FAQ - Medarbejderstamkortet

Slutdato med tilbagevirkende kraft

Det er nu muligt at sætte en slutdato på 40 dage tilbage i tid.

Se fremtidige ændringer 

Fremtidige ændringer på en arbejdsrelation ses ved opslag i mitHR.

Sådan skifter man stilling på samme institut eller VD-område

Opret den nye stilling og luk den "gamle" stilling. 

Det er vigtigt at det er i den rækkefølge ellers vil der kommer et 'hul' i ansættelsen.

It-velkomstmailen

Personer med en arbejdsrelation, skal altid have tilsendt en it-velkomstmail. Det gælder både for lønnede og ulønnede arbejdsrelationer.

It-velkomstmailen skal sendes manuelt af stamkortredaktøren ved klik på knappen 'Afsend it-velkomstmail' under Personoplysninger. Bemærk: Mailadresse i Private kontaktoplysninger skal være udfyldt.

It-velkomstmailen indeholder vigtige oplysninger som:

• regler for brug af AU's it-systemer
• hvordan medarbejderen opretter sig i AU's systemer
• hvordan medarbejderen får adgang til sin AU-mail (hvis en sådan er bevilliget)

Kommer der et felt, hvor man kan angive MUS-leder/daglig personaleleder/kontaktperson?

Nej. MUS-leder/daglig personaleleder/kontaktperson registreres af HR. Se evt. Vejledning for HR

Hvordan fortryder jeg en oprettelse af en arbejdsrelation? 

Det kan du ikke i Medarbejderstamkortet  - du skal oprette en supportsag hos Data og Digitalisering via AU's Serviceportal

Bliver det muligt i Medarbejderstamkortet at advisere andre medarbejdere om, at der er lavet en oprettelse?

Den funktion er ikke tænkt ind i Medarbejderstamkortet i dag. 

Hvordan informeres IT om nye medarbejdere?

Opgang/nedgang i tid i Medarbejderstamkort ved fastansat

Ved nedgang eller opgang i tid angiver ”ikrafttrædelsesdatoen” start datoen for den ønskede opgang/ned i tid. Hvis man allerede på forhånd ved hvornår opgang/nedgangen i tid slutter, angives dette i ”bemærkningsfeltet” til slut. Så vil HR i HR-Løn lægge en slutdato for op/ned i tid.

Kan jeg udtrække en liste over de ansattes nærmeste pårørende?

Det er ikke muligt at udtrække en liste over en afdelings ansattes nærmeste pårørende i Medarbejderstamkortet.

Dødsfald

Ved en medarbejders dødsfald skal der IKKE gøres noget i Medarbejderstamkortet.

IDM får besked fra CPR Registret om dødsfaldet og det starter en automatisk lukning i IDM. Det medfører at personen lukkes ned i PURE, Mailkontakter, telefonlisten og andre systemer der trækker på IDM f.eks. adgangskortet.HR får besked fra nærmeste leder. HR sætter slutdato for lønforholdet i HR LØN (det vil være den sidste dag i måneden for en fastansat medarbejder)

Læs: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/afsked/doedsfald/

Kun stamkortredaktører kan lave oprettelser eller ændringer i Medarbejderstamkortet.

Hvis du som stamkortredaktør laver en oprettelse eller en ændring, er du ansvarlig for, at det er sket på en korrekt og tilladt baggrund.

Normalt er det din lokale stamkortredaktør, der er ansvarlig for at oprette og ændre oplysninger på personer og arbejdsrelationer.

Kun i særlige tilfælde og såfremt din lokale stamkortredaktør ikke er tilgængelig, kan din lokale It-support kontaktes.

Tildeling af fx. medarbejdermail påhviler den ansættende enheds stamkortredaktør, ligesom oprettelse af arbejdsrelationen.

Link til denne boks

Medarbejderen kan selv rette dele af sine egne oplysninger her: https://mit.medarbejdere.au.dk/da/profile

Andre oplysninger skal rettes af den lokale stamkortredaktør.

Bemærk: Wiseflow anvender altid CPR navn uden hensyntagen til selvvalgt visningsnavn i Medarbejderstamkort.

Når der i Medarbejderstamkortet registreres en arbejdsrelation på en AU-person, vil dette tildele den pågældende forskellige rettigheder automatisk.

Nogle rettigheder er knyttet til en bestemt stillingstype.

Nogle er knyttet til enheden.

Nogle er knyttet til stillingskategorien.

Hvis du som stamkortredaktør har brug for at sikre dig, at der ikke bliver tildelt for mange rettigheder til en bruger, skal du kontakte din lokale IT-support (https://medarbejdere.au.dk/administration/it/ithovedomraader/) for at få dette undersøgt og evt. justeret.

Eksempel

En ekstern forskningssamarbejdspartner skal have adgang til at booke mødelokaler og have adgang til mail. Der skal ikke gives yderligere adgange.

Stamkortredaktøren registrerer derfor en arbejdsrelation i Medarbejderstamkortet i den enhed, hvor forskningssamarbejdspartneren er tilknyttet.

Når der registreres en arbejdsrelation, uanset om det er en lønnet eller ulønnet, gives der følgende adgange:

• VPN-adgang fakultetets/hovedområdets VPN-løsning
• Office 365 licens inkl. personligt OneDrive
• Adgang til medarbejdermail (hvis der er sat flueben i ”Bevilg medarbejdermail”)
• Der gives næsten altid adgang til enhedens O-drev (afhænger ofte af stillingskategori)
• Man indmeldes på enhedens distributionsliste (afhængig af lokale aftaler)
• Hvis der derudover for enheden er blevet besluttet at alle ansatte (uden skelen til om de er lønnede, timelønnede eller ulønnede) altid skal tildeles visse rettigheder, vil disse også tildeles.

Stamkortredaktøren kan ved tvivl henvende sig til lokal it-support, med oplysning om stillingskategori samt den enhed arbejdsrelationen registreres på, for at få oplyst hvilke fællesdrev, der automatisk tildeles.

Ved behov for individuel adgang til fællesdrev kan dette bestilles her. 

FAQ vedr. timelønsansættelse (AU Timeløn)

Medarbejderstamkortet og AU Timeløn er forbundet.

Hvis Timelønsansættelse = Ja, så har timer pr. uge alene betydning for hvilken sagsgruppe der oprettes en sag i, samt om sagen går til Løn (under 3 timer) eller HR (3 timer eller derover)

Bemærk, som udgangspunkt skal feltet ”Timer pr. uge” være udfyldt med et timeantal. Timetallet må kun være 0 timer pr. uge ved ansættelser, hvor det faste timeantal ikke på forhånd er kendt f.eks. eksterne lektorer, bedømmelsesudvalg eller instruktører.

Vejledning til timelønsansættelse

Flere oplysninger om AU-timeløn og oversigt over lønsatser.

Følgende stillingstyper må anvendes til timelønsansættelse:

161 Afdelingstandlæge
162 Kliniske lærer, odont
341 Ekstern lektor
342 Undervisningsassistent
343 SUL Undervisningsassistent
344 Klinisk lærer, klinisk
345 Klinisk lærer, almen medicin
346 Ph.d. timeløn
347 Studenterunderviser
351 Censor
352 Bedømmer eksamen
353 Gæsteforelærer
356 Bedømmelsesudvalg
357 Bedømmer ph.d. afhandling
511 Studerende, HK
512 Studentermedhjælp, SUL
521 Timelønnet IT-medarbejder
531 Eksamensvagt
532 Studenterstudievejleder
533 Tutor
534 Særlig medhjælp
535 Timelønnet øvrig TAP
901 Særlig vederlæggelse
902 Kompensation til forsøgspesoner
 

Hvis en medarbejder skal undtages fra tidsregistrering, skal du indsætte følgende formulering i feltet "Sagstekst (bemærkninger)" ved sagsoprettelse:

”Nærmeste leder har på baggrund af en individuel vurdering af stillingens indhold besluttet, at [INDSÆT medarbejderens navn] er undtaget fra kravet om arbejdstidsregistrering”

Du kan fortsat tilføje andre bemærkninger du måtte have brug for i forbindelse med registreringen:

Ovenstående giver HR den nødvendige bekræftelse til, at der kan indsættes et obligatorisk afsnit i den nyansatte medarbejders ansættelsesbevis, hvoraf det fremgår af medarbejderen er undtaget kravet om tidsregistrering.

Jeg har glemt at indsætte formuleringen, hvad gør jeg nu?

Hvis du har glemt at indsætte formuleringen i Sagstekstfeltet og medarbejderen skal undtages fra arbejdstidsregistrering, skal du kontakte din lokale HR.

Link til denne boks

FAQ vedr. enhed i medarbejdermail

Kun én arbejdsrelation ad gangen, kan tillade enhed i medarbejdermail.

Hvis en person ønsker at enhed skal indgå i medarbejdermailen, skal dette registreres på arbejdsrelationen med den pågældende enhed. Bemærk, medarbejdere, der er ansat på institutter og visse forskningscentre, vil få instituttets/centrets enhedsforkortelse som en del af deres mailadresse. Beslutningen gælder for samtlige medarbejdere ved enheden. Læs mere om Mailenheder og enhedsforkortelser.

Hvis ved genansættelser eller enhedsskift kan man opleve at maildomæne ikke automatisk skifter.

Følgende workaround kan hjælpe:

Brugeren skal via selvbetjening opdatere sit valgte mailnavn. Der skal ikke vælges nyt, men blot trykkes Gem i https://mit.medarbejdere.au.dk/da/profile/mail

Så bør enhedsændringen fremgå af medarbejdermailen.

Link til denne boks

Som ansat ved Aarhus Universitet tildeles man en mailkonto, der skal benyttes til arbejdsrelaterede formål.

Det er stamkortredaktørens ansvar at sikre dette, ved at sætte Bevilg medarbejdermail = Ja i Medarbejderstamkortet.

AU medarbejdermail skal tildeles en medarbejder, hvis vedkommende har en arbejdsrelation, hvor personen forventes at have mailkorrespondance i sin rolle på AU.

Bemærk: Kun medarbejdere med medarbejdermail kan bevilges Teams telefonnummer.

Læs evt. om AUs mailpolitik her: https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/politikker/mailpolitik#c2501187

Se også FAQ Hvordan bruges visningsmail på arbejdsrelationer

Link til denne boks

Visningsmail må kun anvendes i følgende situationer:

• hvis der står "Nej" ved Bevilg medarbejdermail på personen
• ELLER hvis medarbejderen kun skal ses med en AU-funktionspostkasse eller en Region Midtjylland-mailadresse.

Eksempler på korrekt brug:

• Kristian Thorn, Universitetsdirektør, Rektoratet vises på AUs hjemmeside med sin funktionsmail: director@au.dk
• Klinisk lektor (med AU-medarbejdermail) vises med sin Region Midtjylland-mailadresse
• Hans Hansen, Lektor, (har INGEN AUmedarbejdermail tildelt), visningsmail på en eller flere arbejdsrelationer er udfyldt med fx. mail@virksomhed.dk eller hans@universitet.dk

Eksempel på forkert brug:

• Hans Hansen, Lektor, (har AUmedarbejdermail tildelt), visningsmail på en eller flere arbejdsrelationer er udfyldt med fx. mail@virksomhed.dk eller hans@universitet.dk

Læs også FAQ Hvornår skal der tildeles AU medarbejdermail?

Link til denne boks

Ansatte ved Aarhus Universitet, der har bevilget en medarbejdermail, kan yderligere bevilges Teams telefoni.

Teams telefoni tilbyder muligheden for at foretage opkald til mobil- og fastnettelefoner direkte fra Teams.​ Læs mere om muligheder og anvendelse her: Teams til telefoni.

Tildeling af Teams telefoni

1. Fremsøg person, der skal have Teams telefoni, i Medarbejderstamkortet.
2. Redigér personoplysninger
3. Vælg "Ja" ved Bevilg Teams-telefon.
4. Hvis telefonnummeret skal skjules, så det ikke fremgår af telefonlister eller i Pure, skal der også vælges "Ja" ved Skjul Teams-telefon. Teams telefonnummeret vil fremgå af telefonlisten efter ca. 15 min.

Link til denne boks

Tildeling af funktionsvaretagelse

Funktionsvaretagelse kan tildeles manuelt af stamkortredaktør, hvis ikke medarbejderen allerede har fået den tildelt automatisk i kraft af sin arbejdsrelation.

Funktionsvaretagelse tildeles af stamkortredaktør på følgende måde:

1. Åbn den arbejdsrelation, hvor funktionsvaretagelsen skal tilknyttes.
2. Tryk på knappen ’Vis funktioner’

3. Tryk på ’+’

4. Feltet enheder udfyldes kun ved funktionsvaretagelse Eksamensadministrator.  
5. Feltet Funktion udfyldes med den ønskede funktionsvaretagelse (læs evt. mere her).
6. Tryk ’Gem funktionsvaretagelse’

Afslutning af funktionsvaretagelse

Automatisk tildelte funktionsvaretagelser kan ikke afsluttes (de er ikke redigerbare). De afsluttes automatisk når arbejdsrelationen afsluttes.

De manuelt tildelte funktionsvaretagelser afsluttes ved at sætte en slutdato.

Link til denne FAQ

En funktionsvaretagelse er altid tilknyttet en arbejdsrelation og kan være tildelt automatisk eller manuelt. Herunder er en beskrivelse af, hvilket formål de forskellige funktionsvaretagelser tjener.

Bemærk: Pt. er der kun defineret funktionsvaretagelser til brug for AU Uddannelse.

Eksaminator/Intern medbedømmer

• Alle medarbejdere med stillingskategori VIP, DVIP, ING, PHD eller stillingstype 352 Bedømmer eksamen får automatisk funktionsvaretagelsen og oprettes automatisk med rollen Bedømmer i Wiseflow.
• Andre, som ønskes oprettet som bedømmer i Wiseflow, kan tildeles funktionsvaretagelsen Eksaminator/Intern medbedømmer på deres arbejdsrelation i Medarbejderstamkortet af den lokale stamkortredaktør.
• Eksternt tilknyttede personer, som skal fungere som eksaminator og kunne bedømme studerende i Wiseflow (eksterne vejledere etc.) oprettes af det institut, som har indgået aftale med den eksterne person og tildeles derefter funktionsvaretagelsen.

Censor

• Alle medarbejdere med stillingstype 930 Teknisk STADS-MSK eller 351 Censor får automatisk funktionsvaretagelsen Censor og oprettes automatisk i Wiseflow med rollen Bedømmer.
• Udenlandske censorer, som ikke har et dansk cpr-nummer, skal have oprettet en arbejdsrelation med stillingstypen 351 Censor for at kunne logge ind i Wiseflow via Wayf. 
• Instituttet, der har indgået aftalen med den udenlandske censor, skal lave registreringen i Medarbejderstamkortet. Stillingstype 351 Censor skal altid tilknyttes instituttet.
• Funktionsvaretagelsen Censor tildeles normalt aldrig manuelt, men det er muligt.

Eksamensadministrator

• En person, der tildeles funktionsvaretagelsen Eksamensadministrator, oprettes automatisk i Wiseflow og tildeles rollen Administrator.
• Eksamensadministratorer tilføjes automatisk som Administrator på flows i Wiseflow, som hører til på den administrative enhed, der er sat på deres funktionsvaretagelse i MSK samt alle administrative enheder, der ligger under funktionsvaretagelsens administrative enhed i det administrative enhedshierarki.
• En Eksamensadministrator har adgang til alle de flows, som vedkommende er tilføjet som administrator på.
• OBS! Administratorer tilføjes kun på et flow, når flowet oprettes. Ændring af administrativ enhed på funktionsvaretagelse Eksamensadministrator har således ikke bagudrettet virkning.

Tilsynsvagt

• Med funktionsvaretagelsen Tilsynsvagt, oprettes personen automatisk i Wiseflow og tildeles rollen Gangvagt.

Underviser

• Alle medarbejdere med stillingskategori VIP, DVIP, PHD eller ING får automatisk funktionsvaretagelsen og oprettes automatisk med rollen Underviser i Plan.

Link til denne boks

FAQ vedr. studerende som også er medarbejdere (mails fra Brightspace)

Studerende som også er medarbejdere (fx Instructors) og har bevilget en medarbejdermail, modtager mail fra Brightspace til denne medarbejdermail.

Når de ophører med at være medarbejdere, ændres mailadressen øjeblikkeligt til deres studentermail, og mail fra Brightspace sendes nu hertil.

Man ophører med at være medarbejder, når der ikke længere er en aktiv arbejdsrelation i Medarbejderstamkortet.

Hvis arbejdsrelationen holdes aktiv i stamkortet, selvom personen de facto er ophørt, skal "Bevilg medarbejdermail" sættes til "Nej" i Medarbejderstamkortet. Så lukkes medarbejdermailen og personen får studentermailadressen som mailadresse.

FAQ vedr. fremtidig medarbejders adgang til Brightspace

Af sikkerhedsmæssige årsager må der normalt ikke gives adgang til Brightspace, før et ansættelsesforholds start.

Hvordan får en fremtidig underviser så adgang til Brightspace?

I rolleapplikationen tildeles vedkommende en midlertidig underviserrolle, som løber indtil den dato arbejdsforholdet begynder (= indtastede slutdato i Rolleapplikationen).

Dette gør at vedkommende oprettes som bruger i Brightspace og vil kunne tilknyttes relevante kurser. Læs mere her: Vejledning til rolletildeling til Brightspace

Spørgsmål til dette kan sendes til CED-supporten.

FAQ vedr. PLAN

Alle personer som har en aktiv arbejdsrelation med stillingskategorierne VIP, DVIP, PHD eller ING, bliver automatisk overført til PLAN (TermTime) som Staff (underviser). 

Link til denne FAQ

FAQ vedr. Fortrolighedsflaget i Medarbejderstamkortet

Derfor er der fortrolighed

Ved oprettelse af en arbejdsrelation vil fortrolighedsflaget default være "Ja". Den er sat til "Ja" således at den kommende medarbejder ikke kan ses i mailkontakter, telefonlisten eller i Pure. Fortroligheden sikrer også at den kommende medarbejder ikke kan logge ind i AUs systemer før ansættelsen er trådt i kraft.

Ændring af fortrolighed

Fortroligheden ophæves automatisk på startdatoen.

Der skal altid være "Ja" i fortrolighed frem til startdato. Kun i særlige tilfælde må fortroligheden ophæves før ansættelsen starter. Dette kunne være behov for planlægning af undervisning og/eller eksamensafholdelse for den kommende medarbejder.

Hvis fortroligheden ophæves (sættes til "Nej") skal man være opmærksom på, at den ikke kan sættes tilbage til "Ja". Medarbejderen vil blive synlig med den nye arbejdsrelation i AU’s i mailkontakter, telefonlisten eller i Pure og resten af omverdenen, samt få adgang til at logge på AUs systemer.

Følgende retningslinjer gælder for tildeling af adgang til AU’s digitale løsninger før første arbejdsdag (ophævelse af fortrolighed)

Adgang kan gives (fortrolighed ophæves), hvis det vurderes nødvendigt i forhold til den pågældendes ansættelse (f.eks. hvis vedkommende skal forberede sig til undervisning). Adgang skal selvfølgelig kun gives til relevante oplysninger (men det gælder også i selve ansættelsen), og vedkommende skal orienteres om de it-sikkerhedsmæssige forhold, tavshedspligt mv. inden adgangen. Den ansættende enhed ansvaret for, at medarbejderen orienteres om dette.

Aktivering af medarbejdermail

Aktivering af medarbejdermail vil først ske når fortroligheden ophæves (enten automatisk ved startdato eller manuelt tidligere). IT-velkomstbrev kan først sendes, når medarbejderen har mindst én ikke-fortrolig arbejdsrelation.

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk, med AUID eller NemID og vælge e-mail, så snart de har modtaget IT velkomstbrevet -  e-mailen er bare ikke aktiv før startdato.

Adgangskort kan først bestilles når fortrolighed er ophævet

Du skal ophæve fortroligheden så tæt på ansættelsens ikrafttræden som muligt og derefter bestille kortet. Det kan betyde at den nyansætte de første dage måske må bede om hjælp til at komme ind i bygninger, skulle leverancen være længe undervejs.

Du kan sætte Vises i Pure til Nej, indtil ansættelsen starter. Så vil personen ikke fremgå af telefonlisten.

Du skal selv huske at ændre dette til Ja igen ved ansættelsesstart, dvs dagen før, da opdateringer til Pure og telefonlisten sker hen over natten.

Bestilling af udstyr før fortrolighed er ophævet

Udstyret skal bestilles til instituttet/afdelingen så udstyret er klar, når medarbejderen starter. Ved f.eks. en ny PC skal IT supporten så kun sætte medarbejderens login op.

Hvis medarbejderen eller arbejdsrelation er oprettet, men skal annulleres

I de tilfælde hvor en arbejdsrelation skal slettes: fx fordi en igangsat ansættelse ikke bliver til noget alligevel, så skal arbejdsrelationen SLETTES. Der må ikke sættes en slutdato, men annulleringen skal sendes til Data og Digitalisering via AU's Serviceportal, der så sletter den.

FAQ vedr. forlængelse af en medarbejder, som fortsætter i samme stilling, enhed, antal timer pr uge etc.

Forlængelser laves ved at ændre slutdato på arbejdsrelationen.

NB: Hvis den oprindelige slutdato allerede er overskredet, skal du henvende dig via supporten: https://support.au.dk/CherwellPortal/IT/One-Step/RequestsMedarbejderstamkort

Synkronisering mellem Medarbejderstamkortet og Pure

Ændringer i Medarbejderstamkortet synkroniseres ind i Pure hver nat. Dette gælder titler, ændring af enhed og enheders adresser, kontornr mm.

Der kan være yderligere forsinkelse, før ændringer slår igennem på hjemmesiderne.

Brugeroprettelse i Pure

Hvis den ansatte skal have adgang til Pure, skal feltet "Vises i Pure" vinges af. Ellers bliver personen ikke oprettet i Pure.

Derudover skal den ansatte selv oprette en medarbejdermail tilknyttet sin enhed fra https://mit.medarbejdere.au.dk/da/profile. Den ansatte synkroniseres først ind i Pure, når vedkommende har valgt en medarbejdermail.

Hvis medarbejderen er tilknyttet en ekstern enhed med tæt samarbejde med AU, som fx Kgl. Bibliotek eller Region Midt, bevilges der i mange tilfælde ikke en medarbejdermail. I disse tilfælde skal medarbejderens mail-adresse fra den eksterne organisation indsættes i feltet ”visningsmail”. Sker dette ikke, vil medarbejderen ikke blive synkroniseret ind i Pure.

Hvis medarbejderen IKKE skal have adgang til Pure, skal der stå NEJ i ”Vises i Pure”. Dette vil for eksempel ofte være tilfældet for studenterundervisere, medhjælpere, praktikanter og løsere tilknyttede medarbejdere.

Hvordan sørger jeg for korrekt titel i Pure?

Stillingsbetegnelser bliver automatisk hentet ind i Pure fra Medarbejderstamkortet.

Du skal ALTID udfylde titelfelterne i Medarbejderstamkortet, hvis du har valgt "Ja" i "Vises i Pure". Hvis der ikke er skrevet en titel ind, overføres stillingskategorien i stedet, dvs. fx VIP, TAP etc. Dette bør undgås og rettes til, hvis det opdages.

Hvis der er flere aktive relationer, der skal vises i Pure, skal de alle have en udfyldt titel på dansk og engelsk – også selvom titlen er den samme i de forskellige relationer.

Brug så vidt muligt de standardiserede titler, da det giver ensartet skrivemåde og standardiseret oversættelse. De standardiserede titler popper op under feltet, når du begynder at skrive i det. Hvis du ikke kan bruge en standard-titel, så vær meget opmærksom på skrivemåde og oversættelse.

• Akademiske titler som ph.d., dr.med., cand.mag., BA m.m. hører ikke til i Medarbejderstamkortet. Disse skrives ind i personens Pure-profil (af personen selv eller af en betroet medarbejder). Tilsvarende vil en studerende normalt være ansat som ”studentermedhjælper” eller ”studenterunderviser” og IKKE som ”lægestuderende” eller ”specialestuderende” – det er funktionen, der beskrives, og ikke det faglige tilhørsforhold.
• Særligt om det kliniske område: Vær opmærksom på, at titlen skal afspejle medarbejderens funktion i forhold til AU. Selvom vedkommende på sygehuset er ansat som (over)læge, sygeplejerske el. andet, vil forholdet til AU ofte være ”klinisk lektor”.
• Særligt om ph.d.-studerende: Ph.d.-studerende har (minimum) to relationer i Medarbejderstamkortet. Det er vigtigt, at titlen står på alle relationer, der ønskes vist i Pure. Brug altid den standardiserede udgave ”Ph.d.-studerende” (DK), der oversættes til PhD Student (ENG)
• Store og små bogstaver i Pure-titel: Pure skelner ikke mellem store og små bogstaver, så hvis der ændres fra stort til lille bogstav eller omvendt i Medarbejderstamkortet, slår ændringen ikke igennem i Pure. Hvis du mener, at der skal ændres noget i små/store bogstaver, så kontakt Pure-supporten, der kender standarden og kan rette til, hvis det er relevant.

Yderligere information:

Titler i Pure er et kompliceret felt – hvis du er i tvivl, så kontakt Pure-supporten, der kan hjælpe med at afklare præcist, hvordan du skal gøre. Du finder mere information om Pure, samt kontaktoplysninger til Pure-supporten her: Pure (au.dk) (Læs om titler under ”Profil og hjemmeside”)

Direkte link til denne boks

Hvor registreres numrene?

AU-mobilnummer registreres under Personoplysninger i afsnittet Medarbejderoplysninger. Medarbejdere kan kun have ét AU-mobilnummer. 

Arbejds-fastnetnummer (Teams) registreres i arbejdsrelationen.

Udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet

Ved indtastning af udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet, skal telefonnummeret starte med + og ikke 00 eksempel:  +45 xx xx xx xx. 

Censorer, bedømmere (eksamen) & honorarlønnede 

Censorer og bedømmere (eksamen) skal ikke være oprettet som medarbejdere for at kunne få deres honorar. De har teknisk set en ”anden relation” til AU end studerende og medarbejdere. De vil have et lønforhold i SLS og kendes på stillingstypen.

De skal kun oprettes med en arbejdsrelation, hvis ikke de har dansk CPR og skal have adgang til Wiseflow se skema herunder).

Der kan ikke rettes i Censorkorpset i Medarbejderstamkortet - heller ikke af supporten.

Personer, der alene er tilknyttet Censorkorpset (stillingstype 930), får ingen AU-mail og kan ikke logge på Eduroam.

Bemærk:

• Stillingstype 930 vil altid være tilknyttet enhed 8840 Censorkorps.
• Stillingstype 351 Censor skal altid tilknyttes instituttet.

Adgang til Wiseflow tildeles ud fra stillingstype således:

Udenlandske censorer, bedømmere (eksamen) & honorarlønnede

Udenlandske censorer og bedømmere skal oprettes i Medarbejderstamkortet for at få et AUID. Hvis det kun er for at få et AUID, vil det være tilstrækkeligt at oprette dem som AU-Personer; altså uden arbejdsrelation. Man skal huske at oprette dem med deres private kontaktmail, så de kan komme ind i mit.au.dk med ”glemt password”-funktionaliteten. 

Kun for AU HR Løn: Oprettelse af fiktiv CPR-nr

Ved nyoprettelse af fiktiv CPR-nr i Medarbejderstamkortet vedrørende stillingstyperne 351 Udenlandske censorer, 352 Bedømmere, 353 Gæsteforelæsere, 901 Særligt vederlag og 621 Stipendiater, som tidligere skulle oprettes i PØS.

Personen kan fremsøges i Medarbejderstamkortet og følgende oplysninger vises: fornavn, efternavn, fødselsdato, køn og nationalitet.
Der oprettes ingen arbejdsrelation.

Honorarlønnede med dansk CPR-nr

Danske honorarlønnede som f.eks. kun skal have anvist et 2 timers forelæsningshonorar, skal ikke i Medarbejderstamkort.

Eksterne lektorer (1/5 ansættelser) i Medarbejderstamkortet

Ved alle timelønsansatte, der skal i Medarbejderstamkortet, SKAL der angives ugentlige timer i "Timer pr. uge" og angives "Ja" i "Timelønsansættelse".

Timetallet må kun være 0 timer pr. uge ved ansættelser, hvor det faste timeantal ikke på forhånd er kendt f.eks. eksterne lektorer og instruktører.

Hvis ikke de er angivet med "Ja" i "Timelønsansættelse", vil de fremkomme på lister over fastansatte.

Link til denne boks

Skal et stipendiat oprettes som lønnet eller en ulønnet relation?

Hvis gæsteforskeren får dækket sin løn af egne penge/stipendiat og derfor IKKE modtager løn fra AU, skal relationen oprettes som ulønnet.

Hvis gæsteforskeren får udbetalt løn af AU (evt. som et supplement til eget stipendiat) skal relationen oprettes som lønnet.

Ovenstående gælder ikke ph.d.-stipendiater. Læs evt. FAQ vedr. ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet.

Hvem opretter ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Det gør de fire ph.d.-skoler på fakulteter via PhD Planner. Alle ph.d.-studerende får en relation i Medarbejderstamkortet, som hedder 823 PhD Planner. Instituttet kan først påbegynde on-boarding af ph.d.-studerende, når den ph.d.-studerende er oprettet via PhD Planner i Medarbejderstamkortet.

Hvorfor er der ingen slutdato på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Der er ikke en slutdato på den ph.d.-studerendes ulønnede relation, fordi den ph.d.-studerendes tilknytning først lukkes, når den ph.d.-studerende lægges på arkiv i PhD Planner ved tildeling af en ph.d.-grad eller udskrivning. Ofte vil aflevering af afhandling, forsvar af afhandlingen samt tildeling af en ph.d.-grad foregå efter indskrivningen er udløbet. Derfor er der behov for, at den ph.d.-studerende stadig har adgang til sin e-mail m.m.

Hvorfor er startdatoen ikke lig med indskrivningsdatoen på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Startdatoen for den ph.d.-studerende ulønnede relation (823 PhD Planner) er den dag, som de ph.d.-studerende er oprettet i Medarbejderstamkortet. Det er ikke muligt i Medarbejderstamkortet at se, hvornår den ph.d.-studerendes indskrivning er startet. Det er et udviklingsønske, at det ændres, således at indskrivningsdatoen også fremgår af den ulønnede ph.d.-relation i Medarbejderstamkortet.

Hvordan kan se, om de ph.d.-studerende får løn i Medarbejderstamkortet?

Hvis den ph.d.-studerende får løn, så opretter AU HR Løn & AU IT denne relation på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Enten oprettes stillingstypen 212 Lønnet ph.d.-stipendiat, 221 SU ph.d.-stipendiat eller 346 Ph.d. timeløn. Der kan gå lidt tid fra, at den ph.d.-studerende er oprettet med en 823 PhD Planner-relation og til der tilknyttes en lønnet relation, og man skal derfor have lidt tålmodighed før alle information om de ph.d.-studerende kan ses i Medarbejderstamkortet.  

Hvem kan ændre i den ph.d.-studerendes relationer i Medarbejderstamkortet?

På 823 PhD Planner kan der ikke rettes i de ph.d.-relaterede oplysninger via Medarbejderstamkortet (start- og slutdato, enhed og stillingstype). Her skal ændringer ske via PhD Planner. Oplysninger om lokale, telefonnummer mv. skal rettes i Medarbejderstamkortet, så data kommer til at stå korrekt i Pure og telefonbog mv. De lønnede relationer (212, 221, 346) ændrer AU HR Løn & AU IT, når de får besked fra ph.d.-skolerne om, at der er sket ændringer i ansættelsen.

Hvor ændres CPR.nr. på de udenlandske ph.d.-studerende, når de tildeles et endeligt CPR.nr.? I Medarbejderstamkortet eller PhD Planner?

 Hvis den ph.d.-studerende har et midlertidig CPR-nr. og får et nyt, så skal det rettes via Medarbejderstamkortet (enten af ph.d.-skolen eller på instituttet afhængig af aftalen på fakultetet). Herefter vil det automatisk blive ændret i PhD Planner.

Må de ph.d.-studerende have andre relationer i Medarbejderstamkortet end 212, 221, 346 og 823?

Som udgangspunkt er det ph.d.-skolerne og AU HR Løn, der opretter relationerne på de ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Men har du på fx instituttet behov for at give de ph.d.-studerende en anden relation, kan man oprette en 822 Ph.d.-studerende. Det vil typisk være i de tilfælde, hvor man har behov for en anden visning i Pure af, hvilket center eller enhed den ph.d.-studerende er tilknyttet, end den enhed der fremgår af 823-relationen.

Hvem opretter måske kommende ph.d.-studerende på screenings grant i Medarbejderstamkortet?

Studerende på screening grants oprettes i Medarbejderstamkortet på institutterne. Screening grants tildeles af de enkelte ph.d.-skoler.

Hvordan ændres den primære visning af ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen i Medarbejderstamkortet. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation.

Hvilke relationer vises i AU Telefonbog?

Alle relationer på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet vises i AU’s telefonbog. Men den primære relation står øverst. Du kan derfor vælge den visning, du ønsker øverst, som den primære relation i Medarbejderstamkortet. Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation. 

Hvilke relationer vises i profilen i Pure for ph.d.-studerende?

Visningen i Pure bestemmes af de relationer i Medarbejderstamkortet, der er krydses af ved Vises i Pure. For 823-relationen kan du ikke fravælge, at den ph.d.-studerende vises i Pure. Men du kan vælge, at også andre relationer end 823-relationen vises i Pure. Den primære relationen står øverst i Pure, som det også gælder for AU Telefonbog.

Husk, at for ph.d.-studerendes 823-relationen bestemmes enhedsnummeret via PhD Planner og ikke i Medarbejderstamkortet. Det vil sige, at ændringerne sker i PhD Planner, ikke i Medarbejderstamkortet. Dog ændres telefonnummer og kontor direkte i Medarbejderstamkortet.

Hvorfor fjernes 823-relationen ikke, når den ph.d.-studerende afleverer sin afhandling?

Lukning af 823-relationen hænger sammen med lukning af den ph.d.-studerendes e-mail. Det er derfor ikke muligt at lukke relationen, før den ph.d.-studerende enten er udskrevet eller tildelt en grad. Da det ofte kan tage 3 måneder at afholde forsvar og få tildelt ph.d.-graden af Akademisk råd, skal den ph.d.-studerende fortsat have adgang til sin AU-mail.

AU Timeløn

Medarbejderstamkortet og AU Timeløn er forbundet.

Se vejledning her

Ansættelser under 3 timer ugentligt

Ansættelser under 3 timer ugentligt skal oprettes i Medarbejderstamkortet, herefter vil Løn kigge på sagen og vurdere om der skal laves en kontrakt eller ej. .

Ansættelser på 3 timer eller derover ugenligt

Hvis der er angivet 3 timer eller derover ugentlig, sendes sagen til HR hvor der vil blive lavet en kontrakt.

Workzone

Når det er nødvendigt, oprettes der automatisk sager til HR i Workzone ved oprettelse og ændring af arbejdsrelationer i Medarbejderstamkortet.

Det vil i sådanne tilfælde være muligt at tilføje ekstra oplysninger til HR i Workzonesagen via skærmbilledet herunder.

Marie Curie: Angiv med ’Ja’, hvis der er tale om en Marie Curie bevilling.

Delt finansiering: Angiv med ’Ja’, hvis der er tale om delt finansiering. HR vil så registrere dette i HR Løn.

Løntilskud: Angiv med ’Ja’, hvis der er tale om en ansættelse med løntilskud.

Flexjob: Angiv med ’Ja’, hvis der er tale om en ansættelse i flexjob.

Øvrige bemærkninger: Her uddybes eller tilføjes øvrige bemærkninger til HR ved ansættelser eller ændringer.

Link til denne boks

Følgende browsere kan anvendes:

• Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

Ovenstående gælder kun egenudviklede applikationer – der kan være yderligere begrænsninger ved købte applikationer.