Sådan bruger du SharePoint

Hvad er SharePoint

SharePoint tilbyder et eller flere fælles dokumentbiblioteerk, hvor en afdeling eller gruppe kan dele filer sammen så alle kan arbejde på dem samtidig. Alt hvad der kommer ind i et dokumentbibliotek er automatisk delt med resten af gruppen.

Med SharePoint følger et websted, som kan tilpasses til gruppens behov. SharePoint giver mulighed for at samarbejde problemfrit og sikkert med ande - både i og uden for din organisation på tværs af platforme.

Alle filer, som man gemmer i SharePoint har delt ejerskab, hvilket betyder, at den enkelte fil i bund og grund er ejet af alle medlemmer af SharePoint-sitet.

SharePoint er det det oplagte sted at samarbejde om dokumenter.

Hvordan får jeg adgang til SharePoint?

Hvis du bliver inviteret til at deltage i et SharePoint site, modtager du en email. Ved at følge instruktionerne heri, kan du ved at logge på med AU ID og password få adgang til teamet.

Du kan også gå ind på office.com og logge på med AU ID og password. Herefter vil du kunne se en oversigt over de SharePoint sites, du har adgang til.

Hvis du gerne vil oprette et nyt SharePoint site, skal du kontakte din lokale IT-support, der kan hjælpe med at oprette det til dig.


Vejledninger

Introduktion til SharePoint

Få en introduktion til de grundlæggende funktioner og kom godt i gang med at bruge SharePoint.

Introduktionskurset vil give dig en forståelse for, hvad SharePoint er, hvad det kan bruges til, og hvordan du kan bruge det som samarbejdsværktøj.

Vejledningen fokuserer primært på SharePoint som værktøj til deling af dokumenter

Lister og biblioteker i SharePoint

Sådan opbevarer I og organiserer jeres fælles dokumenter i SharePoint og bliver klogere på mulighederne for tilpasning til jeres behov.

Sådan inviterer du brugere til dit SharePoint site

Interne brugere med et AUID

1. På forsiden af SharePoint sitet skal du klikke på medlemmer 

2. Klik på Tilføj medlemmer 

3. Skriv navn eller AUID på den bruger der skal tilføjes og klik på gem. Brugeren er nu medlem af SharePoint sitet. Når du tilføjer en bruger bliver der automatisk sendt en invitationsmail med link til sitet. 

Eksterne brugere (udenfor AU)

1. På forsiden af SharePoint sitet skal du klikke på medlemmer 

2. Klik på Tilføj medlemmer 

3. Klik på gå til Outlook

4. Outlook åbnes nu i browseren – Klik på Tilføj medlemmer

5. Skriv e-mailadressen på den eksterne bruger, der skal tilføjes.

6. Klik på Tilføj og Luk. Den eksterne bruger er nu oprettet som gæstemedlem af SharePoint sitet. Når du tilføjer en ekstern bruger bliver der automatisk sendt en invitationsmail med link til sitet. 

7. Hvis den mailadresse som den eksterne bruger bliver inviteret på ikke er kendt af Microsoft, skal brugeren gennem en godkendelsesproces, hvor der oprettes en konto, som bruges til at logge på SharePoint med.

Synkroniser SharePoint dokumenter til din computer

Det er muligt at arbejde med jeres fælles dokumenter via stifinderen på din PC.

Det kræver blot, at der først er tilføjet en synkronisering med det SharePoint Dokumentbibliotek, du ønsker.


Sikkerhed i SharePoint

AU har indgået en databehandleraftale med Microsoft, hvilket betyder, at alle medarbejdere trygt kan benytte redskaberne i Office 365. Vi skal dog være særligt opmærksomme på at få klassificeret de data vi arbejde med korrekt, da der gælder særlige regler for håndtering, opbevaringen og deling af almindelige og følsomme personoplysninger (GDPR) samt fortrolige oplysninger.

Gendan slettet data

Med SharePoint er det muligt at genskabe data der er blevet slettet, eller fortryde ændringer til et dokument. Derved kan man altid finde tilbage af en ældre version af et dokument, hvis man får behov for det.