Arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi

Arbejdstiden tilrettelægges som udgangspunkt i tidsrummet mellem kl. 7.00 – 17.00, og for en fuldtidsmedarbejder er den daglige arbejdstid på 7,4 timer i gennemsnit. En forudsætning for at arbejde tidligere eller senere er, at der er relevante arbejdsopgaver, som skal udføres. Der er mulighed for individuel aftale med nærmeste leder.

Fixtiden er fra kl. 10.00-14.00 medmindre andet er oplyst og aftalt med nærmeste leder af afdelingen. Fixtiden er det tidsrum, hvor medarbejderen forventes at være tilgængelig enten på arbejdspladsen eller på distancearbejdspladsen.

Flextiden er timerne før og efter fixtiden. Flexsaldoen må max. være +37 eller -10 timer. Medarbejderen skal orientere nærmeste leder, når saldoen nærmer sig 37 timer, medmindre der allerede forligger en aftale om afvikling af timerne. Der kan individuelt aftales mere eller mindre end saldogrænserne med nærmeste leder.

Kalenderfunktionen i Outlook anvendes til angivelse af mødetider, møder, aftaler og planlagt fravær. Autosvar funktionen anvendes når medarbejderne ikke kan besvare mails i en eller flere dage/uger. Medarbejderen har ansvaret for opdatering af egen kalender.

Medarbejdere i Økonomi fører regnskab over arbejdstid, som ved udgangen af måneden er opdateret og ligger på enhedens fællesdrev.

Merarbejde skal være pålagt af nærmeste leder uden for arbejdstiden jf. pkt. 1 for at tælle som overarbejdstid, ellers opgøres timerne som flextid/overskydende timer.

Merarbejde, der er opstået pludseligt som følge af nødsituation, kan af nærmeste leder efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde.

I planlægningen af et møde vurderes det, om mødet vil være mere hensigtsmæssigt at afholde virtuelt.

Der opfordres generelt til flere virtuelle møder, hvis der er eksterne deltagere. Dog vil formålet med et møde altid være afgørende for, om det holdes fysisk eller virtuelt.

Bleended meetings bør overvejes, da det kan være kompliceret for mødelederen at holde øje med input fra online deltagere vs. fysiske deltagere. Af den årsag opfordres til enten fysiske eller virtuelle møder, hvis det er muligt.

Back-to-back møder frarådes. Læg gerne minimum 15 minutter ind mellem møderne – også virtuelle møder, og gerne lidt længere tid ved fysiske møder, hvis der er eksterne deltagere, der skal nå fra et møde ét sted til et møde på en anden lokation.

Det bør tilstræbes at møder holdes i tidsrummet 8.00-16.00 medmindre andet er aftalt blandt mødedeltagerne. Undgå at indkalde møder oveni andre mødeaktiviteter hos deltagerne (dette kan tjekkes via Outlooks kalenderfunktion jf. afsnit 1). Møder bør indkaldes så tidligt som muligt.

Deltagelse i sociale arrangementer f.eks. om aftenen eller efter et fagligt arrangement medregnes ikke som arbejdstid.

Overnatning i forbindelse med møder/aktiviteter over flere dage eller udenbys aftales med nærmeste leder. Eventuel rejsetid tæller som almindelig arbejdstid, der henvises til Statens cirkulære om tjenesterejser for en uddybning af regler på dette område.

Rejsetid i forbindelse med mødeaktivitet, kompetenceudvikling eller konferencedeltagelse, der er godkendt af nærmeste leder tæller som arbejdstid 1 til 1.

I Økonomi opfordres til løbende kompetenceudvikling gennem ansættelsen. Ønsker til kompetenceudvikling drøftes minimum én gang årligt under MUS eller løbende ved ønsker, der ikke kan afvente MUS.

Det mest økonomiske transportmiddel anvendes til rejser som udgangspunkt og afvejes ligeledes med hensyn til AU’s indsatser på klimaområdet.

Endvidere henvises til AU’s rejsepolitik samt AU’s politik for køb af rejser m.v.

Der kan med nærmeste leder aftales frihed med løn ved eksamen og eksamensforberedelse ved arbejdspladsrelateret uddannelsesaktivitet (én arbejdsdag til forberedelse, og én arbejdsdag til eksamensdagen – gælder også for reeksamen)