Brugervejledning

Tidsbegrænset ansættelse

En tidsbegrænset ansættelse kendetegnes ved, at der aftales en specifik periode for ansættelse. Dvs. en start- og slutdato eller en objektiv begivenhed, der afgør, hvornår ansættelsen slutter. F.eks. et barselsvikariat eller færdiggørelse af uddannelse. 

Se oversigten over stillingstyper, der er tidsbegrænset her XXX 

Velkomstmailen kan først sendes, når medarbejderen må vises på Pure og i mitHR. Dvs. hvis der er sat "ja" i fortrolighed før start, kan velkomstmailen først sendes, når medarbejderen starter sin ansættelse og ikke forinden. 

Afsend it-velkomstmail: Ved klik på knappen sendes mail til medarbejderen om hvorledes vedkommende kan logge på mit.au.dk og vælge mailadresse. Velkomstmailen sendes både til medarbejderens private mail og medarbejdermail. Se mailteksten sidst i denne vejledning.

Der er tale om en opsigelse:

• Sæt en slutdato på den eksisterende arbejdsrelation, som skal lukkes før forventet
• Ferieafregn medarbejderen i mitHR, se vejledning: Ferieafregning i mitHR

Drejer det sig om en udløb af ansættelse: 

• Ferieafregn medarbejderen i mitHR, se vejledning: Ferieafregning i mitHR

Medarbejderstamkortet er det system på AU, hvor alle personer, der har en tilknytning til AU registreres i. Altså både medarbejdere, der lønnes af AU og personer, der aflønnes andet sted fra. Det er også vigtigt at pointere, at MSK ikke er et separat system, men en glasplade ovenpå AU’s HR-system; mitHR. Det betyder at alt, hvad der kan ses i MSK, vil også kunne ses i mitHR.

Overgår en medarbejder til en anden stilling på Aarhus Universitet, er der ikke et jurdisk krav om en formel opsigelse fra medarbejderen, idet Aarhus Universitet er ét ansættelsessted. Dette gælder uanset om ansættelsesskiftet sker på samme institut, fakultet eller på tværs af Aarhus Uiniversitet. 

Det betyder, at når en medarbejder f.eks. overgår fra videnskabelig assistent til lønnet ph.d. skal der ikke være en opsigelse for den videnskabelig assistent ansættelse, inden man kan taste den lønnede ph.d. i MSK. 

Skal du varetage rollen som Stamkortredaktør og i den forbindelse have adgang til Medarbejderstamkortet, skal du oprette en Cherwell-sag og anmode om adgang.

Du kan søge personer frem på to måder: 

• Med CPR-nummer, AUID, brugernavn eller mailadresse
  • Bruges til medarbejdere, der har dansk CPR-nummer
• Uden CPR
  • Bruges til medarbejdere, der ikke har dansk CPR fremsøges via fornavn og efternavn

Oprettelse af en ny medarbejder starter med oprettelse af personen, inden man kan oprette en ansættelse på medarbejderen. Dvs. der indtastes nogle personlige informationer om personen såsom fornavn, efternavn, køn og statsborgerskab.

Visningsnavn

Feltbeskrivelse - Personoplysninger (uden arbejdsrelation)

Kopier fra CPR: ”Ja” angiver at visningsnavnet hentes fra CPR-registeret. ”Nej” angiver at navnet kan redigeres af stamkortredaktøren eller af personen selv via selvbetjening. Det valgte navn vil blive vist i PURE, telefonbogen osv. Obs: Har personen navnebeskyttelse i CPR, vil for- og efternavn blive vist med NN eller omvendt AUID. I det tilfælde skal du kontakte vedkommende for at få oplyst, hvilket kaldenavn, personen ønsker at blive vist med f.eks. ”Svend Åge Hjalmer Hansen” kan blive vist med ”Svend Hansen”.

Fornavne: Fornavne

Efternavne: Efternavn

Private kontaktoplysninger

Feltbeskrivelse - Personoplysninger (uden arbejdsrelation)

Mailadresse: Privat mailadresse. Vigtigt at den angives, så personen f.eks. kan kontaktes løbende i ansættelsesprocessen, samt modtage IT-Velkomstmail.

Mobiltelefon: Privat mobil telefonnr.

Fastnettelefon: Privat telefonnr.

Øvrige grundoplysninger

Feltbeskrivelse - Personoplysninger (uden arbejdsrelation)

Ved oprettelse uden at personen er fundet i CPR, skal der også angives køn og statsborgerskab, for at personen kan oprettes som person på AU.

Køn: Vælges for ikke-danske statsborgere.  Statsborgerskab: Vælges for ikke-danske statsborgere.

Medarbejderoplysninger

Feltbeskrivelse - Personoplysninger (med arbejdsrelation)

Bevilg medarbejdermail: ”Ja” viser at medarbejderen får tildelt AU-mailadresse. En midlertidig, automatisk generet mailadresse tildeles i så fald straks.

Mailadresse: Her vises den automatisk tildelte mailadresse. Når medarbejderen selv har valgt en mailadresse, vises denne.
Medarbejderen vælger selv mailadresse på https://mit.medarbejdere.au.dk/

Bevilg Teams-telefon: ”Ja” viser at medarbejderen får tildelt et Teams-telefonnummer.

Teams-telefon: Når bevillingen er slået igennem, vises det bevilligede telefonnummer. Indtil dette er sket, vises teksten ”Under opdatering”.

Skjul Teams-telefon: ”Ja” angiver at Teams-telefon er skjult og det vil ikke fremvises i bl.a. telefonbog og Pure. Undtagelse: Hvis Teams-telefonnummeret er indtastet på en arbejdsrelation, vil det vises på denne arbejdsrelation.

Mobiltelefon: Medarbejderens eventuelle AU-mobilnummer indtastes.

Seneste ansættelse: Medarbejderens seneste ansættelsesdato. Kan være for en eksisterende ansættelse eller for en tidligere ansættelse. Oplysningen kommer fra mitHR og kan ikke rettes i Medarbejderstamkortet. 

Pårørende navn: Hvis medarbejderen ønsker det, kan en pårørendes navn skrives her.

Pårørende tlf.: Hvis medarbejderen ønsker det, kan den pårørendes telefonnummer skrives her.

Lønnede arbejdsrelationer indeholder både de månedslønnede og timelønnede ansættelser. Gældende for begge er, at der skal angives et timetal på mere end 0 timer og maksimalt 37 timer.

Eksempler på lønnede arbejdsrelationer:

• Videnskabelig assistent
• Professor
• HK-studentermedhjælper
• Ekstern lektor

Se et komplet overblik over hvilke stillingstyper, der må oprettes som lønnede i MSK her: XXX

Ulønnede arbejdsrelationer registreres for personer, der har en arbejdsmæssig tilknytning til AU, og som har brug for telefon, AU-mail, adgang til AU’s lokaler og systemer osv.

Eksempler på ulønnede arbejdsrelationer er:

• Professor emeritus
• Gæstelektorer og -professorer
• Adjungerende lektorer og professorer
• Konsulenter, der arbejder på AU, men aflønnes af en ekstern aktør.

Se et komplet overblik over hvilke stillingstyper, der må oprettes som ulønnede i MSK her: XXX

Der er en række arbejdsrelationer, som bliver oprettet automatisk i mitHR og fremstillet i MSK. Arbejdsrelationer kommer fra andre systemer og signalere typisk medarbejderens studieaktivitet.

Eksempler på automatisk oprettede arbejdsrelationer er:

• Ph.d. Planner
• Teknisk Stads

Bemærk for ph.d.-studerende, som også er lønnede, vil medarbejderen have både den ulønnede arbejdsrelation svarende til studieaktiviteten og den lønnede arbejdsrelation for ansættelsen som ph.d.-studerende.

Du kan hente data til oprettelse af en arbejdsrelation fra eRekrutteringsystemet Emply Hire. Jo flere oplysninger, der er givet ved oprettelse af et projekt i Emply, jo flere oplysninger kan der indhentes til arbejdsrelationen.  

Det gør du ved at:

• trykke på ”Data fra eRekruttering”,
• angiv stillings ID (uden # foran) i boksen der kommer op
• vælg "Ja, bekræft"

Udfyld nu resten af felterne og tryk på "Gem arbejdsrelation"

Følgende to dialogbokse bliver vist:

• Dialogboks 1: Der bliver oprettet en HR-sag
  • Inden du bekræfter, skal du tage stilling til nedenstående: 
    • Marie Curie eller Løntilskud
    • Delt finansiering
    • Fritaget fra tidsregistrering
    • Bemærkningsfeltet
• Dialogboks 2: Der bliver ikke oprettet en HR-sag
  • Denne dialogboks vises, hvis den registrerede arbejdsrelation ikke medfører oprettelse af en sag i Workzone.

Når ændringen træder i kraft i fremtiden vil HR kunne se følgende tekst i HR-sagen:OBS: Fremtidig ændring.

For at se, hvad den specifikke ændring består af, skal du slå medarbejderen op i mitHR og se ændringen under ”Ansættelsesinfo”.

Skal medarbejderen gå ned i tid i en midlertidig periode, skal slutdato også angives i denne dialogboks. På den måde slipper du for at lave endnu en ændring, når medarbejderens timetal skifter tilbage igen.

Når der registreres en ny, lønnet arbejdsrelation eller ændres i en eksisterende, oprettes der automatisk en sag i Workzone, som sendes til HR. På baggrund heraf, foretager HR den videre sagsbehandling, herunder eventuel udarbejdelse af ansættelsesbevis eller tillæg til ansættelsesbevis og registrering i lønsystemet mm.

Når der oprettes en ulønnet arbejdsrelation oprettes normalt ikke automatisk en sag til HR. Undtagelserne er bl.a. ved internationale medarbejdere, adjungeringer og Emeritus.

Overskrift på en arbejdsrelation

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Identifikation af arbejdsrelationen i form af:

<stillingskategori> <stillingstypenr. og -navn> <enhedsnr. og –navn>

OBS: Fremtidig ændring

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Angiver hvorvidt der er registreret ændringer vedrørende enhed, stillingstype eller ugentligt timetal med fremtidig ikrafttrædelsesdato. Det er ikke muligt at se den specifikke fremtidige ændring i MSK. Tilgå i stedet mitHR og se ændringen under ”Ansættelsesinfo”.

Start- og slutdato

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Tidsbegrænset: ”Ja”, angiver at ansættelsen er tidsbegrænset. ”Nej”, angiver at ansættelsen er varig.

Startdato: Er Arbejdsrelationens startdato. Startdatoen kan kun ændres i MSK så længe, datoen er en fremtidig. En startdato, der ligger tidligere end dags dato, kan kun ændres ved henvendelse til HR Data og Digitaliserings support.

Slutdato: Er arbejdsrelationens eventuelle slutdato. Ved ”Ja” i tidsbegrænset ansættelse udfyldes slutdato kun, hvis den kendes. Kender du IKKE slutdato for ansættelsen, idet ansættelsen slutter ved en objektiv begivenhed, skal slutdato ikke udfyldes. Bemærk: Ved ”Nej” i tidsbegrænset ansættelse kan slutdato ikke udfyldes ved oprettelse.

Stilling

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Stillingstype: Stillingstype som er knyttet til arbejdsrelationen fremsøges vha. 3-cifret nummer eller valgfri del af stillingstypeteksten.

Stillingskategori: Udfyldes automatisk ud fra valg af stillingstype.

Titel (dansk):  Selvvalgt titel eller titel fra værdiliste. Efter 3 tegn er tastet vises matchende værdier i værdilisten. Du skal altid angive en titel, hvis relationen skal vises i PURE.

Titel (engelsk): Hvis der er valgt en titel fra værdilisten i feltet ”Titel(dansk)”, vises den engelske titel automatisk. Hvis der er registreret en fritekst titel i feltet ”Titel(dansk)” kan der tilsvarende registreres fritekst engelsk titel. Du skal altid angive en titel, hvis relationen skal vises i PURE.

Lønform

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Lønnet tilknytning: ”Ja”, angiver at arbejdsrelationen svarer til et lønnet ansættelsesforhold hos AU. ”Nej”, angiver at det er en ulønnet arbejdsrelation.

Timer pr. uge: Angiver ugentligt timetal for lønnede medarbejdere. ”Timer pr. uge” være udfyldt med et timeantal, der er højere end 0. Timetallet styrer hvem, der modtager sagen i Workzone. Kender du ikke timetallet skal det angives ud fra følgende kriterier:

• Ansættelsesbevis: angiv 3 timer
• Ingen kontrakt: angiv 1 time

Derudover må timetallet ikke overstige 37 timer.

Timelønsansættelse: ”Nej”, angiver at medarbejderen er månedslønnet. ”Ja”, angiver at medarbejderen aflønnes på timebasis i timelønsystemet AU Timeløn. Hvis arbejdsrelationen ikke er lønnet, vises ”Nej” i dette felt.

Projekt

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Projektnummer: Angives med op til 6 cifre.

Projektnavn: udfyldes automatisk med projektnavn ud fra de 6 cifre.

Aktivitetsnummer: Angives med op til 5 cifre.

Aktivitetsnavn: udfyldes automatisk med navn ud fra de 5 cifre.

Stedkode: 4-cifret omkostningssted. Feltet indeholder IKKE en værdliste med gyldige værdier.

Stednavn: udfyldes automatisk med omkostningssted ud fra de 4 cifre.

Delregnskab: Angives med 1 ciffer. Feltet indeholder IKKE en værdliste med gyldige værdier.  

Delregnskabsnavn: udfyldes automatisk

Enhed

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Enhed: Enhed, som arbejdsrelationen er knyttet til. Vælges ved hjælp af enhedsnr. eller valgfri del af enhedsnavnet.

Institut/VD-omr.: Udfyldes automatisk ud fra enhed.

Fakultet/FA: Udfyldes automatisk ud fra enhed.

Bygning: Bygning som arbejdsrelationen eventuelt er knyttet til. Typisk 4-cifret nr., men kan være tekst.

Lokale: Lokale som arbejdsrelationen er knyttet til. Typisk 3-/4-cifret lokale nummer, men kan være tekst.

Evt. Telefon: Anvendes hvis arbejdsrelationen er knyttet til et bestemt tlf.nr (kan også være et Teams-telefonnummer).

Evt. Visningsmail: Feltet må kun udfyldes, hvis der ikke bevilges en medarbejdermail eller, hvis medarbejderen kun skal ses med en funktionspostkasse eller f.eks. en Region-Midtjylland mailadresse. E-mailadressen vil i givet fald blive vist i PURE på denne arbejdsrelation.

Enhed inkluderes i medarbejdermail?: ”Ja”, angiver at der skal indgå enhedsforkortelse i personens mailadresse. Der skal for en person være én og kun én arbejdsrelation med ”Ja” i Enhed i medarbejdermail. Når en arbejdsrelation markeres med ”Ja” vil den arbejdsrelation, der hidtil har været markeret med ”Ja”, automatisk skifte til ”Nej”. 

PURE-visning

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Vis arbejdsrelation i PURE?: Angiver hvorvidt arbejdsrelationen vises i PURE. Hvis relationen vises i PURE, skal du angive en dansk og engelsk titel.

Vis som primær arbejdsrelation: ”Ja”, angiver at denne arbejdsrelation er primær relation i PURE. Der skal for en person være én primær visningsrelation.  Når en arbejdsrelation markeres med ”Ja”, vil den arbejdsrelation, der hidtil har været primær automatisk skifte til ”Nej”.

Fortrolighed

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (Oprettelse)

Arbejdsrelation fortrolig før startdato: ”Ja”, angiver at arbejdsrelationen er fortrolig frem til ansættelsesdatoen eller når feltet ændres til ”Nej”. En fortrolig arbejdsrelation vises IKKE i PURE, rapporter i mitHR og telefonbogen. En arbejdsrelation, der er ikke-fortrolig kan ikke ændres tilbage til fortrolig. OBS: Feltet står default med markering for fortrolig.  

Vis funktioner-knappen

Feltbeskrivelse - Arbejdsrelationer (efter oprettelse)

En funktionsvaretagelse er altid tilknyttet en arbejdsrelation og kan være tildelt automatisk eller manuelt. En guide til manuel tildeling, og beskrivelse af de forskellige funktionsvaretagelser kan findes i FAQ