Nærmeste leder kontakter snarest muligt HR, såfremt en medarbejder dør i ansættelsestiden.
Hvis en medarbejder dør, ophører ansættelsesforholdet fra dødsdatoen, og den optjente løn udbetales til boet. For månedslønnede medarbejdere afregnes lønnen til udgangen af den måned, i hvilken medarbejderen dør.
Når en medarbejder dør, og der er aftalt en fratrædelsesordning med vedkommende, bortfalder aftalen. Boet/de efterladte indtræder ikke i en sådan aftale. Universitetets HR-afdeling sørger for anmeldelse af dødsfaldet til enten medarbejderens pensionsordning med gruppelivsforsikring eller gruppelivsforsikringen Forenede Gruppeliv vedlagt dokumentation for seneste lønudbetaling. De efterladte kontaktes efterfølgende af medarbejderens pensionsselskab.
De nærmere betingelser for gruppelivsordningen Forenede Gruppeliv fremgår af cirkulære om gruppelivsordninger for tjenestemænd m.fl. og visse overenskomstansatte i staten og folkekirken m.v. samt af Forenede Gruppelivs hjemmeside på www.fg.dk.
Hvis medarbejderen var ansat på tjenestemandsvilkår, kan en eventuel ægtefælle/registreret partner have ret til ægtefællepension, ligesom eventuelle børn under 21 år har ret til børnepension. HR Personalejura kontaktes med henblik på at påse sagsbehandling af eventuelle pensioner til den afdøde tjenestemands pårørende.