FAQ

Er dette en kendt fejl i Workzone?

Vi vedligeholder løbende en liste over kendte fejl, eventuelle workarounds samt information om hvornår fejlen forventes løst her: Link

Hvorfor er min Workzone-knap væk?

Workzoneknappen er afhængig af netværksforbindelse til Workzoneserveren via VPN eller sikkert kablet netværk.

Hvis du falder af VPN eller skifter mellem forskellige netværk, vil du kunne opleve at din knap forsvinder eller at almindelige funktioner fejler.

Løsning: Genstart din pc på kablet netværk og kontroller at du er korrekt forbundet ved at starte Workzone i din browser.

Workzoneknappen kan også forsvinde kortvarigt ved opdateringer af Officepakken.  

Løsning: Lad computeren gennemføre opdateringerne. Lav de krævede genstarter.

Hvilke browsere kan jeg bruge til Workzone?

Alle funktioner i Workzone er supporteret og fungerer i den ældre version af browseren Edge.

Hvis du bruger Chrome eller ny Edge, vil alt pånær Stifinder/Workzone Explorer fungere.

Hvad er indblik?

Indblik sikrer adgang i Workzone. Med indblik definerer du, hvem der må se og redigere sager, dokumenter og kontakter. På AU bruges indbliksfeltet: Læseadgang.
Læseadgangen giver dig rettigheder til at se og redigere en sag, et dokument eller en kontakt.

Dokumenter på en sag arver som stadard sagens indblik. Dette kan ændres på det enkelte dokument, ved at redigere dokumentets indblik.

Hvilke indblik har jeg?

Du kan se hvilke indblik, du har adgang til, ved at klikke på din AUID nederst i højre hjørne i Workzone Client. Dine indblik vil blive listet i fanen Indblik.

Hvilke indblik findes i Workzone?

Du kan arbejde med tre typer indblik i Workzone; organisatoriske indblik, funktions-/emneindblik og personlige indblik. Hver type indblik har hver sin type fordele og ulemper. Læs mere om de forskellige indblik i vejledningen her.

For at vide hvilke indblik der skal på din sag, kan du kontakte din lokale superbruger. Du finder din lokale superbruger her.

Hvilke filformater kan jeg journalisere i Workzone?

For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet

  • Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
  • Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
  • Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
  • RTF
  • PDF
  • TXT
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG
  • ZIP (kun indeholdende ovenstående formater)

Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf.

Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:

  • Krypterede filer
  • Passwordbeskyttede filer
  • Zippede filer indeholdende ugyldige filtyper
  • Databasefiler f.eks. Access eller MCProject
  • .exe filer

Se også journalinstruksen her.

Hvorfor virker Smartpost ikke?

Hvis du oplever problemer med Smartpost, kan det skyldes at Eboks er nede og så kan du ikke gøre andet end at vente på at Eboks løser problemerne.
Status på problemer hos Eboks fremgår altid af følgende side: https://status.e-boks.com/

Tjek https://serviceinfo.au.dk/ inden du fejlmelder til hrit@au.dk.

Hvordan flytter jeg et akteret dokument?

Du kan ikke selv flytte akterede dokumenter - du skal henvende dig til din superbruger og bede vedkommende om at gøre det.

Find din superbruger her: Din superbruger

Hvordan opretter jeg et telefonnotat?

 

Hvis du har behov for at oprette et telefonnotat for at leve op til notatpligten ift. afgørelsessager, har du flere muligheder.

Du kan skrive et notat i et Word-dokument, som du journaliserer på sagen. Det er vigtigt, at du akterer dokumentet, så det er låst på sagen, og der ikke kan ændres i teksten.

Du kan også vælge at bruge funktionen noter i Workzone. Her er det vigtigt, at du vælger ”udskriv og gem” når du har skrevet notatet. Denne funktion danner en PDF og journaliserer dokumentet på sagen.  Du kan finde en vejledning i, hvordan man laver noter her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/ESDH/VEJL_Opret_notat.pdf

Hvordan sletter jeg dokumenter og sager?

Som udgangspunkt må intet slettes i Workzone før EFTER et periodeskift.

Følgende undtagelser er dog gældende:

Dokumenter, der endnu ikke er akterede

Alle må slette dokumenter, der ikke er akterede. Der foretages oprydning i disse slettede dokumenter en gang månedligt ved en permanent sletning.

Der foretages ingen kontrol af om disse dokumenter burde have været slettet.

Oprydning i forkert akterede dokumenter/sager

Superbrugere må altid SOFTDELETE sager og dokumenter, der ikke længere skal være synlige for den almindelige bruger. Dette SKAL altid ske med uddybende begrundelse for sletning.

Der foretages kontrol på begrundelser for sletningen af dokumenter og sager. 

Særligt for HR, når en kandidat trækker sig 

Når en kandidat trækker sig, skal denne anonymiseres. HR-brugere bestiller denne anonymisering ved at sende en mail til hrit@au.dk.

Jeg kan pludselig ikke åbne Workzone i browseren?

Adgang til Workzone kræver, at du er koblet på AU's net og at du bruger enten Edge eller Chrome. Oplever du pludselig ikke længere at kunne åbne Workzone i din browser, skal du sikre dig, at du enten er på AU’s kablede netværk eller tilsluttet WiFi inkl. VPN. Du kan kun tilgå Workzone fra trådløst netværk med VPN.
Test din adgang her - hvis du kan åbne og se sagen, er du korrekt forbundet:

2020-0053317, Testsag til adgangskontrol/Test file for access control

Hvor stor må en fil være?

En fil må max være 180 MB, hvis du bruger Workzone for Office. Har du behov for at gemme en større fil, kan du importere den via Workzone webklient.

Kan jeg bruge Workzone på Mac?

Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.

Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, så skriv til hrit@au.dk som vil tildele dig en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.

Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.

Hvad er dokumentklassifikation?

Dokumentklassifikation er et nyt krævet felt i Workzone. 

Dokumentklassifikation er ikke det samme som indblik. Klassifikation siger alene noget om hvilken type data, der er indeholdt i dokumentet. 

På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.

Dokumenter arver klassifikation fra sagen, men kan også klassificeres selvstændigt efter behov.

Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/klassifikation-af-data/