Arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi

I AU Økonomi (Økonomi) hjælper og støtter vi forskere, studerende, administration og ledere, så de hver især kan fokusere på at gøre en forskel.

Det gør vi ud fra fælles grundprincipper med fokus på tre grundlæggende værdier:

  • vi arbejder løsningsorienteret
  • vi er fagligt fleksible
  • vi er serviceorienterede

For at sikre et godt arbejdsmiljø og fremme balancen mellem arbejds- og privatliv er der i Økonomi fokus på at skabe balance i prioriteringen af opgaver og ressourcer og der arbejdes med fleksibilitet i forhold til rammerne for medarbejdernes mulighed for distancearbejde.

Arbejdstid, registrering og flex

Arbejdstiden tilrettelægges som udgangspunkt i tidsrummet mellem kl. 7.00 – 17.00, og for en fuldtidsmedarbejder er den daglige arbejdstid på 7,4 timer i gennemsnit. En forudsætning for at arbejde tidligere eller senere er, at der er relevante arbejdsopgaver, som skal udføres. Der er mulighed for individuel aftale med nærmeste leder.

Fixtiden er fra kl. 10.00-14.00 medmindre andet er oplyst og aftalt med nærmeste leder af afdelingen. Fixtiden er det tidsrum, hvor medarbejderen forventes at være tilgængelig enten på arbejdspladsen eller på distancearbejdspladsen.

Flextiden er timerne før og efter fixtiden. Flexsaldoen må max. være +37 eller -10 timer. Medarbejderen skal orientere nærmeste leder, når saldoen nærmer sig 37 timer, medmindre der allerede forligger en aftale om afvikling af timerne. Der kan individuelt aftales mere eller mindre end saldogrænserne med nærmeste leder.

Kalenderfunktionen i Outlook anvendes til angivelse af mødetider, møder, aftaler og planlagt fravær. Autosvar funktionen anvendes når medarbejderne ikke kan besvare mails i en eller flere dage/uger. Medarbejderen har ansvaret for opdatering af egen kalender.

Medarbejdere i Økonomi fører regnskab over arbejdstid, som ved udgangen af måneden er opdateret og ligger på enhedens fællesdrev.

Fleksibilitet med fokus på hvor opgaverne løses bedst

Rammen for distancearbejde, der er defineret på HR´s hjemmeside, er også gældende for Økonomi - Hjemmearbejde(au.dk).

Opgaveporteføljen, opgavetypen eller den konkrete opgave skal altid være i centrum.

Opgaveporteføljen er meget forskellig i sammensætningen af opgaver og opgavetyper på tværs af enhederne i Økonomi, hvilket betyder at balancen mellem at arbejde på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen i praksis vil blive håndteret fleksibelt og forskelligt i enhederne i Økonomi.

Muligheden for distancearbejde skal løbende afbalanceres mellem følgende pejlemærker:

  • Opgaver
  • Interessenter/brugerne/kunderne
  • Rammerne for tilgængelighed
  • Effektivitet og kvalitet
  • Kollegialt samarbejde og videndeling
  • Fleksibilitet i forhold til balancen mellem arbejds- og privatliv

Tilrettelæggelsen af arbejdet foretages sammen med den nærmeste leder, herunder i hvilket omfang medarbejderne arbejder på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen.

Hvor løses opgaverne bedst - på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen?
Denne figur og de tilhørende bemærkninger kan anvendes som pejlemærke, når det løbende skal vurderes og aftales om distancearbejde er en mulighed.

Effektivitet
Løses opgaven/opgaverne mest effektivt på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen?
Fokus på en klar og entydig opgavebeskrivelse og klare aftaler om mål/deadlines
Forudsætter erfaring og fortrolighed med opgaven

Kvalitet
Løses opgaven/opgaverne bedst i den aftalte kvalitet på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen?
Fokus på forventningsafstemning omkring den faglige kvalitet i opgaveløsningen

Videndeling
Hvis der er behov for oplæring, vidensdeling og faglig sparring i opgaveløsningen, hvor løses opgaven bedst muligt – på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen?
Er der tale om driftsopgaver eller udviklingsaktiviteter?
Er medarbejderen fortrolig med opgaveløsningen?

Samarbejde
Løses opgaven/opgaverne bedst uden det fysiske samarbejde?
Der skal være fokus på både den faglige og den sociale dimension – den relationelle kontakt er vigtig for et optimalt samarbejde og sikring af sammenhængskraften i enheden.
Fokus på om opgaven/opgaverne i høj grad kræver koordinering, sparring og samarbejde med kolleger eller andre samarbejdspartnere.

Overarbejde/merarbejde

Merarbejde skal være pålagt af nærmeste leder uden for arbejdstiden jf. pkt. 1 for at tælle som overarbejdstid, ellers opgøres timerne som flextid/overskydende timer.

Merarbejde, der er opstået pludseligt som følge af nødsituation, kan af nærmeste leder efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde.

Mødeaktiviteter (herunder rejser)

I planlægningen af et møde vurderes det, om mødet vil være mere hensigtsmæssigt at afholde virtuelt.

Der opfordres generelt til flere virtuelle møder, hvis der er eksterne deltagere. Dog vil formålet med et møde altid være afgørende for, om det holdes fysisk eller virtuelt.

Bleended meetings bør overvejes, da det kan være kompliceret for mødelederen at holde øje med input fra online deltagere vs. fysiske deltagere. Af den årsag opfordres til enten fysiske eller virtuelle møder, hvis det er muligt.

Back-to-back møder frarådes. Læg gerne minimum 15 minutter ind mellem møderne – også virtuelle møder, og gerne lidt længere tid ved fysiske møder, hvis der er eksterne deltagere, der skal nå fra et møde ét sted til et møde på en anden lokation.

Det bør tilstræbes at møder holdes i tidsrummet 8.00-16.00 medmindre andet er aftalt blandt mødedeltagerne. Undgå at indkalde møder oveni andre mødeaktiviteter hos deltagerne (dette kan tjekkes via Outlooks kalenderfunktion jf. afsnit 1). Møder bør indkaldes så tidligt som muligt.

Deltagelse i sociale arrangementer f.eks. om aftenen eller efter et fagligt arrangement medregnes ikke som arbejdstid.

Overnatning i forbindelse med møder/aktiviteter over flere dage eller udenbys aftales med nærmeste leder. Eventuel rejsetid tæller som almindelig arbejdstid, der henvises til Statens cirkulære om tjenesterejser for en uddybning af regler på dette område.

Rejser, kompetenceudvikling og konference

Rejsetid i forbindelse med mødeaktivitet, kompetenceudvikling eller konferencedeltagelse, der er godkendt af nærmeste leder tæller som arbejdstid 1 til 1.

I Økonomi opfordres til løbende kompetenceudvikling gennem ansættelsen. Ønsker til kompetenceudvikling drøftes minimum én gang årligt under MUS eller løbende ved ønsker, der ikke kan afvente MUS.

Det mest økonomiske transportmiddel anvendes til rejser som udgangspunkt og afvejes ligeledes med hensyn til AU’s indsatser på klimaområdet.

Endvidere henvises til AU’s rejsepolitik samt AU’s politik for køb af rejser m.v.

Frihed med løn til eksamen og eksamensforberedelse

Der kan med nærmeste leder aftales frihed med løn ved eksamen og eksamensforberedelse ved arbejdspladsrelateret uddannelsesaktivitet (én arbejdsdag til forberedelse, og én arbejdsdag til eksamensdagen – gælder også for reeksamen)

Fravær - planlagt og uplanlagt

Planlagt fravær (ferie, flex, omsorgsdage)

Ferie afholdes i hele dage eller uger, og er omfattet af samtidighedsferie (løbende optjening/afholdelse).

Særlige feriedage afholdes i hele dage eller brøkdele heraf, og er ikke omfattet af samtidighedsferie.

Hovedferien (3 uger) afholdes i perioden 1. maj til 30. september; ønske til ferieperiode planlægges i samarbejde med nærmeste leder.

Ønsker til/ændringer af perioden for hovedferie kan imødekommes, hvis ferieplanlægningen i enheden tillader det.

Nærmeste leder kan varsle afholdelse af ferie/restferie – se mere herom under Økonomis side om ferieoptjening og afholdelse. På samme side fremgår muligheder for overførsel af ferie til næste periode m.m.

Afholdelse af flex og hele flexdage aftales med nærmeste leder.

Omsorgsdage (2 dage pr. barn pr. år op til og med barnets 7. år) kan afholdes i timer, halve eller hele dage. Ikke-afholdte dage bortfalder ved kalenderårets udløb, medmindre medarbejderen har været fraværende hele året grundet en fødselssituation.

Afholdelse af planlagt fravær – herunder omsorgsdage - skal altid aftales med nærmeste leder.


Uplanlagt fravær (dvs. sygdom, barns sygedag)

Økonomi har vedtaget retningslinjer for uplanlagt fravær, som du kan læse mere om på siden for fravær i Økonomi.

Om retningslinjerne

Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi beskriver lokale forhold, der ikke er omtalt i overenskomster, love, bekendtgørelser etc.

Derudover henvises til:

Retningslinjerne gælder for alle enheder i Økonomi. Retningslinjerne rummer fleksibilitet, og dermed kan der være forskelle i den konkrete praksis og hvordan retningslinjerne udleves i de enkelte enheder. Der er gode rammer for, at nærmeste leder og de enkelte medarbejdere eller gruppe af medarbejdere kan lave mere individuelle aftaler inden for de overordnede rammer, AU’s retningslinjer og gældende lovgivning.