FAQ - Medarbejderstamkortet

Ofte stillede spørgsmål til Medarbejderstamkortet

 

Du vil på denne side, finde relevante FAQ vedrørende Medarbejderstamkortet.

Siden vil løbende blive opdateret med de nyeste FAQ.

 

NYHED: Vedr. dødsfald. Se mere under Diverse i Medarbejderstamkortet.

Diverse i Medarbejderstamkortet

Slutdato med tilbagevirkende kraft

Det er nu muligt at sætte en slutdato på 40 dage tilbage i tid.

Se fremtidige ændringer 

Ved arbejdsrelationer med fremtidige ændringer, er det nu muligt at føre musen henover og dermed vises de fremtidige ændri­nger der er registeret. Funktionen viser fremtidige ændringer som stillingstype, enhed og timetal. Andre ændringer vises som "ændres et ukendt felt".

Sådan skifter man stilling på samme institut eller VD-område

Opret den nye stilling og luk den "gamle" stilling. 

Det er vigtigt at det er i den rækkefølge ellers vil der kommer et 'hul' i ansættelsen.

Hvordan får medarbejderen besked om sin nye mailadresse?

I Personoplysninger klikkes på AFSEND it-velkomstmail. Det sender en e-mail til personen med informationer om hvordan de logger sig på mit.au.dk

Krav: Mailadresse i Private kontaktoplysninger skal være udfyldt.

Kommer der et felt, hvor man kan angive MUS-leder / daglig personaleleder / kontaktperson?

MUS-leder felt har været vendt i projektet, men det gav ikke mening, da MUS-modulet i AUHRA ikke SKAL anvendes, men er et MUS-system der stilles til rådighed for institutterne.

Hvordan fortryder jeg en oprettelse af en arbejdsrelation? 

Det kan du ikke i Medarbejderstamkortet  - du skal oprette en supportsag hos Data og Digitalisering via AU's Serviceportal

Bliver det muligt i stamkortet at advisere andre medarbejdere om, at der er lavet en oprettelse?

Den funktion er ikke tænkt ind i Medarbejderstamkortet i dag. 

Hvordan informeres IT om nye medarbejdere?

Opgang/nedgang i tid i Medarbejderstamkort ved fastansat

Ved nedgang eller opgang i tid angiver ”ikrafttrædelsesdatoen” start datoen for den ønskede opgang/ned i tid. Hvis man allerede på forhånd ved hvornår opgang/nedgangen i tid slutter, angives dette i ”bemærkningsfeltet” til slut. Så vil HR i HR-Løn lægge en slutdato for op/ned i tid.

Kan jeg udtrække en liste over de ansattes nærmeste pårørende?

Det er endnu ikke muligt at udtrække en liste over en afdelings ansattes nærmeste pårørende. Det er dog på listen over ønsker til Medarbejderstamkortet.

Dødsfald

Ved en medarbejders dødsfald skal der IKKE gøres noget i Medarbejderstamkortet.

IDM får besked fra CPR Registret om dødsfaldet og det starter et automatisk lukning i IDM. Det betyder at personen lukkes ned i PURE, Mailkontakter, telefonlisten og andre systemer der trækker på IDM f.eks. adgangskortet.HR får besked fra nærmeste leder. HR sætter slutdato for lønforholdet i HR LØN (det vil være den sidste dag i måneden for en fastansat medarbejder)

Læs: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/afsked/doedsfald/

FAQ Personoplysninger er ikke korrekte, hvad gør jeg?

Medarbejderen kan selv rette dele af sine egne oplysninger her: https://mit.medarbejdere.au.dk/da/profile

Andre oplysninger skal rettes af den lokale stamkortredaktør.

FAQ vedr. hvilke rettigheder en medarbejder får ved oprettelse af arbejdsrelation

Når der i Medarbejderstamkortet registreres en arbejdsrelation på en AU-person, vil dette tildele den pågældende forskellige rettigheder automatisk.

Nogle rettigheder er knyttet til en bestemt stillingstype.

Nogle er knyttet til enheden.

Nogle er knyttet til stillingstypen.

Hvis du som stamkortredaktør har brug for at sikre dig, at der ikke bliver tildelt for mange rettigheder til en bruger, skal du kontakte din lokale IT-support (https://medarbejdere.au.dk/administration/it/ithovedomraader/) for at få dette undersøgt og evt. justeret.

Eksempel

En ekstern forskningssamarbejdspartner skal have adgang til at booke mødelokaler og have adgang til mail. Der skal ikke gives yderligere adgange.

Stamkortredaktøren registrerer derfor en arbejdsrelation i Medarbejderstamkortet i den enhed, hvor forskningssamarbejdspartneren er tilknyttet.

Når der registreres en arbejdsrelation, uanset om det er en lønnet eller ulønnet, gives der følgende adgange:

  • VPN-adgang fakultetets/hovedområdets VPN-løsning
  • Adgang til 365 licens med samme rettigheder som enheden
  • Adgang til at bruge mail (hvis der er sat flueben i ”Bevilg medarbejdermail”)
  • Der gives næsten altid adgang til enhedens O-drev (afhænger af lokale aftaler)
  • Man indmeldes på enhedens distributionsliste (afhængig af lokale aftaler)
  • Hvis der derudover for enheden er blevet besluttet at alle ansatte (uden skelen til om de er lønnede, timelønnede eller ulønnede) altid skal tildeles visse rettigheder, vil disse også tildeles.

Stamkortredaktøren tager herefter kontakt til den lokale IT-support og beder dem sikre, at den pågældende medarbejder ikke har flere rettigheder end forventet, f.eks. kan rettigheder til O-drev eller andet bedes fjernet.

FAQ vedr. AU-Timeløn

FAQ vedr. AU-Timeløn

Medarbejderstamkortet og AU Timeløn er forbundet.

Hvis AU-Timeløn= Ja, så har timer pr. uge alene betydning for hvilken sagsgruppe der oprettes en sag i, samt om sagen går til Løn (under 8 timer) eller HR (8 timer eller derover)

Vejledning til AU-Timeløn

Følgende stillingstyper må anvendes til AU-Timeløn:

161 Afdelingstandlæge
162 Kliniske lærer, odont
341 Ekstern lektor
342 Undervisningsassistent
343 SUL Undervisningsassistent
344 Klinisk lærer, klinisk
345 Klinisk lærer, almen medicin
346 Ph.d. timeløn
347 Studenterunderviser
351 Censor
352 Bedømmer eksamen
353 Gæsteforelærer
356 Bedømmelsesudvalg
357 Bedømmer ph.d. afhandling
511 Studerende, HK
512 Studentermedhjælp, SUL
521 Timelønnet IT-medarbejder
531 Eksamensvagt
532 Studenterstudievejleder
533 Tutor
534 Særlig medhjælp
535 Timelønnet øvrig TAP
901 Særlig vederlæggelse
902 Kompensation til forsøgspesoner
 

FAQ vedr. enhed i medarbejdermail

FAQ vedr. enhed i medarbejdermail

Kun én arbejdsrelation ad gangen, kan tillade enhed i medarbejdermail.

Hvis en person ønsker at enhed skal indgå i medarbejdermailen, skal dette registreres på arbejdsrelationen med den pågældende enhed.

FAQ vedr. studerende som også er medarbejdere (mails fra Brightspace)

FAQ vedr. studerende som også er medarbejdere (mails fra Brightspace)

Studerende som også er medarbejdere (fx Instructors) og har bevilget en medarbejdermail, modtager mail fra Brightspace til denne medarbejdermail.

Når de ophører med at være medarbejdere, ændres mailadressen øjeblikkeligt til deres studentermail, og mail fra Brightspace sendes nu hertil.

Man ophører med at være medarbejder, når der ikke længere er en aktiv arbejdsrelation i Medarbejderstamkortet.

Hvis arbejdsrelationen holdes aktiv i stamkortet, selvom personen de facto er ophørt, skal "Bevilg medarbejdermail" sættes til "Nej" i Medarbejderstamkortet. Så lukkes medarbejdermailen og personen får studentermailadressen som mailadresse.

FAQ vedr. Fortrolighedsflaget

FAQ vedr. Fortrolighedsflaget i Medarbejderstamkortet

Derfor er der fortrolighed

Ved oprettelse af en arbejdsrelation vil fortrolighedsflaget default være "Ja". Den er sat til "Ja" således at den kommende medarbejder ikke kan ses i mailkontakter, telefonlisten eller i Pure.

Ændring af fortrolighed

Fortroligheden ophæves automatisk på startdatoen. Hvis den skal ophæves inden, kan man sætte den til "Nej". Her skal man være opmærksom på, at den ikke kan sættes tilbage til "Ja", og medarbejderen er nu synlig med den nye arbejdsrelation i AU’s i mailkontakter, telefonlisten eller i Pure og resten af omverden. Derfor skal det altid være "Ja" i fortrolighed frem til startdato med mindre der er lavet aftale om at den kommende ansættelse må offentliggøres.

Aktivering af medarbejdermail

Aktivering af medarbejdermail vil først ske når fortroligheden ophæves (ved startdato). Afsendelse af IT velkomstbrev kan også først sendes, når fortroligheden er ophævet (ansættelsen er startet).

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk, med AUID eller NemID og vælge e-mail, så snart de har modtaget IT velkomstbrevet -  den er bare ikke aktiv før startdato.

Bestilling af udstyr før fortrolighed er ophævet

Udstyret skal bestilles til instituttet/afdelingen så udstyret er klar, når medarbejderen starter. Ved f.eks. en ny PC skal IT supporten så kun sætte medarbejderens login op.

FAQ vedr. annullering af en ansættelse

Hvis medarbejderen eller arbejdsrelation er oprettet, men skal annulleres

I de tilfælde hvor en arbejdsrelation skal slettes: fx fordi en igangsat ansættelse ikke bliver til noget alligevel, så skal arbejdsrelationen SLETTES. Der må ikke sættes en slutdato, men annulleringen skal sendes til Data og Digitalisering via AU's Serviceportal, der så sletter den.

FAQ vedr. forlængelse af en medarbejder, som fortsætter i samme stilling, enhed, antal timer pr uge etc.

FAQ vedr. forlængelse af en medarbejder, som fortsætter i samme stilling, enhed, antal timer pr uge etc.

Der er to måder at forlænge en ansættelse på:

  1. Medarbejderen fortsætter i samme stilling -> ændr slutdato

2. Medarbejderen genansættes ->

  • Opret den nye stilling og luk den "gamle" stilling. 

Det er vigtigt at det er i den rækkefølge ellers vil der kommer et 'hul' i ansættelsen.

FAQ vedr. Pure

Skift af enhedsnummer

Ved skift af enhedsnummer vises adressen fra den gamle enhed i Pure indtil næste dag. Enheders postadresser overføres først til Pure hver aften. Dette er en uhensigtsmæssighed i Pure, som AU IT er bekendt med. Der arbejdes på en løsning.

Brugeroprettelse i Pure

Hvis den ansatte skal have adgang til Pure, skal feltet "Vises i Pure" vinges af. Ellers bliver personen ikke oprettet i Pure. Dertil skal den ansatte selv oprette en medarbejdermail tilknyttet sin enhed fra https://mit.medarbejdere.au.dk/da/profile.

FAQ vedr. registrering af fastnetnummer og mobilnummer

Hvor registreres numrene?

AU-mobilnummer registreres under Personoplysninger i afsnittet Medarbejderoplysninger. Medarbejdere kan kun have ét AU-mobilnummer. 

Arbejds-fastnetnummer (Teams) registreres i arbejdsrelationen.

Udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet

Ved indtastning af udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet, skal telefonnummeret starte med + og ikke 00 eksempel:  +45 xx xx xx xx. 

FAQ vedr. censorer, bedømmere, honorarlønnede & eksterne lektorer

Censorer, bedømmere & honorarlønnede 

Censorer og bedømmere skal ikke være oprettet som medarbejdere for at kunne få deres honorar. De har teknisk set en ”anden relation” til AU end studerende og medarbejdere. De vil have et lønforhold i SLS og kendes på stillingstypen.

Der kan ikke rettes i Censorkorpset i Medarbejderstamkortet - heller ikke af supporten.

Udenlandske censorer, bedømmere & honorarlønnede

Udenlandske censorer og bedømmere skal oprettes i Medarbejderstamkortet for at få et AUID. Hvis det kun er for at få et AUID, vil det være tilstrækkeligt at oprette dem som AU-Personer; altså uden arbejdsrelation. Man skal huske at oprette dem med deres private kontaktmail, så de kan komme ind i mit.au.dk med ”glemt password”-funktionaliteten.

Kun for AU HR Løn: Oprettelse af fiktiv CPR-nr

Ved nyoprettelse af fiktiv CPR-nr i Medarbejderstamkortet vedrørende stillingstyperne 351 Udenlandske censorer, 352 Bedømmere, 353 Gæsteforelæsere, 901 Særligt vederlag og 621 Stipendiater, som tidligere skulle oprettes i PØS.

Personen kan fremsøges i Medarbejderstamkortet og følgende oplysninger vises: fornavn, efternavn, fødselsdato, køn og nationalitet.
Der oprettes ingen arbejdsrelation.

Honorarlønnede med dansk CPR-nr

Danske honorarlønnede som f.eks. kun skal have anvist et 2 timers forelæsningshonorar, skal ikke i Medarbejderstamkort.

Eksterne lektorer (1/5 ansættelser) i Medarbejderstamkortet

Ved alle timelønsansatte der skal i Medarbejderstamkortet SKAL der angives ugentlige timer i "Timer pr. uge" og angives "Ja" i AU-Timeløn. Dette gælder også timelønansatte som ikke lønnes igennem AU-Timeløn f.eks. eksterne lektorer hvor timerne er angivet i HR-løn som en løbende løndele.

Hvis ikke de er angivet som AU-Timeløn, vil de fremkomme på lister over fastansatte.

FAQ vedr. oprettelse af stipendiater (ikke ph.d.-stipendiat)

Skal et stipendiat oprettes som lønnet eller en ulønnet relation?

Hvis gæsteforskeren får dækket sin løn af egne penge/stipendiat og derfor IKKE modtager løn fra AU, skal relationen oprettes som ulønnet.

Hvis gæsteforskeren får udbetalt løn af AU (evt. som et supplement til eget stipendiat) skal relationen oprettes som lønnet.

Ovenstående gælder ikke ph.d.-stipendiater. Læs evt. FAQ vedr. ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet.

FAQ vedr. ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet

Hvem opretter ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Det gør de fire ph.d.-skoler på fakulteter via PhD Planner. Alle ph.d.-studerende får en relation i Medarbejderstamkortet, som hedder 823 PhD Planner. Instituttet kan først påbegynde on-boarding af ph.d.-studerende, når den ph.d.-studerende er oprettet via PhD Planner i Medarbejderstamkortet.

Hvorfor er der ingen slutdato på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Der er ikke en slutdato på den ph.d.-studerendes ulønnede relation, fordi den ph.d.-studerendes tilknytning først lukkes, når den ph.d.-studerende lægges på arkiv i PhD Planner ved tildeling af en ph.d.-grad eller udskrivning. Ofte vil aflevering af afhandling, forsvar af afhandlingen samt tildeling af en ph.d.-grad foregå efter indskrivningen er udløbet. Derfor er der behov for, at den ph.d.-studerende stadig har adgang til sin e-mail m.m.

Hvorfor er startdatoen ikke lig med indskrivningsdatoen på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Startdatoen for den ph.d.-studerende ulønnede relation (823 PhD Planner) er den dag, som de ph.d.-studerende er oprettet i Medarbejderstamkortet. Det er ikke muligt i Medarbejderstamkortet at se, hvornår den ph.d.-studerendes indskrivning er startet. Det er et udviklingsønske, at det ændres, således at indskrivningsdatoen også fremgår af den ulønnede ph.d.-relation i Medarbejderstamkortet.

Hvordan kan se, om de ph.d.-studerende får løn i Medarbejderstamkortet?

Hvis den ph.d.-studerende får løn, så opretter AU HR Løn & AU IT denne relation på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Enten oprettes stillingstypen 212 Lønnet ph.d.-stipendiat, 221 SU ph.d.-stipendiat eller 346 Ph.d. timeløn. Der kan gå lidt tid fra, at den ph.d.-studerende er oprettet med en 823 PhD Planner-relation og til der tilknyttes en lønnet relation, og man skal derfor have lidt tålmodighed før alle information om de ph.d.-studerende kan ses i Medarbejderstamkortet.  

Hvem kan ændre i den ph.d.-studerendes relationer i Medarbejderstamkortet?

823 PhD Planner kan der ikke rettes i de ph.d.-relaterede oplysninger via Medarbejderstamkortet (start- og slutdato, enhed og stillingstype). Her skal ændringer ske via PhD Planner. Oplysninger om lokale, telefonnummer mv. skal rettes i Medarbejderstamkortet, så data kommer til at stå korrekt i Pure og telefonbog mv. De lønnede relationer (212, 221, 346) ændrer AU HR Løn & AU IT, når de får besked fra ph.d.-skolerne om, at der er sket ændringer i ansættelsen.

Hvor ændres CPR.nr. på de udenlandske ph.d.-studerende, når de tildeles et endeligt CPR.nr.? I Medarbejderstamkortet eller PhD Planner?

 Hvis den ph.d.-studerende har et midlertidig CPR-nr. og får et nyt, så skal det rettes via Medarbejderstamkortet (enten af ph.d.-skolen eller på instituttet afhængig af aftalen på fakultetet). Herefter vil det automatisk blive ændret i PhD Planner.

Må de ph.d.-studerende have andre relationer i Medarbejderstamkortet end 212, 221, 346 og 823?

Som udgangspunkt er det ph.d.-skolerne og AU HR Løn, der opretter relationerne på de ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Men har du på fx instituttet behov for at give de ph.d.-studerende en anden relation, kan man oprette en 822 Ph.d.-studerende. Det vil typisk være i de tilfælde, hvor man har behov for en anden visning i Pure af, hvilket center eller enhed den ph.d.-studerende er tilknyttet, end den enhed der fremgår af 823-relationen.

Hvem opretter måske kommende ph.d.suderende på screenings grant i Medarbejderstamkortet?

Studerende på screening grants oprettes i Medarbejderstamkortet på institutterne. Screening grants tildeles af de enkelte ph.d.-skoler.

Hvordan ændres den primære visning af Ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen i Medarbejderstamkortet. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation.

Hvilke relationer vises i AU Telefonbog?

Alle relationer på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet vises i AU’s telefonbog. Men den primære relation står øverst. Du kan derfor vælge den visning, du ønsker øverst, som den primære relation i Medarbejderstamkortet. Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation. Hvis der er flere relationer, vil kun den 1. relation være synlig, og du skal klikke på  (plus) for at se de øvrige relationer.

Hvilke relationer vises i profilen i Pure for ph.d.-studerende?

Visningen i Pure bestemmes af de relationer i Medarbejderstamkortet, der er krydses af ved Vises i Pure. For 823-relationen kan du ikke fravælge, at den ph.d.-studerende vises i Pure. Men du kan vælge, at også andre relationer end 823-relationen vises i Pure. Den primære relationen står øverst i Pure, som det også gælder for AU Telefonbog.

Husk, at for ph.d.-studerendes 823-relationen bestemmes enhedsnummeret via PhD Planner og ikke i Medarbejderstamkortet. Det vil sige, at ændringerne sker i PhD Planner, ikke i Medarbejderstamkortet. Dog ændres telefonnummer og kontor direkte i Medarbejderstamkortet.

Hvorfor fjernes 823-relationen ikke, når den ph.d.-studerende afleverer sin afhandling?

Lukning af 823-relationen hænger sammen med lukning af den ph.d.-studerendes e-mail. Det er derfor ikke muligt at lukke relationen, før den ph.d.-studerende enten er udskrevet eller tildelt en grad. Da det ofte kan tage 3 måneder at afholde forsvar og få tildelt ph.d.-graden af Akademisk råd, skal den ph.d.-studerende fortsat have adgang til sin AU-mail.

FAQ vedr. Medarbejderstamkortet og andre systemer

AU Timeløn:

Medarbejderstamkortet og AU Timeløn er forbundet.

Se vejledning her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/Medarbejderstamkortet/AU-Timeloensansaettelse_i_Medarbejderstamkortet.pdf

Ansættelser med mindre end 8 timer ugentligt

Ansættelser med mindre end 8 timer ugentligt skal oprettes i Medarbejderstamkortet, herefter vil Løn kigge på sagen og vurderer om der skal laves en kontrakt eller ej. .

Ansættelser med 8 timer eller mere ugenligt

Hvis der er angivet 8 timer eller mere ugentlig, sendes sagen til HR hvor der vil blive lavet en kontrakt.

FAQ Hvilke browsere kan Medarbejderstamkortet bruges i?

Følgende browsere kan anvendes:

  • Chrome
  • Firefox
  • Edge
  • Safari

Ovenstående gælder kun egenudviklede applikationer – der kan være yderligere begrænsninger ved købte applikationer.