisk delt op i:

  • VIP-lønninger (VIP: videnskabeligt personale)
  • TAP-lønninger (TAP: teknisk, administrativt personale)
  • apparatur/udstyr
  • drift (udgifter til direkte drift af projektet/projektrelaterede udgifter) 
  • overhead (indirekte drift, se nedenfor).

Du skal som regel specificere VIP- og TAP-lønninger på individniveau, og du skal præcisere drift i konkrete budgetposter (fx konkrete materialer, studieafgift, udlandsophold, konferencedeltagelse, publicering/formidling).

Du kan se en liste over typiske budgetposter her.  

Definitionen på apparatur kan variere fra fond til fond. Ved ansøgninger til Det Frie Forskningsråd skal apparatur, der koster under 500.000 kr., eksempelvis anføres som en driftsudgift.   

Sådan kommer du i gang 

Du kan bruge vores hjælpespørgsmål som guide, når du skal stille dit budget op. 

Større fonde har ofte et budgetskema, som du skal anvende. Nedenfor finder du eksempler på budgetskemaer, som du kan anvende til fonde, der ikke har specifikke krav til opstilling af budget. 

Eksempler på budgetskemaer:

Simpelt projektbudget

Simpelt budget til konferencedeltagelse

Det er vigtigt, at der er sammenhæng mellem dit budget og projektets tidsplan. Viser tidsplanen eksempelvis, at du skal på udlandsophold i 2018, bør udgifter relateret til udlandsopholdet, fremgå i budgettet under året 2018. 

Lønsatser 

Du skal så vidt muligt bruge faktiske lønomkostninger i dit budget. Husk at tage højde for årlig lønstigning og eventuelle karrierespring. Økonomisekretariatet på Aarhus Universitet anbefaler at opregulere lønninger med 2% årligt i budgetter for at tage højde for fremtidige lønstigninger.

 

Bemærk også de særlige regler for ansøgning om lønmidler til ph.d.-studerende med ansættelse på Health, AU. Du finder reglerne på hjemmesiden for forskeruddannelsen på Health.

    Husk overhead

Husk at indregne overhead i budgettet, hvis fonden tillader det.

Overhead (af nogle også kaldt administrationsbidrag) dækker indirekte udgifter, der er forbundet med at gennemføre dit projekt. Det kan fx være udgifter til husleje, varme, el, kontorartikler, telefonregninger, administration mv.

Overhead bliver beregnet som en procentsats af projektets direkte udgifter (fx løn, materialer, studieafgift, udlandsophold, konferencedeltagelse og publicering/formidling). Procentsatsen varierer fra fond til fond og kan også afhænge af, hvilken institution der skal administrere bevillingen. Brug altid den procentsats, der er specificeret i fondens opslag. Mange private fonde giver ikke overhead.

Statslige fonde/bevillingsgivere såsom Det Frie Forskningsråd giver 44% i overhead til universiteter. 

Eksempel:

Du søger en fond om i alt 100.000 kr. til drift fordelt på tre driftsposter (rotteforsøg (50.000 kr.), biokemiske analyser (35.000 kr.) og publicering (15.000 kr.)). Fonden giver ifølge dens retningslinjer 44% i overhead.

Det giver følgende udregning: 

Rotteforsøg 50.000 kr.
Biokemiske analyser 35.000 kr.
Publicering 15.000 kr.
Direkte udgifter i alt100.000 kr.
Overhead (44%) 44.000 kr.
Ansøgt beløb i alt144.000 kr.

 

Husk medfinansiering

Er det et krav, at du har medfinansiering?

Nogle fonde kræver en vis grad af medfinansiering, for at de vil bevilge penge til dit projekt. Husk da at angive medfinansieringen i dit budget.

Medfinansiering betegner det økonomiske bidrag, din arbejdsplads yder til projektet. Det vil ofte dreje sig om:

  • lønmidler til projektets VIP og TAP
  • drift og vedligeholdelse af udstyr
  • lokaler
  • softwarelicenser

Sproglige tips

Du kan imødekomme din læser ved at sikre, at din tekst er klar, og at dit budskab er præcist. Det er vigtigt, da bedømmerne læser mange ansøgninger.

Fjern det snørklede sprog

Undgå:

  • komplicerede ord og lange sætninger
  • indforstået sprog
  • lange indskud i parenteser
  • fyldord og ”gummiord”: alt for længe (hvor længe er det?), i rimeligt omfang (hvor stort er det?), så vidt muligt (hvem afgør det?), mange, flere, et stort antal (hvor mange er det?)

Gør din tekst vedkommende

Bedømmer skal bevilge dig penge. Derfor er det vigtigt, at han eller hun kan identificere sig med dit projekt. Brug med andre ord sprog, som skaber nærhed fremfor distance. Passivt sprog og indforstået sprog skaber distance, mens aktivt sprog gør teksten mere personlig og vedkommende.

Eksempler:

  • Passivt sprog:
    "Prøverne analyseres derefter…" er passivt og distanceret. Der er ikke noget subjekt bag, som handler.
  • Aktivt sprog:
    "Jeg/vi analyserer derefter prøverne…" drager læseren ind i teksten – der er ingen tvivl om, hvem der handler.

Kom videre i teksten

Bedømmer har travlt og vil gerne videre i teksten hurtigst muligt. Undlad derfor at bruge ord eller udtryk, som sænker læsehastigheden.

Eksempler:

  • Påpegende stedord:
    Påpegende stedord som ”denne”, ”dette” og ”disse” er ofte overflødige og gør sproget tungt. Stedordene leder læseren ”tilbage” i teksten i stedet for frem.
  • Forkortelser:
    Når bedømmer møder en forkortelse, skal han bruge tid på at afkode og genkende, før han kan læse videre. Du sparer måske tegn, men bremser samtidig din læser – og muligvis hans velvilje.

Øvrige tips

  • Undgå lange tekstpassager uden linjeskift/afsnitsinddeling.
  • Inddel længere afsnit i underafsnit med sigende underoverskrifter.

Husk at bedømmer læser mange ansøgninger, og derfor er det vigtigt, at teksten er klar og let at gå til. Få derfor også altid en anden person til at læse din ansøgning igennem, inden du sender den.

Nyttige links

http://www.ordbogen.com/

http://sproget.dk/

Før du sender ansøgningen

Et sidste tjek før du sender din ansøgning:

  • Overholder du fondens formelle krav og regler?

    Fx krav om ansøgningens længde, brug af skrifttype og –størrelse, brug af obligatoriske templates etc.

  • Har du vedlagt alle relevante bilag?

  • Adresserer du alle fondens evalueringskriterier?
  • Er der sammenhæng mellem budget og projektbeskrivelse?
  • Har du læst korrektur på din ansøgning?

FAQ

Hvilken hjælp kan jeg få til min ansøgning?

Du kan se en liste over vores services her.

Hvor tidligt i forhold til deadline skal jeg henvende mig for at få hjælp til min ansøgning?

Jo tidligere du henvender dig, desto bedre kan vi hjælpe dig.

Hvad er overhead?

Nogle fonde giver overhead (af nogle også kaldt administrationsbidrag) til at dække de indirekte udgifter, der er forbundet med at gennemføre et projekt, men som ikke direkte kan henføres til det konkrete projekt. Det kan fx være udgifter til husleje, varme, el, kontorartikler, telefonregninger, administration mv.

Overhead bliver beregnet som en procentdel af projektets direkte udgifter (fx løn, materialer, studieafgift, udlandsophold, konferencedeltagelse og publicering/formidling). Procentsatsen til beregning af overhead varierer fra fond til fond og kan også afhænge af hvilken institution, der skal administrere bevillingen.

Fondens opslag/retningslinjer vil typisk specificere, hvor meget du kan søge i overhead. Bemærk, at mange private fonde ikke giver overhead.

Eksempel:

Du søger en fond om i alt 100.000 kr. til drift fordelt på tre driftsposter (rotteforsøg (50.000 kr.), biokemiske analyser (35.000 kr.) og publicering (15.000 kr.)). Fonden giver ifølge dens retningslinjer 44% i overhead.

Det giver følgende udregning:

Rotteforsøg 50.000 kr.
Biokemiske analyser 35.000 kr.
Publicering 15.000 kr.
Direkte udgifter i alt100.000 kr.
Overhead (44%) 44.000 kr.
Ansøgt beløb i alt144.000 kr.

 

Hvad er medfinansiering?

Medfinansiering betegner det økonomiske bidrag, din arbejdsplads yder til projektet. Det kan fx være løn til VIP og TAP, drift og vedligeholdelse af udstyr, lokaler/kontorplads og softwarelicenser. 

Nogle fonde kræver en vis grad af medfinansiering, for at de vil bevilge penge til dit projekt.  

Kan jeg medtage en ”diverse”-post i mit budget?

Fonde vil gerne vide, hvad de giver penge til, og at de gør en forskel med deres bidrag. Derfor fraråder vi en ”diverse”-post i budgetter.  

Hvordan afgør jeg, hvor stor en andel af mit totale budget jeg kan søge hos den pågældende fond?

Nogle fonde specificerer i deres opslag/retningslinjer en øvre grænse for, hvor stort et beløb du kan ansøge om. Er det ikke tilfældet, undersøg da, om du på fondens hjemmeside kan se, hvor store beløb fonden har bevilliget til tidligere projekter. Mange fonde offentliggør lister over tidligere bevillingsmodtagere, herunder typisk også titler på projekter samt bevilligede beløb.

Du kan også kontakte fonden og spørge, hvor stort et beløb det vil være realistisk at ansøge om.


1423576 / i40