Teams som samarbejdsplatform
Microsoft Teams kan Teams anvendes til at arbejde sammen i afdelinger/projekter/grupper, hvor man chatte, føre samtaler, afholde virtuelle møder og dele filer og opgaver med hinanden.
Med Teams har gruppen en fælles hukommelse, som er nem at søge i. Al chat-kommunikation ligger f.eks. gemt i Teams, og det er let for nye medlemmer af teamet at orientere sig i den kommunikation, der har fundet sted før vedkommende blev knyttet til teamet.
Teams er særligt velegnet til uformel kommunikation i en afdeling eller et projekt og har en række funktioner, der i hør grad ligner noget, man kender fra sociale medier.
Sådan kommer du igang med Teams
For at få den bedste oplevelse med Teams anbefaler vi, at man downloader Teams så det ligger lokalt på computeren. Langt de fleste brugere vil opleve, at Teams automatisk bliver downloadet på computeren og vil altså ikke skulle downloade noget selv.
Det er også muligt at bruge Teams i browserversionen - via login på www.office.com, men man får kun det fulde udbytte af Teams, hvis man downloader app'en til sin computer.
Hvis du bliver inviteret med i et Team, modtager du en email. Ved at følge instruktionerne heri, kan du ved at logge på med AU ID og password få adgang til teamet.
Sådan opretter du et Team
Hvis du har behov for at oprette et nyt Team, kan du selv oprette det via Teams Administration
For at kunne oprette teamet, skal du udfylde følgende oplysninger:
- Tilhørsforhold (BSS, ARTS, HE, NAT, TECH, NAT-TECH, FA, AU)
- Navn
- Beskrivelse af Teamets formål (max 100 tegn)
- Primær og sekundær ejer (på formen au12345)
Vejledninger
Introduktion til Teams
Få en introduktion til de grundlæggende funktioner og kom godt i gang med at bruge Teams.
Introduktionskurset vil give dig en forståelse for, hvad Microsoft Teams er, hvad det kan bruges til, og hvordan du kan bruge det i din arbejdsgang.
Samarbejd med Teams
Bliv endnu bedre til at bruge Teams. Gør jeres samarbejde i Teams mere effektivt ved at kende til forskellige tricks og funktioner, der gør arbejdet med Teams mere effektivt.
Sådan tilføjer du nye medlemmer til et Team
Vær opmærksom på, at du skal være ejer af Teamet for at kunne tilføje nye medlemmer. Hvis du ikke er ejer, kan du bede ejeren af Teamet om at gøre dig til ejer. Du kan også anmode ejeren af Teamet om at føje et nyt medlem til Teamet.
Når du har startet Teams op, kan du se en oversigt over de Teams, du er medlem/ejer af.
- Tryk på de tre prikker ud for det Team, du vil tilføje medlemmer til
Klik på Administrer team
Nu kan du se en oversigt over de personer, der er medlemmer/ejere af Teamet.
- Tryk på “Tilføj medlem”
Det næste trin er forskelligt alt efter, om du er ejer eller ikke ejer af Teamet.
HVIS DU IKKE ER EJER AF TEAMET
Du vil få muligheden for at anmode ejeren af Teamet om at føje et nyt medlem til Teamet. Skriv navn eller email på den person, der skal føjes til Teamet og vælg personen på listen.
Klik på send anmodning. Ejerne af Teamet vil derefter modtage en besked om, at en person har anmodet om at få adgang til Teamet og kan derefter vælge om de vil give personen adgang eller afslå anmodningen.
HVIS DU ER EJER AF TEAMET
Skriv navn eller email på den eller de personer, der skal føjes til Teamet og vælg personen på listen
Klik på Tilføj for at føje personen til Teamet
- Du har nu mulighed for at vælge, om personen skal oprettes som medlem eller ejer
- Afslut med at trykke på “Luk”
TILFØJ EN HEL GRUPPE TIL ET TEAM
Hvis du er ejer af et Team har du mulighed for at tilføje en hel gruppe på en gang, så du slipper for at skulle tilføje medlemmerne en af gangen.
Gå ind under Administrer Team/Tilføj medlem som beskrevet ovenfor.
I stedet for at skrive en person ind, kan du skrive en distributionsliste (mailgruppe) eller en enhedsgruppe (fra enhedsregisteret) ind*. Alle medlemmer af denne gruppe vil derefter blive medlemmer af Teamet.
Hvis man f.eks. gerne vil tilføje alle medarbejdere i AU IT Brugeroplevelser som medlemmer af Teamet skriver man “AU IT Brugeroplevelser” og vælger gruppen på listen
- Ved at klikke på pilen, kan man få en oversigt over, hvilke personer, der er medlem af gruppen, før man tilføjer medlemmerne (man har derved mulighed for at fjerne enkelte personer, inden man tilføjer gruppen)
- Klik på Tilføj
- Klik på Luk
Alle medlemmer af gruppen er nu meldt ind som medlemmer af Teamet.
* Vær opmærksom på, at man kun kan tilføje grupper, der er oprettet som enhedsgrupper (automatisk trukket fra enhedsregisteret) eller distributionslister (maillister i Outlook).
Se hvordan man tilføjer en enhedsgruppe til et Team nedenfor.
Hvis den gruppe du gerne vil tilføje ikke er tilgængelig i Teams, kan du få den oprettet som mailliste i Outlook ved at rette henvendelse til din lokale IT-support.
SÅDAN TILFØJER MAN EN ENHEDSGRUPPE TIL ET TEAM
Første skridt er, at finde enhedsnummeret for den enhed, man ønsker at tildele adgang til et Team.
Gå til https://mit.au.dk/guide/
Du kan enten fremsøge enheden ved at:
- Skrive enhedens navn i søgefeltet eller
- Klikke dig frem til enheden i organisationstræet
Hvis man gerne vil finde enhedsnummeret på AU IT Brugeroplevelser, skriver man "Brugeroplevelser" i søgefeltet. Har kan man nu se, at AU IT Brugeroplevelser har enhedsnummeret 2639.
Tilbage i Teams skriver jeg nu følgende for at tilføje en enhed baseret på et enhedsnummer:
Allempl-2639
AU IT Brugeroplevelser (User Experiences) bliver søgt frem og kan tilføjes som medlemmer af Teamet.
Sådan tilføjer du eksterne medlemmer til et Team
Fremgangsmåden ligner meget måden, man opretter interne brugere på. I det følgende tager vi udgangspunkt i, at du er ejer af teamet. Hvis du ikke er ejer, er fremgangsmåden næsten den samme – med den lille forskel, at du ikke selv kan oprette brugeren, men kan anmode en ejer om at godkende oprettelsen.
- Klik på de tre prikker ud for det Team, du vil tilføje en ekstern bruger til
- Klik på ”tilføj bruger”
Indtast emailen på den eksterne bruger og tryk på ”Add xxxx@xx.dk” as guest
Klik på ”Add”
Den eksterne bruger er nu tilføjet og vil modtage en mail med en invitation til at deltage i Teamet.
Teams på mobil og tablet
Med Teams app'en til mobil og tablet, kan du deltage i chat og samtaler eller samarbejde med kolleger. App'en er let at bruge og giver dig frihed til at arbejde i Teams, selv når du er væk fra din arbejdsstation.
Download Teams fra Google Play Store eller fra App Store – app'en hedder Teams.
Sikkerhed i Teams
Regler for håndtering af personlige oplysninger
Der gælder de samme regler om beskyttelse af personlige oplysninger i Teams, som der gør for emails.
Optagelse af Teams-møder
Det er muligt at optage møder afholdt i Teams. Det er dog vigtigt at være opmærksom på de regler, der gælder for optagelser, inden man laver sin første optagelse.
Klassifikation af data
AU har indgået en databehandleraftale med Microsoft, hvilket betyder, at alle medarbejdere uden problemer kan benytte redskaberne i M365, så længe der ikke er tale om fortrolige eller følsomme informationer, som systemet ikke er godkendt til at håndtere. Der gælder nemlig særlige regler for håndtering, opbevaring og deling af almindelige og følsomme personoplysninger (GDPR) samt fortrolige oplysninger (klassifikation af data).
Installation af 3. parts apps i M365
I udgangspunktet er alle 3. parts apps slået fra i Microsoft 365, så du ikke selv kan installere add.ins i Word, Outlook, Teams etc. Årsagen er, at der kan være skadelig software imellem de mange tilgængelige add-ins.
Mange add-ins gemmer desuden brugerens data på servere uden for EU, fx. i USA, hvilket ikke er lovligt. Derfor kan et add-in fra et ellers troværdigt firma stadig være i strid med AU’s sikkerhedspolitik.
Nogle få add-ins er blevet godkendt af AU IT Sikkerhed og de kan derfor tilføjes uden videre.
Hvis der er et add-in, du gerne vil benytte, som ikke er tilgængeligt, kan du kontakte din lokale it-support. De kan hjælpe med at afklare, om add-in’et kan sikkerhedsgodkendes eller hjælpe med at finde et alternativ.