Vi bliver bedre til at hjælpe hinanden
To pilotprojekter i Arts Studier, Administrationscenter Arts skal give inspiration og erfaring med driftsstyring og procesoptimering. Fælles tidsfrister og bedre information skal bidrage til mere smidige og effektive arbejdsgange.
Siden maj 2016 har undervisning- og eksamensadministrationen (UVAEKA) med hjælp fra konsulentbureauet Carve gennemgået proceduren med eksamensplanlægningen fra start til slut med henblik på at optimere processen. Samtidig har de kigget på den samlede tilrettelæggelse og opgaveorganisering i afdelingen.
Fælles frister på tværs af fag
Den tidligere decentrale organisering på Arts smitter stadig af på arbejdsgangene i eksamensplanlægningen. Det har ofte gjort det vanskeligt for medarbejderne at afløse og aflaste hinanden, da eksamensadministrationen bliver grebet forskelligt an på de forskellige fag. Men et forsøg med harmonisering af arbejdsgange, fælles tidsfrister og ugentlige tavlemøder ser ud til at kunne afhjælpe problemet:
”Medarbejderne får et fælles overblik over ugens opgaver og finder ud af, hvem der kan hjælpe hvem. Det tager presset af den enkelte medarbejder, og gør afdelingen mindre sårbare ved sygdom. Og det er ét af de initiativer, vi vil udbrede til hele eksamensgruppen,” fortæller Mette Qvist Jensen, som leder pilotprojekterne i Arts Studier.
Ufrugtbare mailkorrespondancer
Den grundige gennemgang af processen med eksamensplanlægningen har afsløret en række forhold, som med en forholdsvis enkel indsats kan forbedres:
”Vi fandt blandt andet ud af, at vi har for meget tilbageløb – korte meddelelser om eksamensdatoer, som vokser til lange og tidskrævende korrespondancer med undervisere, studerende og censorer,” fortæller Mette Qvist Jensen.
”Så kom vi frem til, at vi nok har forsømt på forhånd at oplyse brugerne om, hvordan reglerne er, og hvilke individuelle hensyn, vi kan tage. At vi for eksempel ikke ændrer en eksamensdato, hvis en studerende skal på ferie eller festival. Og ved forud at oplyse bedre om reglerne - og de forholdsvis begrænsede muligheder for dispensation - kan vi slippe for meget mailkorrespondance, som i sidste ende stjæler både deres og vores tid,” fortæller Mette Qvist Jensen.
Undgå tilfældige besparelser
Projektet startede i maj 2016 – midt i travlheden med sommereksamen og fremdriftsreform. Og for mange virkede det helt vanvittigt at afsætte tid til analyser og procesgennemgang midt i den hektiske hverdag. Alligevel stillede alle op, og der har kun været begrænset skepsis:
”Vi kan jo se, at der kommer noget godt ud af det, og især at vi bliver bedre til at hjælpe hinanden, når der er stort arbejdspres,” siger Mette Qvist Jensen og understreger, at kravene til både fremdrift og besparelser gør det nødvendigt at optimere, hvis afdelingen skal holde fast i et godt arbejdsmiljø og undgå stress:
”Projektet gør det muligt for os at optimere på de rigtige områder og derved undgå det, jeg kalder tilfældige besparelser. Og her har det været gavnligt for os at få nogen til at kigge på os udefra. Ikke mindst fordi det har fået os til at stoppe op og kigge på vores praksis,” slutter Mette Qvist Jensen
Det er planen, at de to pilotprojekter skal give erfaring til tilsvarende optimeringer andre steder i Enhedsadministrationen.
Det siger medarbejderne i eksamensadministrationen
Annette Raben, Arts Studier | ”Det har været godt at få nogen udefra til at komme med ideer og input. Og det bliver spændende at se, hvordan det kommer til at fungere, når vi er færdige med projektet. Især tavlemøderne virker som en rigtig god mulighed for at byde ind og dele opgaver – de må bare ikke tage for lang tid!” |
Inge Hjorth, Arts Studier | ”Jeg stod nok ikke med armene oppe, da projektet blev præsenteret. Men konsulenterne har vist sig at være superdygtige, og vi har arbejdet godt sammen. Og så giver det rigtig god mening, at vi nu bruger de samme skemaer og opretter tingene på samme måde, så vi kan hjælpe og støtte hinanden, når der er pres på.” |
FAKTA
- To projekter i Arts Studier med fokus på hhv. procesoptimering (forbedring af arbejdsgangen med den samlede eksamensplanlægning) og driftsstyring (forbedring af opgavetilrettelæggelse/opgaveorganisering i afdelingen )
- Projekterne ledes af Mette Qvist Jensen med bistand fra konsulentfirmaet Carve
- Styregruppen er sammensat af Ole Jensen, Jody Pennington, Niels Brimnes, Niels Lehman, Ken Henriksen, Leo Normann Pedersen og Eva Silberschmidt Viala
- Projekterne forventes afsluttet i uge 42
