Vejledninger

Workzone Quickguide

Workzone på Mac

Du kan tilgå Workzone webklient i Google Chrome, via dette link: https://workzone.uni.au.dk/app/client/. Bemærk, ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. integrationen til Office-programmerne.

Hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer, så skriv til hrit@au.dk som vil tildele dig rettigheder til en adgang via en Horizon Client, der giver dig et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine. Denne adgang må kun bruges til journalisering i Workzone.

Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug.

HR

  • Afventer link til sharepoint med procedurer

Institut- og dekansekretariater

Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i institut- og dekansekretariater på Aarhus Universitet.

Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag.  Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt. 

Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.

Oversigten er ikke færdig, og der vil særligt i opstartsfasen løbende komme nye opgaver på listen, der ligger i snittet mellem HR, Uddannelse, Økonomi og andre administrationsområder. Derfor bør den ikke downloades, men tilgås via hjemmesiden.

Hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet

Opgave- og sagsgruppeoversigt

Vejledning i journalisering på institutter og institutlignende centre

Tværgående Nat og Tech arbejdsgruppe

Indblikstyper i Workzone

Der er tre indblikstyper: 

1. Organisatorisk indblik

2. Funktionsindblik/Emneindblik

3. Personlige indblik

Organisatorisk indblik f.eks. ”1615 Research Support office” er et indblik, som alle brugere, der organisatorisk er tilknyttet den enhed, kan tilgå og bruge.

Fordelen ved organisatorisk indblik er, at brugerne automatisk har adgang til indblikket, så længe de er tilknyttet enheden.

Ulempen er, at organisationen ændrer sig. Så hvis 1615 blev ændret til 1617, så vil Workzone opfatte det som to forskellige indblik og derfor vil brugerne ikke længere have adgang til sagerne med 1615-indblikket. Her vil man skulle tilføje 1617-indblikket på de sager, som har 1615-indblikket, hvilket kan være en stor opgave. 

Indblikket er hierakisk og følger den gældende organisation. Da 1615 er en enhed under "1771 AU Forskning og Eksterne Relationer", vil brugere med 1615 indblik derfor også have adgang til sager med 1771 indblik.

Du kan slå organisationshierakiet op her: https://mit.au.dk/guide

Funktionsindblik/Emneindblik f.eks. ”WZ_FSE” er indblik HR-IT bestiller og vedligeholder.

Fordelen ved de funktionsindblik er, at de kan laves så de passer ind i arbejdsgange – også på tværs af afdelinger/enheder. 

Ulempen er, at det er en manuel proces. Hver enkelt bruger skal tilmeldes og afmeldes efter behov ved henvendelse til HR-IT support (hrit@au.dk).

Personlige indblik f.eks. ”AU999999 Mette Jensen” kan sættes på sager, uden at brugeren har særlige rettigheder.

Fordelen er, at indblikket kan sættes på ad hoc.

Ulempen er, at man mister overblikket over, hvem har adgang til hvad. Det er vigtigt, at kunne styre, hvem der har adgang til hvilke sager, så hvis det personlige indblik bruges for ofte, forsvinder dette overblik meget let.

VIGTIGT: Som hovedregel frarådes det at bruge det personlige indblik, da medarbejdere kan skifte stilling internt på AU og derved beholde adgang til sager, de ikke længere skal have adgang til. Men, hvis sager i en kort periode skal beskyttes, kan indblikket bruges f.eks. ved uansøgt afsked i HR, hvor en berørt part ellers ville kunne se sagen.

Godkendte fil-formater til ESDH

For at kunne langtidsbevare dokumenter i Rigsarkivet, er kun følgende filtyper tilladte og understøttet i ESDH-systemet:

  • Word (doc, docm, docx, dot, dotm, dotx)
  • Excel (xls, xlsb, xlsm, xlsx, xla, xlam, xlc, xlf, xlm, xlx, xlt, xltm, xltx, xlw)
  • Power point (ppam, ppd, ppm, pps, ppsm, ppsx, ppt, pptm, pptx)
  • RTF
  • PDF
  • TXT
  • TIFF
  • JPG
  • JPEG
  • PNG
  • MP3
  • MP4


Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf. 

Følgende filtyper er ikke tilladte i systemet:

  • Krypterede filer
  • Passwordbeskyttede filer
  • Zippede filer
  • Databasefiler f.eks. Access eller MCProject
  • .exe filer

Se også journalinstruksen her.