1. Formål
Formålet med TVO på Aarhus Universitet er følgende:
Faste arbejdspladser overvåges ikke. Hvis TVO sker i nærheden af arbejdspladser, er dette implementeret, således medarbejderen ikke vil kunne ses på optagelserne, men fremstår som en skraveret/sort del af billedet, på såvel live- som faste/gemte billeder/optagelser.
2. Lovgivning
Enhver opsætningog brug af TVO ved Aarhus Universitet sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning
3. Dataansvar
Det daglige ansvar for databeskyttelse ligger hos AU Bygninger, når der er tale om TVO, som AU Bygninger etablerer, udbygger og vedligeholder. Herunder gælder følgende:
4. Gennemsyn af optagelser
To medarbejdere i AU Bygninger har adgang til gennemsyn af optagelserne. Medarbejderne er udpeget af vicedirektøren for AU Bygninger.
Hvis en ekstern leverandør skal have adgang til live-billeder eller optagelser med personoplysninger, skal der foreligge databehandleraftale med leverandøren.
5. Sikkerhedskrav
Alle medarbejdere, der behandler personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, er instrueret i, hvordan de håndterer oplysningerne lovligt og sikkert.
Adgang til udstyr med optagelser fra tv-overvågning kræver adgangskode.
Lagring på bærbart udstyr, USB-nøgler og lignende sker krypteret.
Enhver adgang til det centrale TVO-anlæg registres i log.
6. Etablering af TVO
TVO finder kun sted, når der foreligger tungtvejende grunde (jf. Formål ovenfor) for at iværksætte overvågningen.
Udendørs TVO af universitetets bygninger omfatter bygningernes facader, indgangspartier, bygningsnære arealer eller værdifulde genstande i det fri
Udendørs TVO af universitetets bygninger omfatter bygningernes facader, indgangspartier, bygningsnære arealer eller værdifulde genstande i det fri.
7. Sletterutine
Videooptagelser fra Aarhus Universitets TVO gemmes i max 30 dage (automatisk sletning). Hvis det er nødvendigt af hensyn til behandling af en konkret tvist, kan opbevaring i længere tid undtagelsesvis forekomme. I så fald skal der ske særlig underretning til den berørte person efter reglerne i databeskyttelseslovgivningen.
8. Brug af optagelser og billeder
Aarhus Universitet anvender kun optagelser og billeder, der stammer fra TVO, i forbindelse med de opgaver, der udgør formålet med TVO.
Optagelserne gennemses kun i forbindelse med unormale hændelser, eller hvis det er nødvendigt kortvarigt at teste og gennemse optagelser for at sikre, at kameraerne kører som planlagt.
Gennemsyn af billeder på det centrale TVO-anlæg udføres af særligt betroede medarbejdere med adgang til systemet/serveren hos AU Bygninger.
9. Videregivelse
Udlevering eller videregivelse af optagelser eller billeder sker under iagttagelse af tv-overvågningsloven. Aarhus Universitet videregive kun optagelser og billede i tre tilfælde:
Inden optagelser udleveres, skal det sikres, at optagelserne udleveres til rette person. Udlevering til politiet kan end videre ske ved, at særligt betroede medarbejdere fra AU Bygninger personligt overlevere optagelserne.
Politianmeldelser dokumenteres via AU’s generelle journaliseringssystem. Dog må de videooptagelser, som udleveres til politiet, ikke gemmes, da de er omfattet af en kortere slettefrist på 30 dage.
10. Registreredes rettigheder
Når der foretages TVO af steder eller lokaler, hvortil der er almindelig adgang, gives der oplysning gennem skiltning.
Ved modtagelse af begæring om indsigt, besvarer Aarhus Universitet jf. gældende regler.
Hvis de optagelser, der skal udleveres som svar på indsigtsanmodningen, indeholder billeder af andre personer, sløres disse, så de ikke kan genkendes.
Revisionsdato: 03-11-2023