Den gode fratrædelse

Når en medarbejder stopper, forsvinder med medarbejderen stor viden om, hvordan mange opgaver løses – og som leder bør du derfor så hurtigt som muligt lave en plan for opgaveoverlevering og vidensoverførsel.

Sørg for, at du, den fratrædende kollega og dem, der skal overtage opgaver, mødes jævnligt – og sammen sikrer, at overleveringen løber planmæssigt.

Fratrædelsessamtaler giver dig anledning til:

• at du formelt og ordentligt kan sige farvel til din medarbejder – og lade ham eller hende tage en formel afsked med Aarhus Universitet.
• at gøre dig klogere på din enheds/afdelings styrker og udfordringer og på din egen ledelse.
• at få indblik i, hvilke kompetencer der er behov for i forbindelse med genbesættelse af stillingen – og om stillingen skal tilpasses, før den kan genbesættes.

Afklar så tidligt som muligt, om det er meningsfuld for både dig og medarbejderen at afvikle samtalen – og inviter så tidligt som muligt.

Du kan vælge at bruge denne dialogramme for fratrædelsessamtalen: samtaleguide - fastansat og samtaleguide - midlertidig ansat. 

Uanset årsag er det en stor beslutning at skifte job og arbejdsplads. Ofte markeres den sidste arbejdsdag med en form for socialt arrangement, hvor de nærmeste kolleger kan sige farvel og evt. på gensyn.

Kommer opsigelsen fra en international medarbejder, eller en medarbejder, der arbejder på distancen af sine kollegaer, bør du stadig overveje, hvordan der – evt. virtuelt - kan laves ramme om en afsked mellem kollegaer.

Du runder ansættelsen godt af ved at lave en skriftlig udtalelse, hvis medarbejderen beder om det. Udtalelsens primære formål er at bekræfte ansættelsesforholdet og beskrive den tidligere ansattes arbejdsområde, kompetencer og erfaring. I mange tilfælde vil det også være naturligt at udtale dig mere personligt og fremhæve eventuelt gode og særligt dygtige sider hos din medarbejder. 

Det er ikke et lovkrav, at du som leder laver en udtalelse/anbefaling. Vær dog opmærksom på de særlige regler i forbindelse med afskedigelse af en medarbejder.

Reference - husk samtykke og journalisering

Som alternativ til en skriftlig udtalelse kan du tilbyde at være referenceperson i medarbejderens CV. 
Hvis du i forbindelse med referencetagning bliver bedt om at udtale dig om en tidligere medarbejder, må du: 

• Verificere arbejdsrelationen
• Verificere oplysninger, kandidaten har givet i forbindelse med ansøgning 
• Udtale dig om faglige og personlige kompetencer, arbejdsopgaver og resultater  
• Udtale dig om præstationer og arbejdskapacitet  

Du må som udgangspunkt ikke videregive oplysninger om rent private forhold, herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold samt oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug af nydelsesmidler.

Derpå skal du lave et dateret notat om, at medarbejderen har givet samtykke til referencetagning, og hvilke oplysninger der er givet samtykke til at videregive. Notatet journaliseres på personalemappen.

Såfremt en tidligere medarbejder ikke har adviseret dig om en henvendelse om reference, må du ikke udtale dig, førend du har kontaktet din tidligere medarbejder og sikret dig samtykke til afgivelsen af reference. Samtykket kan din tidligere medarbejder enten give skriftligt eller mundtligt. Hvis samtykket gives mundtligt, skal du udarbejde et dateret notat om, at din tidligere medarbejder har givet samtykke, og også hvilke oplysninger der er givet samtykke til at videregive. 

Almindelige oplysninger kan videregives til en potentiel ny arbejdsgiver med et generelt samtykke, mens særlige eller fortrolige oplysninger kun kan videregives med udtrykkeligt, specifikt samtykke.

Medarbejderen har formodentligt en række udstyr på arbejdspladsen og evt. på hjemmekontoret (PC og PC-udstyr, telefon, nøgler, adgangskort m.v.), som tilhører Aarhus Universitet – og du skal sørge for at lave en plan for, at medarbejderen afleverer det hele senest på fratrædelsesdatoen.

Derudover skal diverse adgange lukkes (STADS, PowerBI, Blackboard, Syllabus, Workzone, RejsUd, CWT m.v.)

Endelig er det vigtigt, at der i forbindelse med en VIP-medarbejders fratrædelse bliver taget hånd om og stilling til, hvad der skal ske med forskningsdata i de forskningsprojekter, denne er ansvarlig for og/eller deltager i.