Microsoft 365 til samarbejde med studerende
Studerende på AU får nu samme adgang til Microsoft 365 som medarbejdere, hvilket bl.a. betyder, at både studerende og undervisere har adgang til samarbejdsværktøjer til brug i gruppe- og projektarbejde. Læs mere om, hvordan du kan bruge værktøjerne sammen med de studerende, og hvad du bør overveje.
Nye muligheder for samarbejde
Fra både studerende og undervisere har der været efterspørgsel efter et system, som understøtter bedre samarbejde:
- de studerende imellem
- mellem studerende og undervisere
- med eksterne – fx praktiksteder og erhvervsliv.
Microsoft 365 er en samarbejdsplatform, der bl.a. giver adgang til, at man kan dele filer, samredigere i dokumenter og kommunikere i chat og onlinemøder i relation til undervisningsaktiviteterne.
Samtidig flytter de studerendes mailboks fra post.au.dk til Microsoft Exchange (Outlook). De studerendes mailadresse forbliver den samme.
I nedenstående kan du finde svar på nogle af de spørgsmål, der melder sig samt finde vejledninger til de mange funktioner i Microsoft 365.
Hovedprincipper for brug af Brightspace og Teams til kommunikation med studerende
-
Introduktionen af Teams ændrer ikke på brugen af Brightspace til kommunikation i undervisningen. Brightspace skal fortsat være den primære platform til kursusnære informationer.
-
Studerende må ikke være afhængige af at holde øje med Teams for at få studiekritisk eller kursusnær information.
-
Teams kan bruges til kommunikation i forbindelse med konkrete undervisningsaktiviteter og uformel kommunikation, som ikke er studiekritisk
Som underviser bør man sætte en tydelig ramme for, hvad man forventer der foregår i henholdsvis Teams og Brightspace.
Overblik
Studieadministrationen har udarbejdet et detaljeret overblik over studieadministrativ kommunikation til studerende - Se kommunikation med studerende.
Spørgsmål og svar
Generel info
Studerende og medarbejdere har begge adgang til den samme funktionalitet i Outlook. Som noget nyt får de studerende en kalenderfunktion, som de ikke hidtil har haft i post.au.dk.
Mailen bruges også dagligt til kommunikation med kolleger. Derfor er Outlook sat op, så det stadig fungerer medarbejdere imellem.
Studerende på Microsoft Exchange (Outlook)
Hvad sker der med de studerendes mailadresser?
De studerende beholder samme mailadresse som hidtil.
Hvordan fungerer adressebogen i Outlook?
I adressebogen, kan du søge andre brugere frem, hvis du skal skrive en mail eller starte en chat i Teams.
Når de studerende kommer på Microsoft 365, og deres mail flyttes til Microsoft Exchange (Outlook), opdeles adressebogen i to:
- Én adressebog for medarbejdere, inkl. studentermedhjælpere.
- Én for studerende.
Som medarbejder vil du i Outlook som standard få vist medarbejder-adressebogen, og det er kun andre medarbejdere, der dukker frem i dine søgninger. Du kan dog skifte adressebog og fremsøge en studerende, hvis du har brug for det.
Studerende ser som standard de studerendes adressebog, og de kan ikke skrive til maillister.
I Teams kan adressebogen ikke deles i to, og alle brugere på AU vil fremkomme i dine søgninger.
Her kan du se, hvordan du skifter adressebog i Outlook.
Kan studerende se min kalender?
Som udgangspunkt har studerende ikke adgang til at se medarbejderes kalendere, men dine kolleger, inklusive studentermedhjælpere, kan se overskrift og mødelokale på dine møder, medmindre du har ændret dine indstillinger.
Du har mulighed for at ændre dine indstillinger, så én eller flere studerende kan se din kalender.
Som udgangspunkt opfattes de studerendes kalender som privat. Du kan derfor ikke se studerendes kalender, medmindre de har givet dig tilladelse.
Se, hvordan du ændrer dine kalenderindstillinger.
For undervisere: Microsoft 365 som samarbejdsplatform med studerende
Hvilke forventninger er der til mig som underviser?
- Der er intet krav til, at du bruger de forskellige værktøjer i Microsoft 365 i din undervisning. Dit behov vil afhænge af, hvilke læringsaktiviteter, der giver mening på dit kursus.
- Du bør altid forventningsafstemme med dine studerende, hvordan og hvornår I gør brug af de forskellige kommunikationskanaler, I har til rådighed; Brightspace, Teams og mailen.
Hvordan kan jeg bruge Microsoft 365 i undervisningen?
Både medarbejdere og studerende har efterspurgt bedre muligheder for at samarbejde, og det får de nu med adgangen til Teams og andre Microsoft 365-værktøjer, som kan bruges i undervisningen.
De studerende har samme adgang til M365 som underviserne og får derfor flere muligheder for at igangsætte og deltage i onlineaktiviteter. De studerende kan dele filer, chatte og samarbejde om produktion i fx Word, Whiteboard, Loop og andre Microsoft 365-programmer.
Eksterne personer kan modtage delte filer og tilgå Teams, hvilket giver mulighed for samarbejde med erhvervsliv i fx praktik og klinik.
Læs mere om brug i undervisningen her.
Se også AU Educate.
For studentermedhjælpere / timelønnede ansatte
Hvordan skal jeg bruge mail som studentermedhjælper?
Som studentermedhjælper bør du så vidt muligt undgå at bruge din AU-mail til at udføre dit arbejde. I stedet bør du bruge en funktionspostkasse, hvis en sådan er stillet til rådighed for dig af din arbejdsgiver.
Når du fratræder som studentermedhjælper, er du pålagt at slette arbejdsrelaterede mails, og det letter dette arbejde, når arbejdsmails er placeret i en separat mappe.
Modtager du arbejdsmails i din AU-mail, skal du derfor dele din mailboks op i mapper, så det er tydeligt, hvilke der er studierelevante mails, og hvilke der er arbejdsmails. Arbejdsmails som er af praktisk eller social karakter – fx om fælles frokost, nyhedsbreve eller lignende – behøver du ikke at placere i mappen til arbejdsmails.
Ifølge AU’s mailpolitik kan AU IT i helt særlige tilfælde få adgang til at åbne medarbejderes mailboks. Derfor bør du altid placere dine private mails i en separat mappe, så de ikke ligger i indbakken. AU IT åbner aldrig mapper navngivet ’Privat’.
Særligt om fortrolige og følsomme data
Vær opmærksom på, at data altid skal behandles efter klassifikation. Det gælder også data, som findes i mails.
Hvordan skifter jeg mellem arbejds- og studiemail som afsender?
Som ansat på AU vil afsenderadressen på dine mails som standard være sat til at være adressen på din arbejdsmail. Du kan indstille din mail sådan, at du kan skifte mellem om det er din arbejdsmail, studiemail, eller en funktionspostkasse, der står som afsender på din mail ved at følge vejledningen herunder.
Når du først har indstillet din mail, kan du nemt skifte mellem de forskellige afsendermuligheder med en lille drop down ved 'Fra'-knappen.
Hvad sker der med størrelsen på min mailboks?
Der er forskel på medarbejdere og studerendes mailboks. Når du er studentermedhjælper er du medarbejder på AU, og din mailboks kan derfor indeholde 99 GB data. Ophører din ansættelse, og fortsætter du herefter med at være studerende, mindskes maksimalstørrelsen på din mailboks igen til 500 MB. Derfor skal du inden din ansættelse ophører sørge for at få slettet eller downloadet mails, så du holder dig under denne grænse. Du mister ikke mails, hvis de ikke slettes og kan også stadig modtage mails, men du kan ikke sende mails, før du er under grænsen.
Du kan se hvor meget lagerplads du bruger i din mailboks på webmail.au.dk -> Indstillinger -> Konto -> Lager
Hvorfor kan jeg ikke have Microsoft 365-apps på min computer eller telefon?
Som medarbejder på AU er du underlagt særlige krav om sikkerhed, som skal beskytte følsomme og fortrolige data. Derfor er det ikke muligt at installere Microsoft 365 applikationer (fx Outlook eller Teams) på dit private udstyr som computer, telefon eller tablet medmindre du tillader, at AU kan administrere udstyret. Det sker med applikationen Intune, som giver AU mulighed for at slette data fra din enhed, hvis den bliver stjålet eller bortkommer på anden vis.
Du kan altid tilgå de forskellige Microsoft 365-værktøjer fra din browser.
Retningslinjer for kommunikation med studerende i Brightspace og Microsoft 365
For undervisere
Det er vigtigt, at du er opmærksom på at benytte den rigtige kanal, når du kommunikerer med studerende.
- Som underviser skal du fortsat bruge Brightspace til beskeder i aktivitetsfeedet. Disse udstilles på Mitstudie og pushes med notifikationer gennem Pulse-appen.
- Brightspace skal fortsat bruges til at opbygge det enkelte læringsrum med materiale (pensum, slides, pædagogiske læringsaktiviteter, mm.)
- Som underviser kan du bruge Teams som værktøj til samarbejdsaktiviteter i undervisningssammenhænge. Det kan fx være opgaver, hvor flere studerende skal samarbejde i filer eller give hinanden gruppevis feedback.
Du bør som underviser altid sætte en tydelig ramme for, hvad der vil foregå i henholdsvis Brightspace, Teams og på mailen. Studerende kan ikke forventes at holde øje med diverse Teams-rum, kanaler mv.
For administrative medarbejdere
- Administrative medarbejdere, der er tilknyttet det enkelte kursus, skal fortsat bruge Brightspace til at lave announcements til de kursusnære beskeder om fx aflysning af undervisning, lokaleændring eller udflugter i forbindelse med det enkelte kursus, så beskeder optræder i beskedfeedet. Dette udstilles på Mitstudie og pushes med notifikationer via Pulse-appen.
- Er du administrativ medarbejder kan Teams bruges til at kommunikere med studerende om tilbud, aktiviteter og andet socialt, da det gør det muligt at tilbyde et fælles online mødested som et alternativ til fx facebookgrupper.
- Det er vigtigt, at du som administrativ medarbejder forholder dig kritisk til, hvad man kommunikerer til de studerende og laver den gode skillelinje mellem nyhedsfeeds på studerende.au.dk, Mitstudie og Teams. Meddelelser i Teams sorterer under Anden information i overblikket over kommunikation til studerende.
- Nyheder og arrangementer skal fortsat i Community eller kursus feeds for at fremgå på de studerendes Mitstudie.
For AU-ansatte studerende
- Instruktorer og andre studerende ansat på AU, der er tilknyttet kurser skal fortsat bruge Brightspace til at lave de kursusnære beskeder, så beskederne optræder i aktivitetsfeedet. Dette udstilles på mitstudie.au.dk og pushes med notifikationer gennem Pulse appen.
- Det er fortsat Brightspace, som skal bruges til at opbygge det enkelte læringsrum med materiale (pensum, slides mm.)
- Teams kan bruges til aktiviteter i undervisningssammenhænge, hvor det er meningsfuldt. Det vil f.eks. sige til opgaver hvor flere studerende skal samarbejde i filer eller skal give hinanden gruppevis feedback.
- Mentorer, studenterstudievejledere og andre ansatte studerende, der støtter eller vejleder enkelte eller grupper af studerende kan fortsætte med at bruge mail eller tage Teams i brug som et alternativ til eksempelvis, sociale medier, beskedtjenester, mv.
Mere om mulighederne i Microsoft 365
På medarbejdere.au.dk finder du en lang række vejledninger til Microsoft 365. Se dem her
Microsoft har desuden en læringsportal med korte videointroduktioner til funktionerne i Microsoft 365. Gå til læringsportalen.
Medarbejderservice på AU
Værktøjer, vejledninger og serviceydelser for alle ansatte
Slå op i emneindekset: