AU's rejsebureau CWT

CWT er AU's rejsebureau. CWT hjælper AU med at booke flyrejser og hotelophold. Som AU-ansat kan du enten kontakte CWT og lade dem stå for rejsebestillingen - eller du kan selv booke på CWT's online rejseportal.

For at booke på CWT's rejseportal, skal du som AU-ansat have en CWT rejseprofil og være oprettet i RejsUd*. Det samme gør sig gældende, hvis en sekretær skal booke en rejse for dig.
For at få en permanent CWT rejseprofil skal du være ansat på AU.

* Nyansatte oprettes automatisk i RejsUd i løbet af den første uge i hver måned. Skal oprettelsen ske tidligere udfyldes kombineret formular til oprettelse i RejsUd og CWT.

Bestilling af rejser til Ikke AU-ansatte skal altid ske igennem en godkendt rejsebestiller. Rejsebestilleren er oftest en sekretær på instituttet/i afdelingen.

Flybilletter til medrejsende familie kan desværre ikke bestilles hos CWT, men skal bestilles direkte på flyselskabets hjemmeside.

Togrejser: CWT kan på nuværende tidspunkt kun i mindre omfang hjælpe med at bestille togrejser, AU anbefaler derfor, at du i stedet benytter Togrejse.dk (togrejser i udlandet) eller DSB (togrejser i DK).

Fordele ved at bestille rejser via CWT:

Service ved bestilling af rejse og under rejsen. CWT kan eks. hjælpe, hvis der bliver forsinkelser på rejsen.
AU ved, hvor i verden du befinder dig, og kan bedre hjælpe i forbindelse med krisesituationer.
Når du bestiller via CWT, får AU værdifuld data om CO2-udledningen fra din rejser. Denne viden kan bl.a. anvendes i AU’s klimaregnskab.

Grupperejser og bonuspoint

Grupperejser

Det er muligt for sekretærer, at bestille rejser online hos CWT for op til fire rejsende på én gang.

Der er dog følgende begrænsninger/forudsætninger der skal være opfyldt:

Der kan reserveres op til fire personer sammen.
De rejsende skal tilhøre samme organisatoriske enhed.
De rejsende skal have et AU-kreditkort, som skal være registreret på deres rejseprofil.
De rejsende skal have deres fødselsdato og år registreret på deres rejseprofil

Hvis ovenstående forudsætninger ikke er opfyldt, kan der kun bestilles rejser for flere rejsende ved direkte henvendelse til CWT

Se vejledning for online bestilling for flere rejsende her

Bonuspoint

Bonuspoint, der er optjent tjenstligt (og finansieret af AU både via ordinære og eksterne midler), tilhører Aarhus Universitet, og skal anvendes i forbindelse med fremtidige tjenesterejser.

Læs mere om bonuspoint her

Vejledninger

CWT har udarbejdet brugerguides og træningsfilm, som du kan benytte, hvis du vil vide mere om AU’s online-bestillingssystem hos dem.

Du skal logge på CWT's rejseportal.
Du finder links til både brugerguides og træningsfilm under ”Mine Rejseværktøjer”.

FAQ - rejseprofil og booking af rejser

Spørgsmål og svar ift. CWT rejseprofil
- Spørgsmål og svar ift. CWT rejseprofil
- Hvordan aktiverer og opdaterer jeg min CWT profil?
  - Hvordan aktiverer og opdaterer jeg min CWT-rejseprofil?
    
    Svar:
    Det er den rejsende der selv er ansvarlig for at navnet i CWT-rejseprofilen er korrekt og stemmer overens med det der står i den rejsendes pas. Alle personlige ændringer skal ske af den rejsende og er på eget ansvar. Flybilletter udstedes efter CWT-rejseprofilen og det er derfor meget vigtigt at oplysningerne i profilen stemmer overens med passet.
    
    Se vejledning her
- Hvordan ændrer jeg min adgangskode?
- Hvordan ændrer jeg CWT brugernavn til min nye mailadresse?
- Sådan tilknytter du et Bonuskort i CWT
- Hvordan oprettes nye profiler på ansatte der i forvejen har adgang til RejsUd?
  - Hvordan oprettes nye profiler på ansatte der i forvejen har adgang til RejsUd?
    
    Svar:
    For at oprette nye CWT profiler skal denne formular udfyldes og sendes til RejsUdBruger@au.dk.
- Kan sekretærer aktivere andres CWT-rejseprofiler?
  - Kan sekretærer aktivere andres CWT-rejseprofiler?
    
    Svar:
    Nej.
    Det skal være den rejsende selv der aktiverer profilen – der stilles en række personlige og sikkerhedsmæssige spørgsmål ved log in og det er vigtigt at de er korrekte.
Spørgsmål og svar ift. booking af rejser
- Spørgsmål og svar ift. booking af rejser
- Giver CWT en prisgaranti på flybilletter ud af Danmark?
  - Giver CWT en prisgaranti på flybilletter ud af Danmark?
    
    Svar:
    Ja, CWT giver en prisgaranti på flybilletter ud af Danmark.
    
    Før prisgarantien kan træde i kraft er der en række punkter der skal opfyldes.
    
    Der er prisgaranti på flyrejser ud af Danmark, hvis rejsen er sammenlignelig - og på flyrejser der findes hos flyselskabernes danske søgemaskiner. Den rejsende kan f.eks. ikke sidde i Spanien og finde billige flybilletter, og henvende sig til CWT for at komme ind under prisgarantien på de fundne flybilletter i Spanien.
    
    Hvis den rejsende finder billigere flybilletter end dem der findes på hos CWT, skal man straks lave et skærmprint af den billigere rejse der er fundet og omgående kontakte en af CWT’s rejsekonsulenter.
    
    Når man finder en billigere flyrejse på f.eks. internettet, så skal man være opmærksom på at samtlige udgifter er medregnet. Det vil de oftest først være, lige før man når det trin hvor rejsen skal betales.
    
    Skærmprintet sendes med det samme til au.dk@contactcwt.com med en forklaring på, hvad det er for en rejse der er fundet:
    
    * Afrejsedato, Klokkeslæt, Udrejse, lufthavn
    * Hjemrejse dato, Klokkeslæt, Afrejse, lufthavn
    
    Og hvad der ellers må være af informationer omkring rejsen – f.eks. luftfartsselskab, antal rejsende, mellemlandinger osv.
    
    Rejsekonsulenterne træffes mandag – fredag kl. 08:30 – 16:30 på telefon: + 45 33637744, eller på e-mail: au.dk@contactcwt.com. Hvis du ringer uden for åbningstiden skal der betales et gebyr for hvert opkald.
- Hvordan bestiller jeg billetter, hvis min familie skal med på tjenesterejsen?
  - Hvordan bestiller jeg billetter, hvis min familie skal med på tjenesterejsen?
    
    Svar:
    
    AU kan kun betale for rejseudgifter til medrejsende familie i forbindelse med udstationering, hvis man har fået en godkendelse fra institutledelsen forud for rejsen.
    
    I særlige tilfælde kan AU betale for medrejsende partner under forudsætning af, du har en godkendelse fra din nærmeste leder.
    
    Flybilletterne til medrejsende familie kan desværre ikke bestilles hos CWT, men skal bestilles direkte på flyselskabets hjemmeside.
    I de tilfælde, hvor godkendelse fra institutledelsen forefindes, kan du bruge AU’s kreditkort til betalingen af medrejsende families flybilletter. I øvrige tilfælde skal afregning faktureres direkte til dig.
- Hvordan bookes rejser med flere destinationer?
  - Hvordan bookes rejser med flere destinationer?
    
    Svar:
    Vi anbefaler ved større rejser, at man kontakter en CWT rejsekonsulent, der har stor erfaring med booking af rejser som er lidt komplicerede.
    
    Rejsekonsulenterne træffes mandag – fredag kl. 08:30 – 16:30 på telefon: + 45 33637744, eller på e-mail: au.dk@contactcwt.com. Hvis du ringer uden for åbningstiden skal der betales et gebyr for hvert opkald.
- Kan Rejsegruppen bestille rejser for mig?
  - Kan Rejsegruppen bestille rejser for mig?
    
    Svar:
    Rejsegruppen kan desværre ikke hjælpe dig med booking af rejser/billetter. Du skal henvende dig til godkendt rejsebestiller på dit institut/afdeling. Rejsebestilleren kan hjælpe med køb af billetter og booking af rejser.
    
    Du kan også kontakte CWT's rejsekonsulenterne, der træffes mandag – fredag kl. 08:30 – 16:30 på telefon: + 45 33637744, eller på e-mail: au.dk@contactcwt.com. Hvis du ringer uden for åbningstiden skal der betales et gebyr for hvert opkald.
- Hvordan kan jeg booke for flere rejsende
- Hvordan booker sekretærer rejser for kollegaer?
  - Hvordan booker sekretærer rejser for kollegaer?
    
    Svar:
    Du kan bestille rejser for dine kollegaer hvis du er oprettet med en speciel CWT profil, hvor du har fået rettighederne som sekretær (rejsebestiller) på dit institut/afdeling.
    For at få sekretær rollen tilknyttet til din CWT profil skal du udfylde oprettelsesformularen i højre menuen.
- Hvordan booker sekretærer rejser til ikke-AU ansatte?
  - Hvordan booker sekretærer rejser til ikke-AU ansatte?
    
    Svar:
    Du skal være oprettet i RejsUd og CWT. I CWT skal du have tildelt sekretær rollen for at kunne bestille rejser til andre personer. I højre menuen finder du formularen til RejsUd og CWT – eller tilføjelse som sekretær i en eksisterende profil.