FAQ

Hvorfor er min Workzone-knap væk?

Workzoneknappen er afhængig af netværksforbindelse til Workzoneserveren via VPN eller sikkert kablet netværk.

Hvis du falder af VPN eller skifter mellem forskellige netværk, vil du kunne opleve at din knap forsvinder eller at almindelige funktioner fejler.

Løsning: Genstart din pc på kablet netværk og kontroller at du er korrekt forbundet ved at starte Workzone i din browser.

Workzoneknappen kan også forsvinde kortvarigt ved opdateringer af Officepakken.  

Løsning: Lad computeren gennemføre opdateringerne. Lav de krævede genstarter.

Jeg kan pludselig ikke åbne Workzone i browseren?

Adgang til Workzone kræver, at du er koblet på AU's net og at du bruger enten Edge eller Chrome. Oplever du pludselig ikke længere at kunne åbne Workzone i din browser, skal du sikre dig, at du enten er på AU’s kablede netværk eller tilsluttet WiFi inkl. VPN. Du kan kun tilgå Workzone fra trådløst netværk med VPN.
Test din adgang her - hvis du kan åbne og se sagen, er du korrekt forbundet:

2020-0053317, Testsag til adgangskontrol/Test file for access control

Jeg er på det kablede net, men kan ikke journalisere i Workzone

Hvis du er på det kablede netværk på AU og oplever, at du ikke kan journalisere eller får en fejlmeddelelse i stil med Access Denied, kan det være fordi, at din computer automatisk er gået på WiFi. Det kan ske, hvis du ofte skifter mellem det kablede netværk og WiFi. Hvis du er på WiFi uden VPN kan du ikke tilgå Workzone.

Du kan se, hvilken forbindelse du er på ved at klikke på netværksikonet i højre, nedre hjørne. Netværket skal hedde uni.au.dk

Kan jeg bruge Workzone på Mac?

Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.

Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, så opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.

Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug. 
Du må kun installere og bruge din Horizon Client fra en AU administreret computer.

Er dette en kendt fejl i Workzone?

Vi vedligeholder løbende en liste over kendte fejl, eventuelle workarounds samt information om hvornår fejlen forventes løst her: Se Kendte fejl her

Hvad er indblik?

Indblik sikrer adgang i Workzone. Med indblik definerer du, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. På AU bruges indbliksfeltet: Læseadgang.
Læseadgangen giver dig rettigheder til at se og redigere en sag, et dokument eller en kontakt.

Dokumenter på en sag arver som stadard sagens indblik. Dette kan ændres på det enkelte dokument, ved at redigere dokumentets indblik.

Hvilke indblik har jeg?

Du kan se hvilke indblik, du har adgang til, ved at klikke på din AUID nederst i højre hjørne i Workzone Client. Dine indblik vil blive listet i fanen Indblik.

Hvilke indblik findes i Workzone?

Du kan arbejde med tre typer indblik i Workzone; organisatoriske indblik, funktions-/emneindblik og personlige indblik. Hver type indblik har hver sin type fordele og ulemper.  Læs mere om de forskellige indblik her.

For at vide hvilke indblik der skal på din sag, kan du kontakte din lokale superbruger. Du finder din lokale superbruger her.

Hvordan tilføjer jeg et ekstra indblik på et dokument?

Dokumenter nedarver som standard indblikket fra sagen, mens hvis du ønsker at give flere brugere adgang til et specifikt dokument, skal du redigere indblikket på det enkelte dokument.

Dette gøres ved, at du på det specifikke dokument under Læseadgang fjerner fluebenet i ”Begrænset af sag”:

Under ”Indblik” tilføjes sagens indblik samt de ekstra indblik , du ønsker at give adgang til.

Afslut med Anvend.

Hvilke browsere kan jeg bruge til Workzone?

Med opgradering til 2020.3 er både Chrome og ny Edge supporteret.

Stifinderknappen åbner ikke længere automatisk Stifinder, men genererer et link til sagen, som du selv skal sætte ind i din stifinder. Herefter kan du arbejde i sagen i Stifinder, som du plejer.

Gammel Edge vil automatisk blive erstattet af ny Edge Chromium frem mod Q1 2021 ved almindelig opdatering af din computer.

Hvilke filformater kan jeg journalisere i Workzone?

For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet

  • Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
  • Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
  • Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
  • RTF
  • PDF
  • TXT
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG
  • MP3
  • MP4

Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf.

Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:

  • Krypterede filer
  • Passwordbeskyttede filer
  • Zippede filer
  • Databasefiler f.eks. Access eller MSProject
  • .exe filer

Se også journalinstruksen her.

Hvorfor kan jeg ikke gemme eller aktere mit dokument?

Når et Office-dokument (Word-, Excel-, Powerpoint-dokumenter) åbnes i Microsoft Office, vil dokumenterne automatisk være låst for redigering (skrivebeskyttet) for andre WorkZonebrugere, og det er kun, den der har oprettet dokumentet, der kan redigere det.  

Med opgradering til WorkZone 2021.1 kommet mulighed for at se, hvem der har låst dokumentet.

Kolonnen 'Låst af' i dokumentoversigten på sagen viser, hvem der arbejder på dokumentet.

Kolonnen 'Låsen udløber' i dokumentoversigten på sagen viser, hvornår dokumentet bliver ledigt.

For at få adgang til at gemme eller aktere dokumentet, kan du kontakte vedkommende, der har låst dokumentet og bede ham/hende om, at lukke det.

Hvorfor virker Smartpost ikke?

Hvis du oplever problemer med Smartpost, kan det skyldes at Eboks er nede og så kan du ikke gøre andet end at vente på at Eboks løser problemerne.
Status på problemer hos Eboks fremgår altid af følgende side: https://status.e-boks.com/

Tjek https://serviceinfo.au.dk/ inden du fejlmelder på support.au.dk

Hvordan flytter jeg et akteret dokument?

Du kan ikke selv flytte akterede dokumenter - du skal henvende dig til din superbruger og bede vedkommende om at gøre det.

Find din superbruger her: Din superbruger

Hvordan opretter jeg et telefonnotat?

 

Hvis du har behov for at oprette et telefonnotat for at leve op til notatpligten ift. afgørelsessager, har du flere muligheder.

Du kan skrive et notat i et Word-dokument, som du journaliserer på sagen. Det er vigtigt, at du akterer dokumentet, så det er låst på sagen, og der ikke kan ændres i teksten.

Du kan også vælge at bruge funktionen noter i Workzone. Her er det vigtigt, at du vælger ”udskriv og gem” når du har skrevet notatet. Denne funktion danner en PDF og journaliserer dokumentet på sagen. Klik her for at se en vejledning i, hvordan man laver noter.

Hvilken version af Workzone-plugin har jeg?

For at kontrollere hvilken version af Workzone for Office du har, skal du gøre følgende:

  1. Åbn ”Tilføj og fjern programmer” på din computer
  2. Søg efter ”KMD” under ”Apps og funktioner”
  3. Klik på ”KMD Workzone for Office”
  4. Versionsnr. skal pr. 20. marts 2021 være 21.1.21008.7 

Hvordan sletter jeg dokumenter og sager?

Som udgangspunkt må intet slettes i Workzone før EFTER et periodeskift.

Følgende undtagelser er dog gældende:

Dokumenter, der endnu ikke er akterede

Alle må slette dokumenter, der ikke er akterede. Der foretages oprydning i disse slettede dokumenter en gang månedligt ved en permanent sletning.

Der foretages ingen kontrol af om disse dokumenter burde have været slettet.

Oprydning i forkert akterede dokumenter/sager

Superbrugere må altid SOFTDELETE sager og dokumenter, der ikke længere skal være synlige for den almindelige bruger. Dette SKAL altid ske med uddybende begrundelse for sletning.

Der foretages kontrol på begrundelser for sletningen af dokumenter og sager. 

Særligt for HR, når en kandidat trækker sig 

Når en kandidat trækker sig, skal denne anonymiseres. HR-brugere bestiller denne anonymisering ved at oprette en sag til Workzone på support.au.dk

Hvor stor må en fil være?

En fil må max være 180 MB, hvis du bruger Workzone for Office. Har du behov for at gemme en større fil, kan du importere den via Workzone webklient.

Hvad er dokumentklassifikation?

Dokumentklassifikation er et nyt krævet felt i Workzone. 

Dokumentklassifikation er ikke det samme som indblik. Klassifikation siger alene noget om hvilken type data, der er indeholdt i dokumentet. 

På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.

Dokumenter arver klassifikation fra sagen, men kan også klassificeres selvstændigt efter behov.

Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/klassifikation-af-data/

Journaliser fra Onedrive

Hvis du gemmer dine filer i Onedrive, skal du åbne dit dokument fra Onedrive i din Stifinder, hvorefter du kan journalisere, som du plejer.

Hvis du åbner dit dokument i web-udgaven af Onedrive skal du vælge ’ Åbn i skrivebordsapp’, hvorefter du kan journalisere som du plejer. 

Husk at slette dit dokument på Onedrive, når det er journaliseret.