Der skal fremsendes korrekt udfyldt Excelark samt den nødvendige dokumentation/ godkendelse - dvs. ansøgningen samt godkendelse fra institutlederen - for at Projektenheden kan oprette en ansøgning/projekt i Navision*.
Når sagen/projektet er oprettet modtager du sagsnummer fra Projektenheden via mail.
Vejledninger
-
”De 6 nødvendige” til hurtig sagsoprettelse/ændringer
-
De 6 nødvendige til hurtig sagsoprettelse og -ændring i Navision
Projekt- og Webshopgruppen i Debitorgruppen har til opgave at kvalitetssikre sagsoprettelser og ændringer i Navision ud fra den dokumentation, som modtages fra fakulteterne via projektenheden@au.dk. Projekt- og Webshopgruppens ambition er at hjælpe fakulteterne videre i arbejdsopgaverne så hurtigt som muligt uden først at bede om ekstra materiale eller forklaringer. Derfor har Projekt- og Webshopgruppen fundet frem til seks nødvendige fokuspunkter, som er med til at forkorte sagsbehandlingstiden til gavn for Økonomicentrene på fakulteterne.
De 6 nødvendige til hurtig sagsoprettelse og -ændring i Navision
1. Brug Kvikguide til sagsoprettelse i Navision - feedback modtages meget gerne via projektenheden@au.dk
2. Hent altid nyeste skabelonversion, da sagen ellers ikke kan indlæses i Navision.
3. Indsæt i E-mail Workzone-links til akterede dokumenter som dokumentation.
4. Godkendelse fra institutleder/dekan og bevillingshaver skal være i form af underskrift eller et "OK" i E-mail.
5. Start- og slutdato og slutdato-ændring skal dokumenteres som værende godkendt af bevillingsgiver og evt. uddybende forklaring.
6. Beløb og beløbsændring medsendes forklaring på, hvordan man er fremkommet til beløb med henvisninger til dokumentationen i Workzone.
-
-
Oprettelse
-
Ændringer
-
Lukning
-
Diverse
Procesbeskrivelser
FAQ
-
Hvornår lukker I projekter?
-
Hvornår lukker I projekter?
-
Svar:
Hver måned (undtagen januar) rummer en kort periode, hvor projekter kan lukkes. De konkrete perioder fremgår af månedshjulet, som findes her: https://medarbejdere.au.dk/institutter/oekonomiportalen/maanedshjul-2019/
-
-
Hvem må godkende et DR1 projekt?
-
Hvem må godkende et DR1 projekt?
-
Svar:
DR1-projekter må godkendes af både dekan, institutleder, økonomichef samt teamleder. Godkendelse kan være en underskrift, men ”ok” i relevant mailkorrespondance godkendes også. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Kvikguide_til_sagsoprettelse_i_Navision.pdf
-
-
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
-
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
-
Svar:
Momspligtige aftaler hjemskrives på finanskonto 934112
-
-
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
-
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
-
Svar:
Bevillingsgiver på en sag er den instans der har givet pengene. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_bevillingsgiver.pdf
-
-
Hvem er debitor på en sag?
-
Hvem er debitor på en sag?
-
Svar:
Debitor på en sag er den fond, person eller virksomhed, som du sender fakturaen til. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_debitor_i_forbindelse_med_eksterne_midler..pdf
-
-
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
-
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
-
Svar:
Samlesager oprettes ved at fremsende anmodning til Projektenheden med udfyldt skema til samlesagen. Vejledning findes her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/OEkonomimanual/Vejledninger/Projektoprettelse/Kvikguide_til_oprettelse_af_samlesager_i_Navision.pdf
Herefter kan samsagsnummeret (HPxxxx) tilføjes sagsoprettelsesskemaet
-
-
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
-
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
-
Svar:
Ja, du kan sammensætte din aktivitetsskabelon, så den passer til den konkrete sag. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Vejledning_til_Indlaesning_af_sagsopgaver_til_NavisionPOE.pdf
-
-
Må bevillingshaver godkende i en mail?
-
Må bevillingshaver godkende i en mail?
-
Svar:
Ja, et ”ok” i en mail er lige så godt som en underskrift, så længe det sker en relevant mailkorrespondance.
-
-
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
-
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
-
Svar:
Hvis midlerne videresendes internt skal man anvende debitor 121794/Teknisk Debitor Undersag
-
-
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
-
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
-
Svar: Delregnskab 4 er til bevillinger, der gives til forskning, delregnskab 5 anvendes til bevillinger, hvor man støtter andre aktiviteter end forskning. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/hvad_er_forskning.pdf
-
