1. Nyt IV-projekt

• 1. Nyt IV-projekt
  
  Projekthaver og/eller projektøkonom vurderer, hvorvidt projektet vedrører indtægtsdækket virksomhed (IV). Vurderingen sker med udgangspunkt i den gældende udgave af Finansministeriets Budgetvejledning punkt 2.6.8. Denne vurdering kan ske i samarbejde med institutleder og medarbejdere i Økonomisekretariatet, AU Økonomi (kontaktperson: Eddie Skinneholm Kvistgaard).
  
  Desuden kan projekthaver tage kontakt til AU’s Technology Transfer Office (TTO), som kan yde juridisk rådgivning samt være behjælpelig med at gennemse eventuelle kontrakter eller aftalegrundlag. Ved gennemgang af kontrakten sammenholdes bl.a. udbyttet for AU kontra risici og eventuelle økonomiske og juridiske forpligtigelser. Endvidere vurderes tavshedsforpligtigelser. TTO deltager endvidere gerne i udformningen af ændrede kontraktvilkår.
  
  Hvis der er tvivl om, hvorvidt projektet har forskningsmæssig interesse i et givent IV-projekt for universitetet, er det institutlederen og/eller dekanen, der kan træffe afgørelsen, jf. ”Instruks eksterne midler”.
   

2. Prisfastsættelse

• 2. Prisfastsættelse
  
  Forud for oprettelse af IV-projekt udarbejder projektøkonomen i samarbejde med projekthaver budget for IV-projektet, idet projektoprettelsen for et IV-projekt skal indeholde priskalkulation. Prisfastsættelse af projektet skal ske i henhold til Økonomistyrelsens Vejledning om prisfastsættelse og et internt udarbejdet kalkulationsskema: Kalkulationsskema.
  
  Overordnet skal budgettet indeholde følgende:

• Forventet omsætning/indtægt

• Forventede såvel direkte som indirekte omkostninger (overhead), inklusive langsigtede gennemsnitsomkostninger

• Forventet avance (dog med undtagelse af de områder hvor AU opererer på monopollignende vilkår)

• Relevante oplysninger i øvrigt.
  
  Et IV-projekt behøver, som udgangspunkt, ikke et projekttilsagn. Den kan være baseret på et tilbud til en ekstern virksomhed.
   

3. Udfylde IV-kalkulationsskema

• 3. Udfylde IV-kalkulationsskema
  
  Med udgangspunkt i det udarbejdede budget udfylder projektøkonomen kalkulationsskema for IV-projekter på baggrund af prisberegningen. Projektøkonomen underskriver skemaet som administrator, indscanner det og videresender til projekthaver, der skal underskrive som projektansvarlig.
   

4. Godkende kalkulationsskema

• 4. Godkende kalkulationsskema
  
  Projekthaver underskriver kalkulationsskemaet, indscanner det og sender det retur til projektøkonom/forretningscontroller.
   

5. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt i Navision

• 5. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt i Navision
  
  Projektøkonomen udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende projektdokumentation, de påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelse delregnskab 2”, fanebladet ”Oprettelse”. Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk. 
  
  Bemærk at der i mailens emnefelt skal angives, at projektoprettelsen vedrører delregnskab 2.
  
  Sammen med det udfyldte regneark sendes også det udfyldte og godkendte kalkulationsskema samt nødvendige oplysninger i øvrigt for godkendelse af projektoprettelsen, incl. godkendelse fra institutleder.
   

6. Sende oprettelsesgrundlag til godkendelse

• 6. Sende oprettelsesgrundlag til godkendelse
  
  En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark og kalkulationsskema i fællespostkassen, og fremsender det til Eddie Skinneholm Kvistgaard i Økonomisekretariatet, AU Økonomi, som har rettighed til at godkende oprettelse af IV-projekter.
   

7. Godkende oprettelse af IV-projekt

• 7. Godkende oprettelse af IV-projekt
  
  Eddie Skinneholm Kvistgaard gennemgår det fremsendte kalkulationsskema og godkender IV-projektets prisfastsættelse. Medarbejderen kontrollerer blandt andet, om der er tale om IV, og hvorvidt der foreligger et budget med en realistisk priskalkulation, som ikke er konkurrenceforvridende, samt om der er fremsat rimelige økonomiske forudsætninger.
  
  IV-projekt ok?
  Det vurderes ud fra kalkulationsskemaet, hvorvidt IV-projektet er ok.

• JA: IV-projektet er ok, og skal oprettes i NS. Oprettelsesgrundlag og skema sendes retur til Projektenheden, og der fortsættes til aktivitet 9: ”Kvalitetssikre projektoprettelsesgrundlag”.

• NEJ: Grundlaget for at oprette et IV-projekt er ikke ok, hvorfor der tages kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes derfor til aktivitet 8: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.
  
  Typiske mangler i forbindelse med kontrollen og godkendelsen af priskalkulationen er:

• manglende priskalkulationen eller budget

• forventet timeforbrug mangler

• anvendt forkert timetal

• ikke alle omkostninger er oplyst

• manglende overhead

• manglende kalkulation af fortjeneste

• Pris for opgaven uden oplysninger om forventet timeforbrug.
   

8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

• 8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller
  
  Medarbejderen i Økonomistyring, AU Økonomi retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i kalkulationsskemaet.
  
  NB! Såfremt der er valgt et forkert delregnskab – og dermed et forkert regneark – skal projektøkonom/forretningscontroller udfylde nyt projektoprettelsesgrundlag i form af regneark for et andet.
   

9. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

• 9. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag
  
  En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og verificerer de indtastede oplysninger samt holder dem op imod projektdokumentationen (evt. via journalsag), herunder kontrollerer, at den valgte projektskabelon imødekommer de eksterne og/eller interne afrapporteringskrav. Oprettelse af projekt skal ske i henhold til Kvikguide til sagsoprettelse på alle delregnskaber: Kvikguide til sagsoprettlse.
  
  Kan projektet verificeres?

• JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages indlæsning i Navision. Der fortsættes til aktivitet 11: ”Klargøre projektoprettelsesgrundlag”.

• NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger – på baggrund af den bagvedliggende dokumentation – hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 10: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.
   

10. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

• 10. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller
  
  Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.
   

11. Klargøre projektoprettelsesgrundlag

• 11. Klargøre projektoprettelsesgrundlag
  
  Projektopretter klikker på knappen ”Klargør til indlæsning”, hvorved der dannes:

• Fil til indlæsning i Navision (tidsstemples ved indlæsning)

• Kvitteringsfil .
   

12. Oprette projekt i Navision

• 12. Oprette projekt i Navision
  
  Projektopretter indlæser den dannede fil i Navision, hvorved der sker oprettelse af projektet, som får status ”Ordre”.
   

13. Indlæse projektskabelon med aktiviteter

• 13. Indlæse projektskabelon med aktiviteter
  
  Projektopretter kopierer den i regnearket angivne projektskabelon (med aktiviteter) ind på sagen.
   

14. Færdiggøre projektoprettelse

• 14. Færdiggøre projektoprettelse
  
  Projektopretter færdiggør oprettelse af projektet ved at taste dato for frigivelse. Desuden påføres det tildelte projektnummer, afsender-ID og tidsstempel i kvitteringsfilen under fanebladet ”Oprettelse”. Herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonomen og journaliserer regnearket.
  
  Proces Påsætning af sagsmærker
  Denne proces beskriver, hvordan der umiddelbart efter projektoprettelse skal ske påsætning af sagsmærker på projektstamkortet.
  
  Skal der sagsmærker på et projekt skal disse meddeles til Projektenheden pr. mail.