Denne instruks gælder alle studentermedhjælpere samt studerende i et ansættelsesforhold, herunder ulønnede praktikanter. I det følgende omtalt som studentermedhjælpere.
Det bør så vidt muligt undgås, at studentermedhjælpere og studerende, som er i praktik på AU, bruger deres AU-mail til arbejde, da de modtager både studierelevante mails og arbejdsmails i den samme mailboks. Ifølge AU’s mailpolitik skal studie- og arbejdsmails holdes adskilt. Studentermedhjælpere og praktikanter bør derfor i videst muligt omfang benytte funktionspostkasser eller Workzone til at løse deres opgaver.
Modtager de alligevel arbejdsmails i deres AU-mail, skal de dele deres mailboks op i mapper, så det er tydeligt, hvilke der er studierelaterede mails, og hvilke der er arbejdsmails. Arbejdsmails, som er af praktisk eller social karakter – fx om fælles frokost, nyhedsbreve eller lignende – behøver ikke at blive placeret i mappen til arbejdsmails.
Fortsætter de som studerende efter endt ansættelse eller praktik, vil de fortsat have adgang til arbejdsmails, hvis de har modtaget disse på deres AU-mail. Derfor skal du som leder, når studentermedhjælpere fratræder, pålægge dem at slette arbejdsrelaterede mails. Dette gøres lettest, når arbejdsmails er placeret i en separat mappe.
Ifølge AU’s mailpolitik kan AU IT i helt særlige tilfælde få adgang til at åbne medarbejderes mailboks. Derfor bør private mails og studierelaterede mails, som altid anses for private, altid være placeret i en separat mappe, så de ikke ligger i indbakken. AU IT åbner aldrig mapper navngivet ’Privat’.
Studerende, som er i praktik på AU, betragte også som ansatte og derfor gælder samme retningslinjer for dem.
Det er vigtigt, at studentermedhjælpere og praktikanter ligesom øvrige medarbejdere bliver gjort opmærksomme på, at data altid skal behandles efter klassifikation. Det gælder også data, som findes i mails.
Som leder skal du tage stilling til, om studentermedhjælpere og praktikanter skal have udleveret AU-computer, telefon eller andet udstyr.
I praksis betyder det, at så snart en studentermedhjælper eller en praktikant skal bruge en computer eller en telefon til at kunne udføre sine arbejdsopgaver, skal vedkommende have udleveret AU-udstyr.
Af hensyn til data- og IT-sikkerheden må studentermedhjælpere og praktikanter i deres rolle som ansatte på AU ikke anvende privat udstyr til at tilgå data, som er ejet af Aarhus Universitet.
Studentermedhjælpere og praktikanter, som udelukkende er ansat i servicefunktioner – fx rengøring, oprydning, etc., behøver ikke at få udleveret AU-udstyr.
Studerende, som er i praktik på AU, betragtes også som ansatte og samme retningslinjer gælder dem.
Som studentermedhjælper eller studerende som er i praktik på AU er du både studerende og medarbejder, og du bør i videst muligt omfang bruge en funktionspostkasse til at løse dine opgaver på AU, hvis en sådan er stillet til rådighed for dig af din arbejdsgiver – eller Workzone, hvis I benytter dette i din afdeling.
Modtager du alligevel arbejdsmails i din AU-mail, skal du dele din mailboks op i mapper, så det er tydeligt, hvilke der er studierelaterede mails, og hvilke der er arbejdsmails. Arbejdsmails, som er af praktisk eller social karakter – fx om fælles frokost, nyhedsbreve eller lignende – behøver du ikke at placere i mappen til arbejdsmails.
Når du fratræder som studentermedhjælper eller som praktikant, er du pålagt at slette arbejdsrelaterede mails. Dette gøres lettest, når arbejdsmails er i en separat mappe.
Ifølge AU’s mailpolitik kan AU IT i helt særlige tilfælde få adgang til at åbne medarbejderes mailboks. Derfor bør du altid placere dine private mails og studierelaterede mails, som altid anses for private, i en separat mappe, så de ikke ligger i indbakken. AU IT åbner aldrig mapper navngivet ’Privat’.
Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at data altid skal behandles efter klassifikation. Det gælder også data, som findes i mails.