Anmeld behandling af personoplysninger til fortegnelsen

En fortegnelse er en oversigt over behandlingen af personoplysninger.

Efter databeskyttelsesforordningens regler skal Aarhus Universitet føre en fortegnelse over alle behandlinger af personoplysninger, som vi foretager som dataansvarlig eller databehandler.

Formålet med at føre en fortegnelse er give AU et overblik over de behandlinger af personoplysninger, som AU foretager, når AU er enten dataansvarlig eller databehandler. 

Universitetet er desuden forpligtet til på Datatilsynets anmodning at udlevere sin fortegnelse, så de kan føre kontrol med den dataansvarlige og/eller databehandleren.

Der er kun to formkrav til fortegnelsen; den skal være skriftlig, og den skal være elektronisk. Kravene hænger sammen med princippet om ansvarlighed, da det kun er muligt at udvise ansvarlighed, hvis der foreligger skriftlig dokumentation.

Som ansat forsker ved AU, er du ansvarlig for at sikre, at AU lever op til de databeskyttelsesretlige forpligtelser i dit forskningsprojekt/i forbindelse med dit forskningsformål. AU er som institution enten dataansvarlig eller databehandler, men det er dig, som skal sikre, at databeskyttelsen er tilstrækkelig i dit forskningsprojekt.

Er du ansvarlig for behandling af personoplysninger i et forskningsprojekt, skal du sikre, at projektet/behandlingen fremgår af AU’s fortegnelse. Du skal anmelde dit din behandling af personoplysninger via en formular

• Anmeld et forskningsprojekt, hvor AU er dataansvarlig.
• Anmeld en biobank eller database, hvor AU er dataansvarlig.
• Anmeld en behandling, hvor AU er databehandler.

AU’s rolle i dit forskningsprojekt afhænger af, hvordan behandlingen af personoplysninger kommer til at foregå. Læs om databeskyttelsesretlige roller.

Som kontaktperson for en registrering på fortegnelsen har du som minimum følgende forpligtelser i forhold til fortegnelsen:

Du skal kunne besvare/undersøge databeskyttelsesretlige spørgsmål om behandlingen af personoplysninger.

Du skal give Databeskyttelsesenheden besked via denne formular:

• hvis der sker ændringer i den behandling af personoplysninger, som du har registreret. F.eks. hvis antallet af registrerede ændrer sig, eller hvis du inddrager nye datakilder eller andre eksterne aktører. 
• hvis du videregiver data, da det er vigtigt, at du særskilt informerer Databeskyttelsesenheden om videregivelser.

Du skal kontakte Databeskyttelsesenheden på fortegnelse@au.dk:

• hvis du ophører med at behandle personoplysninger, og hvis der sker ændringer ift. kontaktpersonen. Databeskyttelsesenheden skal vide, hvad der er sket med data fx hvis:
  • du går på orlov, herunder barselsorlov
  • dit ansættelsesforhold på AU ophører
  • du skifter ansættelse internt på AU

Du kan kontakte Databeskyttelsesenheden på fortegnelse@au.dk og bede om at få en kopi af de oplysninger, som er registreret med dig som kontaktperson. Husk at oplyse det løbenummer, som du modtog i bekræftelsesbrevet.