Anmeld en biobank eller database til fremtidig forskning, hvor AU er dataansvarlig

Her kan du anmelde en biobank eller database til fremtidig forskning inden for et nærmere defineret videnskabeligt område, hvor AU er dataansvarlig.

Vejledning

Her kan du finde en skriftlig vejledning til, hvordan du udfylder anmeldelsesformularen.

Instruks

Her kan du finde en kopi af instruksen, du modtager, når din behandling af personoplysninger er registreret.

1. Introduktion

For at få din biobank/database registreret på AU’s fortegnelse, skal du give os en række oplysninger om dig og dit forskningsformål.

Vær opmærksom på

• at det er dit ansvar, at oplysningerne er korrekte og i overensstemmelse med de faktiske forhold.

• at du i nogle tilfælde skal uddybe den information, du giver os. Det vil fremgå af skemaet.

• at anmeldelsen først er indsendt, når du har gennemført alle dele af anmeldelsesskemaet og trykket på ’indsend’. Du vil herefter modtage en kopi af anmeldelsen på den mailadresse, som du har oplyst i skemaet.

• at biobanken/databasen først er registreret, når du har fået tildelt et løbenummer og modtaget et bekræftelsesbrev vedrørende registreringen fra fortegnelsen.

• at bekræftelsen alene er dokumentation på, at du har registreret projektet på fortegnelsen. Det er ikke en godkendelse af din forskning.

2. Stamdata

1. Kontaktpersonens AU ID (eksempel: AUXXXXXX)*

2. Kontaktpersonens navn*

3. Kontaktpersonens AU-mailadresse*

4. Fakultet/enhed*

5. Institut/center*

6. Internt j.nr./reference (f.eks. lokalt projektnummer, Danmarks Statistik projektnr. osv.)

3. Behandling

7. Hvad anmelder du?*

En biobank (våde data og evt. afledte tørre data)

En database (tørre data)

8. Titel (navn) på biobank eller database*

9. Formål med biobank eller database*

10. Starttidspunktet for behandlingen af personoplysninger*

11. Forventet ophørstidspunkt for behandlingen af personoplysninger*

Du skal oplyse en dato for ophør, også selvom du ikke kender en præcis dato. Hensynet er, at vi kan hjælpe dig med at følge op. Det er vigtigt, at du skriftligt dokumenterer din vurdering af opbevaringsbegrænsningen.

5. Datakilder og sikkerhed

Her skal du oplyse, hvilke datakilder du har i din biobank eller database. Du skal altså oplyse, hvor du har personoplysningerne fra.

Datakilder

15. Hvilke datakilder anvender du?*

Fra den registrerede (den person hvis oplysninger behandles)

Fra den registrerede og andre kilder (uddyb i spørgsmål 15a nedenfor)

Fra andre kilder end den registrerede (uddyb i spørgsmål 15a nedenfor)

15a. Uddyb

Behandlingssikkerhed

Hvordan du skal beskytte personoplysninger, afhænger af typen af oplysninger, antallet og hvem du behandler oplysninger om. Eksempel:
• Tekniske foranstaltninger: F.eks. opbevaring på en sikker server, kryptering, pseudonymisering, mv.
• Organisatoriske foranstaltninger: F.eks. rettighedsstyring, uddannelse mv.

16. Hvilke tiltag har du gjort/påtænker du at gøre for at beskytte personoplysningerne?*

6. Deling

Her skal du oplyse, om du skal dele personoplysninger med andre, som ikke er ansatte på AU. Husk at du skal have en aftale med den part, som du skal dele personoplysninger med. Technology Transfer Office (tto@au.dk) kan hjælpe dig med at forhandle aftalen.

Vær opmærksom på, at deling af personoplysninger kan kræve en tilladelse fra Datatilsynet. Find vejledning på www.au.dk/gdpr/forskning

Bruger du en forskermaskine på f.eks. Danmarks Statistik, skal du være opmærksom på, at det er en databehandler for AU.

Videregivelse

17. Skal personoplysninger fra biobanken eller databasen videregives til andre selvstændige dataansvarlige?*

Ja, andre forskningsinstitutioner skal kunne bruge oplysningerne til deres forskning

Nej, oplysningerne skal alene bruges til forskning på AU

Hvis du har krydset 'Ja' i spørgsmål 17, skal du huske, at du skal have en politik for videregivelse, og du skal i passende intervaller opdatere fortegnelsen med angivelse af, hvem personoplysningerne er videregivet til. Du kan læse om dine øvrige forpligtelser i forbindelse med videregivelse på www.au.dk/gdpr/forskning.
Du kan f.eks. være forpligtet til at indhente Datatilsynets tilladelse.

Databehandler

18. Skal du bruge en databehandler?*

Ja (uddyb i spørgsmål 18a)

Nej (gå videre til spørgsmål 19)

18a. Uddyb

Overførsel

19. Skal du dele personoplysninger med en part uden for EU/EØS eller en international organisation?*

Ja (uddyb i spørgsmål 19a.)

Nej (gå til spørgsmål 20)

Vær opmærksom på, at deling af personoplysninger med en part uden for EU/EØS eller en international organisation kræver et overførselsgrundlag og evt. en tilladelse fra Datatilsynet.

19a. Uddyb

Fælles dataansvar

20. Indgår AU i et fælles dataansvar?*

Ja (uddyb i spørgsmål 20a)

Nej (gå videre til næste fane)

20a. Uddyb

7. Aftaler

Her skal du oplyse aftalenummeret eller indsende en kopi af aftalen, hvis du bruger en databehandler eller indgår i et fælles dataansvar.

21. Angiv aftalenummer (eller indsend aftalen i spørgsmål 22)

22. Indsend dokumentation

8. Behandlingsgrundlag

Når du behandler personoplysninger, skal du have et lovligt behandlingsgrundlag (en hjemmel i lovgivningen).

23. Hvilket behandlingsgrundlag baserer du behandlingen af personoplysninger på?*

Forskningshjemlen (databeskyttelseslovens § 10 og samtidigt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra j eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e).

Databeskyttelsesretligt samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og/eller artikel 9, stk. 2, litra a og samtidigt artikel 6, stk. 1, litra a).

Andet (uddyb i spørgsmål 23a nedenfor)

23a. Uddyb

24. Jeg er ikke en robot*

Udfyld ikke dette felt!