Tjenesterejse over 28 dage

Afregn løbende
Ved udstationering anbefales det, at du afregner løbende via RejsUd. Fordelene ved løbende afregning:

1. Nemmere afregninger med færre bilag ad gangen
2. Mindre risiko for at blive trukket i løn i forhold til kreditkorttransaktioner, der overskrider den lokale frist for afregning (kontakt dit sekretariat for oplysning om frist).
3. Mindre risiko for mistede kvitteringer/bilag

     
Krav til din rejseafregning
Du kan læse mere omkring krav til din afregning her 4 vigtige krav

     
Hvis du har mistet et eller flere bilag

Hvis der ikke kan fremskaffes en kvittering, kan du anvende en tro og love erklæring, mail eller kommentar i afregningen, der beskriver købet, beløb og dato.
Hvis beløbet overstiger 2.500 DKK, skal en straks-godkendelse fra institutledelsen vedhæftes udgiften i RejsUd.

Godt råd: tag evt. billede af dine kvitteringer undervejs på din rejse.

Blanket: tro og love erklæring

Booking af fly

Når du skal rejse i AU-regi, kan du med fordel overveje, hvilket transportmiddel der er mest hensigtsmæssigt for din rejseplanlægning ud fra et klimamæssigt, økonomisk og tidsmæssigt perspektiv. Eksempelvis kan du overveje, om det er nødvendigt at flyve? Kan du benytte et alternativt og mere klimavenligt transportmiddel som fx tog, langtursbus eller samkørsel med kollegaer - eller en kombination af ovenstående? Hvis en flyrejse er den bedste løsning, så opfordres du til at købe dine billetter hos CWT (Carlson Wagonlit Travel).
     

Du finder link til CWT portalen med mere på siden om CWT.

   

Booking af hotel

Når du booker et hotel, skal du være opmærksom på, at der i nogle lande er et max beløb, som man må bruge pr. overnatning. I den aktuelle udgave af cirkulæret om satsregulering for tjenesterejser, kan du finde de gældende takster (side 15). Er du i tvivl kontakt Rejsegruppen via boksen "Kontakt os"

   

For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden passende indkvartering. Med ”passende” indkvartering menes værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Vær opmærksom på, at det også er muligt at bestille hotel via CWT.  

     

Nedsættelse af beløb til hotel fra og med den 29. dag
Hoteldispositionsbeløbet i udlandet og Grønland nedsættes med 1/4 under udstationering fra og med den 29. dag, jf. § 35, stk. 2, i Cirkulære om Tjenesterejseaftalen.

    

Læs mere på siden om hotelbooking om blandt andet gældende takster for hotelovernatning.

Køb af transportmiddel

Køb af transportmiddel er ikke tilladt, og skal afholdes som en privat udgift.

    

Billeje

Transport på bestemmelsesstedet (f.eks. transport mellem opholdssted og midlertidigt tjenestested) kaldes ofte ”lokaltransport”. Lokale transportudgifter skal normalt betales med time- og dagpenge, og derfor betragtes disse udgifter i udgangspunktet som en privat udgift. Bemærk at transport til og fra banegård eller lufthavn betragtes som en del af rejseomkostningen. Det er dermed ikke lokaltransport.
     

Hvis udgifter til transport på bestemmelsesstedet er betragteligt større end satsen for time- og dagpenge, kan der efter forhåndsgodkendelse af din budgetansvarlige leder, i særlige tilfælde, refunderes yderligere udgifter (som ikke kan dækkes af time- og dagpengesatsen) mod dokumentation. (f.eks. billeje).
    

Hvis udgiften til billeje bliver afholdt af AU, og der foretages privat kørsel i bilen, bliver du skattepligtig af bilens værdi.

      

Forhåndsgodkendelse af billeje    

Husk at udgift til billeje skal godkendes af institutledelsen eller tilsvarende, inden du tager på udstationering, og godkendelsen skal også tilføjes i afregningen i RejsUd.

• Regler for billeje - erhvervsmæssig vs. privat brug
• Brug af egen bil
• Brug af tjenestebil

Opbevaring/flytning af indbo
Flytning af dit nuværende indbo (bohave) er skattefrit, mens flytning af medrejsende families indbo er skattepligtigt.

Opbevaring af indbo (bohave) i Danmark er skattepligtigt.

Husk at få en godkendelse af såvel flytningen som opbevaringen af indbo fra institutledelsen inden afholdelse af udgiften.

Overskud ved salg af indbo
Hvis indboet er anskaffet i forbindelse med udstationeringen, og det er finansieret af AU eller bevillingen, er det AU's ejendom. Overskuddet fra et eventuelt salg skal indbetales til AU. Du finder AU's bankoplysninger til brug for indbetalingen på denne side.

Hvis der ikke er udfærdiget en faktura på salget, skal du sende en mail til: indbetalinger@au.dk. I emnefeltet skrives beløbsafsender + beløb. Konteringen (art, sag og sagsnummer) samt ønsket tekst på indbetalingen skrives i mailen

• Du er dækket af Europæiske rejseforsikring som AU-ansat. AU dækker derfor ikke udgifter til andre forsikringer, da vi er selvforsikret.
• Hvis du er tilknyttet AU uden et ansættelsesforhold, hvor rejsen helt eller delvist betales af AU, kan der søges om rejseforsikring. Ansøgning om rejseforsikring sker ved instituttet/enheden, og en mailgodkendelse anses for at være gyldigt bevis for rejseforsikringsdækning.

       

Vær opmærksom på, at AU´s forsikring ikke dækker, hvis du holder ferie, fri og lignende i forbindelse med din tjenesterejse. Du skal derfor kontakte dit eget forsikringsselskab eller Europæiske (AU's forsikringsselskab) for eventuelt at tilkøbe forsikringsdækning i de ekstra dage.
     

Læs mere om vores generelle forsikringsregler på HR's side om forsikring.

       

Du kan læse mere omkring rejseforsikring i menuen til højre.