Inspiration til rekruttering

Systematisk brug af søgekomiteer på fakulteterne

En systematisk brug af søgekomiteer kan have stor betydning, hvis man vil sikre et ansøgerfelt med diversitet og høj kvalitet til faste videnskabelige stillinger. Som en del af Handleplan for ligestilling, diversitet og inklusion 2023-2025 har alle fakulteter på Aarhus Universitet formuleret retningslinjer el. lign. for brugen af søgekomiteer på fakultetet.

Fakulteternes retningslinjer i pdf-format:

Arts
BSS
Health
Natural Sciences + download tjekliste (DOCX)
Technical Sciences

Case: Transparens i rekrutteringsprocesser

Institut for Kultur og Samfund understøtter, at alle medarbejdere oplever transparens i forhold til, hvordan instituttets rekrutteringsprocesser er struktureret, hvem der træffer beslutninger undervejs, og hvornår og hvordan man som medarbejder er inddraget. Målet er blandt andet, at alle medarbejdere får et godt grundlag for at planlægge deres videre karriereforløb.

Hør viceinstitutleder Marie Vejrup Nielsen fortælle om det i videoen.

Marie Vejrup Nielsen

Institutleder

M mvn@cas.au.dk
H 1467, 430
P +4587162506
P +4593508852

Udvalgte punkter fra casen

Udfordring: Medarbejdere – særligt yngre og/eller internationale medarbejdere – giver udtryk for, at det kan være vanskeligt at få forstå instituttets rekrutteringsplaner og –processer, og hvordan man som medarbejder bliver informeret og inddraget.
Ønsket resultat: At alle medarbejdere oplever transparens i forhold til, hvordan instituttets rekrutteringsprocesser er struktureret, hvem der træffer beslutninger undervejs, og hvornår og hvordan man som medarbejder er inddraget.
Målene er:
- at have klare procedurer, som alle medarbejdere har kendskab til.
- højere medarbejdertilfredshed.
- at alle medarbejdere får et godt grundlag for at planlægge deres videre karriereforløb.
Sådan har vi grebet indsatsen an: Viceinstitutleder holder oplæg på alle afdelingsmøder om instituttets rekrutteringsprocesser ift. faste VIP-stillinger, postdoc-stillinger og øvrige stillingstyper. Oplægget omfatter grundig information om hele rekrutteringsprocessen, herunder:
- Udformning og godkendelse af opslag.
- Bedømmelsesudvalg og ansættelsesudvalg: nedsættelse, opgaver og kompetencer.
- Information om samarbejde mellem VIP-medarbejdere og den administrative understøttelse af bedømmelser til stillinger.
Respons fra medarbejdere: Der har generelt været positiv respons, og det har affødt gode samtaler om praksis på de forskellige afdelinger.
Opmærksomhedspunkter: Det er godt at være opmærksom på, hvilke konkrete stillinger, som er i gang i de konkrete miljøer, når man informerer generelt, så der kan holdes fokus på det generelle.

Case: Udvidet indsats for at øge ansøgerfeltet

På Institut for Matematik har man systematiseret og udvidet søgekomiteers forarbejde. Det foregår allerede inden et stillingsopslag går ud. Målet er at øge andelen af kvalificerede ansøgere; herunder kvindelige ansøgere, idet der er stor konkurrence på det internationale arbejdsmarked.

Hør institutleder Jakob Schach Møller fortælle om det i videoen.

Jacob Schach Møller

Institutleder

M jacob@math.au.dk
H 1530, 420
P +4587155721
P +4561658791

Udvalgte punkter fra casen

Udfordring: At sikre kvalificerede ansøgere i situationer hvor der er rift om de dygtige medarbejdere på det internationale arbejdsmarked. Fx rekruttering af kvinder, og rekruttering indenfor emner som statistik og datavidenskab.
Ønsket resultat: At skaffe tilstrækkeligt mange kvalificerede ansøgere, så man efter bedømmelser og interviews har mindst tre gange flere ansøgere tilbage, end man kan ansætte, og som alle er så gode, at man uden tøven ville ansætte dem. Der skal være plads til, at en del af ansøgerne takker nej til et tilbud, hvilket de gør i de segmenter, hvor rekrutteringsudfordringen er størst.
Aktivitet – sådan har vi grebet indsatsen an: Vi har arbejdet med to tiltag; begge dele med opstart før et opslag går ud.

Systematisk gennemgang af instituthjemmesider fra a) alle matematikinstitutter i Danmark, Norge og Sverige, samt Nordtyskland, og b) alle de bedste matematikinstitutter verden over, med henblik på at identificere potentielle ansøgere inden for et ønsket segment.
Systematisk brug af netværk til at identificere mulige kandidater, som ikke sidder de oplagte steder, og som dermed ikke vil blive opfanget gennem punkt 1. Når en bruttoliste af potentielle ansøgere er indsamlet, skal de kontaktes personligt. Her er det en fordel at dele opgaven ud på en søgekomite, så den person, der tager kontakten, om muligt, har et fagligt fællesskab med den potentielle ansøger.

Stillingsopslaget går ud, når der er sikret et tilfredsstillende antal positive tilbagemeldinger fra de afsøgte kandidater. Vi anvendte fremgangsmåden første gang i et forsøg på at få kvindelige ansøgere til en matematikstilling og benytter den nu igen på en stilling under digitaliseringssatsningen.

Respons fra medarbejdere: Positiv, med baggrund i en overraskelse over hvor mange (kvinder) det faktisk lykkedes at identificere. I opstarten var der lidt tøven over at skulle tage uopfordret kontakt til en lang række potentielle ansøgere, som ingen forudgående relation havde med AU eller med instituttets medarbejdere.
Opmærksomhedspunkter: Når man identificer potentielle ansøgere på de bedste universiteter verden over, i en situation hvor der er rift om talenterne, så skal man være forberedt på, at der er langt mellem positive tilbagemeldinger. De folk, man får fat i, vil ofte allerede være afsat, uden at det nødvendigvis kan ses fra offentlig tilgængelig information. Her gælder det om at være vedholdende og tage flere universiteter med i afsøgningen, end man måske i første omgang kan havde troet nødvendigt. I laget under de allerbedste universiteter begynder man at ramme flere realistiske ansøgere. Man skal være afklaret med, at langt de fleste af dem, som man kontakter fra de bedste universiteter ikke svarer. Det er talenter, som jævnligt modtager uopfordrede e-mails med information om kommende stillingsmuligheder.

Case: Aktiv brug af Tenure track-adjunktur

Institut for Virksomhedsledelse har i en årrække arbejdet målrettet med brugen af tenure track-adjunktur. Målet er at tiltrække og fastholde flere højt kvalificerede internationale ansøgere til adjunktstillinger – i særdeleshed kvinder. Erfaringerne er positive – særligt hvis tenure track sammentænkes med andre tiltag.

Hør institutleder Jacob Kjær Eskildsen fortælle om det i videoen.

Jacob Kjær Eskildsen

Institutleder

M eskildsen@mgmt.au.dk
H 2610, S331
P +4593521431

Udvalgte punkter fra casen

Udfordring: Instituttet fik tidligere ikke ret mange relevante ansøgere til ledige adjunktstillinger. Specielt var der er fåtal af udenlandske kvindelige ansøgere.
Ønsket resultat: At tiltrække og fastholde flere højt kvalificerede internationale ansøgere til adjunktstillinger – i særdeleshed kvinder.
Målene er:
- at højne kvaliteten af de rekrutterede adjunkter.
- at styrke den internationale rekruttering.
- at tiltrække og fastholde flere højt kvalificerede kvindelige ansøgere til ledige adjunktstillinger.
Sådan har vi grebet indsatsen an: MGMT har valgt at være en af hovedsponsererne på den største internationale konference indenfor institutets fagområder, og instituttet er meget aktivt på det dertil hørende jobmarked. Relevante kandidater bliver inviteret til Aarhus og bliver ansat i tenure-track adjunkturer såfremt matchet er rigtigt.

Instituttet har desuden arbejdet indgående med:
- Udformning af tenure kriterier der fungerer for alle instituttets fagområder indenfor følgende hovedkategorier:
  - Forskningsproduktion
  - Undervisningskvalitet
  - Academic citizenship
- Proces for tenure-review med deltagelse af internationale bedømmere.
Respons fra kandidaterne: Den generelle tilbagemelding fra potentielle kandidater er, at de færeste ville have overvejet Aarhus hvis vi ikke havde tilbudt tenure-track ansættelse.
Opmærksomhedspunkter: Det er vigtigt at være opmærksom på at få defineret nogle tenure kriterier, der er så entydige som muligt. Ellers skaber det usikkerhed blandt de rekrutterede medarbejdere.