Udgangspunktet er Universitetslovens § 14, stk. 6: ”Rektor kan pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver. Det videnskabelige personale har forskningsfrihed og forsker frit inden for universitetets forskningsstrategiske rammer i den tid, hvor de ikke er pålagt opgaver. Universitetets forskningsstrategiske rammer dækker hele universitetets profil. Det videnskabelige personale må ikke over længere tid pålægges opgaver i hele deres arbejdstid, således at de reelt fratages deres forskningsfrihed.”
Samt Universitetslovens § 14, stk.11: ”Rektor skal godkende alle eksterne samarbejder, der forpligter universitetet”. I praksis har rektor delegeret denne opgave videre til institutlederne.
Af Aarhus Universitets vedtægter § 40, stk. 2 fremgår desuden at: ”Institutlederen planlægger og fordeler instituttets arbejdsopgaver og kan pålægge medarbejdere at løse bestemte opgaver. Det videnskabelige personale har forskningsfrihed og forsker frit inden for universitetets forskningsstrategiske rammer i den tid, hvor de ikke er pålagt opgaver. Universitetets forskningsstrategiske rammer dækker hele universitetets profil. Det videnskabelige personale må ikke over længere tid pålægges opgaver i hele deres arbejdstid, således at de reelt fratages deres forskningsfrihed.”
Universitetet skal i forbindelse med indgåelse i forskningssamarbejde med private virksomheder være opmærksom på de danske og EU-retlige statsstøtteregler. Reglerne findes navnlig i EUF-traktatens artikel 107-109 samt Konkurrenceloven.
I Ministeriets retningslinjer for universiteternes forskningssamarbejde, punkt 6 om Statsstøtte henledes universitetets opmærksomhed på, at der kan være tale om ulovlig statsstøtte, hvis der for eksempel i forbindelse med et forskningsprojekt, som universitetet medfinansierer, opnås viden, der alene kommer den virksomhed til gode, som universitetet samarbejder med.
Konkurrencelovens § 11 a giver Konkurrencerådet mulighed for at udstede påbud om, at støtte, der ydes eller er ydet ved hjælp af offentlige midler til fordel for bestemte former for erhvervsvirksomhed, skal bringes til ophør eller tilbagebetales. Påbud kan udstedes, når støtten opfylder følgende kriterier: Støtten skal have til formål eller til følge at forvride konkurrencen på det danske marked eller en del heraf, og støtten skal ydes eller være ydet uden hjemmel i offentlig regulering.
Parallelt med statsstøttespørgsmålet skal universitetet være opmærksom på, at de statslige tilskud ikke anvendes i strid med formålet for de pågældende tilskud, herunder at det uanset projektets tilrettelæggelse i øvrigt skal sikres, at der ikke ved projektets udførelse sker en direkte eller indirekte overførsel af tilskuddene til andre projektdeltagere.
I henhold til universitetslovens § 1, stk. 2, er universiteterne en del af den offentlige forvaltning og dermed omfattet af de almindelige forvaltningsretlige regler om inhabilitet, navnlig forvaltningslovens §§ 3-6.
Det er ved indgåelse i forskningssamarbejde med private virksomheder afgørende, at Aarhus Universitet i henhold til disse regler vurderer, hvorvidt samarbejdet aktualiserer spørgsmål om inhabilitet i forhold til medarbejdere ved universitetet.
Inhabilitet vil f.eks. kunne opstå i forhold til en medarbejder, der har privatøkonomisk interesse i et produkt med tilknytning til et forskningssamarbejde, såfremt medarbejderen bliver involveret i afgørelser, der har relation til det pågældende produkt. Spørgsmålet kan blive aktuelt, uanset om projektet kører eller er afsluttet, f.eks. hvor medarbejderen undervejs eller efterfølgende eksaminerer en studerende, der har arbejdet med det pågældende produkt.
Om der i det enkelte tilfælde er tale om inhabilitet må undergå en konkret vurdering på universitetet.
Ansvaret for denne vurdering ligger hos dekanen.
Rektor har november 2010 delegeret beføjelserne til at godkende eksterne samarbejder, der forpligter universitetet til dekanerne – dog bortset fra områderne EU forskningskontrakter, Danmarks Grundforskningsfond, Innovationsfonden og kontrakter, der indebærer oprettelse af forskningscentre eller delcentre. Jf. Delegationsbestemmelserne.
Ansvarsfordeling:
Institutlederen
Institutlederen skal
Godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter, idet det herunder bl.a. skal påses, at aktiviteten kan indpasses i instituttets forskningsplan. På bevillingstidspunktet skal godkendelsen dokumenteres ved institutlederens og projektleders underskrift på kontrakten eller på et dertil udarbejdet hjælpeskema jf. procesbeskrivelser for projektoprettelser på delregnskab 4 og 5.
Godkende ansøgning forud for fremsendelse af ansøgningen til bevillingsgiver.
Underskrive samarbejdsaftaler, hvis dekanen har videredelegeret sin kompetence til en institutleder.
Dekanen
Dekanen skal
Normalt godkende samarbejdsaftaler, dvs. samarbejdsaftaler og andre aftaler eller betingelser, der er retligt bindende for universitetet. Dekanen kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. I praksis er opgaven videredelegeret til institutlederne. Dekanen er i delegationstilfælde fortsat ansvarlig for, at alle regler og retningslinjer for indgåelse af aftaler om eksternt finansieret forskning overholdes. Hvis institutlederen er part i aftalen, skal aftalen godkendes af dekanen eller stedfortrædende institutleder.
Konkret vurdere om, der er tale om inhabilitet (Se pkt. 7 i VTU’s brev af 21.1.2005) ved indgåelse af forskningssamarbejde med private virksomheder.
Underskrive samarbejdsaftaler medmindre kompetencen er videredelegeret til en institutleder.
I alle tilfælde:
Sørge for godkendelser i AU Erhvervssamarbejde & Teknologioverførsel (AU-ET), Forskningsstøtteenheden (FSE) og økonomisekretariatet, hvor det er krævet efter reglerne. I praksis er opgaven delegeret videre til institutlederne.
Modtage kopi af alle aftaler, der er omfattet af reglerne om indgåelse af samarbejdsaftaler.
Have forelagt ansøgninger, der indebærer træk på universitetets lokaler og anden infrastruktur, medmindre det må anses for helt uvæsentligt.
Vurdere den forskningsmæssige interesse i samarbejdsaftaler eller opstille retningslinjer for, hvordan den vurdering skal foretages af institutlederen jf. samarbejdsaftaler mellem Aarhus Universitet og eksterne partnere.
Vurdere om en samarbejdsaftale falder ind under reglerne for indtægtsdækket virksomhed, jf. regelsæt herfor.
Sørge for at reglerne om salgsmoms er overholdt ved forskningssamarbejder med virksomheder, jf. Momsinstruks.
Tage stilling til evt. indlejringsforpligtelser
Påse at (samarbejdes-)aftalerne journaliseres – bortset fra EU-rammeprogramaftaler som journaliseres af Forskningsstøtteenheden og kontrakter med Innovationfonden, der journaliseres af AU-ET.
Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (ET)
Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (ET) skal godkende:
Samarbejdsaftaler med andre offentlige eller statsligt selvejende institutioner.
Eventuelle særlige betingelser for tilskudsanvendelse eller regnskabsaflæggelse.
Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond og forpligtende samarbejdsaftaler til ansøgninger til og/eller kontrakter med Innovationsfonden.
Aftaler, der indeholder evt. betingelser om rettighedsoverdragelse (IP rettigheder), herunder samarbejdsaftaler og Consortium Agreements vedr. EU-rammeprogramkontrakter.
Forskningsstøtteenheden (FSE)
Forskningsstøtteenheden (FSE)
FSE assisterer ved udformning af alle former for ansøgninger om midler til forskningsprojekter.
FSE godkender ansøgninger, udfylder kontraktforberedelsespapirer og diverse formularer, samt underskriver bevillingsaftaler vedr. EU-rammeprogramkontrakter.
FSE assisterer ad hoc med at udfylde administrative dokumenter i kontraktforberedelsesfasen vedrørende f. eks NIH, IMI og Bonus programmer.
Rektor
Rektor underskriver
Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond
Kontrakter med Innovationsfonden
Visse kontrakter med EU, som ikke er forskning, men uddannelse f.eks. Erasmus Mundus.
Funktionschef for ET
Funktionschef for ET underskriver
Consortium Agreements
En betingelse for at anvende ordinære midler som medfinansiering ved et tilskudsfinansieret forskningsprojekt er, at Aarhus Universitet selv har en forskningsmæssig interesse i at indgå i forskningsprojektet. Projektet skal således falde inden for Aarhus Universitets forskningsformål.
Ordinære midler er de tilskud, som Aarhus Universitet modtager i henhold til universitetslovens § 19, stk. 1 eller modtager som donationer eller gaver uden formål. Disse tilskud skal anvendes inden for universitetets, formål, som defineret i universitetslovens § 2.
Denne betingelse er også præciseret i Ministeriets retningslinjer for universiteternes forskningssamarbejde under punkt 3. Karakteristik af projekttyper.
Af samme retningslinjer fremgår under punkt 8. Procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler, at det af ved indgåelse af samarbejdsaftaler skal fremgå af universitetets procedurer, ”hvorledes det sikres, at rektor, eller den, der har fået delegeret ansvaret, aktivt tager stilling til, om et projekt har forskningsmæssig interesse, samt efter hvilke retningslinjer, denne vurdering skal foretages”.
Aarhus Universitets retningslinjer er - med udgangspunkt i Delegationsbestemmelserne og Ansvarsfordeling vedr. eksterne projekter - at afgørelsen af, om Universitetet har forskningsmæssig interesse i et projekt, træffes af dekanen eller af institutlederen på baggrund af en vurdering, som foretages i forbindelse med samarbejdets tilrettelæggelse/samarbejdsaftalens udformning og senest i forbindelse med fremsendelsen af projektets samarbejdsaftale til Aarhus Universitets Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel.
Dekanen eller institutlederen kan, hvis det skønnes nødvendigt eller gavnligt, indhente rådgivning til sin afgørelse fra andre.
Ved dekanens eller institutlederens vurdering kan f.eks. indgå overvejelser om, hvorvidt, samarbejdsprojektet kan anses for at være forskning i hele taget, om projektets emne m.v. falder inden for instituttets eller universitetets forskningsområder i deres aktuelle, planlagte eller ønskelige udstrækning eller om samarbejdsprojektet ventes at frembringe viden, som kunne danne basis for fremtidig forskning og dermed medvirke til at åbne nye frugtbare forskningsfelter.