Registrering af arbejdstid

Her finder du som medarbejder information om, hvordan du er omfattet af reglerne for arbejdstidsregistrering på AU.

Som leder kan du orientere dig om, hvordan du håndterer retningslinjerne i praksis.

Som medarbejder på Aarhus Universitet skal du som udgangspunkt registrere din samlede daglige arbejdstid.
Er du videnskabelig medarbejder eller leder med personaleansvar, kan du undtages kravet om tidsregistrering.
Er du eksternt bestyrelsesmedlem, ekstern censor, eksternt medlem af bedømmelsesudvalg eller emeriti, skal du heller ikke tidsregistrere, da disse stillinger i juridisk forstand ikke betragtes som en ansættelse.

Til dig, der skal tidsregistrere

Benyt AU's arbejdstidsskema, som du finder her på siden.
Orientér dig om, hvordan I konkret registrerer og opbevarer oplysningerne i din enhed.
Kan du ikke benytte arbejdstidsskemaet, fx fordi du er timelønnet eller arbejder på skæve tider, registrerer du arbejdstid i henhold til den aftale, du har lokalt.

Arbejdstidsskema 2025, excel (vejledning fremgår af skema) opd. 19.03.2025

Kort om arbejdstidsskemaet

Din samlede daglige arbejdstid er forhåndsregistreret i arbejdstidsskemaet, som kun er tilgængeligt for dig og din leder.
For fuldtidsansatte er den samlede daglige arbejdstid normalt 7,4 timer. Skemaet har derfor en forhåndsregistrering på 7,4 timer pr. dag.
Du behøver kun registrere arbejdstid de dage, hvor den faktiske arbejdstid afviger fra din sædvanlige arbejdstid i op- eller nedadgående retning.
Du gemmer arbejdstidsskemaet i SharePoint i henhold til den aftale, I har lokalt i din enhed.
Ved væsentlige afvigelser fra den aftalte arbejdstid, skal du inddrage din leder.
Hvis du ikke er fuldtidsansat, kan du manuelt justere din arbejdstid i skemaet. Din aftalte arbejdstid fremgår af dit ansættelsesbevis og mitHR.
Du skal ikke registrere ferie og fravær i arbejdstidsskemaet, men i mitHR som hidtil. I arbejdstidsskemaet lader du de forhåndsregistrerede arbejdstimer stå, selvom du holder ferie eller er fraværende.

Til dig, der er undtaget kravet om tidsregistrering

Hvis du er undtaget kravet om tidsregistrering, skal du ikke foretage dig noget. Undtagelsen vil fremgå af dit ansættelsesbevis eller et tillæg til dit ansættelsesbevis.

Hvis du i løbet af oktober 2024 ikke har modtaget et tillægsbevis via Digital Post, og du mener at være i gruppen af medarbejdere, der kan undtages fra kravet om arbejdstidsregistrering, skal du kontakte din leder for at høre nærmere om den vurdering, der er foretaget af netop dine arbejdsopgaver.

Særligt til ledere

Som leder har du ansvaret for, at rammer og regler for tidsregistrering overholdes i din enhed. Her får du overblik over, hvad det konkret betyder, og hvilke værktøjer, du kan trække på.

Har du medarbejdere, der er undtaget krav om tidsregistrering?

Som leder har du ansvar for, at der foretages en konkret individuel vurdering af muligheden for at blive undtaget. HR fremsender medarbejderlister, hvor det i udkast fremgår, hvem der kan undtages i de respektive enheder. Relevante personaleansvarlige ledere skal kvalitetssikre og formelt godkende listerne. Opgaven kan delegeres, og I kan aftale lokalt, hvem der skal have ansvaret. Sammen med listerne fremsendes en vejledning i, hvordan listerne skal håndteres i praksis.

Medarbejdere, der undtages, vil via HR få fremsendt et tillæg til deres ansættelsesbevis. Ved nyansættelser vil det blive en del af standardoplysningerne i ansættelsesbeviset.

Har du medarbejdere, der har pligt til at tidsregistrere?

Over for registreringspligtige medarbejdere har du som leder ansvar for at sikre, at:

dine medarbejdere er bekendt med retningslinjerne for arbejdstidsregistrering på Aarhus Universitet.
dine medarbejdere har adgang til et SharePoint site, hvor de kan opdatere og gemme deres skemaer efter anvisningerne.
dine medarbejdere ved, hvor og hvordan de skal registrere og opbevare oplysninger om deres arbejdstid korrekt i din enhed.
dine medarbejdere registrerer deres arbejdstid.
arbejdstidsskemaerne opbevares i fem år.

Generelt ansvar for balanceret arbejdstid

Uanset, om medarbejderen har pligt til at registrere arbejdstid eller er undtaget kravet, er det dit ansvar at følge op på medarbejdernes arbejdstid og sikre en passende balance mellem opgaver og arbejdstid.

For dine registreringspligtige medarbejdere har du har adgang til deres arbejdstidsskema. Vær særligt opmærksom på medarbejdere, der nærmer sig den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer over en 4 måneders periode.

Ét eller flere skemaer

Lokale udgaver af skemaer til registrering af arbejdstid kan anvendes frem til årsskiftet 2024/2025. Herefter anbefales det så vidt muligt at benytte AU’s officielle arbejdstidsskema, som du kan downloade her på siden.

Arbejdstidsskemaet er udviklet til at favne flest mulige medarbejdere, men der er enkelte undtagelser:

Har du medarbejdere, der arbejder på vilkår, der ikke kan rummes i det fælles arbejdstidsskema, kan I beslutte at anvende lokalt tilpassede skemaer. Det kan fx være medarbejdere, der fast arbejder på skæve tidspunkter.
Har du timelønnede medarbejdere, skal de ikke benytte arbejdstidsskemaet – de indberetter i forvejen deres arbejdstid via timesedler.

Hvis du har medarbejdere, der som en del af et projekt registrerer projekttid, skal du være opmærksom på, at projekttidsregistrering ikke gør det ud for arbejdstidsregistrering. Disse medarbejdere skal udover deres projekttidsregistrering anvende arbejdstidsskemaet til at registrere den samlede daglige arbejdstid.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dine medarbejdere skal/kan benytte det fælles arbejdstidsskema, kan du kontakte din lokale HR-afdeling.

Sådan skal oplysninger om arbejdstid opbevares i SharePoint

Loven om arbejdstidsregistrering forpligter arbejdsgivere til at opbevare data om medarbejderes arbejdstid i 5 år.

Uanset om man benytter AU’s arbejdstidsskema eller andre lokalt tilpassede versioner skal oplysningerne opbevares på enhedsniveau i SharePoint efter følgende procedure:

Hver enhed opretter et lokalt SharePoint site, hvor medarbejdernes skemaer kan gemmes. Se her, hvordan man opretter et SharePoint site. Hvis I allerede har et Teams-site i Microsoft), kan I benytte det.
På det lokale SharePoint site oprettes en mappe, som kaldes ”Arbejdstidsregistrering”.
I denne mappe skal alle medarbejdere i enheden med registreringspligt have sit eget skema – sørg for, at det kun er den enkelte medarbejder selv og lederen, der har adgang til dokumentet – ikke andre i enheden. Se her, hvordan man deler dokumenter
Opret en undermappe, som kaldes ”Arkiv”. Her kan det foregående års skemaer med registreret arbejdstid opbevares.
Når kalenderåret er omme, gemmes årets skemaer i arkivmappen, og alle medarbejdere påbegynder et nyt års skema.

På Aarhus Universitet benyttes SharePoint, fordi det er let tilgængeligt og giver mulighed for at opbevare data forsvarligt lokalt. Det er den enkelte enhed, der har ansvar for at sikre, at arbejdstidsskemaerne gemmes.

AU følger loven for tidsregistrering

Danmark har pr. 1. juli 2024 implementeret EU's arbejdstidsdirektiv i dansk lov og indført regler om registrering af medarbejderes arbejdstid.

Loven skal beskytte medarbejderes rettigheder og sikre, at arbejdsgiver overholder de gældende arbejdstidsregler.

Sammen med landets øvrige universiteter følger Aarhus Universitet anbefalingerne fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen for, hvordan loven om arbejdstidsregistrering skal fortolkes og udmøntes i universitetssektoren.

AU’s arbejdsgiverforpligtelse om at overholde arbejdstidsreglerne og arbejdsmiljøreglerne er ikke ændret med implementeringen af arbejdstidsdirektivet.

FAQ - ofte stillede spørgsmål

Hvordan defineres arbejdstid?

Arbejdstid er det tidsrum, hvori du er på arbejde og står til arbejdsgiverens rådighed. Det modsatte af arbejdstid er hviletid.

Hvorfor kan videnskabelige medarbejdere og ledere med personaleansvar undtages for kravet om at registrere arbejdstid?

Medarbejdere og kompetencestyrelsen har fortolket EU’s arbejdsdirektiv på en måde, hvor nogle medarbejdergrupper kan undtages ud fra en konkret og individuel ledervurdering. Det er dine arbejdsopgaver, der er afgørende for, hvorvidt du kan undtages eller ej. Det er din leder, der i samråd med HR foretager vurderingen. Din leder vil i afgørelsen først og fremmest lægge vægt på, hvorvidt du er ansat på den videnskabelige stillingsstruktur (inkl. D-VIP) eller er leder med personaleansvar.

FÆLLES ARBEJDSTIDSSKEMA – HVEM OG HVAD REGISTRERES?

Hvem skal benytte det fælles arbejdstidsskema?

Det fælles arbejdstidsskema kan benyttes af de allerfleste medarbejdere, der arbejder fuldtid og deltid.
Enkelte enheder og medarbejdere arbejder under forhold, der ikke kan rummes i skemaet, fx hvis du arbejder fast på skæve tidspunkter. I så fald anvender du lokalt tilpassede skemaer.
Er du timelønnet medarbejder, fx studentermedhjælper, studenterstudievejleder, timelønnet IT-medarbejder, studenterunderviser, censor eller timelønnet ph.d.-studerende skal du heller ikke benytte det fælles arbejdstidsskema. Du udfylder i stedet timesedler i henhold til din lokale aftale.

Jeg er ansat på deltid – hvordan registrerer jeg det?

Skemaet er forhåndsudfyldt med en normtid på 7,4 timer, som er den gennemsnitlige daglige arbejdstid for fuldtidsansatte. Arbejder du på deltid, skal du selv tilrette arbejdstidsskemaet til din nedsatte arbejdstid. Det gør du ved at ændre det felt i arbejdstidsskemaet, der benævnes ’timenorm’.

Kan skemaet tage højde for, at jeg ændrer min arbejdstidsnorm midt i en måned?

Skemaet kan kun håndtere ændringer i arbejdstidsnormen, hvis de sker fra den 1. i en måned. Hvis du ændrer din arbejdstid midt i en måned, anbefaler vi, at du bruger dit nuværende skema frem til den sidste uge med den gamle norm og derefter downloader et nyt skema fra den uge, hvor din nye norm træder i kraft. På den måde kan du overføre saldoen fra det første skema til det nye skema.

Skal jeg registrere arbejdstid hver dag?

Din samlede daglige arbejdstid er forhåndsregistreret i arbejdstidsskemaet, så det er kun afvigelser, du behøver at registrere. Der er ikke et fælles regelsæt på AU for, hvor tit du skal registrere afvigelser, men det vil naturligvis være en god idé at registrere din arbejdstid løbende.

Jeg har ikke egen computer – hvordan registrerer jeg så afvigelser i arbejdstid?

Hvis du ikke har din egen computer, har du adgang til en dele-pc, hvor du kan registrere arbejdstid.

AFVIGELSER – HVAD ER DET?

Hvad er en afvigelse?

Hvis du en given dag har arbejdet mere eller mindre end den planlagte arbejdstid, er der tale om en afvigelse, som skal registreres. Har du fx været på arbejde i 7,4 timer og arbejder en time igen om aftenen, skal du notere en afvigelse på + 1 time.
Sygdom, ferie, orlov og andet lønnet fravær skal ikke registreres som en afvigelse.
Nedenfor kan du se flere eksempler på, hvad der skal registreres som afvigelse, og hvad der ikke skal.
Er du i tvivl om, hvad der gælder som afvigelser, kan du kontakte din lokale HR-afdeling.

Hvor stor en afvigelse skal der til, før jeg skal registrere?

Der er ikke fastsat en minimumsgrænse på nationalt plan. Du kan evt. orientere dig i din egen enhed, om I har vedtaget en minimumsgrænse. Det afgørende er, at du ikke overskrider 48-timers reglen, dvs. at du ikke arbejder mere end 48 timer i gennemsnit om ugen beregnet over en periode på 4 måneder.

Skal jeg registrere pauser som en afvigelse?

Du skal ikke registrere pauser som afvigelser, hvis de varer mindre end 30 minutter, og du står til rådighed for arbejdspladsen. De er en del af din arbejdstid.

Skal jeg registrere transport som en afvigelse?

Den tid, der går til daglig transport til og fra dit faste arbejdssted betragtes som hviletid og skal ikke registreres som en afvigelse i skemaet. Transporten ved rejse til og fra et andet arbejdssted end det faste er også hviletid, medmindre denne rejsetid overstiger din normale rejsetid. Er det tilfældet, betragtes den ekstra rejsetid som arbejdstid og er dermed en afvigelse, som skal registreres i skemaet.

Skal jeg registrere det som en afvigelse, hvis jeg går til læge, tandlæge eller lign.?

Du skal som udgangspunkt forsøge at lægge dine læge- og tandlægebesøg uden for arbejdstiden jf. AU’s retningslinjer. Hvis dette ikke er muligt, aftales det med nærmeste leder, at du får fri med løn. Dette fravær skal ikke registreres som en afvigelse. Det er en del af din arbejdstid.
Hvis du ledsager et barn eller et familiemedlem til læge eller tandlægebesøg, anses dette som fravær uden løn, og der er dermed tale om en afvigelse. Du skal derfor justere din arbejdstid i skemaet for den pågældende dag. Det er ikke en del af din arbejdstid.

Skal jeg registrere sygdom og ferie i arbejdstidsskemaet?

Sygdom, ferie, orlov og andet lønnet fravær skal ikke registreres i arbejdstidsskemaet. Det fremgår i skemaet med din normtid (din samlede daglige arbejdstid). Du skal registrere dette fravær i mitHR.

Hvad sker der, hvis jeg glemmer at registrere en afvigelse?

Du kan altid gå tilbage og registrere en afvigelse.

Min arbejdstid afviger ofte fra det planlagte – hvad gør jeg?

En løbende dialog med din nærmeste leder om arbejdstid og arbejdsopgaver er vigtigt for en god balance mellem arbejde og fritid. Det er dit ansvar at justere arbejdstidsskemaet løbende ved behov og inddrage din leder, hvis arbejdstiden afviger væsentligt fra det lokalt aftalte niveau i en længere periode.

SAMMENHÆNG MED ANDRE REGISTRERINGSFORMER

Hvorfor har AU valgt en excel-løsning?

Ifølge arbejdstidsloven skal registreringssystemet være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. AU har valgt en model, som griber mindst muligt ind i eksisterende løsninger, og som flere kender i forvejen. Samtidig tilgodeser den valgte model hensynet til økonomiske og ressourcemæssige omkostninger.

Hvad registreres i mitHR, og hvad registreres i arbejdstidsskemaet?

I mitHR registrerer du fravær som fx sygdom og ferie samt projekttid, hvis du arbejder med dette. I arbejdstidsskemaet registrerer du afvigelser i forhold din samlede daglige arbejdstid (normtid).

Jeg har i forvejen et skema, hvor jeg registrerer min arbejdstid – skal jeg så registrere to steder?

Arbejdstidsskemaet erstatter eventuelle lokalt udviklede løsninger – f.eks. fleksskemaer, som i dag benyttes til tidsregistrering, med mindre I aftaler noget andet i jeres enhed.

Der vil være enkelte afdelinger og medarbejdere, som ikke kan benytte det fælles arbejdstidsskema, fx hvis du fast arbejder på skæve tidspunkter. Her skal du benytte lokalt tilpassede løsninger til tidsregistrering..

Uanset hvilket skema, man bruger, skal det opbevares i henhold til retningslinjerne.

Jeg arbejder med projekttid – skal jeg også registrere min tid i arbejdstidsskemaet?

Hvis du som en del af et projekt skal registrere projekttid, gør du dette i mitHR eller anden lokal løsning. Projekttidsregistrering er dog ikke tilstrækkeligt som arbejdstidsregistrering, og derfor skal du tillige anvende arbejdstidsskemaet til at registrere den samlede daglige arbejdstid.

ADGANG TIL OPLYSNINGER

Hvem har adgang til mine data?

Arbejdstidsskemaet opbevares på SharePoint, hvor kun du og din leder har adgang.

Hvordan bliver mine oplysninger brugt?

AU skal efter arbejdstidslovens bestemmelser opbevare data om arbejdstidsregistrering i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens ugentlige arbejdstid, jf. § 4 b, stk. 3. Dette gælder også ved fratræden. Data opbevares på SharePoint, hvor kun du og din leder har adgang.