Udmelding eller kommunikation om et dødsfald skal altid ske efter aftale med de pårørende, og der bør informeres først til de mest berørte personer og altid internt før eksternt.
Det er personalelederens ansvar at træffe beslutning om, hvordan man vil orientere om en medarbejders død.
Ikke mindst ved uventede dødsfald kan mundtlig besked være det bedste, men bør normalt suppleres af mail, da man sjældent kan samle en hel personalegruppe med kort varsel.
Man kan også vælge at bringe en meddelelse og/eller nekrolog på medarbejderportalen.
Ved dødsfald blandt emeriti kan man vælge at benytte medarbejderportalen eller rundsende mail.
Lederen skal være opmærksom på, om et dødsfald skaber behov for krisehjælp/samtale, og rådgive herom. Alle ansatte har mulighed for at rekvirere krisehjælp eller psykologisk rådgivning, også anonymt.
Ledelsen kan desuden vælge at sende blomster til begravelsen/bisættelsen. Enheden afholder selv udgifter hertil. Ledelsen kan også sende kondolencebrev eller på anden måde markere sin deltagelse overfor de efterladte.
Ledelsen bør overveje, hvordan den afdøde kan mindes på arbejdspladsen; eksempelvis med en markering (blomst) ved kontoret og/eller en formel mindestund, hvor personalet kan samles.
Kommunikationsafdelingen i det administrative center bør ligeledes altid involveres ved pludselige dødsfald, da de kan rådgive om, hvordan man skal forholde sig i tilfælde af offentlighedens interesse.
Afdødes kontor (løsøre) tømmes af de efterladte. Sekretæren eller en medarbejder skal være behjælpelig med at aflevere eventuelle biblioteksbøger.
Den nærmeste leder skal kontakte it-afdelingen for at få adgang til den ansattes mailbox og håndtere de mails, som er tiltænkt embedsfunktionen. Mails af privat karakter er omfattet af brevhemmeligheden og kan derfor evt. overlades til pårørende. Så snart man bliver opmærksom på, at en mail kan være privat, skal man stoppe læsningen.
En medarbejders personlige hjemmeside på AU dannes på baggrund af PURE og indeholder bl.a. publiceret materiale. AU’s Identity Management-system synkroniserer med CPR-registeret, så når dødsfaldet anmeldes i CPR-registeret, vil personen automatisk få status af ’tidligere ansat’ i PURE. Det betyder, at den afdødes personlige hjemmeside vil blive lukket, efter at status ændres som følge af synkroniseringen.
Afdødes publikationer vil fortsat være søgbare på Pure-portalen.
I forhold til spørgsmålet omkring afdøde ansatte forskeres papirer og artikler er udgangspunktet, at forskerne selv har ophavsretten til artikler og manuskripter mv. Ifølge ophavsretslovens § 61 finder arvelovgivningens regler anvendelse, når en ophavsmand dør. Det betyder, at rettighederne til artikler og manuskripter overgår til afdødes arvinger. I tilfælde af, at en afdød forsker er i gang med at udarbejde en artikel med en eller flere medforfattere, skal medforfatterne have tilladelse af arvingerne til at anvende den del, som afdøde har bidraget med.
Publikationer, der findes på en hjemmeside, som AU ikke er ejer af, tilhører således også de pårørende.
Læs om forhold omkring løn og pension ved dødsfald her.
Data skal behandles som ’uansøgt ophør’ og rettes manuelt (dvs. ikke via Medarbejderstamkortet) i de aktuelle systemer, herunder HR-Løn og mitHR. Denne rettelse slår siden igennem i Pure, IDM, Exchange etc.
Nekrologer/mindeord for forskere kan bringes på institutportaler der, hvor vedkommende var tilknyttet.
AU bringer nekrologer på forsiden af au.dk, når der er tale om rektor eller dekaner (også emeriti) og betydende forskere. I nogle tilfælde trykkes nekrologer eller mindeord i dagblade. Udgifter hertil afholdes af arbejdsstedet. Universitetshistoriker Palle Lykke vil også gerne have besked om nekrologer eller mindeord, så de kan komme med i det universitetshistoriske arkiv.