AU Økonomi har fokus på at skabe balance i prioriteringen af opgaver og ressourcer for derved at sikre et godt arbejdsmiljø og fremme balancen mellem arbejds- og privatliv, og der arbejdes med fleksibilitet i forhold til rammerne for medarbejdernes mulighed for distancearbejde.
Arbejdstiden tilrettelægges som udgangspunkt i tidsrummet mellem kl. 7.00 – 17.00, og for en fuldtidsmedarbejder er den daglige arbejdstid på 7,4 timer i gennemsnit. En forudsætning for at arbejde tidligere eller senere er, at der er relevante arbejdsopgaver, som skal udføres. Der er mulighed for individuel aftale med nærmeste leder.
Fixtiden er fra kl. 10.00-14.00 medmindre andet er oplyst og aftalt med nærmeste leder af afdelingen. Fixtiden er det tidsrum, hvor medarbejderen forventes at være tilgængelig enten på arbejdspladsen eller på distancearbejdspladsen.
Fleksibel arbejdstid er timerne før og efter fixtiden. Arbejdstidssaldoen må som udgangspunkt max. være +37 eller -10 timer. Medarbejderen og nærmeste personaleleder har sammen en forpligtelse til at holde fokus på, at antallet af overskudstimer ikke overstiger 37 timer, medmindre der allerede forligger en aftale om afvikling af timerne. Der kan individuelt aftales mere eller mindre end saldogrænserne med nærmeste personaleleder.
Kalenderfunktionen i Outlook anvendes til angivelse af mødetider, møder, aftaler, planlagt fravær og distancearbejde. Autosvar funktionen anvendes, når medarbejderne ikke kan besvare mails i en eller flere dage/uger. Så vidt muligt anføres forventet returdato i autosvaret.
Medarbejderen har ansvaret for opdatering af egen kalender. Medarbejdere i AU Økonomi registrerer løbende præsteret arbejdstid i den fastlagte skabelon, som lagres på Sharepoint-sitet FA Tidsregistrering Registreringerne skal være opdateret ved udgangen af hver måned.
Arbejdsstid præsteret under rådighedsforpligtelse (AC-fuldmægtige) registreres i skemaet med bemærkning ”rådighedsforpligtelse : T:xx M:xx”. Arbejdstid præsteret under rådighedsforpligtelse fratrækkes ved udgangen af måneden den aktuelle arbejdstidssaldo.
Rammen for distancearbejde, der er defineret på HR´s hjemmeside, er også gældende for AU Økonomi – læs evt. mere her: Hjemmearbejde(au.dk).
Opgaveporteføljen, opgavetypen eller den konkrete opgave skal altid være i centrum.
Opgaveporteføljen er meget forskellig i sammensætningen af opgaver og opgavetyper på tværs af enhederne i AU Økonomi, hvilket betyder at balancen mellem at arbejde på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen i praksis vil blive håndteret fleksibelt og forskelligt i enhederne i AU Økonomi.
Tilrettelæggelsen af arbejdet foretages sammen med den nærmeste leder, herunder i hvilket omfang medarbejderne arbejder på den fysiske arbejdsplads eller på distancearbejdspladsen
Merarbejde skal være pålagt af nærmeste leder uden for arbejdstiden jf. pkt. 1 for at tælle som overarbejdstid, ellers opgøres timerne overskydende timer via arbejdstidsregistreringen.
Merarbejde, der er opstået pludseligt som følge af nødsituation, kan af nærmeste leder efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde.
For medarbejdere ansat i en stilling som AC-fuldmægtig skal retningslinjerne for merarbejde ses i sammenhæng med de overenskomstmæssige vilkår Rådighedsforpligtelse og AUs retningslinjer herfor (se boksen Merarbejde for AC-medarbejdere i administrative stillinger).
I planlægningen af et møde vurderes det, om mødet bedst afholdes fysisk, virtuelt eller som hybrid møde.
Der opfordres generelt til flere virtuelle møder, hvis der er eksterne deltagere. Dog vil formålet med et møde altid være afgørende for, om det holdes fysisk eller virtuelt.
Hybridemøder er en mulighed, men da det kan være kompliceret for mødelederen at holde øje med input fra online deltagere vs. fysiske deltagere, opfordres til enten fysiske eller virtuelle møder, hvis det er muligt.
Back-to-back møder frarådes. Læg gerne minimum 15 minutter ind mellem møderne – også virtuelle møder, og gerne lidt længere tid ved fysiske møder, hvis der er eksterne deltagere, der skal nå fra et møde ét sted til et møde på en anden lokation.
Det bør tilstræbes at møder holdes i tidsrummet 8.00-16.00 medmindre andet er aftalt blandt mødedeltagerne. Undgå at indkalde møder oveni andre mødeaktiviteter hos deltagerne (dette kan tjekkes via Outlooks kalenderfunktion jf. afsnit 1). Møder bør indkaldes i så god tid som muligt.
Deltagelse i sociale arrangementer f.eks. om aftenen eller efter et fagligt arrangement medregnes ikke som arbejdstid.
Overnatning i forbindelse med møder/aktiviteter over flere dage eller udenbys aftales med nærmeste leder. Eventuel rejsetid tæller som almindelig arbejdstid, der henvises til Statens cirkulære om tjenesterejser for en uddybning af regler på dette område.
Rejsetid i forbindelse med mødeaktivitet, kompetenceudvikling eller konferencedeltagelse, der er godkendt af nærmeste leder tæller som arbejdstid 1 til 1, med mindre andet aftales.
Endvidere henvises til AU’s rejsepolitik samt AU’s politik for køb af rejser m.v.
Der kan med nærmeste leder aftales frihed med løn ved eksamen og eksamensforberedelse ved arbejdspladsrelateret uddannelsesaktivitet (én arbejdsdag til forberedelse, og én arbejdsdag til eksamensdagen – gælder også for reeksamen).
Ferie afholdes i hele dage eller uger, og er omfattet af samtidighedsferie (løbende optjening/afholdelse).
Særlige feriedage afholdes i hele dage eller brøkdele heraf, og er ikke omfattet af samtidighedsferie.
Hovedferien (3 uger) afholdes i perioden 1. maj til 30. september; ønske til ferieperiode planlægges i samarbejde med nærmeste leder.
Ønsker til/ændringer af perioden for hovedferie kan imødekommes, hvis ferieplanlægningen i enheden tillader det.
Nærmeste leder kan varsle afholdelse af ferie/restferie – se mere herom under Økonomis side om ferieoptjening og afholdelse. På samme side fremgår muligheder for overførsel af ferie til næste periode m.m.
Rammer for afvikling af overskydende arbejdstidssaldo med nærmeste personaleleder. Afvikling i form af hele arbejdsfri dage skal altid godkendes af nærmste personaleleder.
Omsorgsdage (2 dage pr. barn pr. år op til og med barnets 7. år) kan afholdes i timer, halve eller hele dage. Ikke-afholdte dage bortfalder ved kalenderårets udløb, medmindre medarbejderen har været fraværende hele året grundet en fødselssituation.
Afholdelse af planlagt fravær – herunder omsorgsdage - skal altid aftales med nærmeste leder.
AU Økonomi har vedtaget retningslinjer for uplanlagt fravær, som du kan læse mere om på siden for fravær i AU Økonomi.
Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi beskriver lokale forhold, der ikke er omtalt i overenskomster, love, bekendtgørelser etc.
Derudover henvises til:
Retningslinjerne gælder for alle enheder i AU Økonomi. Retningslinjerne rummer fleksibilitet, og dermed kan der være forskelle i den konkrete praksis, og hvordan retningslinjerne udleves i de enkelte enheder. Der er gode rammer for, at nærmeste personaleleder og de enkelte medarbejdere eller gruppe af medarbejdere kan lave mere individuelle aftaler inden for de overordnede rammer, AU’s retningslinjer og gældende lovgivning.