Retningslinjer for samarbejdsaftaler

Af Aarhus Universitetets Delegationsbestemmelser vedr. eksterne midler fremgår under afsnittet om  Reglernes anvendelsesområde, at "Grundregler for ansvarlig forskningspraksis i samarbejde med eksterne parter" skal følges, når der er tale om  samarbejdsaftaler eller andre aftaler om støtte til forskningsprojekter, hvor bevillingsgiver stiller betingelser, som går ud over en rapportering om bevillingens anvendelse. Regelgrundlaget omfatter eksterne partnere og dermed såvel private som offentlige partnere.

Samarbejdsaftaler defineres som aftaler indgået mellem Aarhus Universitet og offentlige institutioner og/eller private virksomheder, hvor begge parter bidrager med ressourcer ind i projektet. Den eksterne parts bidrag skal ikke betragtes som betaling for en egentlig ydelse/produkt, men som et tilskud til aktiviteten.

Ved en samarbejdsaftale forstås jf. Grundregler for ansvarlig forskningspraksis i samarbejde med eksterne parter en aftale mellem universitetet og en ekstern partner om et fælles forskningsprojekt, som er kendetegnet ved:

• at begge parter bidrager med ydelser af økonomisk værdi
• at også den eksterne part yder et fagligt bidrag
• at parterne bevarer rettighederne til egne resultater
• at universitetets indsats ligger i forlængelse af den ordinære forskningsvirksomhed inden for det pågældende fag eller forskningsmiljø

Alle ovenstående punkter er samtidige betingelser, der skal være opfyldt for at der er tale om en samarbejdsaftale.

En samarbejdsaftale er momspligtig, når der skal præsteres en modydelse eller en rettighed for modtagelse af midlerne – enten overfor bevillingsgiver eller en tredjepart. Der henvises til Momsvejledningen på Aarhus Universitet for yderligere information om moms på samarbejdsaftaler. AU-Debitor afgør, om der er momspligt på samarbejdsaftaler.

Ordet samarbejdsaftale optræder nogle gange i kontrakter vedr. eksterne midler, også selvom der er tale om ubetingede tilskud og ikke aftaler, der opfylder betingelserne for samarbejdsaftaler. Dette er uhensigtsmæssigt, da det kan være med til at skabe misforståelser vedr. momsafregning m.v. Det bør derfor tilstræbes, at ordet samarbejdsaftale alene indgår i kontrakter, der er reelle samarbejdsaftaler.

Økonomisk reguleres samarbejdsaftaler efter reglerne om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed/anden tilskudsfinansieret virksomhed DR4/DR5.

For Aftaleindgåelse skal opmærksomheden henledes på, at Aarhus Universitet er én juridisk person. Når universitetet indgår en aftale, er det derfor det samlede Aarhus Universitet, der bliver part i aftalen. Dette betyder, at samarbejdspartnere ikke kan indgå aftaler alene med en eller flere forskere, ligesom et institut eller et fakultet ikke kan forpligtes særskilt.

Tegningsberettiget for Aarhus Universitet er rektor jf. Delegationsbestemmelser vedr. eksterne midler.

I langt de fleste tilfælde vil kompetencen til at forpligte Aarhus Universitet dog være delegeret fra rektor til institutlederne, og det er derfor hovedreglen, at en forskningsaftale med eksterne parter i sidste ende skal være godkendt og underskrevet af en institutleder.

Udfærdigelse og forhandling af kontrakter med eksterne samarbejdspartnere vil på Aarhus Universitets vegne oftest forestås af AU Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (AU ET), der er Aarhus Universitets enhed for eksterne relationer og erhvervssamarbejder.

AU ET påser, at alle aftaler overholder de særlige love og regler, som universitetet er underlagt. Endvidere sørger AU ET for, at aftalerne altid underskrives af de rette personer. Det er Aarhus Universitets mål, at der ved afslutning af forhandlingsfasen skal være skabt fuldstændig klarhed over de respektive parters forventninger til samarbejdet.

Danske Universiteter har i juni 2015 udgivet en publikation/folder: Aftaler om forskningssamarbejde – vejen gennem den gode forhandling. AU Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (AU ET) har deltaget i udarbejdelsen af denne folder.

Folderen har til formål at synliggøre de rammer, der gælder for forskningssamarbejder mellem universiteter og virksomheder, samt beskrive den typiske proces for aftaleindgåelsen. Fokus er på forskningssamarbejdsaftaler, hvor både universitet og virksomhed bidrager til samarbejdet.

Folderen er især henvendt til personer, som skal deltage i en forhandling om et forskningssamarbejde – primært til forskere og andre personer med en teknisk faglig eller forretningsmæssig baggrund, som er ansat i virksomheder eller på universiteter.

Folderen beskriver de forskellige rammer og vilkår for universiteter og virksomheder, og beskriver forløbet af en aftale om et forskningssamarbejde: 

• første forløb, hvor parterne bliver enige om det faglige indhold og økonomi
• andet forløb, hvor parterne bliver enige om de kontraktuelle aspekter
• et eventuelt tredje forløb, hvor parterne bliver enige om vilkårene for kommercialisering af resultaterne af samarbejdet (=> køb af forskningsydelse også benævnt rekvireret forskning eller indtægtsdækket virksomhed (IV).  

Er det tredje forløb aktuelt, overgår kontrakten fra at være omfattet af Tilskudsmidler til at være omfattet af Indtægtsdækket virksomhed.

AU Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel har udarbejdet en guide: Samarbejde med Aarhus Universitet – broen mellem forskning og erhvervsliv, der giver et let, hurtigt og overordnet indblik i mulighederne og principperne for forskningssamarbejder med Aarhus Universitet.

Guiden henvender sig især til private virksomheder, fonde og offentlige myndigheder, men kan også fungere som intern vejledning af universitetets forskere.  

Guiden giver i afsnit 3 et oprids af de to typer forskningssamarbejder, Aarhus Universitet kan deltage i:

• Samfinansieret forskning
• Rekvireret forskning (indtægtsdækket virksomhed)

og behandler emner og spørgsmål, som erfaringsmæssigt har vist sig særlig relevante for forskningssamarbejder:

• afsnit 2: Aftaleindgåelse
• afsnit 4: Fortrolighed
• afsnit 5: Materal Transfer Agreements
• afsnit 6: Publicering
• afsnit 7: Opfindelser, patenter og licensaftaler
• afsnit 8: Brug af forskningsresultaterne

 

Der henvises her til Guiden.

For yderligere information om samarbejds- og rettighedsaftaler henvises til

• Ministeriets retningslinjer for forskningssamarbejde: Regler for samarbejds- og rettighedsaftaler mellem offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder udarbejdet Johan Schlüter-udvalget i  2008 under Forsknings- og Innovationsstyrelsen.
• Ministeriets retningslinjer for universiteternes forskningssamarbejde med private virksomheder: Retningslinjer for universiteternes forskningssamarbejde med private virksomheder udarbejdet i 2005.
•  Universitets- og Bygningsstyrelsens publikation om Offentlig forskning for private midler, Universiteternes samarbejde med erhvervsdrivende fonde og private virksomheder udarbejdet i 2011 under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og udvikling.

Universitets- og Bygningsstyrelsens pjece/publikation fra 2011 er jf. forordet tænkt som et værktøj til at skabe overblik over de forhold, som man skal være opmærksom på ved samarbejder mellem private virksomheder og universiteter om forskning. Pjecen er et udtryk for, hvad der er god skik i forbindelse med forskningssamarbejder, og retter sig primært til private virksomheder og fonde, der ønsker at medfinansiere offentlig forskning. Denne vinkel er også relevant at have kendskab til for forskere.