Vejledninger

Workzone Quickguide

Del link til boks

Workzone 365

Fra opgraderingen til Workzone 2024.0 har alle brugere fået adgang til Workzone 365. 

Som Mac-bruger skal du have Workzone 365, hvis du har brug for at kunne arbejde med Workzone fra Office-programmer. Bemærk dog, at ikke alle funktioner virker på Mac’s styresystem, f.eks. virker integrationen til Office-programmerne kun delvist. Alternativ skal du arbejde i Workzone via Horizon Client. 

Vi anbefaler at du bruger Safari på Mac.

Journaliser mail med WZ365

Opret dokument med WZ365

Vedhæft og send Workzone-dokumenter i mails

Opret ny sag via WZ365


Del link til boks

Workzone på Mac via Horizon Client

Hvis du som Macbruger ikke er tilfreds med den funktionalitet, der stilles til rådighed via Workzone 365 til Office, kan du bestille adgang til at arbejde med Workzone fra Office-programmer via en Horizon klient. Her vil du få adgang til et fjernskrivebord til en Virtuel Windows 10 maskine, som herefter kan bruges til journalisering i Workzone.

Opret en sag til HR Data og Digitalisering på support.au.dk og bed om adgang til Workzone via en Horizon Client. 

Du skal selv installere Horizon Client før du kan tage det i brug:


Del link til boks

HR

HR’s brug af Workzone er systematiseret i journaliseringsoversigter. Disse journaliseringsoversigter, for henholdsvis personale- og emnesager, er alene tiltænkt HR-afdelingerne i de enkelte administrationscentre og AU HR. 

Formålet med oversigterne er at skabe et fælles grundlag for journalisering og navngivning af sager i Workzone på HR området.

Institut- og dekansekretariater

Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i institut- og dekansekretariater på Aarhus Universitet.

Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag.  Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt. 

Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.
 

Hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet

Opgave- og sagsgruppeoversigt

Vejledning i journalisering på institutter og institutlignende centre

Journalpraksis for dronebeviser


Del link til boks

Indblikstyper i Workzone

Der er tre indblikstyper: 

1. Organisatorisk indblik

2. Funktionsindblik/Emneindblik

3. Personlige indblik

Organisatorisk indblik f.eks. ”1615 Research Support office” er et indblik, som alle brugere, der organisatorisk er tilknyttet den enhed, kan tilgå og bruge.

Fordelen ved organisatorisk indblik er, at brugerne automatisk har adgang til indblikket, så længe de er tilknyttet enheden.

Ulempen er, at organisationen ændrer sig. Så hvis 1615 blev ændret til 1617, så vil Workzone opfatte det som to forskellige indblik og derfor vil brugerne ikke længere have adgang til sagerne med 1615-indblikket. Her vil man skulle tilføje 1617-indblikket på de sager, som har 1615-indblikket, hvilket kan være en stor opgave. 

Indblikket er hierarkisk og følger den gældende organisation. Da 1615 er en enhed under "1771 AU Forskning og Eksterne Relationer", vil brugere med 1615 indblik derfor også have adgang til sager med 1771 indblik.

Du kan slå organisationshierarkiet op her: https://mit.au.dk/guide

Funktionsindblik/Emneindblik f.eks. ”WZ_FSE” er indblik som HR Data og Digitalisering bestiller og vedligeholder.

Fordelen ved de funktionsindblik er, at de kan laves så de passer ind i arbejdsgange – også på tværs af afdelinger/enheder. 

Ulempen er, at det er en manuel proces. Hver enkelt bruger skal tilmeldes og afmeldes efter behov ved henvendelse til HR Data og Digitalisering på support.au.dk.

Personlige indblik f.eks. ”AU999999 Mette Jensen” kan sættes på sager, så det kun er den pågældende person, der kan se og tilgå sagen.

Fordelen er, at indblikket kan sættes på ad hoc.

Ulempen er, at man mister overblikket over, hvem har adgang til hvad. Det er vigtigt, at kunne styre, hvem der har adgang til hvilke sager, så hvis det personlige indblik bruges for ofte, forsvinder dette overblik meget let.

VIGTIGT: Som hovedregel frarådes det at bruge det personlige indblik, da medarbejdere kan skifte stilling internt på AU og derved beholde adgang til sager, de ikke længere skal have adgang til. Men, hvis sager i en kort periode skal beskyttes, kan indblikket bruges f.eks. ved uansøgt afsked i HR, hvor en berørt part ellers ville kunne se sagen.


Del link til boks