Til råds- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau- og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde kan der serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage og kaffe/the. Undtagelsesvist kan der serveres sandwich til frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der deltager eksterne gæster i møder.
Der kan ikke afholdes udgifter til mad og specielle drikkevarer (undtaget er vand, kaffe/the) til almindelige interne møder, f.eks., afdelingsmøder, enhedsmøder, teammøder, arbejdsgruppemøder, projektgruppemøder o.l.
Anledning og fulde navn på deltagere skal altid oplyses i forbindelse med godkendelse af udgifter til forplejning til interne møder.
Generelt skal der ved afholdelse af udgifter til forplejning til interne møder være et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder/medarbejder med beslutningskompetencen på dette område, der skal foretage en vurdering af, hvorvidt der er et passende forhold mellem udgifter og anledning.
Ved følgende anledninger må arrangementet afsluttes med en frokost eller en middag:
Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af udefra kommende gæster og ansatte fra universitetet. Hovedreglen er at forholdet skal være 50/50. Hvis der er få deltagere (færre end 10)i frokosten/middagen kan forholdet være anderledes.
Beløbsgrænsen for frokost er 450 kr. og beløbsgrænsen for middag er 800 kr. pr. person inklusive moms og drikkevarer.
De angivne beløb indeksreguleres ikke.
Hvis en udenlandsk gæsteforsker eller æresdoktor er ledsaget af ledsager, kan der afholdes udgift til denne ledsagers og den officielle AU-værts ledsagers deltagelse i frokost eller middag.
Udgiften afholdes inden for instituttets/centerets/hovedområdets/vicedirektørområdets budget.
Det er institutlederen/centerlederen/vicedirektøren som beslutter afholdelse af repræsentationsudgifter inden for de angivne beløbsgrænser. Fravigelse fra beløbsgrænser må ikke finde sted uden dekan eller universitetsdirektørs forudgående godkendelse.
I forbindelse med godkendelse af udgifter til repræsentation skal anledning og fulde navn og tilhørsforhold på deltagere oplyses.