Valgregler for Aarhus Universitet

§ 1. Rektor er ansvarlig for afholdelsen af valgene.

Stk. 2. Rektor fastsætter de nærmere regler om valgenes afholdelse, fastsætter de nødvendige frister og forestår tilrettelæggelsen og afholdelsen af valg til bestyrelsen, de akademiske råd, ph.d. udvalg, studienævn mv. Rektor beslutter, om valgene skal afholdes centralt eller decentralt.

Stk. 3. Rektor nedsætter et valgudvalg med repræsentanter for det videnskabelige personale, det teknisk-administrative personale og de studerende. Rektor udpeger formanden for udvalget og bemyndiger denne til på rektors vegne at varetage opgaver i henhold til dette kapitel.

§ 2. Reglerne om valgperiodernes længde og om stemmeret og valgbarhed til bestyrelsen er fastsat i vedtægt for Aarhus Universitet § 17.

Stk. 2. Reglerne om valgperiodernes længde og om stemmeret og valgbarhed til øvrige kollegiale organer er fastsat i §§ 7, 8, 9 og 10.

§ 3. Ordinære valg afholdes i efterårssemesteret. Ved opgørelsen af hvilke personer, der er stemmeberettigede og valgbare, anvendes 1. oktober som skæringsdag. Valgte organer tiltræder 1. februar.

Stk. 2. Ordinære valg afholdes, således at de er afsluttet senest den 1. december.

§ 4. Universitetet udarbejder et valgcirkulære, der indeholder de vigtigste regler og frister for valgene. Valgcirkulæret offentliggøres på universitetets hjemmeside.

Stk. 2. Valgcirkulæret skal bl.a. indeholde bestemmelser om følgende:

- de enkelte organer, valgområder og mandattal,

- valgperiodernes længde,

- betingelser for stemmeret og valgbarhed,

- tidspunkt for opsætning af stemmeberettigede og valgbare i e-valgsystemet,

- frist for indsigelse mod opsætning af stemmeberettigede og valgbare i e-valgsystemet,

- regler for og frist for opstilling af kandidater og lister,

- tidspunkt for offentliggørelse af kandidatanmeldelser,

- frist for indgåelse af liste- og valgforbund

- frist for indsigelse mod kandidatanmeldelser

- tidspunkt for valgenes afholdelse,

- afstemningsmåden,

- valgets opgørelse,

- tidspunkt for offentliggørelse af valgresultater,

- frist for klage over valgene.   

§ 5. Vælgerne opdeles i 5 valggrupper:

Valggruppe I (heltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter medarbejdere, der er ansat med et ugentligt timetal på 18½ time eller derover, i stillinger, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og som ikke i notatet er defineret som deltidsstillinger. Kliniske professorer og kliniske lektorer ligestilles med heltidsansatte videnskabelige med­arbejdere med hovedstilling ved universitetet. Valggruppen omfatter medarbejdere omfattet af stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen. 

Valggruppe II (deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere) omfatter øvrige medarbejdere, der er omfattet af ministeriets notat om stillingsstrukturen for videnskabeligt personale, og hvis ansættelse omfatter mindst 100 løntimer i det semester, hvori valget udskrives, eller 200 løntimer i alt inden for det på­gældende akademiske år. Kliniske lærere i odontologi, herunder afdelingstandlæger, uanset timetal, hører til gruppen af deltidsansatte videnskabelige medarbejdere og lærere. Valggruppen omfatter undervisningsassistenter og faglærere samt AC-undervisere ved Institut for Odontologi og Oral Sundhed uanset timetal.

Valggruppe III (tekniske og administrative medarbejdere) omfatter alle tekniske og ad­ministrative medarbejdere med en aftalt ugentlig arbejdstid på mindst 18½ time.

Valggruppe IV (studerende) omfatter studerende, der er indskrevet på universite­tet på heltidsuddannelser. Ph.d.-studeren­de, der ikke i kraft af deres ansættelsesforhold hører under valggruppe I, hører under valggruppe IV.

Valggruppe V (deltidsstuderende) omfatter studerende, der er indskrevet på universitetet på deltidsuddannelser.

§ 6. Rektor sætter de stemmeberettigede og valgbare op i e-valgsystemet med skæringsdato 1. oktober. Indsigelse om manglende eller fejlagtig opsætning i e-valgsystemet kan fremsættes inden for en bestemt frist, der fastsættes i valgcirkulæret. Efter udløbet af indsigelsesperioden kan ingen kræve ændringer i valgopsætningen i e-valgsystemet, men rektor kan, så længe det er praktisk muligt, berigtige egentlige fejl i valgopsætningen.

Stk. 2. Personer, der den 1. oktober eller på det tidspunkt hvor valget afholdes, falder inden for en af de i § 5 nævnte grupper, og som er sat op i e-valgsystemet jf. stk. 1, er stemme­berettige­de og valgbare til kollegiale organer i det omfang, det fremgår af § 17 i vedtægten og af §§ 7, 8, 9 og 10 i dette regelsæt.

Stk. 3. Personer, der har orlov med en varighed på over 12 måneder den 1. oktober eller på valgtidspunktet, er ikke stemmeberettigede og valgbare og sættes ikke op i e-valgsystemet.

Akademisk Råd

§ 7. Repræsentanterne for det videnskabelige personalevælges af og blandt de heltidsansatte medarbejdere (valggruppe I) for en periode på 4 år, jf. vedtægtens § 22. Ansatte ph.d.-studerende, der repræsenterer det videnskabelige personale, vælges dog for 2 år ad gangen.

Stk. 2. Repræsentanterne for de studerende vælges af og blandt studerende indskrevet på en heltidsuddannelse (valggruppe IV) for en periode på 1 år.

Stk. 3. Repræsentanter for de teknisk-administrative medarbejdere vælges med observatørstatus af og blandt de heltidsansatte medarbejdere (valggruppe III) for en periode på 4 år.

Ph.d.-udvalg

§ 8. Ph.d. udvalg består af repræsentanter for det videnskabelige personale og for de ph.d.-studerende. Medlemstal og sammensætning fastsættes af dekanen ved oprettelsen og kan ændres efter høring af det pågældende ph.d. udvalg.

Stk. 2. Repræsentanterne for det videnskabelige personale, bortset fra ansatte ph.d.-studerende, vælges af og blandt de heltidsansatte medarbejdere (valggruppe I) for en periode på 3 år.

Stk. 3. Repræsentanterne for ph.d. studerende vælges af og blandt ph.d. studerende (valggruppe I og IV) for en periode på 1 år. Lønnede ph.d.-studerende, der indgår i gruppen af heltidsansatte videnskabelige medarbejdere (valggruppe I), betragtes som studerende ved nedsættelse af ph.d. udvalg.

Studienævn

§ 9. Studienævn består af et lige stort antal repræsentanter for det videnskabelige personale og for de studerende. Medlemstallet fastsættes af dekanen ved oprettelsen og kan ændres efter høring af det pågældende studienævn.

Stk. 2. Studienævnenes repræsentanter for det videnskabelige personale vælges for 3 år ad gangen af og blandt de lærere (valggruppe I), der underviser inden for det pågældende studienævns område, jf. dog stk. 4.

Stk. 3. De studerendes repræsentanter i studienævnet vælges for 1 år ad gangen af og blandt de studerende (valggruppe IV), der studerer inden for det pågældende studienævns område, jf. dog stk. 5.

Stk. 4. Dekanen kan efter høring af det pågældende studienævn, beslutte, at deltidsansatte lærere skal have stemmeret og være valgbare, samt om de i givet fald skal udgøre et særskilt repræsentationsområde.

Stk. 5. Dekanen kan, efter høring af det pågældende studienævn, beslutte, at studerende på deltidsuddannelser skal have stemmeret og være valgbare, samt om de i givet fald skal udgøre et særskilt repræsentationsområde.

§ 10. Valgområderne svarer, for hver valggruppe, til de enkelte organers områder, med­mindre andet besluttes i henhold til stk. 2.

Stk. 2. Dekanen kan be­slutte, at et valgområde til akademisk råd eller til et af fakultetets studienævn eller ph.d. udvalg opdeles i repræ­sentations­om­råder.

Stk. 3. Stemmeret og valgbarhed kan kun gøres gældende inden for én valggruppe, til ét blandt flere sideordnede kollegiale organer og inden for dette til ét valgområde.

Rektor kan dog tillægge en person stemmeret og valgbarhed til flere sideord­nede organer. Personer med tilknyt­ning til flere områder kan inden for en fastsat frist meddele, hvor de ønsker at udøve deres stemmeret og valgbarhed. Gives en sådan med­delelse ikke, afgør rektor, hvor retten skal udøves.

§ 11. Valgene afholdes som forholdstalsvalg mellem lister, med mulighed for indgåelse af liste- og valgforbund. Valgene opgøres under anvendelse af divisorerne 1, 2, 3, 4, 5 osv. 

Stk. 2. Valgene afholdes som elektroniske valg. Alle afstemninger er hemmelige.

Stk. 3. Genvalg til kollegiale organer kan finde sted uden begrænsning, jf. dog vedtægtens § 17, stk. 5, om bestyrelsen.       

§ 12. Medlemmerne af valggrupperne I og III kan ikke nægte at lade sig opstille til valg til et kollegialt organ. Ingen kan dog mod sit ønske opstilles på en kandidatliste, der omfatter andre kandidater end den pågældende selv. 

Stk. 2. De medarbejdere, der enten er valgt eller udtrukket ved lodtrækning/udpeget, jf. § 21, stk. 1-3, har pligt til at indtræde i organet og deltage i dettes arbejde. 

§ 13. En kandidatliste kan ikke in­deholde flere navne end det dobbelte af det antal, der skal vælges. Der kan dog altid opstilles indtil 10 kandidater.

Stk. 2. Kandidatlisterne skal være accepteret i e-valgsystemet af kandidaterne, som her­ved med bin­dende virkning erklærer sig villige til at modtage valg.

Stk. 3. Ophævet.

Stk. 4. Anmeldelserne af kandidatlister til bestyrelsen skal have tilknyttet 5 stemmeberettigede stillere inden for valggruppen og valgområdet. Kandidaterne er automatisk stillere for den liste, hvorpå de pågældende selv er opstillet, men tilknytningen skal dokumenteres i valgsystemet. Ingen kan være stiller for mere end én kandidatliste.

Stk. 5. Anvendes der prioriteret opstilling, kan der ikke ef­ter indsendelse af listen ændres på rækkefølgen af de opstillede kandidater medmindre samtlige kandi­dater – og stillere til bestyrelsesvalget – i en skriftlig erklæring har accepteret, at en eller flere navn­givne personer kan ændre i den oprindelige rækkefølge. Rækkefølgen kan ikke ændres efter opstillingsfristens udløb.

Stk. 6. Rækkefølgen blandt godkendte kandidatlister afgøres ved lodtrækning efter opstillingsfristens udløb og inden offentliggørelsen af kandidatlisterne.

Stk. 7. Godkendte kandidatlister offent­liggøres inden for en dato, der fastsættes i valgcirkulæret.

Stk. 8. Indsigelser mod de offentliggjorte kandidatanmeldelser skal indgives skriftligt inden en dato, der fastsættes i valgcirkulæret.

Stk. 9. Kandidatopstilling sker elektronisk via e-valgsystemet. De nærmere regler om online kandidatopstilling fastlægges i valgcirkulæret.

§ 14. Listeforbund og valgforbund kan indgås i e-valgsystemet. Listeejeren i valgsystemet sender en anmodning om listeforbund og/eller valgforbund til samtlige kandidater. Såfremt der ikke modtages indsigelser fra kandidaterne senest dagen før fristen for anmeldelse af liste- og valgforbund, betragtes liste- eller valgforbundet som indgået.

Stk. 2. Anmeldelse om indgåede liste- og valgforbund skal indleveres til Valgsekretariatet.

Stk. 3. Godkendte anmeldelser af indgåede liste- og valgforbund offentliggøres inden en dato, der fastsættes i valgcirkulæret.

Stk. 4. Indsigelser mod de offentliggjorte liste- og valgforbund skal skriftligt indgives inden en dato, der fastsættes i valgcirkulæret.

§ 15. Er der inden for et valgområde ikke opstillet flere kandidater end der skal væl­ges, bortfalder afstemningen.

Stk. 2. Såfremt alle de opstillede kandidater er opstillet på samme liste, bortfalder afstemningen, medmindre der er side­ordnet opstilling af flere kandidater end det antal, der skal vælges. De kandidater, der er opstillet på listen, erklæres af val­g­ud­valget for valgt i den opførte rækkefølge. De ikke valgte kandidater betrag­tes som supple­anter for de valgte.

§ 16. Det opgøres først hvor mange mandater, der er tilfaldet hver kandi­datliste. Har valgforbund eller listeforbund, der ikke er led i valgforbund, været an­meldt, sammenlægges stemmetallene for de kan­didat­lister, imellem hvilke valgfor­bund, henholdsvis listeforbund, er indgået. Det for hver kandidat­liste, valg­forbund, eller listeforbund afgivne stemmetal deles med 1, 2, 3, 4 o.s.v., indtil hvert stem­metal er delt så mange gange som det antal manda­ter, der højst kan tænkes at tilfalde vedkommende kandidatliste, valgfor­bund eller listeforbund. Den største af de således fremkomne kvotienter giver den liste eller det valgfor­bund eller listeforbund, den er tilfaldet, ret til det første mandat, den næststør­ste kvotient giver den liste eller det valgforbund eller det listefor­bund, den er tilfal­det, ret til man­dat nummer 2 og så fremdeles, indtil det antal mandater, der skal vælges, er fordelt mellem de forskellige kandidatlister, valgforbund eller li­steforbund. Er kvoti­enterne lige store, gør lod­trækning udsla­get. Lodtræk­ningen foretages af valg­udvalgets formand i et offentligt valg­udvalgsmøde.

Stk. 2. Det antal mandater, der er tilfaldet et valgforbund, deles mellem de kandidat­lister og listeforbund, hvoraf valgforbundet består, ved benyttelse af samme frem­gangsmåde. Endeligt deles på tilsvarende måde de mandater, der er tilfaldet et listeforbund, mellem de kandidatlister, hvoraf listeforbundet består.

§ 17. Ved opgørelse af, hvilke af en listes kandidater der kan anses for valgte, son­dres mellem listestemmer og personlige stemmer. Har vælgeren alene sat kryds ud for navnet på en kandidat eller såvel ud for navnet på en kandidat som ud for en listebetegnelse for den liste, denne tilhører, anses stemmeafgivningen for person­lig.

§ 18. For kandidatlister anmeldt med sideordnet opstilling foretages opgørelsen af, hvem der er valgt, kun på grundlag af opnåede personlige stemmer.

Stk. 2. Har to eller flere kandidater fået lige mange stemmer, og kan de ikke alle opnå valg, afgøres rækkefølgen for de pågældende ved lodtrækning, som foretages af valg­udvalgets formand i et offentligt valgudvalgsmøde.

Stk. 3. Efter at kandidaternes indbyrdes rækkefølge således er fastslået, anses kandi­daterne for valgt i det antal, som listen er berettiget til. De ikke valgte kandida­ter anses som suppleanter efter samme opgørelsesmeto­de. Er kandidatlisten udtømt, udtages suppleanter fra eventuelle listeforbund og om nødvendigt valg­forbund. Er der ikke indgået liste- eller valgforbund, eller er liste- og valgforbund udtømt, har listen ingen suppleanter.

§ 19. For kandidatlister anmeldt med prioriteret opstilling fore­tages opgørelsen af, hvem der er valgt på listen, såle­des:

Stk. 2. Antallet af personlige stemmer inden for hver liste sammenlægges med antallet af listestemmer. Summen divideres herefter med et tal, der er én højere end det antal mandater, der er tilfaldet listen. Det fremkomne tal forhøjes, uanset om det er et helt tal, til det nærmeste hele tal, og dette betegnes som fordelingstallet for den pågældende liste.

Stk. 3. Til det antal personlige stemmer, som er opnået af den kandidat, der er opført som nummer et på listen, lægges her­efter et så stort antal af listestemmerne, at forde­lingstallet nås. De listestemmer, der bliver tilovers, lægges derpå til de person­lige stemmer, som nr. to på kandidatlisten har opnået, indtil fordelingstallet nås, og på tilsvarende måde forholdes for de øvrige kandidaters vedkommende i den ræk­ke­følge, hvori deres navne er opført på listen. Når samtlige listestem­mer på denne måde er fordelt på listens kandidater, erklæ­res de kandidater, der har opnået fordelingstallet eller som ved personlige stemmer har opnået et antal, der er lig med eller større end fordelingstallet, for valgte i den rækkefølge, hvori de er opført på listen.

Stk. 4. Opnås det ikke på denne måde at få udpeget alle de medlemmer, der skal vælges, erklæres i rækkefølge efter størrelsen af de opnåede stemmetal (personlige stem­mer og listestemmer tilsammen) så mange af listens øvrige kandidater for valgte, som endnu skal vælges for listen. Har to kandidater opnået samme stemmetal, og kan kun én opnå valg, erklæres den kandidat, der står først på listen, for valgt.

Stk. 5. De på en kandidatliste opførte kandidater, der ikke har opnået valg, betragtes som suppleanter for de valgte af samme liste i rækkefølge efter ovenstående regel. Er kandidatlisten udtømt, tages suppleanter fra even­tuelle listeforbund og om nødvendigt valgforbund. Er der ikke indgået liste- eller valgforbund, eller er liste- og valgforbund udtømt, har listen ingen suppleanter.

§ 20. Skal der for en kandidatliste vælges flere medlemmer end det antal kandidater, der findes opført på listen, overføres det eller de overskydende mandater til den kandidatliste, med hvilken den udtømte liste har anmeldt listeforbund. Hvis den udtømte liste står i listeforbund med flere kandidatlister, tilfalder man­datet den af disse lister, der iflg. den ovenfor beskrevne fordeling er nærmest berettiget til at få manda­tet.

Stk. 2. Såfremt den udtømte kandidatliste ikke står i li­steforbund med andre lister, overføres mandatet efter tilsvarende regler til den eller de kandidat­lister eller listeforbund, med hvilke kandidatlisten står i valgforbund.

Stk. 3. Såfremt der er til­faldet et listeforbund flere mandater end det antal kandidater, der findes opført på de til listeforbundet hørende kandidat­lister, overføres det eller de overskyden­de mandater til de listeforbund eller de kandidatlister, med hvilke det udtømte listeforbund står i valgforbund, efter tilsvarende regler.

Stk. 4. Såfremt en kandidatliste, et listeforbund eller valgforbund er udtømt efter oven­stående regler, overføres mandatet til den af de øvrige kandidatlister, liste­for­bund eller valgforbund, der har nærmest krav herpå efter ovenstående regler.

§ 21. Hvis det ved valgets opgørelse konstateres, at der i et valgområde ikke er valgt det nødvendige antal medarbej­dere i valg­gruppe I og III, foranstal­ter val­g­ud­valget umiddel­bart efter val­gets afholdelse og inden dets offent­lig­gørel­se lod­træk­ning mellem gruppens ikke valgte valgbare i val­gområdet om, hvem der skal ind­træde i vedkommende kollegiale organ, samt om hvem der skal være supple­anter, idet valgudvalget træffer be­stemmelse om an­tallet af disse.

Stk. 2. Tilsvarende regler følges, hvis ingen kandidater er opstillet til valget inden for det pågældende område.

Stk. 3. I stedet for lodtrækning i henhold til stk. 1 og 2 kan valgudvalget anmode den pågældende dekan om at finde og indstille medarbejdere, der er indforståede med at indtræde i det kollegiale organ og virke som suppleant. Valgudvalget offentliggør indstillingerne, og er der ikke inden for 14 dage modtaget indsigelser, anses de pågældende for udpeget. Modtages indsigelser, foranstaltes lodtrækning efter stk. 1 og 2.

Stk. 4. Hvis der ikke er opstillet studerende til et valg, gælder reglerne i § 23, stk. 2.

§ 22. Klage i an­ledning af et afholdt valg skal indgives skriftligt til rektor inden en fastsat frist, jf. § 1, stk. 2.

§ 23. Opfylder et medlem ikke længere valgbar­hedsbetingelserne inden for sin valg­gruppe, udtræder medlemmet af det/­de organ(er), hvori ved­kommen­de har sæde. Ved orlov kan rektor bestemme, at vedkommende kun udtræder i orlov­sperioden.

Stk. 2. Indtræder der under valgperioden vakance i et kollegialt organ, og er der ikke ved det ordinære valg valgt eller udpeget et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at vedkom­mende kollegiale organ kan være fuldtalligt, afgør rektor, normalt efter indstilling fra det pågældende kollegiale organ, om den eller de ledige pladser skal besættes ved supplerings­valg, eller om besættelsen kan udsættes til næste ordinære valg, jf. dog vedtægten § 17, stk. 6, om bestyrelsen.

Stk. 3. Ved suppleringsvalg er valgområdet som ved det ordinære valg, og valgcirku­lærets bestemmelser fin­der tilsvarende anvendelse.

Stk. 4. For valggruppe I, II og IIIs vedkommende kan rektor frem for at afholde et suppleringsvalg udpege et medlem for den resterende valgperiode efter indstilling fra den pågældende valggruppe i det pågældende organ, jf. dog vedtægten § 17, stk. 6, om bestyrelsen.

Stk. 5. Hvis der foretages ændringer i universitetets organi­sation i løbet af en valgperio­de, bortfalder mandaterne i nedlagte organer, og der foretages de nødvendige nyvalg for resten af valgperioden.

§ 24. Reglerne har virkning fra 1. juni 2022.