Formålet er at vise processen, hvor en rejseafregning tjekkes og godkendes af kontrollanten i henhold til AU's interne regler for rejseafregninger, for herefter at blive sendt til endelig godkendelse hos projektøkonomen/forretningscontrolleren eller kontrollantgruppen.

Afregninger kommer til Rejsegruppen via REEX systemet. Udvalgte personer i Rejsegruppen opretter en afregning med honorar/udgifter og vedhæfter relevant dokumentation. Hvis der er honorar i afregningen, skal der sendes en mail til LØN, som tager den videre behandling til SKAT. Når afregningen er færdig sendes den videre til kontrol i Rejsegruppen. Hvis afregningen sendes retur, rettes den til og sendes til kontrol igen.

Rejsegruppen kontrollerer (skal kontrolleres af personer som ikke har oprettet) at navn og beløb passer med vedhæftet dokumentation. Er afregningen ok, sendes den videre til godkendelse hos Servicegruppen. Er der mangler eller fejl i afregningen returneres den til den person i Rejsegruppen, der har oprettet med en kommentar om problemstillingen – når afregningen kommer retur, skal den gennemgås igen, da ændringer ikke fremgår i afregningen.

Servicegruppen godkender. Den godkendte afregning bliver overført til Navision, hvor den bliver bogført og der bliver lavet en udbetaling til bedømmeren.