Der skal fremsendes korrekt udfyldt Excelark samt den nødvendige dokumentation/ godkendelse - dvs. ansøgningen samt godkendelse fra institutlederen - for at Projektenheden kan oprette en ansøgning/projekt i Navision*.
Når sagen/projektet er oprettet modtager du sagsnummer fra Projektenheden via mail.
Følgende dokumenter giver problemer for de fleste, da indbyggede makroer deaktiveres automatisk, når man downloader dokumentet: Priskalkulationsskema, Excelark til sagsoprettelse, Skabelon til indlæsning af Sagsopgaver i Navision samt Skabelon til indlæsning af roller i Navision
Indtil problemet er løst findes de berørte dokumenter her: O:\FA_AU-Okonomi\Projektenheden\Indlæsningsfiler med makro
Skabloner
Blanketter
Hvornår lukker I projekter?
Hvornår lukker I projekter?
Svar:
Hver måned (undtagen januar) rummer en kort periode, hvor projekter kan lukkes. De konkrete perioder fremgår af månedshjulet, som findes her: https://medarbejdere.au.dk/institutter/oekonomiportalen/maanedshjul-2019/
Hvem må godkende et DR1 projekt?
Hvem må godkende et DR1 projekt?
Svar:
DR1-projekter må godkendes af både dekan, institutleder, økonomichef samt teamleder. Godkendelse kan være en underskrift, men ”ok” i relevant mailkorrespondance godkendes også. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Kvikguide_til_sagsoprettelse_i_Navision.pdf
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
Hvilken finanskonto skal jeg hjemskrive på hvis projektet er momspligtigt?
Svar:
Momspligtige aftaler hjemskrives på finanskonto 934112
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
Hvem er bevillingsgiver på en sag?
Svar:
Bevillingsgiver på en sag er den instans der har givet pengene. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_bevillingsgiver.pdf
Hvem er debitor på en sag?
Hvem er debitor på en sag?
Svar:
Debitor på en sag er den fond, person eller virksomhed, som du sender fakturaen til. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Valg_af_debitor_i_forbindelse_med_eksterne_midler..pdf
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
Hvordan får jeg oprettet en samlesag?
Svar:
Samlesager oprettes ved at fremsende anmodning til Projektenheden med udfyldt skema til samlesagen. Vejledning findes her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/OEkonomimanual/Vejledninger/Projektoprettelse/Kvikguide_til_oprettelse_af_samlesager_i_Navision.pdf
Herefter kan samsagsnummeret (HPxxxx) tilføjes sagsoprettelsesskemaet
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
Kan jeg selv lave en aktivitetsskabelon?
Svar:
Ja, du kan sammensætte din aktivitetsskabelon, så den passer til den konkrete sag. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/Vejledning_til_Indlaesning_af_sagsopgaver_til_NavisionPOE.pdf
Må bevillingshaver godkende i en mail?
Må bevillingshaver godkende i en mail?
Svar:
Ja, et ”ok” i en mail er lige så godt som en underskrift, så længe det sker en relevant mailkorrespondance.
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
Hvilken debitor skal jeg anvende, hvis jeg får midlerne videresendt internt?
Svar:
Hvis midlerne videresendes internt skal man anvende debitor 121794/Teknisk Debitor Undersag
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
Hvordan vurderer jeg om projektet skal oprettes på delregnskab 4 eller 5?
Svar: Delregnskab 4 er til bevillinger, der gives til forskning, delregnskab 5 anvendes til bevillinger, hvor man støtter andre aktiviteter end forskning. Læs mere her: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/Institutter/AU_oekonomi/OEkonomimanual/Eksterne_projekter/Projektoprettelse/hvad_er_forskning.pdf