Krav til dokumentation på Lump Sum projekter

Dokumentation af projektudgifter kan være krævende og ved EU-projekter skal man holde tungen lige i munden og læse Model Grant Agreement (MGA) grundigt. Der er kommet en lempelse i forbindelse med Lump Sum projekter (artikel 20), men den bliver samtidig gendrevet lidt i artikel 25 (se nedenfor). Derfor skal man som projektansvarlig overveje, om man vil lave dokumentationskravene for Lump Sum projekter, ligesom almindelige Horizon Europe projekter. Fordelen ved dette er, at alle projekter behandles ens. Ulempen er, at man muligvis laver unødig dokumentation.

Artikel 20 og 25

Ifølge Artikel 20.1 i Model Grant Agreement (MGA) for Lump Sum projekter, så behøver den enkelte tilskudsmodtager ikke at føre specifikke optegnelser over de faktiske omkostninger. Med andre ord siger MGA for Lump Sum projekter, at man kan undvære timesedler, lønsedler, ansættelseskontrakter, politik for afskrivninger, fakturaer eller andre dokumenter, som beviser at den faktiske omkostning er reel.

På trods af den lempelse, der er meddelt af Kommissionen generelt og i artikel 20.1 (nævnt ovenfor), skal du være opmærksom på, at artikel 20.1 samtidig henviser til artikel 25: “The records and supporting documents must be made available upon request (see Article 19) or in the context of checks, reviews, audits or investigations (see Article 25)”.