Der er flere måder at godkende projektoprettelser på.

1. Er der lavet en kontrakt, som allerede er underskrevet af institutleder og evt. bevillingshaver, så er dette tilstrækkeligt og der skal ikke indhentes nye godkendelser.
2. Det ansøgte beløb svarer til det bevilligede. Der skal ikke indhentes nye godkendelser, hvis underskrifterne findes på ansøgningen.
3. Hvis ikke underskrifterne findes i forvejen, kan der anvendes hjælpeskema til projektoprettelse eller skrives under på bevillingsskrivelsen. Alternativt kan godkendelserne ske pr. mail i relevant korrespondance, hvor der tydeligt fremgår, hvilket projekt, der godkendes.

Som udgangspunkt følger godkendelsen af projektoprettelsen kompetencen til at indgå eksterne samarbejder, der forpligtiger universitetet, jf. delegationsbestemmelserne.

Som øverste ansvarlig for instituttets samlede økonomi skal institutleder godkende alle projektoprettelser. Institutleder godkender som øverste faglige leder projektets forskningsmæssige relevans samt projektets økonomiske vilkår, herunder evt. tildeling af ordinære midler/medfinansiering til forskningsprojekterne. Institutleder er ansvarlig for at projektet overholder universitetets til enhver tid gældende regler samt gældende lovgivning.

Rektor har bemyndiget institutlederne til at foretage godkendelsen. Institutlederen har ikke mulighed for at videredelegere denne bemyndigelse, jf. delegationsbestemmelserne og Vedtægt for Aarhus Universitet.

Hvis institutleder selv er modtager af eksterne midler, skal projektoprettelsen godkendes af dekanen.

Bevillingshaver har det løbende disponeringsansvar over bevillingen, og er ansvarlig for at bevillingsgivers vilkår, herunder de økonomiske, til enhver tid overholdes. Ved godkendelse af projektoprettelsen erklærer bevillingshaver sig indforstået med bevillingsgivers vilkår og forpligtigelsen til at overholde AU’s interne regelsæt for disponering over eksterne midler samt bevillingsgivers retningslinier for brugen af de tildelte midler, dvs. både bevillingsgivers generelle retningslinier samt specifikke betingelser i den enkelte bevillingsskrivelse.

Læs mere om bevillingshavers ansvar.