Projektadministrator sikrer god kommunikation og fremdrift i Horizon Europe søjle 2 projekt

Projektet er placeret i The Social-Ecological Systems Simulation Centre (SESS), etableret af professor Chris Topping sammen med en række forskere fra AU.
Med hendes egne ord sørger Luna for løbende kommunikation og opfølgning, sikrer at deadlines bliver overholdt, EC-portalen opdateres og meget mere.

Aktiv rolle i ansøgningsfasen
Luna er centeradministrator på SESS og hun var derfor med fra start i projektgruppen og dermed i ansøgningsfasen. ’Jeg sørgede for god kommunikation mellem partnerne, jeg lavede udkast til budgetter, satte møder op, sikrede at deadlines blev overholdt mm. Jeg deltog i alle møder og lavede referat og actionspoints´, fortæller hun. Hun ser sig selv som bindeleddet mellem alle partnerne og mener, at det betyder en del for dem, at de ved, hvor de altid kan henvende sig og få svar.

I ansøgningsfasen var hun også bindeleddet til Forskningsstøtteenheden. ’ De hjalp os meget både med læsning af ansøgning og budgetter. Og forud for ansøgningens indsendelse havde vi også gavn af at deltage på Forskningsstøtteenhedens ’Horizon Europe Training Seminars’, fortæller hun.  Hendes oplevelse er, at der er virkelig mange detaljer, man skal være opmærksom på i en ansøgning, så al rådgivning er vigtig.

Sikrer projektet holder kursen og overholder reglerne
Det lykkedes at få en bevilling og alt det, man har skrevet, skal realiseres. Luna var skrevet ind i budgettet med ca. 250 timer om året til projektkoordinering. Hendes rolle i denne fase er både at være koordinerende bindeled og også den, der venligt minder om diverse deadlines. ’Jeg arbejder tæt sammen med Chris Topping, faglig leder og koordinator, og er med til at arrangere opstarts-, styregruppe- og konsortiemøder. Jeg melder ud en gang om måneden, hvad der er af kommende deadlines til arbejdspakkelederne. De bliver afleveret til mig og så submitter jeg dem i portalen, fortæller hun. Hun oplever, at dette samarbejde har stor gavn af, at hun var med i ansøgningsfasen, så alle kender hende.

Fra bevillingen er givet til projektstart er der også mange formalia, som skal på plads med kontrakter og justeringer af Grant Agreement og her fik hun både hjælp af FSE og TTO.

Forskerne kan holde fokus på forskningen
Professor og projektleder Chris Topping siger om Lunas rolle som projektadministrator på PollinERA : ’Hendes håndtering af de administrative opgaver har givet projektdeltagerne mulighed for at have bedre fokus på at udvikle et solidt forskningsprojekt i ansøgningsfasen, og nu koncentrere sig om de videnskabelige opgaver, der skal sikre projektets succes. Som koordinator er det en fordel at have løbende sparring med en intern administrator som Luna, f.eks. når det gælder projektstatusopdateringer, fremtidige opmærksomhedspunkter, dokumenthåndtering, kommunikation og projektrapportering. Vores tætte daglige samarbejde i SESS-centret gør det muligt for os at koordinere projektets fremdrift effektivt og målrettet’.

Hvilke kompetencer er gode, som projektadministrator. Og et par gode råd:

• Gode kommunikationsevner og helikopterblik over projektet.
• Erfaring fra tidligere projekter ang. effektiv formidling til projektpartnere og daglig kommunikation med koordinator og AU-team.
• Kend den nyeste vejledning fra EU ang. krav til HE søjle 2 projekter. Være helt skarp på, hvad der er af krav til ansøgningen.
• Under projektet, er det vigtigt at have overblik over projektets leverancer samt at holde regnskab over løste og kommende opgaver. Dette kan gøres ved brug af excel ark over alt, der skal leveres og notering og opfølgning på projektmøde actionpoints.
• Vær ude i god tid med oplysning om procedure for intern revision og levering af deliverables mm., så partnere har de kommende opgaver for øje.
• Vær proaktiv og forbered og efterspørg input i tide. Det kan være en detalje, som at huske forskellige ferieperioder for partnerlandene, så opgaver ikke går i stå hen over sommeren.
• Opret og vedligehold fælles kommunikationsplatform – fx Sharepoint, så al projektmateriale og primær kommunikation er samlet og foregår ét sted.
• Deltag i relevante kurser og samarbejd med Forskningsstøtteenheden og TTO.

Læs mere om  PollinERA projektet her.