Der skal fremsendes korrekt udfyldt Excelark samt den nødvendige dokumentation/ godkendelse - dvs. ansøgningen samt godkendelse fra institutlederen - for at Projektenheden kan oprette en ansøgning/projekt i Navision*.
Når sagen/projektet er oprettet modtager du sagsnummer fra Projektenheden via mail.
Vejledninger
-
”De 6 nødvendige” til hurtig sagsoprettelse/ændringer
-
De 6 nødvendige til hurtig sagsoprettelse og -ændring i Navision
Projekt- og Webshopgruppen i Debitorgruppen har til opgave at kvalitetssikre sagsoprettelser og ændringer i Navision ud fra den dokumentation, som modtages fra fakulteterne via projektenheden@au.dk. Projekt- og Webshopgruppens ambition er at hjælpe fakulteterne videre i arbejdsopgaverne så hurtigt som muligt uden først at bede om ekstra materiale eller forklaringer. Derfor har Projekt- og Webshopgruppen fundet frem til seks nødvendige fokuspunkter, som er med til at forkorte sagsbehandlingstiden til gavn for Økonomicentrene på fakulteterne.
De 6 nødvendige til hurtig sagsoprettelse og -ændring i Navision
1. Brug Kvikguide til sagsoprettelse i Navision - feedback modtages meget gerne via projektenheden@au.dk
2. Hent altid nyeste skabelonversion, da sagen ellers ikke kan indlæses i Navision.
3. Indsæt i E-mail Workzone-links til akterede dokumenter som dokumentation.
4. Godkendelse fra institutleder/dekan og bevillingshaver skal være i form af underskrift eller et "OK" i E-mail.
5. Start- og slutdato og slutdato-ændring skal dokumenteres som værende godkendt af bevillingsgiver og evt. uddybende forklaring.
6. Beløb og beløbsændring medsendes forklaring på, hvordan man er fremkommet til beløb med henvisninger til dokumentationen i Workzone.
-
-
Kvikguide
-
Oprettelse
-
Ændringer
-
Lukning
-
Diverse
Skabeloner
Færdige sagsopgaveskabeloner til sagsopgaver (aktiviteter) på projektet (sagen). Til projektet (sagen) vælges den relevante skabelon. Sagsopgaveskabelonen angiver, hvilke sagsopgaver (aktiviteter) PC ønsker oprettet på sit projekt. Der er flere skabeloner at vælge imellem, som kan ses her eller i NS ved at kigge under alle sager og filtrere på "SK*". Der kan også kopieres opgaver (aktiviteter) fra et eksisterende projekt. Her oplyser PC projektnummeret fra det projekt, hvor opgaverne (aktiviteterne) er, som PC gerne vil have på sit eget projekt. Alternativt kan egen skabelon oprettes og vedhæftes i mail. Skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\Projektenheden\Indlæsningsfiler med makro.
-
Skabeloner (Udfyldte sagsopgave skabeloner ”SKXXXX” klar til brug)
Procesbeskrivelser
FAQ
-
Hvornår lukker I projekter?
-
Hvornår lukker I projekter?
-
Svar:
Hver måned (undtagen januar) rummer en kort periode, hvor projekter kan lukkes. De konkrete perioder fremgår af månedshjulet, som findes her: https://medarbejdere.au.dk/institutter/oekonomiportalen/maanedshjul-2019/
-
-
Hvem må godkende et DR1 projekt?
-
Hvem må godkende et DR1 projekt?
-
Svar:
DR1-projekter må godkendes af både dekan, institutleder, økonomichef samt teamleder. Godkendelse kan være en underskrift, men ”ok” i relevant mailkorrespondance godkendes også. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Kvikguide_til_sagsoprettelse_i_Navision.pdf
-
-
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
-
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
-
Svar:
Momspligtige aftaler hjemskrives på finanskonto 934112
-
-
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
-
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
-
Svar:
Bevillingsgiver på en sag er den instans der har givet pengene. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_bevillingsgiver.pdf
-
-
Hvem er debitor på en sag?
-
Hvem er debitor på en sag?
-
Svar:
Debitor på en sag er den fond, person eller virksomhed, som du sender fakturaen til. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_debitor_i_forbindelse_med_eksterne_midler..pdf
-
-
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
-
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
-
Svar:
Samlesager oprettes ved at fremsende anmodning til Projektenheden med udfyldt skema til samlesagen. Vejledning findes her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/OEkonomimanual/Vejledninger/Projektoprettelse/Kvikguide_til_oprettelse_af_samlesager_i_Navision.pdf
Herefter kan samsagsnummeret (HPxxxx) tilføjes sagsoprettelsesskemaet
-
-
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
-
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
-
Svar:
Ja, du kan sammensætte din aktivitetsskabelon, så den passer til den konkrete sag. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Vejledning_til_Indlaesning_af_sagsopgaver_til_NavisionPOE.pdf
-
-
Må bevillingshaver godkende i en mail?
-
Må bevillingshaver godkende i en mail?
-
Svar:
Ja, et ”ok” i en mail er lige så godt som en underskrift, så længe det sker en relevant mailkorrespondance.
-
-
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
-
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
-
Svar:
Hvis midlerne videresendes internt skal man anvende debitor 121794/Teknisk Debitor Undersag
-
-
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
-
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
-
Svar: Delregnskab 4 er til bevillinger, der gives til forskning, delregnskab 5 anvendes til bevillinger, hvor man støtter andre aktiviteter end forskning. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/hvad_er_forskning.pdf
-
