Hvor langt er vi nået?

Medarbejdere på AU er siden starten af marts løbende blevet flyttet over i det fælles mail- og kalendersystem. Efter en flot start, hvor AU IT løbende satte tempoet for flytningerne op, løb projektet ind i nogle tekniske udfordringer i slutningen af maj, som betød, at nogle flytninger blev aflyst. De tekniske udfordringer er nu løst, og flytningerne er sat i gang igen.

Samlet set er der blevet flyttet 3567 medarbejdere pr. 15. juni. AU IT forventer, at de fleste medarbejdere er flyttet over i det nye system inden udgangen af juni.

Til FirstClass-brugere på Arts

De medarbejdere, der benytter FirstClass, har brug for fortsat at kunne bruge deres mailadresse i FirstClass af hensyn til anvendelsen af FirstClass som E-læringssystem. Derfor skal de have en anden mailadresse, for at kunne bliver oprettet i det fælles mail- og kalendersystem, Exchange 2010.

AU oplever en udfordring med manglende kendskab til medarbejdernes organisatoriske tilknytning, hvilket har betydning for genereringen af de nye mailadresser. Der kan ikke oprettes og tildeles nye mailadresser, før der er blevet fastlagt en forretningsgang for registrering af enhedstilknytning.

FC brugere kunne blive oprettet i det fælles mail- og kalendersystem med en ny midlertidig mailadresse, men institutledelsen fandt det problematisk først at tildele en ny midlertidig mailadresse og så senere en ny endelig mailadresse. Derfor forbliver FirstClass brugere på Arts i FirstClass, indtil de nye mailadresser er klar.

Et enkelt center - Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier – har dog valgt at blive flyttet over med midlertidige mailadresser.

Tidsplan efter sommerferien

Fra uge 27 til 31 holder projektet sommerferie, da det er begrænset, hvor mange medarbejdere der er på AU i denne periode. AU IT starter med at flytte mailbokse igen fra uge 32 og frem. Her er det bl.a. medarbejdere fra det tidligere DJF, den kliniske sektor på Health og en række institutter på det tidligere NAT, der bliver flyttet over i det fælles mail- og kalendersystem.

En mere detaljeret tidsplan bliver offentliggjort på www.au.dk/nymail under punktet ’Tidsplan’ i uge 26.

Generel tilfredshed

Generelt set er de medarbejdere, der er blevet flyttet over i det nye system, tilfredse, og skiftet har fungeret nogenlunde smertefrit.

­”Migreringen forløb fuldstændig uproblematisk for mit vedkommende. Det skyldtes nok til dels, at jeg fik opdateret min computer samtidig, så jeg kun delvist stod for opsættelsen af det nye system. Men det var nemt nok at sætte op på min mobiltelefon og iPad.”

Carsten Bergenholtz, adjunkt på Institut for Marketing og Organisation, BSS

”I forbindelse med overgangen til det nye mailsystem skulle jeg i første omgang have haft en it-supporter forbi mit kontor. Men da jeg ikke var på kontoret den dag, gjorde jeg det selv. Jeg fulgte vejledningen til, hvordan jeg skulle slette min nuværende Outlook profil og oprette en ny. Det foregik uden nogen problemer og virkede meget nemt, så jeg er helt tilfreds med den skriftlige vejledning og forløbet. ”

Tine Bagger Christiansen, kommunikationsmedarbejder, AU Kommunikation, BSS

Nogle medarbejdere oplever dog udfordringer i forbindelse med flytning af deres mailboks, såsom manglende ressourcer (fx mødelokaler) i Outlook kalenderen og problemer med at sende/modtage mails. Hvis du kommer ud for problemer, bedes du kontakte it-support på dit hovedområde. Problemerne opstår primært, forbi nogle medarbejdere er blevet flyttet over i det nye system og andre ikke er. Når alle medarbejdere på AU er flyttet over i det samme system, vil disse problemer således forsvinde.

Husk at læse mails fra AU IT

Alle medarbejdere får en mail fra AU IT, mail- og kalenderprojektet med vigtig information ca. en uge inden deres mailboks bliver flyttet. Det er en stor opgave at flytte en mailboks fra et system til et andet, og den enkelte medarbejder skal selv lave en række tilpasninger for at komme i gang med det nye mail- og kalendersystem, bl.a. oprette en profil i Outlook og lave en ny mailsignatur. AU IT beskriver præcis, hvad der skal gøres i den mail, som sendes ud inden flytningen.

Nye mailadresser

Medarbejdere på AU skal på sigt også have nye mailadresser, men det har som sådan ikke noget med det nye mail- og kalendersystem at gøre. AU oplever en udfordring med manglende kendskab til medarbejdernes organisatoriske tilknytning, hvilket har betydning for genereringen af de nye mailadresser. Det er derfor nødvendigt at rydde op og fastlægge en forretningsgang for registrering af enhedstilknytning, før de nye mailadresser kan oprettes, så man undgår forkerte og misvisende mailadresser. Denne forretningsgang er endnu ikke på plads.

Vil du vide mere?

• På www.au.dk/nymail kan du læse om det nye system og finder vejledninger til Outlook.
• AU IT tilbyder kurser i Outlook. Du kan finde mere information om kurserne her.
• Du kan altid kontakte it-support på dit hovedområde eller i Fællesadministrationen, hvis du har brug for hjælp.