Klare rammer, prioriteringer og processer skal forbedre skemaer og understøtte det gode samarbejde
Der har gennem de seneste år vist sig et stort behov for i højere grad at sikre klare rammer for undervisnings- og eksamensplanlægning på Arts. Fakultetsledelsens har derfor sat gang i et projekt med det formål at nå hen til at skabe skemaer, der understøtter undervisningen bedst muligt og dermed giver de bedste betingelser for de studerendes læring. 

Samtidig ønskes en smidig planlægning, hvor klare rammer og prioriteringsprincipper kan understøtte afdelingsledernes arbejde med at allokere undervisere til de mange kurser og samtidig bidrage til at skabe et godt samarbejde.

Endelig skal projektet sikre den bedst mulige udnyttelse af de lokaler, fakultetet har til rådighed.

Baggrund for projektet
Undervisnings- og eksamensplanlægning er en af de mest komplekse og vigtigste administrative opgaver på fakultetet. Opgaven berører alle fakultetets ca. 9500 studerendes og 900 underviseres hverdag direkte og er kompleks, da der hvert år skal planlægges ca. 1600 kurser på 100 meget forskellige uddannelser i de lokaler, der er til rådighed

Gennem de seneste år er kompleksiteten i opgaven blevet større ved fx flytningen af DPU’s uddannelser fra Trøjborgkomplekset til Nobelparken, overdragelsen af sproguddannelser fra BSS til Arts, øget samlæsning mellem fakultetets uddannelser samt AU-ledelsens beslutning om at planlægge med et længere sigte end hidtil. Flere arbejdsgrupper på fakultetet har forsøgt at finde løsninger i forhold til kompleksiteten men er ikke kommet hele vejen i mål.

Fakultetsledelsen bestilte derfor en foranalyse af problemstillingen ved et konsulentfirma og sætter nu det større projekt i søen, hvor forbedringsforslag til rammer, prioriteringsprincipper og procedurer skal udvikles. Foranalysen viste, at vi har et godt udgangspunkt, men at der er en række forbedringspotentialer. Ikke mindst er der peget på, at der er  behov for klare fælles mål og succeskriterier, som kan sikre ensartede forventninger, præcisering af forskellige roller og dermed understøtte samarbejde.

I marts åbnede fakultetsledelsen som bekendt desuden en diskussion om fakultets organisering. Diskussionen afledte bl.a. reaktioner og kommentarer vedrørende fakultets undervisningsplanlægning. Alle indkomne bemærkninger vil naturligvis blive inddraget i projektet.

Projektets forløb og inddragelse
Projektet løber i efteråret, hvor en projektgruppe har til opgave at afdække udfordringer og muligheder og på den baggrund komme med bud på løsninger ift. den fremtidige undervisnings- og eksamensplanlægning på Arts.

Projektgruppen består af studieledere og afdelingsledere fra hvert institut samt afsnitsleder og uddannelseschef for undervisnings- og eksamensplanlægning i Arts studier. Projektet bistås af en intern projektleder fra dekanatet samt en ekstern projektleder fra konsulentfirmaet Implement Consulting, som har bred erfaring med løsning af skemaopgaver i universitetssektoren.

Løsningsforslagene kvalificeres løbende i en referencegruppe, som består af afdelingsledere, undervisere, afdelingskonsulenter samt ansatte i administrationen. Der vil også blive gennemført en spørgeskemaundersøgelse rettet mod afdelingsledere og en række fokusgruppeinterviews med VIP’er, TAP’er og studerende.

Både undervejs i processen og afslutningsvis vil projektgruppens forslag blive kvalificeret i institutledelser, studie- og uddannelsesnævn, arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg.

Effekt fra efteråret 2022
Det forventes, at styregruppen for projektet, som består af fakultetsledelsen samt uddannelseschefen i Arts studier, træffer beslutning om den fremtidige håndtering af undervisnings- og eksamensplanlægning i udgangen af efterårssemestret. Dermed håber fakultetsledelsen, at forbedringerne kan implementeres fra  efteråret 2022.

Vil du vide mere eller har du et bidrag til projektet?
Det har været vigtigt for fakultetsledelsen at gå grundigt til værks i planlægningen af projektet og sikre en bred og dyb involvering. Der er derfor planlagt en høring af alle relevante organer og udvalg, når forslagene foreligger. I er alle meget velkomne til at give deres besyv med og under hele projektets løbetid kan vores interne projektkoordinator, Julie Zederkof (j.zederkof@au.dk) derfor kontaktes.

Niels Lehmann
Prodekan for uddannelse og medlem af styregruppen for projektet vedr. undervisnings- og eksamensplanlægning.