Oprettelse, ændring eller afslutning?

De aktiviteter der skal udføres, afhænger af om der er tale om oprettelse, ændring eller afslutning af projekt.

• A. Oprettelse af samleprojekt

  • 1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samleprojekt i Navision

    • 1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samleprojekt i Navision
      
      Projektøkonom/forretningscontroller udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende projektdokumentation for de relaterede projekter, de påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelsesskabelon samleprojekt”, fanebladet ”Oprettelse”. Projektøkonom/forretningscontroller skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.
      
      

  • 2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

    • 2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag
      
      En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og kontrollerer, at alle relevante felter er udfyldt og verificerer de indtastede oplysninger.
      
      Kan projektet verificeres? 

    • JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages oprettelse i Navision. Der fortsættes til aktivitet 5: ”Oprette samleprojekt i Navision”. 

    • NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger, hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.
      
      

  • 3. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

    • 3. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller
      
      Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.
      
      

  • 4. Oprette samleprojekt i Navision

    • 4. Oprette samleprojekt i Navision
      
      Projektopretter indtaster de i regnearket angivne oplysninger på sagskortet for det nye samleprojekt i Navision.
      
      

  • 5. Færdiggøre projektoprettelse
    
    

    • 5. Færdiggøre projektoprettelse
      
      Projektopretter færdiggør oprettelse af samleprojektet ved at angive status til ”Ordre”. Desuden udfærdiges kvittering til projektøkonom/forretningscontroller i fanebladet ”Oprettelse”. Regnearket gemmes og herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonomen via mail.
      
       

• B. Ændringer af samleprojekt

  • 6. Udarbejde grundlag for ændring af projekt i Navision

    • 6. Udarbejde grundlag for ændring af projekt i Navision
      
      Projektøkonom/forretningscontroller åbner den kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter i forbindelse med oprettelse af det pågældende samleprojekt, og udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt eventuel projektdokumentation, de relevante oplysninger, som skal ændres på projektstamkortet på fanebladet ”Ændring”. Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.  
      
      

  • 7. Kvalitetssikre ændringsgrundlag

    • 7. Kvalitetssikre ændringsgrundlag
      
      En projektopretter henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og verificerer de indtastede oplysninger.
      
      Kan ændringerne verificeres?  JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages indtastning i Navision. Der fortsættes til aktivitet 10: ”Foretage ændringer på sagskort i Navision”.  NEJ: Projektopretter finder anledning til at kontakte projektøkonom/forretningscontroller med henblik på eventuelle afklaringer, hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 9: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.
      
      

  • 8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

    • 8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller
      
      Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.
      
      

  • 9. Foretage ændringer på sagskort i Navision
    
    

    • 9. Foretage ændringer på sagskort i Navision
      
      Projektopretter foretager indtastning af de anmodede ændringer i Navision, hvorved der sker ændring af projektet. De indtastede data kontrolleres, og projektopretter gemmer regnearket.

• C. Afslutning af samleprojekt

  • 10. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afsluttet

    • 10. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afsluttet
      
      Projektøkonom/forretningscontroller åbner den seneste kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter, og udfylder de påkrævede felter vedrørende afslutning af projektet på fanebladet ”Lukning”. Det udfyldte regneark skal gemmes og dernæst sendes til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.
      
      

  • 11. Ændre status til Afsluttet
    
    

    • 11. Ændre status til Afsluttet
      
      Projektopretter ændrer projektets status til Afsluttet ved at indtaste en dato i feltet ”Slutdato” på projektstamkortet i Navision. Herefter gemmes regnearket.