Microsoft 365
Microsoft 365 (M365) skaber de ideelle muligheder for samarbejde i et projekt, en fælles opgave eller et organisatorisk behov.
De mange forskellige tjenester i M365 tilbyder et utal af muligheder for at samarbejde effektivt på tværs i grupper og enheder, hvor deltagerne kan samarbejde om dokumenter og dele viden med hinanden - og vel at mærke gøre det på en sikker måde, hvor der er styr på hvor og hvordan data bliver opbevaret.
Nedenfor kan du læse mere om de M365 tjenester, der er gjort tilgængelige for alle på AU. Efterhånden som vi ruller flere tjenester ud, vil denne side blive opdateret.
Hvad er Microsoft 365?
Microsoft 365 (tidligere Office 365) kan beskrives som en digital værktøjskasse, der består af de redskaber, som du kender fra Office-pakken, fx Outlook, Word, PowerPoint, Excel og OneNote, plus en lang række ekstra redskaber, hvis primære formål er at styrke samarbejde og vidensdeling mellem kolleger og eksterne samarbejdspartnere.
Forskellen på Office-pakken på din computer og Microsoft 365, som ligger ’i skyen’ er, at produkterne i Microsoft 365 fungerer både offline og online. Det vil sige, at du kan tilgå og arbejde med dine filer fra en hvilken som helst enhed, fx en smartphone eller tablet med internetforbindelse og en browser. Hvis du arbejder offline med en fil i Microsoft 365, bliver den synkroniseret med online-versionen, når du har internetforbindelse igen.
En af helt store gevinster ved Microsoft 365 er netop, at det ligger i skyen. Det betyder nemlig, at alle redskaberne er integreret og kan ’tale sammen’. Det skal forstås på den måde, at ligegyldigt hvilket redskab, du arbejder med, så vil du have adgang til alle dine data.
Sikkerhed i Microsoft 365
AU har indgået en databehandleraftale med Microsoft, hvilket betyder, at alle medarbejdere uden problemer kan benytte redskaberne i M365, så længe der ikke er tale om fortrolige eller følsomme informationer, som systemet ikke er godkendt til at håndtere. Der gælder nemlig særlige regler for håndtering, opbevaring og deling af almindelige og følsomme personoplysninger (GDPR) samt fortrolige oplysninger (klassifikation af data).
Redskaber i Microsoft 365
OneDrive
Alle medarbejdere på AU har et personligt OneDrive, som er et virtuel drev, hvor man kan placere/gemme sine egne dokumenter og filer.
OneDrive skal på sigt erstatte det personlige fællesdrev - forventet udrulning i løbet af efteråret 2020.
Fordelen ved at gemme dine dokumenter i OneDrive er, at de bliver gemt ’i skyen’. Du kan derfor både tilgå dem fra din egen computer, når du er på universitetet og fra andre enheder med internetforbindelse, fx via en app på din smartphone eller i en browser på din tablet, uden at være afhængig af en VPN-opkobling.
I udgangspunktet er filerne i OneDrive kun synlige for dig, men du kan vælge at dele en eller flere fil(er) med andre – fx en kollega eller eksterne samarbejdspartnere.
Teams
Microsoft Teams giver mulighed for holde møder og chatte/føre samtaler med hinanden.
Samtidig kan Teams anvendes til at arbejde sammen i afdelinger/projekter/grupper, hvor man chatte, føre samtaler, afholde virtuelle møder og dele filer og opgaver med hinanden.
Med Teams har gruppen en fælles hukommelse, som er nem at søge i. Al chat-kommunikation ligger f.eks. gemt i Teams, og det er let for nye medlemmer af teamet at orientere sig i den kommunikation, der har fundet sted før vedkommende blev knyttet til teamet.
Teams er særligt velegnet til uformel kommunikation i en afdeling eller et projekt og har en række funktioner, der i hør grad ligner noget, man kender fra sociale medier.
SharePoint
Hvor OneDrive kan forstås som ens personlige drev er SharePoint hele gruppens sted til deling af dokumenter og filer.
Alle filer, som man gemmer i SharePoint har delt ejerskab, hvilket betyder, at den enkelte fil i bund og grund er ejet af alle medlemmer af SharePoint-sitet.
Fordi alle gruppemedlemmer har adgang til alle filer på SharePoint-sitet, er det det oplagte sted at samarbejde om dokumenter.
Gruppemedlemmerne kan rette og kommentere i dokumenter samtidigt.
Planner
Planner er et planlægningsværktøj, der hjælper dig og/eller dit team med at bevare overblikket over opgaver og projekter.
Med Planner kan man dele arbejdsopgaver imellem sig og markere dem som igangværende, afsluttede eller endnu ikke påbegyndt.
Opgaver kan sorteres under emner, og de kan præsenteres visuelt ved hjælp af diagrammer, så det er nemt at have et overblik over, hvem der gør hvad.
Planner er et ideelt værktøj til mindre projekter/opgaver.
Office Online
Office-Online består af Outlook, Word, Excel og PowerPoint, som man kender fra Office-pakken.
De enkelte produkter er simplificeret og optimeret til at fungere i en række internet-browsere. Det betyder, at du kan tilgå filer i Word, Excel og PowerPoint fra en hvilken som helst enhed, fx smartphone eller tablet, med en browser og internetforbindelse, uden at du behøver installere software på enheden og uden VPN-adgang.
Forskellen på Office-pakken, som ligger lokalt på din computer, og Office-online, som ligger ’i skyen’ er, at flere personer, kan arbejde sammen om en fil samtidigt.
OneNote
OneNote hjælper dig med at holde styr på dine noter.
OneNote er et effektivt værktøj, som kan gøre din dagligdag lettere. En OneNote kan deles med andre, så I er flere om at skrive i noterne sammen. Dermed bliver noterne ikke væk, og I kan altid finde dem igen.
OneNote findes både som en browser udgave, kan downloades til din computer, og så kan det selvfølgelig bruges på mobiltelefonen.
Forms
Forms kan bruges til nemt at oprette undersøgelser, test og afstemninger - og kan integreres med en lang række af redskaberne i Office 365.
To-Do
To-Do hjælper dig med at bevare overblikket over dine opgaver. Med To-Do kan du administrere din arbejdsdag og det du skal nå, og appen hjælper dig med at holde styr på og prioritere det, der er vigtigst.
Stream
Stream er en videoplatform, der f.eks. kan bruges til at afholde live- og on-demand-begivenheder såsom afdelingsmøder, konferencer og seminarer med op til 10.000 deltagere.
Deltagerne kan deltage hjemmefra, på arbejdet eller på farten og de kan gøre det med det device, de ønsker om det er mobil, tablet eller computer.
Desktop version af office-programmerne
Vær opmærksom på, at man som bruger ikke automatisk har adgang til den nyeste desktopversion af office-programmerne (Word, Excel, Powerpoint etc.).
Hvis du gerne vil have den nyeste version, kan du rette henvendelse til din lokale it-support.