Forplejning og repræsentation
Forplejning til interne møder
Til almindelige interne møder f.eks. afdelingsmøder, enhedsmøder, teammøder, arbejdsgruppemøder, projektgruppemøder o. lign. kan der serveres kaffe/the og vand. AU godkender som udgangspunkt ikke udgifter til mad og specielle drikkevarer til denne type møder.
Til råds- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau- og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde kan der udover kaffe/the serveres rundstykker/brød eller frugt/chokolade/kage. Undtagelsesvist kan der serveres sandwich til frokost, hvis mødeafviklingen fordrer frokost under mødet eller i tilknytning til mødet. Det gælder tilsvarende, hvis der deltager eksterne gæster i møder.
Ansatte på Aarhus Universitet (AU) kan som hovedregel ikke spise ”ude i byen” (på restauranter, caféer o. lign.) for universitetets midler, når det udelukkende er ansatte på AU, der deltager i bespisningen. Dette gælder også i de tilfælde, hvor finansieringen kommer fra eksterne projektmidler.
I særlige anledninger, hvor der er en klar sammenhæng til arbejdsrelaterede opgaver, vil det dog undtagelsesvist være muligt for en gruppe AU-ansatte at spise ”ude i byen” for universitetets midler. Det kan f.eks. være fejring af gennemførte milepæle i forbindelse med råd- og udvalgsmøder på universitets-, hovedområde-, institut-, centerniveau og vicedirektørområder, tværgående ledelsesmøder, præsentations-, dialog-, eller arbejdsmøder med enheder fra andet hovedområde/vicedirektørområde m.v.
AU har generelt en forventning om, at der i forbindelse med evt. forplejning til interne møder udvises tilbageholdenhed, så der er et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder, der vurderer, om der er et passende forhold mellem udgifter og anledning.
Anledning og fulde navn på deltagere skal altid oplyses i IndFak eller RejsUd i forbindelse med godkendelse af udgifter til forplejning til interne møder.
Repræsentationsudgifter
Repræsentation har som udgangspunkt karakter af faglig opmærksomhed eller professionel gæstfrihed over for eksterne forbindelser. Formålet er at fremme universitetets aktiviteter, og repræsentationsomkostningerne betales for personer, som ikke er ansat på AU samt repræsentanten fra AU.
Ved følgende anledninger med eksterne deltagere må arrangementet afsluttes med en frokost eller en middag:
- Gæsteforelæsning
- Æresdoktor
- Afslutning af større udvalgsarbejde, herunder bedømmelsesudvalg
- Fagligt arrangement
Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af udefra kommende gæster og ansatte fra universitetet. Hovedreglen er, at forholdet skal være min. 50/50. Hvis der er få deltagere (færre end 10) i frokosten/middagen, kan forholdet være anderledes. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder, der vurderer, om der er et passende forhold mellem eksterne og interne deltagere.
Hvis en udenlandsk gæsteforsker eller æresdoktor medbringer en ledsager, kan der betales for denne ledsagers og den officielle AU-værts ledsagers deltagelse i frokost eller middag.
Udgiften betales af instituttets/centerets/hovedområdets/vicedirektørområdets budget.
AU har generelt en forventning om, at der i forbindelse med repræsentation udvises tilbageholdenhed, så der er et rimeligt og passende forhold mellem den givne anledning og de hermed forbundne udgifter. Hvis der opstår tvivl, er det nærmeste leder, der vurderer, om der er et passende forhold mellem udgifter og anledning.
Anledning, fulde navn og evt. tilhørsforhold på deltagere skal altid oplyses i IndFak eller RejsUd i forbindelse med godkendelse af udgifter til repræsentation og anden form for bespisning.
Beløbsgrænser
Beløbsgrænser
Universitetsledelsen (UL) har fastlagt følgende max. beløbsgrænser:
Maksimale satser for repræsentation og intern forplejning | |||
Frokost | Middag | ||
Interne møder | Repræsentation | Interne møder | Repræsentation |
450 | 450 | 800 | 800 |
Kuvertpris inkl. drikkevarer, DKK. inkl. moms | |||
Der skal være et rimeligt og passende forhold mellem anledningen og de hermed forbundne omkostninger, ligesom der skal tages hensyn til eventuel risiko for at skade instituttets eller universitetets omdømme. Overskridelse af de fastsatte beløbsgrænser må ikke finde sted uden forudgående skriftlig godkendelse af institutleder, centerleder eller vicedirektør.
Udgifter til spiritus herunder drinks dækkes ikke. De angivne beløb indeksreguleres ikke.
Overskridelse af beløbsgrænsen uden forudgående godkendelse vil medføre egenbetaling for merudgiften for den, der foretager afregningen. Dvs. hvis regningen lyder på 2.000 kr., og beløbsgrænsen beregnet ud fra antal deltagere er 1.600 kr., vil der være en egenbetaling på 400 kr.
I helt særlige tilfælde kan dekan eller universitetsdirektør godkende en overskridelse af beløbsgrænserne efter arrangementets afholdelse.
I forbindelse med afregning og godkendelse af udgifter til bespisning af AU-ansatte ”ude i byen” i IndFak eller RejsUd, skal anledning og fulde navn på alle deltagere altid oplyses. Desuden skal eventuel forudgående dispensation fra beløbsgrænsen vedhæftes udgiftsafregningen.
