Microsoft 365 til samarbejde med studerende

De studerende beholder samme mailadresse som hidtil.

I adressebogen, kan du søge andre brugere frem, hvis du skal skrive en mail eller starte en chat i Teams.

Når de studerende kommer på Microsoft 365, og deres mail flyttes til Microsoft Exchange (Outlook), opdeles adressebogen i to:

• Én adressebog for medarbejdere, inkl. studentermedhjælpere.
• Én for studerende.

Som medarbejder vil du i Outlook som standard få vist medarbejder-adressebogen, og det er kun andre medarbejdere, der dukker frem i dine søgninger. Du kan dog skifte adressebog og fremsøge en studerende, hvis du har brug for det.

Studerende ser som standard de studerendes adressebog, og de kan ikke skrive til maillister.

I Teams kan adressebogen ikke deles i to, og alle brugere på AU vil fremkomme i dine søgninger.

Her kan du se, hvordan du skifter adressebog i Outlook.

Som udgangspunkt har studerende ikke adgang til at se medarbejderes kalendere, men dine kolleger, inklusive studentermedhjælpere, kan se overskrift og mødelokale på dine møder, medmindre du har ændret dine indstillinger.

Du har mulighed for at ændre dine indstillinger, så én eller flere studerende kan se din kalender.

Som udgangspunkt opfattes de studerendes kalender som privat. Du kan derfor ikke se studerendes kalender, medmindre de har givet dig tilladelse. 

Se, hvordan du ændrer dine kalenderindstillinger.

Windows

Mac

På AU har der gennem flere år været diskuteret fordele og ulemper ved anvendelsen af én eller flere brugerkonti for medarbejdere og studerende. I 2014 besluttede Universitetsledelsen, at alle personer kun skal have én brugerkonto uanset antallet af roller.

Det er der en række fordele ved: 

• IT-sikkerhed: Det er nemt kun at skulle huske ét brugernavn og én adgangskode til alle systemer på AU, og det nedbringer risikoen for nedskrevne brugernavne og adgangskoder. Ét brugernavn gør det desuden nemt at bruge totrinsbekræftelse, hvilket igen er med til at øge sikkerheden. 

• Brugervenlighed: Som bruger med én brugerkonto har man fx kun én kalender at forholde sig til, og personer, som indkalder til møder, risikerer ikke at invitere den forkerte. Fra AU’s brugere har der tidligere, før Universitetsledelsens beslutning i 2014, været et stort ønske om reduktion i antallet af brugernavne. 

• Sporing: Med ét brugernavn til én person er det nemt at spore hver enkelt brugers aktiviteter i logs i tilfælde, hvor det er nødvendigt at spore fx datalæk, malware eller lignende. 

• Økonomi: At administrere mange brugernavne koster et betydeligt antal ressourcer. Tilbageløb, hvor flere brugerkonti pr. person gøres mulige er komplekst og vil koste AU IT et stort antal udviklingstimer. Dertil vil komme en forventet stigning i henvendelser til IT-supporten om glemte adgangskoder. 

• Der er intet krav til, at du bruger de forskellige værktøjer i Microsoft 365 i din undervisning. Dit behov vil afhænge af, hvilke læringsaktiviteter, der giver mening på dit kursus.
• Du bør altid forventningsafstemme med dine studerende, hvordan og hvornår I gør brug af de forskellige kommunikationskanaler, I har til rådighed; Brightspace, Teams og mailen.

Både medarbejdere og studerende har efterspurgt bedre muligheder for at samarbejde, og det får de nu med adgangen til Teams og andre Microsoft 365-værktøjer, som kan bruges i undervisningen.

De studerende har samme adgang til M365 som underviserne og får derfor flere muligheder for at igangsætte og deltage i onlineaktiviteter. De studerende kan dele filer, chatte og samarbejde om produktion i fx Word, Whiteboard, Loop og andre Microsoft 365-programmer.

Eksterne personer kan modtage delte filer og tilgå Teams, hvilket giver mulighed for samarbejde med erhvervsliv i fx praktik og klinik.

Læs mere om brug i undervisningen her.

Se også AU Educate.

Det er vigtigt, at du er opmærksom på at benytte den rigtige kanal, når du kommunikerer med studerende.

• Som underviser skal du fortsat bruge Brightspace til beskeder i aktivitetsfeedet. Disse udstilles på Mitstudie og pushes med notifikationer gennem Pulse-appen.
• Brightspace skal fortsat bruges til at opbygge det enkelte læringsrum med materiale (pensum, slides, pædagogiske læringsaktiviteter, mm.)
• Som underviser kan du bruge Teams som værktøj til samarbejdsaktiviteter i undervisningssammenhænge. Det kan fx være opgaver, hvor flere studerende skal samarbejde i filer eller give hinanden gruppevis feedback.

Du bør som underviser altid sætte en tydelig ramme for, hvad der vil foregå i henholdsvis Brightspace, Teams og på mailen. Studerende kan ikke forventes at holde øje med diverse Teams-rum, kanaler mv.

• Administrative medarbejdere, der er tilknyttet det enkelte kursus, skal fortsat bruge Brightspace til at lave announcements til de kursusnære beskeder om fx aflysning af undervisning, lokaleændring eller udflugter i forbindelse med det enkelte kursus, så beskeder optræder i beskedfeedet. Dette udstilles på Mitstudie og pushes med notifikationer via Pulse-appen.
• Er du administrativ medarbejder kan Teams bruges til at kommunikere med studerende om tilbud, aktiviteter og andet socialt, da det gør det muligt at tilbyde et fælles online mødested som et alternativ til fx facebookgrupper.
• Det er vigtigt, at du som administrativ medarbejder forholder dig kritisk til, hvad man kommunikerer til de studerende og laver den gode skillelinje mellem nyhedsfeeds på studerende.au.dk, Mitstudie og Teams. Meddelelser i Teams sorterer under Anden information i overblikket over kommunikation til studerende.
• Nyheder og arrangementer skal fortsat i Community eller kursus feeds for at fremgå på de studerendes Mitstudie.

Som studentermedhjælper er du både studerende og medarbejder, og du bør derfor så vidt muligt undgå at bruge din AU-mail til at udføre dit arbejde som medarbejder på AU. I stedet bør du bruge en funktionspostkasse, hvis en sådan er stillet til rådighed for dig af din arbejdsgiver – eller Workzone, hvis I benytter dette i din afdeling.   

Modtager du alligevel arbejdsmails i din AU-mail, skal du dele din mailboks op i mapper, så det er tydeligt, hvilke der er studierelaterede mails, og hvilke der er arbejdsmails. Arbejdsmails, som er af praktisk eller social karakter – fx om fælles frokost, nyhedsbreve eller lignende – behøver du ikke at placere i mappen til arbejdsmails.  

Når du fratræder som studentermedhjælper, er du pålagt at slette arbejdsrelaterede mails. Dette gøres lettest, når arbejdsmails er i en separat mappe.  

 Ifølge AU’s mailpolitik kan AU IT i helt særlige tilfælde få adgang til at åbne medarbejderes mailboks. Derfor bør du altid placere dine private mails og studierelaterede mails, som altid anses for private i en separat mappe, så de ikke ligger i indbakken. AU IT åbner aldrig mapper navngivet ’Privat’.  

Særligt om fortrolige og følsomme data  

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at data altid skal behandles efter klassifikation. Det gælder også data, som findes i mails.  

 Se mere om dataklassifikation.  

Som ansat på AU vil afsenderadressen på dine mails som standard være sat til at være adressen på din arbejdsmail. Du kan indstille din mail sådan, at du kan skifte mellem om det er din arbejdsmail, studiemail, eller en funktionspostkasse, der står som afsender på din mail ved at følge vejledningen herunder.

Når du først har indstillet din mail, kan du nemt skifte mellem de forskellige afsendermuligheder med en lille drop down ved 'Fra'-knappen.

Der er forskel på medarbejdere og studerendes mailboks. Når du er ansat som studentermedhjælper kan din mailboks indeholde samme mængde data som andre AU-ansattes, dvs. 99 GB data. Hvis din ansættelse ophører og du fortsætter som studerende, mindskes størrelsen på din mailboks igen til 500 MB. Det sker 3 måneder efter, at din ansættelse ophører.

Du vil dog med det samme modtage advarsler fra Outlook, hvis din mailboks overstiger eller er tæt på grænsen på 500 MB.

Du skal derfor hurtigst muligt efter din ansættelse ophører sørge for at slette eller downloade mails, så du holder dig under denne grænse. Du mister ikke mails, hvis de ikke slettes, og kan også stadig modtage mails, men du kan ikke sende mails, før du er under grænsen. 

Du kan se, hvor meget lagerplads du bruger i din mailboks på webmail.au.dk -> Indstillinger -> Konto -> Lager  

Af hensyn til data- og IT-sikkerheden må du i din rolle som ansatte på AU ikke anvende privat udstyr til at tilgå data, som er ejet af Aarhus Universitet. 

I praksis betyder det, at så snart en du skal bruge en computer eller en telefon til at kunne udføre dine arbejdsopgaver, skal du have udleveret AU-udstyr af din leder. 

Studentermedhjælpere, som udelukkende er ansat i servicefunktioner – fx rengøring, oprydning, etc., behøver ikke at få udleveret AU-udstyr.  

• Instruktorer og andre studerende ansat på AU, der er tilknyttet kurser skal fortsat bruge Brightspace til at lave de kursusnære beskeder, så beskederne optræder i aktivitetsfeedet. Dette udstilles på mitstudie.au.dk og pushes med notifikationer gennem Pulse appen.
• Det er fortsat Brightspace, som skal bruges til at opbygge det enkelte læringsrum med materiale (pensum, slides mm.)
• Teams kan bruges til aktiviteter i undervisningssammenhænge, hvor det er meningsfuldt. Det vil f.eks. sige til opgaver hvor flere studerende skal samarbejde i filer eller skal give hinanden gruppevis feedback. 
• Mentorer, studenterstudievejledere og andre ansatte studerende, der støtter eller vejleder enkelte eller grupper af studerende kan fortsætte med at bruge mail eller tage Teams i brug som et alternativ til eksempelvis, sociale medier, beskedtjenester, mv.