Workzone bliver opgraderet til version 2024.0 onsdag d. 6. december 2023. Nedenfor er ændringerne i forbindelse med opgraderingen listet.

Find listen over kendte og løste fejl her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/kendte-fejl/

Dokumenthåndtering

• Det er nu muligt at se, hvem der er i færd med at redigere et dokument. Dokumenter, der automatisk låses for redigering, kan nu genkendes ved en blyant på deres dokumentikon. Hold musen over dokumentikonet for at se navnet på brugeren.
• Det er nu muligt at tjekke et dokument ud for at sikre, at andre brugere ikke redigerer det, samtidig med at du selv arbejder i dokumentet. Det er således en form for reservering af dokumentet i en begrænset periode.
• Det er nu muligt at downloade dokumenter som enkelte filer.

Nye funktionaliteter i Workzone 365 (WZ365 version 24.0.0304.0)

• Det er nu muligt at oprette en ny Workzonesag fra Outlook. 
• Når man føjer parter til en Outlook-mail, Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, kan man nu vælge en sag og bruge filteret Filtrér parter efter sager, for kun at se parter, fra den valgte sag.

OBS: Ved aktivering af Ny Outlook/New Outlook virker det gamle tilføjelsesprogram Workzone for Office ikke. Workzone365 virker i Ny Outlook. 

SmartPost

• SmartPost er nu indstillet til pr. default at sende bilag som separate dokumenter. Med denne ændring udgår HR SmartPost.

PDF-viewer

• Det er nu muligt at se kommentarer og ændringsmarkeringer i et worddokument i pdf-viewer. Har et worddokument kommentarer bliver disse fjernet i en SmartPostforsendelse. Har et worddokument ændringsmarkeringer bliver disse accepteret i en SmartPostforsendelse.

Nye funktioner

• Det er nu muligt at markere sager/dokumenter/kontakter i listerne med flag. Du kan også føje kolonnen Markeret med flag til dine lister og sortere efter den for at få et overblik til de elementer, som du har markeret med flag.
• Der er nu et søgefelt i 'Kolonneindstillinger', så det er lettere at finde de kolonner, man ønsker vist.

Workzone bliver opdateret til version 2023.1 mandag d. 20. marts 2023. Nedenfor listes ændringer i forbindelse med opgraderingen. 

Fra denne version af Workzone har alle brugere nu mulighed for at få addin’et Workzone 365. Alle superbrugere vil efter opgraderingen automatisk have adgang til Workzone 365. Bemærk, at der ikke er fuld funktionalitet i Workzone 365 sammenlignet med Workzones tilføjelsesprogram til Office for Windows. Workzone 365 kan således ikke afløse Workzones tilføjelsesprogram i alle funktionaliteter.

Find listen over kendte og løste fejl her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/kendte-fejl/

Nye søgefunktioner

• Fuzzy-søgning med søgekriteriet: +[søgeord]. Giver søgeresultater der ligger tæt på søgeordet.
• Søg efter et præcist søgeudtryk med brug af: ”[søgeord]”.

Listehandlinger

• Det er nu muligt at dele flere gemte søgninger på en gang. Dette overskriver dog tidligere delinger.
• Det er nu muligt, for superbrugere, at skifte ejerskab på delte søgninger, der ejes af andre brugere.
• Det er nu muligt at filtrerer efter tomme eller udfyldte felter i datokolonner.
• Det er nu muligt at udskrive flere dokumenter fra en dokumentliste.
• Rækkefølgen på elementer i en liste bevares ikke længere, når der eksporteres til Excel-lister.

Drag and drop fra Stifinder og Outlook

• Det er nu muligt at føje dokumenter til sager ved at trække og slippe filer fra Stifinder eller Outlook til Workzone Client.

Tjek af dokumenters tilgængelighed - PDF/ UA (Universal Accessibility)

• Ny funktionalitet gør det muligt at tjekke, hvorvidt gemte dokumenter i Workzone er PDF/UA-kompatible.
• Et PDF/UA-tjek kan slås til i smartpostforsendelser, så kun dokumenter der lever op til tilgængelighedskravet udsendes.

Nye funktionaliteter i Workzone 365 (WZ365)

• Det er nu muligt at vælge om vedhæftede filer skal gemmes som hovedokumenter eller som bilag.
• Man kan nu gemme en mail, der i forvejen er gemt, på en anden workzone-sag, og eventuelt redigere i metadata.
• Det er nu muligt at redigere vedhæftede filers metadata, når man gemmer fra Outlook.
• Det er nu muligt at fjerne alle parter fra en mail på én gang.
• Når man skriver mails i Outlook, kan man nu vedhæfte et eller flere workzone-dokumenter til mailen via wz365-knappen.
• Bemærk: Mails med vedhæftninger, vil altid blive gemt i et samlet dokument uagtet at bilag er valgt fra.

WorkZone bliver opdateret til version 2022.1 mandag d. 21. marts 2022. Nedenstående listes ændringer i forbindelse med opgraderingen.

Find listen over kendte og løste fejl her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/kendte-fejl/

Livscyklus

Livscyklus registrerer nu ændringer foretaget i brugerdefinerede felter. Eksempler på brugerdefinerede felter er:

• "Uddannelse" på Studentersag

• "Stedkode" på Ekstern Projekt

• "Projektgruppe" på Myndighedsbetjening

Næste generation af Digital Post

Digitaliseringsstyrelsen udsatte idriftsættelsen af Næste generation af Digital Post (erstatningen for e-Boks) tilbage i slut november 2021.

Overgangen til NgDP er rykket til onsdag d. 16. marts 2022 kl. 17.00 til mandag d. 21. marts 2022 kl. 9.00.

I dette tidsrum vil SmartPost ikke være tilgængelig i Workzone. Læs evt. https://serviceinfo.au.dk/da/home/message/4495

WorkZone bliver opdateret til version 2021.3 mandag d. 29. november 2021. Nedenstående listes ændringer i forbindelse med opgraderingen.

Find listen over kendte og løste fejl her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/kendte-fejl/

For alle brugere

WorkZone opdateres til version 2021.3 mandag d. 29. november 2021. Herunder listes ændringer i forbindelse med opgraderingen.

Fritekstsøgning på kontakter med flere navne

• Fritekstsøgning på kontakter med flere navne giver flere søgeresultater. Det gør det lettere at finde den ønskede kontakt, selvom personen har mellemnavne.

Fritekstsøgning generelt

• Fritekstsøgning er generelt forbedret på tværs af kontakter, dokumenter og sager således at søgninger på flere ord finder alt, hvor ordene optræder uden hensyntagen til om de forekommer samlet eller adskilt.
• En fritekstsøgning på Jens Hansen vil finde alle sager, dokumenter eller kontakter, hvor "Jens" og "Hansen" optræder - enten samlet eller adskilt fra hinanden. Tidligere ville denne søgning kun finde sager, dokumenter og kontakter, hvor "Jens Hansen" optrådte samlet.
• Hvis du søger på navne i fritekstfeltet på dokumenter kan du opleve at få mange resultater. Dette skyldes at et eller flere af navnene optræder i skjulte dropdownlister, fx i Excelark.
• Anbefaling er at foretage en kontaktsøgning på navnet og bruge sags- og dokumenthenvisninger til at finde det ønskede materiale. 

Kopiering af dokumenter

• Når man kopierer et dokument til en sag, kan man sætte kryds i "Arkiver dokumenter på ny sag", hvis dokumenteret skal akteres på den nye sag.

Sagstekstfeltet

• Tegngrænsen på 4000 tegn er blevet fjernet fra feltet Sagstekst.

Fastgjorte faner som ikoner

• Når du fastgør en fane, vil fanen nu blive minimeret til et ikon. For at fastgøre og frigøre en fane, skal du højreklikke på fanen og vælge den ønskede handling.

For superbrugere:

Masseret af sagsgrupper:

Det er nu muligt at masserette sagsgruppe på åbne sager.

WorkZone opdateres til version 2021.1 mandag d. 22. marts 2021. Nedenstående listes ændringer i forbindelse med opgraderingen.

Til alle brugere

Menupunktet 'Andre' ændres

Menupunktet 'Andre' ændres til 'Gemte Lister og Abonementer' for at beskrive indholdet af menupunktet bedre.

Oprettelse af undersag

Det er nu muligt at oprette undersag direkte under fanen "Undersager" 

Nye søgefelter til sager

Der er kommet nye søgefelter "opdateret af", "opdateret dato fra" og "opdateret dato til"

Nye kolonner under dokumentfanen

Sider: Viser antal sider i pdf-versionen af dokumentet*
Filtype: Viser den filtype, dokumentet har f.eks. DOCX, TXT, PDF.
"låst af" og "låsen udløber": viser hvem der har åbnet dokumentet.
Er nyttige kolonner, når du står i en situation, hvor du gerne vil redigere et dokument, men ikke kan.

Udvidet (fritekst)søgning

Nogle brugere kan have brug for at lave fritekstsøgninger med foranstillet stjerne. Dette belaster performance i hele WorkZone og skal kun bruges, hvis det er absolut nødvendigt. Hvis man har behov for at lave en søgning med foranstillet * er der nu kommet mulighed for at skifte til 'Udvidet Søgning' øverst til højre for fritekstsøgefeltet. Se en opdateret vejledning om søgeoperatorer her 

Til superbrugere:

Underoverskrifter

Det er nu muligt at oprette underoverskrifter på sider i Workzone.

Brugertilpassede ikoner

Det er nu muligt at oprette brugertilpassede ikoner i Workzone Client. Ikoner kan ændres efter regler.

Knapnavne

Det er nu muligt at omdøbe nogle knapnavne i Workzone Client. Da navnene vil være gældende for alle brugere i Workzone, skal inputs sendes til HR-IT.

Stifinderknappen er ændret 
Den virker nu både i Chrome og Edge. Stifinderknappen åbner ikke længere automatisk Stifinder, men genererer et link til sagen, som du selv skal sætte ind i din stifinder. Herefter kan du arbejde i sagen i Stifinder, som du plejer. Se en opdateret vejledning her.

Sagsudskrifter 
Det er nu muligt at tilpasse sagsudskrifter, så de inkluderer kommentarer, revideringer mm. Se vejledning her.

Eksport til Excel sker i et nyt format
Første gang du åbner et Excelark, der er eksporteret med Workzone version 2020.3, skal du vælge sikkerhedsindstillinger, som vist i vejledning her.

HR Smartpost
Der er kommet en ekstra Smartpost-funktion, som bruges af HR. Spørg din superbruger, hvis du skal bruge den. 

Importer/eksport konfiguration
Den tidligere funktion "Indstilling → Importer konfiguration" erstattes af en ny funktion "Indstilling → Importér/Eksportér".
Med den nye funktion kan du eksportere din personlige opsætning ud i en fil og dele den med en anden bruger.
Du kan importere en personlige opsætningsfil. Bemærk, når du importer en personlig opsætning, bliver din egen opsætning overskrevet.
Se vejledning her.

Læseadgangsfilter ændret
Når man filtrere indblik i kolonnen 'Læseadgang', vises de forskellige kombinationer af indblik, man har adgang til i Workzone.

Systembeskeder
Administratorer kan oprette systembeskeder for at informere eller advare brugere, der sidder i Workzone webklient.
Funktionen forventes at blive brugt til påmindelse om kommende opgraderinger eller lignende.

Feltet 'Reference' skifter navn til 'Tidligere sagnummer'
Feltet "Reference" skrifter navn til "Tidligere sagsnummer". Feltet bruges til at henvise til et tidligere sagsnummer f.eks. fra den historiske database https://workzonehist-2009-2016.uni.au.dk/app/client/.

'Gå til'-knappen er flyttet 
Du finder den nu ved siden af Hjem-fanen - tryk på plustegnet og vælg 'Sag' 

Der er blevet ryddet op i gamle processer der har hængt i Workzone
Hvis du har modtaget SmartTask (mails fra Workzone Proces) fra før 7. oktober 2019 kan disse blot ignoreres og slettes.

Der er blevet ryddet op i processer, som ikke er registeret færdiggjort i Workzone
Nogle brugere vil opleve at modtage mails vedr. fejlede SmartPost-forsendelser fra afsender 'WorkZone, IT'.

Du modtager disse mails, fordi forsendelsen ikke er registeret som helt gennemført i Workzone. For at afslutte forsendelsen skal du klikke ’Udført’ i mailen.

Hvis du tidligere har annulleret processen, vil Udført ikke være aktiv og du har afsluttet processen korrekt. Du kan i dette tilfælde blot slette mailen og skal ikke foretage dig yderligere.

Når du klikker Udført skal du håndtere fejlen manuelt og dette gøres på følgende måde:

Undersøg, ved opslag på sagen, om du allerede har håndteret dette, dengang du sendte Smartposten ved enten at 

• gensende Smartposten og denne gensendelse er gået godt (overordnet status = 'Gennemført' eller loggen indeholder et Eksternt ID) 
• sende den på anden vis 

Hvis ikke dette er sket, er Smartposten ikke bekræftet leveret hos modtager og du bør vurdere, hvordan dette skal håndteres (fx. gensend til modtager med information om hvorfor?)

Du undersøger om en forsendelse er gennemført ved at gøre følgende

1. Åbn sagen i Workzone, hvorfra forsendelsen er oprettet
2. Åbn forsendelsesloggen
3. Tjek hvorvidt der er registreret et eksternt ID i loggen.
4. Tjek overordnet status i loggen
5. Hvis der er flere forsendelseslogs på sagen, skal alle log tjekkes for punkt 3 og 4.

Hvis overordnet status = 'Gennemført' eller der et eksternt ID på én af sagens forsendelseslog, er brevet blevet bekræftet leveret til modtagers e-Boks og du skal ikke gøre mere.

Hvis overordnet status = 'Fejlet' eller der ingen eksternt ID er i sagens logs, er det ikke bekræftet, at brevet er blevet leveret til modtager. Undersøg, om du har sendt brevet på anden vis (f.eks. via mail) ellers er forsendelsen ikke bekræftet afleveret hos modtager.
 

Kolonnen indblik i søgeresultater

Kolonnen indblik har skiftet navn og hedder nu Læseadgang. 

Nye genvejstaster
Det er nu muligt at aktivere en søgning ved brug af enter-tasten. Tidligere skulle man bruge ctrl + enter.

Det er nu muligt at åbne en dropdown i et felt med piletasterne eller mellemrumstasten.

Versionsfane på dokumentside
Under versionsfanen på dokumentside kan du se og gendanne tidligere versioner er et dokument.
 

Noter er flyttet til detaljefane på sagssiden
Se den opdaterede vejledning til brug af noter her: Vejledning til notat
 

Fritekstsøgning i faner og lister
Øverst på alle faner og lister kan du nu finde feltet 'Søg i liste', hvor du kan indtaste søgekriterier i fritekst for at filtrere i den viste fane/liste. Søgningen aktiveres ved brug af enter-tasten.

Du kan rydde feltet 'Søg i liste' for at hente den ufiltrerede fane/liste igen.

Abonnement
Du kan oprette abonnementer på dine gemte eller delte søgelister og modtage meddelelser via mail, hvis der kommer nye elementer f.eks. sager eller dokumenter på disse lister: Vejledning til abonnement.
 

Masseregistrering af mails
Det er nu muligt at journalisere flere mail på én gang til samme sag: Vejledning til masseregistrering af mails.

Dokumenter i hierarki
Fanen 'Dokumenter i hierarkiet' er en ny fane, der kan tilføjes, når man er på en sag. Fanen viser alle dokumenter, der er ligger på sagen samt alle dokumenter, der er ligger til eventuelle undersager for den aktive sag.
 

SmartPost 
Du kan nu sende bilag som vedhæftede PDF-dokumenter i forsendelser, der sendes til e-Boks.

For at sende bilag som separate PDF-dokumenter skal du krydse af i 'Send vedhæftninger som separate dokumenter (kun e-Boks)' i dialogboksen, når du starter en Send SmartPost.

Bemærk, brevet og bilag vil stadig være samlet i ét dokument i Workzone: Vejledning til SmartPost.
 

Procesoversigt i Workzone
Tidligere var det kun muligt at tilgå procesoversigten i Outlook, men nu kan du tilgå procesoversigten i Workzones webklient.

Både i Outlook og i Workzone webklient kan du finde liste over processer 'Afventer mig', 'Mine aktive', 'Afventer min enhed'.

Find vejledninger om processer under punktet Workzone Proces på siden vejledninger. 

Fejl løst efter opgradering til 2020.1

1. Søgning på sagsbehandler er ikke længere langsom eller giver fejl.
2. Smartpost forsendelseslogs dannes nu korrekt selvom Eboks fejler.
3. Pdf med billede af underskrift vises nu korrekt i viewer ved oprettelse af nye dokumenter.
4. Dato på sagsudskrift og journalplan er nu korrekt (men på engelsk - ny fejl).
5. Det tager lang tid at gemme søgninger med mange søgekriterier - kan ikke genskabes.
6. Redigering af søgninger med ELLER (OR) i feltet Oplysninger ændrer sig ikke længere, når de redigeres.

Ny brugergrænseflade

Workzone er blevet opdateret med en ny brugergrænseflade. Brugergrænsefladen er blevet mere hvid/lys, men langt de fleste af de kendte funktioner vil fortsat være på deres vante plads.

Fanebladenes farver (f.eks. gul for sag) er blevet erstattet med små ikoner, der repræsenterer indholdet af fanen. F.eks. er fanen med sag er nu vist med et mappeikon.

Obligatoriske felter er understreget med rødt og markeret med en rød stjerne. Det valgte felt, det felt der er i fokus, markeres med lyseblåt.

Søgninger

For hver sagskategori (f.eks. Studentersag) er der nu en tilhørende søgeside. Det samme gælder for kontaktsøgninger (f.eks. AU-Person).

Dashboard

Dashboardet bliver nulstillet. Hvis du har egne lister (gemte søgninger) skal disse hentes ind på Dashboardet igen.

Du kan finde en opdateret vejledning til Dashboard fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

Standard opsætning

Der er lavet en forbedret standardopsætning, som sendes ud til alle brugere på AU. Det betyder, at alle brugere har den samme standardopsætning uanset hvilken afdeling, de tilhører.

Sagsnummer  

Nye sager vil blive oprettet med en ny sagsnummerstruktur. Tidligere var strukturen årstal-sagsgruppenr-løbenr. f.eks. 2019-22-000123.

Den nye struktur er årstal-løbenr f.eks. 2019-000456.

SmartPost

Information til brugere, der har brugt SmartPost i en tidligere version af Workzone: Det indikeres IKKE længere, om en part har e-Boks eller ej. Alle modtagere har et grønt ikon. Det er ikke længere muligt at sende via Strålfors.

Du kan i forsendelsesloggen se, hvordan dit brev er sendt: via digital post (e-Boks) eller lokal print.

Du kan finde en opdateret vejledning til SmartPost fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

CVR-integration

Det er nu muligt at oprette en dansk virksomhedskontakt via CVR-nummer, som automatisk vedligeholdes.

Du finder en vejledning til, hvordan du opretter en virksomhed med CVR fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

Dokumentklassifikation

Klassifikation er et nyt krævet felt i Workzone. Feltet markerer hvilken type data et dokument indeholder. Dette er en standard Workzone-funktion, der er indført i forbindelse med GDPR.

På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.

Skanne direkte fra printer til Workzone udgår

Skanning af dokumenter direkte til Workzone, der kun har været tilgængelig på få lokationer, udgår med denne opgradering. Skan i stedet til din egen mail og journaliser derefter dokumentet fra Outlook.